«AEF EMPLOI et AEF MAINTIEN DANS L EMPLOI»

Transcription

1 REFERENCEMENT DE PRESTATAIRES EN INGENIERIE DE FORMATION POUR INTERVENTION DANS LES DISPOSITIFS FAFSEA «AEF EMPLOI et AEF MAINTIEN DANS L EMPLOI» EXERCICES Dossier de consultation : DC /DTNE/AEF EMPLOI GRAND EST/2017 Date de parution : 25/09/2017 Délégation Territoriale : NORD EST 1 CONTEXTE ET DEFINITION 1.1 La demande du FAFSEA Le FAFSEA 1 est l Organisme Collecteur Paritaire Agréé en charge de la gestion des fonds de la formation professionnelle continue pour les salariés des entreprises de son champ de compétences, présenté sur le site Désormais structuré autour de 6 Délégations territoriales et de 3 délégations régionales, le FAFSEA renforce sa politique de service et de proximité auprès des entreprises adhérentes, plus particulièrement les TPE de moins de 11 salariés qui engagent une dynamique volontaire de formation de leurs salariés. Dans ce contexte, le FAFSEA entend accompagner les TPE dans l ingénierie de formation pour faciliter la formation interne des salariés visés par les dispositifs AEF : AEF emploi lorsque les entreprises TPE recrutent et ont besoin d un appui pour intégrer et former de nouveaux collaborateurs AEF maintien dans l emploi lorsque les entreprises rencontrent des difficultés passagères (d ordre climatique, économique, sanitaire ou autres cas de circonstances exceptionnelles) et souhaitent former leurs salariés pendant ces périodes de baisse d activités La présente consultation vise le référencement de prestataires qualifiés qui peuvent apporter leur concours aux TPE pour ces deux dispositifs. 1.2 Contexte et dispositifs 95 % des entreprises adhérentes du FAFSEA ont un effectif inférieur à 11 salariés. Bon nombre de ces structures déclare avoir des besoins en personnel salarié qualifié. 1 OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé des fonds de la formation professionnelle continue) Arrêté du 17 février 2016 publié au JORF du 8 mars 2016 OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé des fonds de la formation professionnelle continue dans les départements d'outre-mer Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion) Arrêté du 23 novembre 2015 publié au JORF du 22 décembre 2015 OPACIF (Organisme Paritaire Agréé pour la gestion du Congé Individuel de Formation) Arrêté du 17 février 2016 publié au JORF du 26 février 2016 OCTA (Organisme Collecteur de Taxe d Apprentissage) Arrêté du 17 février 2016 publié au JORF du 8 mars

2 Afin de participer au développement de l emploi qualifié dans les TPE et pour tenter de lever les freins à la formation, les partenaires sociaux du FAFSEA ont décidé la création de deux dispositifs : AEF Emploi 2 concerne les TPE de moins de 11 salariés, y compris les primoemployeurs, volontaires et qui recrutent. L objectif est d inciter les TPE à franchir le pas du recrutement tout en améliorant leur performance en palliant les difficultés d inadéquation possible des candidats pour les postes occupés. Le dispositif vise à accompagner le chef d entreprise dans la définition du besoin en compétences pour le poste envisagé, le profil du candidat et mettre en place la formation interne surmesure qui favorisera l acquisition des compétences professionnelles recherchées et l intégration durable. Les bénéficiaires visées par ce dispositif occuperont un emploi à temps plein en CDI ou un CDD d au moins 6 mois (les contrats aidés ainsi que les contrats parents/enfants sont exclus) AEF Maintien dans l emploi 3 s adresse aussi aux TPE de moins de 11 salariés mais il concerne plus particulièrement les entreprises qui rencontrent des difficultés passagères (économique, crise sanitaire, accident climatique, ) et qui sont volontaires pour maintenir les salariés dans leur emploi tout en renforçant leur qualification par une formation interne adaptée. Les salariés concernés par le dispositif sont les salariés en CDI à temps plein qui connaissent, du fait de la situation de l entreprise, une baisse momentanée d activité qui peut être mise à profit pour suivre un parcours de formation interne. Ces dispositifs constituent une prestation de services externe aux TPE en ingénierie de formation : positionnement des compétences des bénéficiaires, définition des besoins individualisés en formation, élaboration d un parcours de formation adapté et évaluation. 2 PRESTATION D INGENIERIE ATTENDUE Les 2 dispositifs AEF emploi et AEF maintien dans l emploi s adressent à des TPE de moins de 11 salariés adhérentes au FAFSEA, volontaires pour former leurs salariés en interne avec l accompagnement d un prestataire externe pour l aider à définir et mettre en œuvre ce projet de formation interne. Le contexte et les salariés ciblés sont différents pour chacun de ces dispositifs : AEF Emploi pour TPE qui recrute 2 Voir fiche de présentation générale du dispositif AEF Emploi sur le site du FAFSEA 3 Voir fiche de présentation générale du dispositif AEF Maintien dans l emploi sur le site du FAFSEA 2

3 L entreprise, ayant défini son besoin d emploi et précisé le profil du candidat recherché, fait appel à un prestataire référencé par le FAFSEA. Le prestataire accompagne l entreprise dans la définition du projet de formation et d intégration. Cependant, selon l avancée de la définition du besoin de recrutement par l entreprise, le prestataire pourra l aider à la finalisation de la définition du profil d emploi visé. AEF Maintien dans l emploi pour TPE en baisse d activités liée à des difficultés passagères La TPE en situation difficile identifie les emplois qui connaissent une baisse d activité et les collaborateurs en CDI qui pourraient bénéficier de temps disponible pour se former /se qualifier Dans les 2 cas, le prestataire référencé FAFSEA choisi par l entreprise volontaire procède à : l identification de l expérience professionnelle et des compétences détenues par le salarié au regard de celles requises pour l emploi qu il intègre ou pour développer de nouvelles compétences dans le cas du maintien, dans le contexte spécifique de l entreprise concernée l évaluation de l écart entre les compétences attendues et les compétences détenues, sur la base d un outil d évaluation des acquis des salariés concernés la construction d un projet de formation interne à l entreprise pour faciliter et accélérer l intégration du salarié ou pour consolider son maintien dans l emploi. La définition des modalités de formation les plus adaptées au contexte de l entreprise et aux besoins des salariés (repérage des situations d apprentissage, des formateurs occasionnels mobilisés selon les séquences, ). Ces éléments du projet sont formalisés dans le PIF 4. Le suivi du parcours (aide à la régulation, ajustement des objectifs si besoin en cours de parcours, ) et à l évaluation intermédiaire et finale. Livrables Le prestataire en ingénierie de formation aide l entreprise TPE volontaire à formaliser le projet de formation interne individualisée pour le salarié concerné et à gérer les différents supports de preuves de la réalité de la formation : le Protocole Individuel de Formation 4 (PIF FAFSEA) qui précise : - Les objectifs professionnels ou de compétences à acquérir - Le programme de formation interne sur une durée de 200 heures - Le séquençage et la durée estimée de chacune des séquences 4 PIF : protocole individuel de formation disponible sur le site à la rubrique Outils et formulaires > Autres formulaires > PIF 3

4 - L identification des situations d apprentissage et l organisation qui facilitera la progression des acquisitions - L identification de la ou des personnes qui assureront la fonction de «formateur occasionnel» et de suivi pendant le parcours de formation - Les outils et les modalités d évaluation des acquis par séquence de formation Suivi et évaluation du projet de formation Le prestataire a la responsabilité du suivi et du bilan intermédiaire au cours du parcours de formation interne du salarié. Il réalise une ou plusieurs visites en entreprise, en présence de l employeur et du/des salarié(s) concerné(s). A cette occasion, il assure un suivi de la formation, stimule, régule, lève les freins s il y a lieu, ajuste les moyens aux objectifs visés et aux personnes, contribue à la réussite du projet de formation / intégration / qualification. Il formalise par écrit ces échanges et précise les évolutions du projet initial s il y a lieu. In fine, le prestataire participe à l évaluation du projet de formation réalisé et à l atteinte des objectifs professionnels visés, tels que définis en début de parcours (PIF), en présence de l employeur, du/des formateur(s) occasionnel(s) et du salarié formé. En tout état de cause, le prestataire formalisera tous les documents supports pour l entreprise. Le Protocole individuel de formation du FAFSEA est à disposition du prestataire sur le site du FAFSEA pour présenter le projet de formation dès le début du processus puis en fin de formation pour attester de la réalisation des séquences de formation et de l évaluation de l atteinte des objectifs. 3 ENJEUX DU REFERENCEMENT 3.1 Dimensions du référencement Le FAFSEA référence des prestataires d ingénierie de formation en proximité des TPE adhérentes au niveau territorial ou régional : la sélection des prestataires aboutit au référencement de plusieurs prestataires par Délégation Territoriale / Régionale du FAFSEA. Un même prestataire peut, si ses moyens d intervention le lui permettent, soumissionner sur une ou plusieurs régions. Pour les prestataires membres d un réseau, seules les entités juridiques indépendantes sont admises à soumissionner. Si le prestataire est structuré en agences dépendant 4

5 juridiquement et économiquement d un siège unique, seul le siège est admis à soumissionner. Le prestataire mentionne dans sa réponse les agences régionales qu il souhaite voir référencer. Il est, par ailleurs, précisé que le référencement ne vaut pas engagement du FAFSEA à assurer aux prestataires un volume d activité. Le FAFSEA publie une liste des prestataires référencés, au niveau territorial / régional, sur son site internet. Le référencement des prestataires AEF Emploi et AEF Maintien dans l emploi, objet du présent dossier de consultation, concerne les années civiles 2018 et 2019, sous réserve d une décision expresse FAFSEA du renouvellement du référencement fin Attendus Les prestataires référencés réaliseront les interventions en conformité avec le présent dossier de consultation et selon les demandes qui leur seront adressées par les entreprises TPE, en lien avec leur Délégation Territoriale du FAFSEA. Le prestataire mettra ses moyens et ses compétences d ingénierie de formation en œuvre pour satisfaire à la demande des TPE adhérentes au FAFSEA, au travers de cette prestation d accompagnement à la formation interne, au regard du contexte de l entreprise demandeuse. Pour sa prestation d ingénierie de formation, le prestataire établira une convention de formation avec l entreprise et formalisera le projet de formation dans le PIF. Il adressera la facture de son intervention sur la base forfaitaire de 1400 TTC ou net de taxes par accompagnement à l issue de la formation au FAFSEA. Cette base forfaitaire comprend l ensemble des couts d intervention (prestation, déplacements, production de documents et supports, aide à la constitution du dossier AEF, ). Le prestataire s engage à ne pas effectuer de facturation complémentaire à l entreprise dans le cadre de ce référencement. 4 MODALITES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES 4.1 Gestion administrative Le prestataire assure la gestion administrative du dossier en lien avec le FAFSEA. En début de l intervention et suite à l analyse du besoin de formation et à la définition du programme (PIF), le prestataire adresse à la délégation territoriale du FAFSEA : la copie du contrat de travail de la personne concernée(s) par le projet de formation la copie de la convention signée entre l entreprise et le prestataire référencé, qui sera payée par le FAFSEA pour le compte de l entreprise, le protocole individuel de formation (PIF) portant sur les 200 h de formation interne, la demande de remboursement AEF, accompagnée du chèque de l entreprise de Modalités financières Au démarrage de l action (sur présentation du projet de formation), le FAFSEA assure un versement financier à l entreprise de 2010 nets de taxes. 5

6 En fin de formation et après évaluation des acquisitions par le prestataire, ce dernier adressera au FAFSEA : sa facture de prestation (1 400 TTC) au nom du FAFSEA, le FAFSEA assurant directement la prise en charge de l intervention pour le compte de l entreprise les feuilles d émargement par ½ journée de la formation interne, des résultats de réalisation et d évaluation (PIF après évaluation). Sur présentation du dossier complet, FAFSEA effectuera le paiement de la facture au prestataire (1400 TTC) et le solde du dossier AEF (4690 ) à l entreprise, 5 PRESENTATION DES OFFRES DE REFERENCEMENT Le FAFSEA propose 2 cadres de réponses : A - demande de renouvellement du référencement pour les organismes déjà référencés B - demande de référencement pour les nouveaux candidats A- Les organismes déjà référencés FAFSEA pour ces dispositifs Les prestataires ayant réalisé plusieurs prestations d AEF Emploi ou d AEF Maintien dans l emploi en 2016/2017 rédigeront une synthèse / bilan quantitatif et qualitatif de leurs interventions, des supports utilisés et leur appréciation des réalisations des projets de formation mis en œuvre par les entreprises. Ils préciseront en quoi l évaluation de ces pratiques a pu faire évoluer leurs modalités d intervention sur ces dispositifs. Pour les prestataires habilités n ayant pas mis en œuvre de prestations et formulant une demande de renouvellement du référencement, ils préciseront leurs liens avec les TPE et organisations professionnelles de leur territoire et leur analyse de cette non réalisation au cours des années 2016/2017. Ils formuleront des propositions concrètes visant à mettre en œuvre ces dispositifs pour lever les freins identifiés. Dans tous les cas, les organismes sollicitant un renouvellement de leur référencement fourniront : - Les modifications éventuelles de leur organisme depuis 2016 (statuts, activités, certification ou habilitation qualité,.) - un exemple de PIF rempli et de convention de formation, - les CV des personnes intervenantes pour ces 2 dispositifs - Les coordonnées de la personne responsable des interventions - L engagement à intervenir avec réactivité : maximum 1 mois entre une demande d intervention et la remise du PIF ainsi que l absence de refus d intervention suite à une demande d entreprise 5 (sous peine d être déréférencé) - La fiche d identification bancaire RIB/IBAN du prestataire 5 En tout état de cause, tout refus d intervention suite à une demande d entreprise doit faire l objet d un contact et d une explication argumentée de la part du prestataire auprès de la Délégation FAFSEA qui lui a transmis l avis de référencement 6

7 B Nouvelle demande d habilitation de l organisme L organisme apporte les éléments permettant d apprécier ses capacités à intervenir dans ces dispositifs en fournissant : - La présentation de son organisme, - Sa compréhension des enjeux de chacun des dispositifs et des attendus de la prestation externe pour ces projets - Sa connaissance et ses références concernant les TPE, d une part, et les activités des secteurs adhérents au FAFSEA, d autre part, - Ses méthodes et moyens pour ce type de prestation et sa proposition d intervention en TPE (joindre un exemple de programme de formation interne individualisé, de PIF et d évaluation d un projet de formation) - Les compétences mobilisées pour cet accompagnement pédagogique (joindre les CV des intervenants mobilisables pour ces dispositifs) - Ses références en ingénierie de formation, intéressantes pour ce projet, - Les coordonnées de la personne responsable des interventions AEF Emploi et AEF Maintien dans l emploi au sein de l organisme. - Son engagement à intervenir dans un délai maximum d un mois entre la date de la demande d intervention de l entreprise et la délivrance du PIF ainsi que l absence de refus d intervention suite à une demande d entreprise 6 (sous peine d être déréférencé) Les pièces suivantes devront être jointes au dossier de candidatures : - La copie des statuts de l organisme, - Le n de déclaration d activité de formation - La fiche d identification bancaire RIB/IBAN du prestataire - En cas de certification ou label qualité en référence à la liste du CNEFOP, copie de l attestation ou un justificatif de démarche en cours ; - Un exemple de convention de formation qui sera proposée aux TPE dans le cadre de ce dispositif - Son engagement à répondre aux demandes des entreprises et à respecter un délai de mise en œuvre maximum d un mois entre la date de la demande d intervention de l entreprise et la délivrance du PIF. Et toute pièce complémentaire utile à l examen de la candidature Attention : le référencement porte sur les intervenants référencés pour ces prestations externes AEF selon les CV transmis. En cas de modification des intervenants en cours de référencement, le prestataire doit en informer le FAFSEA et soumettre les références de tout nouvel intervenant (CV et expérience) à la validation de la Délégation Territoriale / Régionale du FAFSEA ayant procédé au référencement du prestataire. 6 En tout état de cause, tout refus d intervention suite à une demande d entreprise doit faire l objet d un contact et d une explication argumentée de la part du prestataire auprès de la Délégation FAFSEA qui lui a transmis l avis de référencement 7

8 5 CRITERES DE REFERENCEMENT DES PRESTATAIRES Le FAFSEA référence les organismes pour la mise en œuvre de l AEF Emploi et AEF Maintien dans l emploi selon les critères non pondérés suivants : 1/ Compréhension générale des dispositifs, de leurs enjeux et des attendus des prestations 2/ Connaissances et références du prestataire concernant les TPE et l ingénierie de formation de même finalité 3/ Cohérence entre la réponse du prestataire et les attentes formalisées dans le présent cahier des charges : capacité à réaliser les interventions dont le bilan des prestations réalisées ou l analyse de non réalisation pour les prestataires déjà référencés 4/ Moyens techniques (méthode, outils) et humains (compétences des intervenants : CV et expérience) 6 ENGAGEMENTS DES PRESTATAIRES REFERENCES 6.1 Règles professionnelles Le prestataire référencé qui intervient auprès d une entreprise, dans le cadre des prestations d ingénierie de formation AEF Emploi et AEF Maintien dans l emploi, mettra ses moyens et ses compétences en œuvre pour satisfaire à la demande exprimée par l entreprise. Son intervention visera à accompagner l entreprise et les bénéficiaires pour la construction et le suivi d un projet de formation interne adapté aux besoins et aux circonstances. Le FAFSEA rappelle que le référencement des prestataires repose à la fois sur les références du cabinet ainsi que sur les références individuelles des intervenants. Ceci suppose que le référencement n est attribué que pour les intervenants présentés dans le dossier de candidature. Tout changement d intervenant en cours d exercice devra impérativement obtenir l accord préalable du FAFSEA, sur présentation du CV du nouvel intervenant. Soucieux de la qualité des prestations mises à disposition des entreprises adhérentes, le FAFSEA porte une attention particulière aux démarches qualité mises en œuvre par les prestataires. Ceux-ci mentionneront dans leur dossier de référencement les labels, certifications ou autres démarches qualité qu ils détiennent ou dont la démarche est engagée. Pour toute communication, le prestataire s engage à utiliser les outils de communication du FAFSEA téléchargeable sur son site internet et à indiquer clairement qu il a été référencé par le FAFSEA pour ces 2 dispositifs suite à la présente consultation. Le prestataire référencé s engage à répondre à la demande d intervention des TPE concernées par les dispositifs AEF emploi ou maintien, et ce, dans les délais indiqués. Tout cas particulier d impossibilité doit être traité avec la délégation FAFSEA qui a effectué le référencement. 6.2 Obligation de confidentialité Le prestataire réalisera les accompagnements pris en charge par le FAFSEA dans les règles du métier, en respectant la confidentialité des données et informations recueillies à l égard de tiers autres que l entreprise et le FAFSEA commanditaire. Ainsi, le Prestataire considèrera comme strictement confidentiels toutes informations, documents, données, concepts, témoignages dont il pourra avoir connaissance dans le cadre de l exécution des 8

9 missions objets du présent référencement. Pour l application de la présente clause, le Prestataire répond pour lui-même comme de ses intervenants. Toutefois, le Prestataire ne saurait être tenu responsable si des éléments divulgués étaient manifestement dans le domaine public ou lorsqu il en a connaissance par des moyens légitimes. 6.3 Engagements au regard de la procédure du FAFSEA Le prestataire référencé qui intervient auprès d une TPE et des bénéficiaires des dispositifs s engage : A réaliser l intervention conformément aux attendus techniques et pédagogiques exposés au présent cahier des charges, dans les délais prévus au dispositif A gérer le volet administratif du dispositif pour le compte de l entreprise bénéficiaire A produire l ensemble des livrables prévus au présent cahier des charges ; A transmettre à la Délégation Territoriale du FAFSEA l ensemble des documents pédagogiques (projet de formation, PIF, évaluations) et l informer en cas de changement de toute nature au cours du déroulement du dispositif Par ailleurs, les prestataires référencés autorisent le FAFSEA à diffuser leurs coordonnées, notamment au travers de la liste de référencement des prestataires publiée sur le site web du FAFSEA. Tout manquement à ces engagements est susceptible de conduire à un déréférencement du prestataire par le FAFSEA, sans formalité particulière. 6.4 Règlement des litiges Tout litige non résolu de façon amiable directement par les parties relèvera de la juridiction compétente dans la circonscription judiciaire dans laquelle se situe le siège du FAFSEA. 7 CONDITIONS DE RECEPTION DES OFFRES Le dossier de réponse est à adresser en format électronique et par courrier papier à : FAFSEA, Délégation Territoriale NORD EST 3 RUE MARIE STUART REIMS Adresse AO-nordest@fafsea.com Réponse attendue au plus tard le 10/11/ 2017, à 17 heures au plus tard. ATTENTION : Pour tout envoi mail, ne pas dépasser 10 fichiers et 2 MO par fichier (en tout 20 MO par dossier). Au-delà, merci de compresser vos fichiers. 9