Introduction. Ce document vous guidera à travers les étapes requises à la production des Relevés-1 (RL-1).

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1 Introduction Ce document vous guidera à travers les étapes requises à la production des Relevés-1 (RL-1). Vous aurez à utiliser le formulaire fac-similé, autorisé par Revenu Québec. Vous aurez la possibilité de transmettre à Revenu Québec vos relevés par internet. Pour cela une planification est requise : Vous devez lire le document «IN-412.A( ) - Renseignements pour l utilisateur d un logiciel» que vous retrouverez dans l aide en ligne du Constructeur, au module de la paie, onglet «Procédures», document «Revenu Québec, IN-412.A» Transmission par voie électronique (obligatoire pour 50 feuillets et plus): Vous aurez besoin d'un numéro de préparateur, ainsi que de numéros séquentiels pour les RL-1 électroniques. Afin d'obtenir les deux, vous devrez remplir le formulaire ED-430. Si vous possédez déjà un numéro de préparateur, mais vous ne possédez pas de numéros séquentiels pour le RL-1, vous devrez placer une demande à edi@revenuquebec.ca ou appeler la Division de l acquisition des données électroniques, téléphone : ou (sans frais) Il vous sera possible de faire 3 cycles de RL-1 : Le cycle des RL-1 originaux Les cycles de RL-1 modifiés (optionnel) Les cycles de RL-1 annulés (optionnel) Pour les besoins de ce guide nous ferons l impression des RL-1 fac-similés et nous préparerons aussi le fichier XML des RL-1 pour se rendre jusqu à la transmission par internet. Si vous avez un employé qui a travaillé au Québec ET dans une autre province où il a contribué au RPC, l impression des T4 doit être faite avant la préparation des RL-1 afin d utiliser le montant des cases 16 et 26 du T4 et les reporter aux renseignements complémentaires B-1 et G-2 du RL-1. Si vous devez modifier le nom ou l adresse de vos employés, faites-le dans la fiche de l employé de l année courante, afin d avoir les renseignements les plus récents. (Seuls les champs nom, adresse-1, adresse-2, ville et code postal sont lus dans la fiche de l année courante.) Depuis le formulaire 2012, les inscriptions qui figurent au bas des copies Relevé 1 2 Copie du particulier (à conserver) 3 Copie du particulier (à conserver) Page 1 de 31

2 Système de Paie / Rapports / Rapports Annuels / Impression des T4 et Relevés 1 Il est possible d ajouter, de corriger et/ou d enlever des montants à chaque case des RL-1 pour chaque employé. Cette fonction est gérée par les ajustements. T4/RL-1 - MAINTENANCE DES CODES D'AJUSTEMENT o Définir vos codes d ajustement, quelles cases seront affectées par cet ajustement: o Pour le RL-1, les cases de renseignements complémentaires seront identifiées par un préfixe + (ex. : +G-1) T4/RL-1 - EPURATION AJUSTEMENTS AUX EMPLOYES o Effacer le contenu du fichier des ajustements de tous les employés. o Cette opération devrait être effectué une seule fois par année afin d effacer les montants d ajustement de l année précédente. T4/RL-1 - ENTREE DES AJUSTEMENTS PAR EMPLOYE o Inscrire le montant par employé : o N inscrire une remarque que si une case de «Renseignements complémentaires» le requiert. Cette remarque sera imprimée sur le RL-1. Page 2

3 RL-1 - PREPARATION La fenêtre de préparation des RL-1 a été divisée en plusieurs segments et vous retrouverez les instructions ou les commentaires immédiatement sous ces derniers. SEGMENT 1 Transmission des Relevés 1 par WEB / SUPPORT ÉLECTRONIQUE (N/O)? O Si vous désirez transférer à Revenu Québec la copie de l employeur des RL-1 par support électronique avec un fichier de format XML, via l internet, répondez O (Oui). Si vous avez plus de 50 feuillets vous devez répondre Oui Si vous désirez envoyer à Revenu Québec la copie de l employeur des RL-1 sur papier, répondez N (Non). Continuez avec le segment 2. # Relevé 1 attribué par Revenu Québec, WEB / SUPPORT ÉLECTRONIQUE : Inscrire votre premier numéro de RL-1 fourni par Revenu Québec pour les relevés électroniques. Note : Numéro de 8 chiffres. SEGMENT 2 1 = Année PRECEDENTE 2 = Année COURANTE : Pour utiliser les données de l année précédente, choisir 1. Pour utiliser les données de l année courante, choisir 2. Note : Année courante : selon la fiche de l employé de l année courante. Année précédente : selon la fiche de l employé de l année précédente. SEGMENT 3 Autre #-compagnie à inclure ( <CR>=termine ) : Si vous avez d autres compagnies ayant le même numéro d employeur pour la paie, inscrire ici chaque numéro de compagnie. De cette façon, un seul lot de RL-1 sera produit pour toutes ces compagnies. Pour ajouter ou enlever une compagnie, inscrire son numéro. Faire un dernier ENTER pour terminer cette entrée. SEGMENT 4 Choix des dates selon : P=date de Période de paie, C=date de Chèque? P : Les données de vos RL-1 seront basées sur vos périodes de paie. C : Les données de vos RL-1 seront basées sur les dates de chèques. Dans le cas d un lot de RL-1 ayant plus d une compagnie, les périodes de paie doivent être identiques d une compagnie à l autre pour utiliser la date de période de paie. Sinon demandez la date des chèques. Quel est la différence : Si elles sont basées sur les dates de chèques, le système saisira les données du 1 ier janvier au 31 décembre. Si elles sont basées sur vos périodes de paie, le système saisira les données selon les périodes inscrites dans votre calendrier de paie Page 3 de 31

4 SEGMENT 5 Impression des relevés 1 pour l année : L année choisie au segment 2 s inscrit automatiquement sur ce champ, par contre vous pouvez changer l année si désiré. L année choisie est importante, elle détermine l intervalle des paies à inclure dans cette procédure lorsque les données proviennent de l historique de la paie. Elle détermine aussi les numéros de certification et d autorisation du logiciel à fournir à Revenu Québec pour les options de transmission par WEB / support électronique et pour l impression des RL-1 fac-similé. SEGMENT 6 Date de début : NN/NN/NN Date de fin : NN/NN/NN Date de début : Selon la période de paie, cette date s inscrit automatiquement, selon la date de chèque, le premier janvier s inscrit automatiquement. Date de fin : Selon la période de paie, cette date s inscrit automatiquement, selon la date de chèques le 31 décembre s inscrit automatiquement. SEGMENT 7 Données valides (OUI/NON/FIN)? Lorsque vous avez vérifié vos informations et qu elles sont exactes, inscrivez OUI, pour faire des changements inscrivez NON, pour terminer sans effectuer la préparation inscrivez FIN. Lorsque vous répondez OUI, la préparation débutera, une vérification des données se fera et un rapport sommaire optionnel sur les autres montants des RL-1 sera imprimé. Le logiciel pourrait détecter un employé ayant cotisé au RPC dans une autre province que le Québec. Si c est le cas, une validation vous sera demandée sinon cette validation n apparaîtra pas. Page 4

5 La vérification vous informera des problèmes rencontrés avec les données. Il est possible que ces problèmes soient - À corriger «Code Postal est invalide!», - Une question «#EMPLOYE: (CIE) CASE: X - montant négatif. Voulez vous le mettre à zéro? (O/N)», - Autre «, La préparation des Relevés 1 ne sera pas effectuée,» Si un message vous demande de faire une correction, vous aurez à refaire la préparation des RL-1 après avoir apporté la correction. D autres messages apparaîtront : Page 5 de 31

6 La préparation étant terminée, il faut passer à l impression : RL-1 - Impression résumé des étapes o Copie de l employeur Pour vérifier les montants Pour conserver dans vos dossiers o Transfert de votre fichier par Internet (XML) Confirmation que votre fichier est accepté Confirmation de Revenu Québec que votre fichier est valide o Copie des employés RL-1 - Impression (Nom / Numéro Employé) - copie de l employeur Suivre les instructions ci-dessous pour effectuer l impression de vos RL-1. Selon l option choisie «par Nom» ou «par Numéro Employé», la procédure reste identique. FAC-SIMILÉ - Lorsque vous choisissez l imprimante, l écran suivant apparaît, assurez-vous de bien compléter les options comme le démontre l image ci-dessous : Aperçu avant impression : Doit être cochée Utiliser Acrobat : Doit être cochée Avec mise en page : Cette case ne doit PAS être cochée Vous devez choisir lettre 8.5 x 11, portrait Page 6

7 Faites le choix des options d impressions. A.Total seulement : Oui Ne fera pas l impression des RL-1 mais produira la page du total de chaque case. Non Fera l impression des RL-1 et produira la page du total de chaque case. G.Adresse sur 2 lignes : Oui Pour des besoins d alignement, condensera votre adresse sur 2 lignes éditables Non jusqu à 3 lignes pourront être utilisées pour votre adresse H.Nombre de Relevés 1 pour chaque employé : 2 (copie employé + verso) 2-copie du particulier (à conserver) + 3-copie du particulier (à conserver) et vous aurez à imprimer la description des cases en verso de chaque page. 1 (copie employeur) 2 employés par page, à conserver pour vos dossier Page 7 de 31

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9 Lorsque vous ferez OK et si vous avez choisi G. Adresse sur deux lignes = Oui, le système vous demande de vérifier l adresse de l employeur. Elle sera imprimée de cette façon sur le RL-1 Vous avez ensuite la chance d effectuer un test d alignement si désiré : Vos RL-1 s imprimeront dans un fichier PDF que vous visualiserez Page 9 de 31

10 Pour en faire l impression, à partir du programme Acrobat faites : Ctrl+P Ou Fichier, Imprimer Notez que selon la version du logiciel Acrobat, les choix de mise à l échelle peuvent varier, choisir «ajuster». (Pour la copie des employés - les versos devront être imprimés avec les mêmes choix) Page 10

11 Lorsque vous avez terminé l impression des RL-1 et si vous avez choisi le «Nombre de Relevés 1 pour chaque employé : 2 (copie employé + verso)», le logiciel vous rappellera que vous devez imprimer également le verso des RL-1. Vous pouvez alors retourner les relevés précédemment imprimés et y imprimer la page verso sur chaque feuille. Portez une attention particulière à l orientation de votre papier pour que le recto et le verso s impriment dans le même sens. Cette étape n est pas nécessaire lorsque le «Nombre de relevés 1 pour chaque employé» choisi est 1 pour la copie de l employeur. Verso des relevés 1. En pressant OK, le système génère le verso en format PDF que vous devez imprimer également sur vos feuilles de relevé 1. Notez que vous avez maintenant des fichiers PDF ouverts pour toutes ces impressions Page 11 de 31

12 Pour la copie des employés, il faut imprimer le verso des relevés 1 en choisissant Ctrl+P ou «Fichier, Imprimer» du menu d Acrobat. Il vous faudra spécifier le bon nombre de copies manuellement sur cet écran et reprendre les même options de mise à l échelle que pour l impression des RL-1 : Page 12

13 Lorsque l impression de la copie de l employeur est terminée, un rapport sommaire est généré, soit le total de chaque case des RL Page 13 de 31

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15 Si la situation survient, soit plus de 4 cases de renseignements complémentaires pour un relevé : deux annexes seront ajoutées pour la copie de l employeur une annexe pour la copie de l employé que vous aurez à remettre à vos employés Page 15 de 31

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17 Dernière vérification : Selon les options choisies, il est important de vérifier les numéros de séquence des Relevés : Dans le coin supérieur droit des relevés sous le numéro du formulaire, il y a deux cases grisées : La case supérieure doit contenir un numéro de séquence lorsque vous faite la transmission par WEB / support magnétique de vos relevés à Revenu Québec. Sinon elle doit rester vide. o Ce numéro est composé de 9 chiffres soient la séquence de 8 chiffres que Revenu Québec vous a assigné suivi d un chiffre de validation. La case inférieure contient le numéro séquentiel du fac-similé : o Ce numéro est composé de 9 chiffres soient la séquence de 8 chiffres que Revenu Québec a assigné au logiciel suivi d un chiffre de validation. Impression fac-similé : le numéro d autorisation du logiciel doit y apparaître (FS ) Si ces conditions ne sont pas respectées, vos relevés pourraient être refusés Page 17 de 31

18 RL-1 - TRANSMISSION PAR INTERNET Avant de faire la distribution de vos RL-1 papiers à vos employés, faites la transmission électronique de ces derniers à Revenu Québec pour vous assurez que toute l information de vos RL-1 sera acceptée. La transmission consiste en 2 étapes : 1. La création de votre fichier 2. La transmission du fichier à Revenu Québec La création de votre fichier : Avertissement : Ne pas utiliser le même répertoire pour les T4 et les RL-1. Certains fichiers de validation de vos T4 électroniques et de vos RL-1 électroniques portent le même nom. Il ne faut surtout pas les mêler ensemble, la validation serait alors impossible. Il est donc très important de ne pas utiliser le même répertoire pour ces deux relevés. À remplir pour la transmission : Page 18

19 Numéro de préparateur : Vous avez obtenu ce numéro de Revenu Québec Nom du préparateur : Inscrire votre nom Nom du contact en comptabilité : Inscrire le nom de la personne ressource à la paie Téléphone et extension de la personne ressource : De la personne ressource à la paie No de certification du concepteur de logiciel : RQ-AA-01-NNN numéro assigné au Constructeur à chaque année par Revenu Québec. Numéro d identification de l employeur : Votre numéro ayant RS à la position 11 Numéro d entreprise du Québec : Votre numéro d entreprise Répertoire du fichier résultat : Le répertoire doit être accessible par Le Constructeur. Idéalement le disque C : devrait être utilisé. Le logiciel ne peut créer un sous-répertoire, dans ce cas faites-en vous même la création. Séquence de transmission : numéro d ordre chronologique annuel de transmission de vos fichiers (001, 002, etc.) Cette séquence n est pas réservée qu aux RL-1 mais à tous les types de relevés transmis à Revenu Québec. Si un fichier ne passe pas l étape de la validation et que ce fichier n a pas été transmis à Revenu Québec, vous devez réutiliser son numéro d ordre de transmission. Si un fichier passe l étape de la validation mais que ce fichier est refusé par Revenu Québec, vous devez réutiliser son numéro d ordre de transmission. Courriel confirmation de Revenu Québec : Il est important de mettre votre courriel afin de recevoir rapidement la confirmation de Revenu Québec que votre fichier est accepté et valide. Si vous n indiquez pas de courriel, cette confirmation de Revenu Québec sera acheminée par courrier postal. Choix du type de transmission : Type d envoi : Original : fichier de données des relevés officiels. Test : fichier qui est transmis avant le fichier original pour que sa structure soit validée ou fichier qui remplace un fichier-test dont le résultat était invalide ou rejeté Page 19 de 31

20 Le résultat de la création du fichier sera affiché : S il y a une anomalie le Constructeur affichera un message à cet effet. Si l étape précédente s est terminée par le message «Votre fichier est INVALIDE», apportez les corrections requises dans vos fichiers du Constructeur et refaites tout le processus des RL-1 et la création du même fichier de relevés, i.e. avec le même numéro d'ordre de transmission. Lorsque votre fichier est VALIDE, l explorateur ouvrira une fenêtre au répertoire que vous aviez indiqué et le fureteur internet s ouvrira à la page de Revenu Québec pour la transmission des relevés. Page 20

21 Transmission des données: Par Internet: La taille de l ensemble des fichiers de données d une même transmission ne doit pas dépasser 300 mégaoctets (300 Mo). Vous pouvez toutefois compresser vos fichiers en utilisant le format ZIP. Revenu Québec vous recommande de compresser tout fichier de plus de 10 Mo. La compression d un fichier XML en format ZIP permet de réduire la taille d un fichier de 92 % à 96 %. Ainsi, un fichier compressé de 300 Mo équivaudra à un fichier non compressé de 3,6 Go. Notez que, lors de l envoi d un fichier compressé, celui-ci ne doit pas être protégé par un mot de passe. De plus, aucun chiffrement (cryptage) n est accepté pour la transmission de fichiers par Internet. Si la taille du fichier dépasse cette limite (300Mo), communiquez avec la Division de l acquisition des données électroniques pour connaître la procédure à suivre. Pour transmettre le fichier par Internet, allez sur le site de Revenu Québec, si votre fureteur internet n est pas déjà ouvert à cette page : et cliquez sur «Accès au service». La page web utilise désormais une procédure d authentification personnalisée où chaque utilisateur s identifiera au moyen de son numéro de préparateur (NP + 6 chiffres) et corroborera son identité avec son numéro d identification. Suivre alors les instructions. Revenu Québec vous donnera un accusé de réception ayant un numéro de référence. Vous aurez à attendre la confirmation de Revenu Québec que votre ficher est valide (courriel ou courrier postal). Lorsque votre fichier de RL-1 sera validé par Revenu Québec, vous pourrez faire la distribution des RL-1 papiers à vos employés Page 21 de 31

22 ED-425 Revenu Québec, Relevés, Guide du préparateur Résultat de la transmission À la suite de la transmission de votre fichier, vous recevrez automatiquement un accusé de réception qui inclut un numéro de référence vous informant que nous avons bien reçu votre fichier à Revenu Québec. Cependant, ce numéro de référence ne confirme pas la validité de votre fichier. Nous vous suggérons de conserver cette preuve de réception. Dès que votre fichier sera traité, vous recevrez un courriel vous avisant de son statut (valide ou invalide) si nous disposons d une adresse courriel valide. Ensuite, vous recevrez par la poste un rapport de validation pour ce fichier. Pour plus d information à ce sujet, voyez l annexe A. Nous vous suggérons de communiquer avec la Division de l acquisition des données électroniques si vous ne recevez pas de courriel vous avisant du statut (valide ou invalide) de votre fichier ni de rapport de validation dans un délai raisonnable (10 jours) suivant sa transmission. Page 22

23 ED-425 Revenu Québec, Relevés, Guide du préparateur Annexe A Procédure pour la transmission par Internet de fichiers XML Le service en ligne Transmission de relevés par Internet est un service sécurisé, rapide et efficace. Pour y accéder, allez dans notre site Internet et suivez les étapes suivantes : cliquez sur Services en ligne, formulaires et publications; sous l onglet Services en ligne, cliquez sur Tous les services en ligne; dans la liste de services de la page suivante, sélectionnez Transmission de relevés par Internet; cliquez sur Accès au service. Une fois que vous avez accédé au service, suivez les instructions suivantes : dans la page Renseignements sur le préparateur, inscrivez votre numéro de préparateur et votre numéro d identification; dans la page Renseignements sur le fichier, remplissez les champs figurant à l écran et cliquez sur Suivante; dans la page Vérification et joindre le fichier, validez vos renseignements, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier. Avant de cliquer sur Transmettre, assurez-vous d avoir choisi le bon fichier. Accusé de réception À la suite de la transmission de votre fichier, vous recevrez automatiquement un accusé de réception qui inclut un numéro de référence vous informant que nous avons bien reçu votre fichier à Revenu Québec. Cependant, ce numéro de référence ne confirme pas la validité de votre fichier. Vous devez conserver cette preuve de réception. Dès que votre fichier sera traité, vous recevrez un courriel vous avisant de son statut (valide ou invalide) si nous disposons d une adresse courriel valide. Ensuite, vous recevrez par la poste un rapport de validation pour ce fichier. Nous vous proposons de communiquer avec la Division de l acquisition des données électroniques si vous ne recevez pas de courriel vous avisant du statut (valide ou invalide) de votre fichier ni de rapport de validation dans un délai raisonnable (10 jours) suivant sa transmission. Nous vous rappelons que si le type de relevé produit sur support électronique requiert un sommaire, vous devez nous expédier ce sommaire sur support papier avant la date limite de production. Voyez la partie 2.4 pour connaître les différentes dates d échéance Page 23 de 31

24 RL-1 - Modification/Annulation La modification des RL-1 La modification et / ou annulation des relevés 1 permet de modifier ou d annuler les RL-1 de certains employés. Après la préparation et la sélection des employés, vous allez reprendre les options exécutées lorsque vous avez fait vos relevés originaux, d où l appellation cycle. La première option Préparation du Cycle permet d indiquer que vous commencez un cycle de modification/annulation. IMPORTANT : Vous devez exécuter cette option uniquement si vous avez vraiment terminé le processus original. Vous ne pourrez plus réimprimer ni refaire le fichier XML des relevés originaux après cette procédure. Page 24

25 PREPARATION DU CYCLE La seule opération que vous pouvez faire dans cet écran est le choix du cycle que vous désirez, ensuite vous exécutez Page 25 de 31

26 SELECTION DES EMPLOYES Sélectionnez les employés à traiter avec le # de relevé original (fac-similé) et vous entrez une raison. Le numéro de relevé original et la raison sont obligatoires. Après la sélection vous exécutez les mêmes options que lors des RL-1 originaux, soit la préparation, l impression copie employeur, la transmission par Internet, puis lorsque validé par Revenu Québec la copie des employés. ENQUETE DES EMPLOYES SELECTIONNES permet de voir ou d imprimer la liste des employés choisis. Vous pourrez faire l usage de l option T4/RL-1 ajustements pour corriger ou ajouter les montants des cases par employé. Refaire la préparation, l impression des RL-1 et la transmission par Internet. Lorsque le fichier électronique est validé par Revenu Québec, distribuez les RL-1 à vos employés. Page 26

27 L annulation des RL-1 Le cycle d annulation est semblable au cycle de modification. Faire la sélection des RL-1 annulés, en donner la raison. Refaire la préparation. Refaire l impression copie employeur, la transmission internet et l impression copie employé. Vous trouverez dans les pages suivantes, les images qui seront utilisées pour les RL Page 27 de 31

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