Politique voyages du Groupe Casino Responsable voyages - JC DOLMAIRE Mise à jour du 03 Juillet 2012 POLITIQUE VOYAGES

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1 Politique voyages du Groupe Casino Responsable voyages - JC DOLMAIRE Mise à jour du 03 Juillet 2012 POLITIQUE VOYAGES

2 1. INTRODUCTION OBJECTIF PERIMETRE RESPONSABILITES LES VOYAGEURS LES MANAGERS LE RESPONSABLE DES VOYAGES 4 2. POLITIQUE DE VOYAGES REGLES TRANSVERSES LES RESERVATIONS L ORDRE DE MISSION INTERNATIONAL LE REMBOURSEMENT DES FRAIS MOYEN DE DEPLACEMENT LA CARTE AFFAIRE VOYAGES AERIENS CLASSES DE VOYAGES LES TARIFS CARTE D ABONNEMENT FRANCE RESERVATION ANNULATION TRAIN RESERVATION LES CLASSES ANNULATION VEHICULES DE SERVICES HOTELS ET/OU APPART HOTEL LES SEUILS LA RESERVATION LE REFERENCEMENT ANNULATION FACTURATION RESTAURANTS LES SEUILS FACTURATION LOCATION DE VOITURE LE REFERENCEMENT LES CATEGORIES LE CARBURANT RESERVATION PRISE EN CHARGE RESTITUTION VEHICULE PERSONNEL UTILISATION RESPONSABILITES BAREME DE REMBOURSEMENT FRAIS ANNEXES CARBURANT 10 2

3 1. Introduction 1.1. Objectif La politique de voyages du Groupe définit des standards et des directives pour les voyages d affaires nécessaires et autorisés par le Groupe. L objectif de la politique du Groupe Casino est d optimiser les frais de voyages tout en assurant le confort et la sécurité des collaborateurs voyageant pour le compte de l entreprise. Les déplacements devront être limités au profit de l utilisation des moyens de réunions électroniques chaque fois que cela sera possible (conférence téléphonique, vidéo conférence et data conférence ) Périmètre La présente politique s applique à l ensemble des collaborateurs du Groupe Casino en France Responsabilités Les Voyageurs Organisent leur voyage et élaborent au préalable un planning de leur déplacement. Anticipent leur voyage afin de minimiser les frais et se conformer aux règles : o En fixant le lieu et l'heure de rendez-vous de façon à éviter une arrivée la veille au soir. o En cherchant à optimiser le coût global en intégrant pour le choix de l'hôtel et des transports l'ensemble des coûts (Hôtel, RER, métro, taxi, avion, train, voiture de location). o En optimisant le transport. o En regroupant les déplacements d'une même personne sur des sites voisins. o En regroupant les déplacements de plusieurs personnes sur le même site et en choisissant le moyen de transport le plus approprié et le moins coûteux. Vérifient les factures et frais pour éviter les erreurs. Le voyageur à la responsabilité de contrôler que le tarif facturé correspond aux tarifs référencés. Toute différence doit être rapportée au responsable des voyages Casino : o Jean-Claude DOLMAIRE : Pensent à se munir des documents de voyages valides, tels que passeports et visas. S informent selon les destinations de toutes les exigences médicales. 3

4 Les Managers Sont exemplaires dans leurs propres pratiques de déplacements. Evaluent la pertinence de tout voyage d un collaborateur. S assurent de la conformité avec la politique et le programme de voyages de Casino lorsqu ils autorisent un voyage et vérifient les notes de frais. En cas de dépense ou de dépassement non justifiés, peuvent refuser la note de frais établie. Communiquent la politique du Groupe aux collaborateurs. Valident les ordres de mission à l international via le formulaire intranet de demande de billets d avion Le responsable des Voyages Identifie et met en œuvre avec les acheteurs les leviers qui peuvent améliorer de façon significative les achats. Met régulièrement à jour la politique des voyages et en assure sa diffusion et sa promotion. Fournit des informations qui permettent aux managers et aux voyageurs de contrôler et d améliorer la gestion des dépenses de voyages. Prescrit les évolutions outils et en assure les déploiements. Propose et instruit des pistes de progrès qui maximisent le temps des voyageurs, leur confort et leur sécurité tout en minimisant les frais pour le Groupe. 2. Politique de voyages 2.1. Règles transverses Les réservations Toutes les réservations de transports seront faites par l agence de voyages d affaires et dans ce cas obligatoirement via le formulaire de réservation des billets sur l intranet. Les demandes par formulaire sont traitées en priorité, n utilisez le téléphone que pour le traitement des dernières minutes ou des urgences. Les réservations de voyages devront être faites le plus tôt possible pour bénéficier de tarifs d achat avantageux L ordre de mission international Le voyageur devra obligatoirement avoir l autorisation de son hiérarchique pour tout déplacement professionnel à l étranger Le remboursement des frais Le remboursement des frais de déplacements réglés par le collaborateur se fera exclusivement à l aide du logiciel de gestion des notes de frais Notilus. Aucun remboursement ne sera effectué en dehors de ce processus. Par ailleurs, les frais de déplacement doivent être saisis au minimum une fois par mois. 4

5 Moyen de déplacement Chaque fois que cela est possible, le voyage en train doit être privilégié à tout autre moyen de transport. Les trajets entre Saint-Etienne, Lyon et Paris se feront exclusivement en train. Pour les déplacements dans Paris Intra-muros utiliser de préférence les transports en communs (métro, bus, tramway ) moins chers et plus rapides que le taxi La carte affaire La carte affaire ne doit être utilisée que pour des dépenses à caractère professionnel Voyages aériens Classes de voyages Les vols «moyen courrier» de moins de 6h se feront en classe économique. Les vols «long courrier» de plus de 6h se feront en classe affaires. Voyager en première classe est strictement INTERDIT sauf si le tarif est le plus bas proposé (exemple Hong-Kong par la Cathay Pacific). La compagnie retenue est celle proposée par l Agence de Voyages d Affaires. Les compagnies «Low Cost» sont retenues sur les axes desservis et répondant aux impératifs horaires de la mission Les tarifs Dans la mesure où le collaborateur a la certitude que les dates de son voyage ne seront ni modifiées ni annulées, l agence de voyages d affaires proposera des tarifs non remboursables ou autres tarifs restrictifs pour réaliser des économies de frais significatives. Les collaborateurs doivent utiliser des billets à prix réduit proposé par l agence de voyages d affaires au tarif affiché le plus bas qui : o Satisfait aux paramètres indiqués ci-dessus pour la classe de service autorisée. o Réponds aux impératifs du planning de la mission. Un tarif plus élevé ne peut pas être justifié par le choix d un transporteur privilégié Carte d abonnement France. Pour les déplacements fréquents en France (hors lignes St Etienne-Paris, Lyon-Paris) le collaborateur doit souscrire une carte d abonnement en respectant le calcul d amortissement du tableau publié dans le guide des voyages sur l intranet. Toute demande de carte d abonnement doit être contresignée par le supérieur hiérarchique Réservation Les demandes de réservation ne doivent fournir que les lieux de départ et d arrivée, les dates et les délais souhaités. Les voyageurs ne doivent pas demander de transporteur ou numéro de vol spécifique. Les réservations se feront uniquement par le formulaire de réservation des billets sur l intranet. Le contact téléphonique avec l agence Casino voyages d affaires sera utilisé uniquement pour les réservations à moins de 5 jours. 5

6 Annulation Toute annulation ou modification de voyage doit être immédiatement signalée par courriel ou par téléphone s il s agit d une dernière minute (j-3 à j-1 du départ) à l agence de voyages d affaires pour que celle-ci puisse procéder au remboursement total ou partiel des coupons non utilisés. Dans le cas de billet papier, les coupons non utilisés, ainsi que les reçus passagers, doivent être immédiatement retournés à l agence de voyages d affaires. Tous documents originaux non retournés à l agence de voyages d affaires ne pourront être remboursés. De plus dans le cas d annulation de billet non remboursable non échangeable, le collaborateur doit payer les taxes aéroportuaires et surcharge carburant qui représentent dans certains cas (vols domestiques) 50% du prix du voyage aérien. Il informera donc à cet effet l agence de voyages d affaires pour action de remboursement Train Réservation Les réservations se feront uniquement par le formulaire de réservation des billets sur l intranet. Le contact téléphonique avec l agence de voyages d affaires sera utilisé uniquement pour les réservations à moins de 5 jours Les classes Les employés, les agents de maîtrise et les cadres de niveau 7 et 8 doivent voyager en 2 e classe s ils effectuent moins de 20 trajets simples par an. Au delà de cette fréquence ils peuvent voyager en 1 ère classe. o S ils effectuent plus de 10 trajets simples par an sur l axe Saint-Étienne/Paris, ils doivent prendre une carte «fréquence» 2 e classe. o S ils effectuent plus de 20 trajets simples par an sur l axe Saint-Étienne/Paris, ils peuvent prendre une carte «fréquence» 1 ère classe. Les cadres de niveau 9 et HC peuvent voyager en 1 ère classe. o S ils effectuent plus de 10 trajets simples par an pour Saint-Étienne ou pour Paris, ils doivent prendre une carte «fréquence» 1 ère classe. L attribution d une carte fréquence 2 nde ou 1ere est soumise à l accord du hiérarchique selon les critères d amortissement correspondant à l abonnement souscrit. Les voyages en Eurostar et Thalys se feront en 2 e classe. Collaborateurs Employés, AM, Cadres 7 et 8 moins de 10 trajets simples par an Entre 10 et 20 trajets simples par an plus de 20 trajets simples par an Billet 2 e classe Fréquence 2 e classe Fréquence 1 ère classe Cadres 9 et HC Billet 1 ère classe Fréquence 1 ère classe Fréquence 1 ère classe 6

7 Annulation L agence de voyages d affaires doit être avisée avant le départ du train de l annulation du voyage pour éviter la retenue de 50% de frais. Les coupons de billets de train non utilisés ou partiellement utilisés doivent être renvoyés dans un délai maximum de 30 jours à l agence de voyages d affaires. Dans le cas d un billet électronique, l agence de voyages d affaires doit être informée immédiatement par téléphone ou par courriel de l annulation du voyage. Tous documents originaux non retournés à l agence de voyages d affaires ne pourront être remboursés Véhicules de services Les utilisateurs de véhicules de service doivent se conformer strictement aux règles qui leur ont été remises avec leur véhicule. Un contrôle particulier sera fait quant aux déclarations des kilomètres personnels Hôtels et/ou Appart hôtel Les seuils Les nouveaux seuils de dépenses maximales autorisés sont : Employés, AM, cadres 7 et 8 Cadres 9 Cadres HC Hôtel Nuit + PDJ (Paris) Hôtel Nuit + PDJ (Province) Hôtel Soirée étape (Paris) Hôtel Soirée étape (Province) La réservation Les voyageurs doivent exclusivement utiliser les hôtels proposant des tarifs correspondant aux seuils maximum de remboursement définis ci-dessus (sauf particularité locale et validation du hiérarchique) Afin de concentrer et de maitriser les dépenses d hôtellerie, il est conseillé aux collaborateurs de privilégier l utilisation de l outil de réservation en ligne HRS (Hôtel Réservation Service) : soit en utilisant le lien personnalisé HRS (guide utilisateur complet) Lien > via Casweb, Les services pratiques, Guide des voyages, Hôtel, Réservation Hôtel» soit via le N d'appel unique : en indiquant le N client Le référencement Les voyageurs doivent utiliser exclusivement les chaînes d hôtels référencés sauf si : Il n y a pas d hôtel référencé dans un rayon d environ 3 Km du lieu de séjour du voyageur. L hôtel non référencé est moins cher que l hôtel référencé. En accord avec leur hiérarchie, certains collaborateurs peuvent bénéficier de la carte ACCOR FAVORITE GUEST. En conséquence, seuls les dépositaires de cette carte sont autorisés à utiliser les enseignes suivantes : Novotel, Relais Mercure. Cette carte ne pourra être souscrite qu en respectant le processus groupe. Aucune souscription ni renouvellement en direct auprès 7

8 des hôtels ou du groupe ACCOR ne sont autorisés. Le groupe bénéficiant d une remise substantielle. Le nouveau concept dénommé Appart Hôtel est recommandé avec des prestations équivalentes et des conditions tarifaires inférieurs de 10 à 15% par rapport aux chaînes hôtelières classiques. Différentes formules sont proposées : Hôtelière pour les séjours d une nuit et plus. Résidentielle pour les séjours de 7 nuits et plus. Cette offre d hébergement est particulièrement adaptée aux seuils de remboursement définis dans la présente politique de voyage Annulation Afin d éviter les charges de non présentation, il est de la responsabilité du voyageur d annuler les réservations d hôtels selon les délais et conditions d annulation prévues par l hôtelier. Toutes annulations effectuées hors délais pourront faire l objet d une facturation de non présentation dite «no show». A ce titre, le numéro de réservation sera à rappeler au moment de l annulation Facturation Chaque collaborateur doit régler ses frais d hôtel au départ. Aucune facture ne doit être envoyée directement à la comptabilité. Les frais annexes ne sont pas remboursés Restaurants Les seuils Les nouveaux seuils de dépenses maximales autorisées sont : Province Région Parisienne Repas Cafétéria 15,00 15,00 Repas Restaurant 19,80 23,10 Tout dépassement des seuils ci-dessus ne sera pas pris en charge par le Groupe. Pour un collaborateur en mission dans un périmètre immédiat d un Restaurants d Entreprise du Groupe (ex : quartier Chateaucreux/Monthieu, Invalides), seul les repas individuels pris au sein de ces Restaurants d Entreprise du Groupe seront remboursés. En cas de remboursement de deux repas par jour (midi et soir) ces seuils seront cumulables Facturation Chaque collaborateur doit régler ses frais de restauration au départ du restaurant. Aucune facture ne doit être envoyée directement à la comptabilité. Pour les repas multiples (invitation ou repas d équipe) il devra être mentionné au dos du justificatif : Le nombre de repas Le nom des participants Le repas invitation doit impérativement et exclusivement concerner des personnes extérieures au groupe casino (sauf cas exceptionnel). 8

9 2.7. Location de voiture Le référencement Les voyageurs doivent utiliser les sociétés de location de voiture référencées par CASINO. Les voyageurs doivent exiger systématiquement d avoir un véhicule diesel Les catégories Les catégories de véhicules autorisées sont : Déplacements de moins de 400 Km / jour : catégorie B Déplacements de plus de 400 Km / jour : catégorie C Déplacements à plus de 3 personnes : catégorie C Les catégories D ou supérieures sont strictement interdites Le carburant Les voyageurs doivent systématiquement faire le plein du véhicule de location et s assurer de cocher la case «Plein effectué avant restitution» avant de rendre le véhicule Réservation Les voyageurs doivent choisir les prestataires référencés et utiliser l outil de réservation : Resacar Prise en charge Les voyageurs doivent vérifier : Les papiers du véhicule L état du véhicule Le plein du réservoir de carburant Le kilométrage au compteur qui doit correspondre au contrat La date et l heure de prise en charge Signaler toute anomalie au loueur (à noter sur le contrat) Restitution Les voyageurs doivent indiquer le kilométrage et l heure de restitution sur le contrat. Ils doivent conserver un double du contrat pour vérification de la facture Véhicule personnel Utilisation L utilisation du véhicule personnel pour des missions professionnelles doit être occasionnelle et doit satisfaire aux conditions suivantes : Ne pas être imposée au collaborateur. Avoir l accord du supérieur hiérarchique. Utiliser uniquement pour un déplacement inférieur à 120 Km par jour. Etre muni de la carte «collaborateur en mission professionnelle» Le véhicule doit être impérativement en état correct 9

10 Responsabilités Le voyageur sera pénalement et civilement responsable de toute infraction au code de la route. En cas de vol les effets personnels ne sont pas remboursés Barème de remboursement Le remboursement se fera sur la base du barème kilométrique suivant : 4 CV ou moins 0,31 /Km* Le coût du carburant 5 CV 0,34 /Km* est inclus dans le 6CV 0,35 /Km* montant de l indemnité calculée 7 CV ou plus 0,37 /Km* ci-contre Frais annexes Hormis les frais de parking au domicile du collaborateur, tous les frais de parking dans le cadre d un déplacement professionnel seront remboursés sur présentation de justificatifs Carburant Les dépenses de carburants remboursées concernent uniquement les véhicules professionnels de société et les véhicules de location courte durée. Les collaborateurs feront les pleins de carburant dans les stations Casino ou GMS. 10

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