SOMMAIRE GESTION DE L INVENTAIRE... 2 SAISIE D UNE PIECE D INVENTAIRE... 3
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- Michele Malo
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1 SOMMAIRE GESTION DE L INVENTAIRE... 2 SAISIE D UNE PIECE D INVENTAIRE... 3 SAISIE INVENTAIRE RAPIDE... 8 SAISIE DES ARTICLES DEFINITIFS... 9 IMPRESSION DES ETATS D INVENTAIRES... 9 CESSION D IMMOBILISATION / DESTRUCTION INTEGRATION DE FRAIS D ETUDE OU D INSERTION INTEGRATION DE TRAVAUX DUPLIQUER UN INVENTAIRE RATTACHEMENT DES ECRITURES MANUELLES A L HISTORIQUE CONVERSION EN EUROS DES ECRITURES AVANT RECUPERER DES IMMOBILISATIONS DEPUIS IVOIRE FUSION DE FICHES INVENTAIRES GENERATION DU FICHIER DE TRANSFERT DE L INVENTAIRE ETATS D INVENTAIRE CERTIFICAT DE PRISE EN CHARGE CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 1
2 Gestion de l inventaire De façon à aider l utilisateur à tenir à jour son inventaire, Corail offre une gestion des pièces d inventaire permettant à tout moment de contrôler les biens et retrouver les écritures comptables rattachées. Un menu entier est consacré à l inventaire. Description rapide : Inventaire vous permettra de consulter vos pièces d inventaire et le cas échéant modifier leurs informations. Génération du fichier de transfert de l inventaire : ce menu vous permettra de faire parvenir à votre trésorerie les écritures liés aux biens afin qu elle puisse les incorporer à ses données. Etats d inventaire vous permettra d éditer votre inventaire et produire les impressions nécessaires. Certificats de prises en charge vous permet d éditer l état après l entrée du bien dans l inventaire. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 2
3 Saisie d une pièce d inventaire La saisie d une pièce d inventaire est semblable à toute saisie dans Corail. Pour accéder à l écran de saisie de l inventaire : Menu principal / Inventaire / Inventaire ou Ctrl+I CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 3
4 Onglet Fiche inventaire Pour créer une nouvelle fiche à l inventaire, appuyez sur le bouton. Différents champs sont à renseigner : N d inventaire : il permettra de communiquer facilement avec la trésorerie. Ce numéro, une fois attribué, ne doit pas être changé sans accord de votre trésorier. Description : elle permettra de désigner en quelques mots le bien concerné. Informations complémentaires : elles permettent de compléter la description. Regroupement comptable, Type de bien et Nature du bien permettent de classer les biens. Amortissement : ceci permet de définir le tableau d amortissement d un bien. Deux choix sont proposés : Linéaire (décote constante au fil des années) ou dégressif (décote importante les premières années qui diminue au fil des ans). Durée d amortissement elle permet de définir la durée de l amortissement d un bien en années. Valeur d origine à l achat. Quantité et unités de mesure L article définitif pour les biens de type «Travaux en cours (05)» Le type d inventaire : Bien ou subvention d équipement versée Si la fiche inventaire est sortie de l actif vous pouvez l indiquer avec une date de sortie. Ces données seront renseignées automatiquement à partir des sorties de bien effectuées, comme les cessions par exemple. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 4
5 Le tableau situé en bas de la fiche permet de voir rapidement l ensemble des écritures comptables rattachées à cette pièce. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 5
6 Onglet Ecritures manuelles Cet onglet permet d ajouter des écritures manuellement. On peut ainsi créer des mandats et des titres d exercices passés pour compléter l historique de cet inventaire. Il suffit pour cela d appuyer sur le bouton et saisir les différents champs proposés. Remarque : dans le menu Traitements, on peut rattacher rapidement les écritures manuelles à celles présentes dans historique grâce à l option Rattachement des écritures manuelles à l historique. Si la correspondance est trouvée entre une écriture manuelle et une pièce de l historique, l écriture manuelle est rattachée et disparaît de la liste des écritures manuelles. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 6
7 Onglet Sorties d inventaires Cet onglet permet de visualiser les sorties d inventaires réalisées sur cet inventaire. Il suffit d appuyer sur le bouton pour supprimer une sortie d inventaire. Cliquez sur permet d enregistrer la pièce d inventaire. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 7
8 Saisie inventaire rapide Si en cours de saisie d une écriture, concernant l acquisition d un bien, on ne la rattache pas immédiatement à une fiche d inventaire, l information est stockée. On pourra ensuite reprendre les écritures et les rattacher dans l interface Inventaire en passant par l option de menu : Menu Traitements / Saisie inventaire rapide Cette interface présente les écritures pouvant figurer à l inventaire mais qui ne sont pas rattachées. Il suffit alors de sélectionner le n d inventaire désiré en face de chaque écriture comptable. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 8
9 Saisie des articles définitifs Cette interface permet de modifier l article définitif d un inventaire de type Travaux en cours (05). Pour accéder cet écran, utilisez l option de menu : Menu Traitements / Saisie des articles définitifs Cette interface présente les écritures rattachées à un inventaire de type Travaux en cours (05). On peut modifier l article définitif dans les interfaces de saisie des mandats et titres, mais ici on peut le faire pour l ensemble des écritures. Il suffit de sélectionner l article à affecter en face de chaque écriture comptable. Impression des états d inventaires Voir menu plus bas. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 9
10 Cession d immobilisation / destruction Cet assistant permet d enregistrer les sorties d inventaires et de générer les écritures comptables et les écritures d inventaires nécessaires. Pour accéder cet écran, utilisez l option de menu : Fenêtre 1 : Menu Traitements / Cession d immobilisation / destruction La 1 ère fenêtre vous permet de sélectionner le motif de sortie d inventaire, dans la liste suivante : Ces motifs sont ceux par défaut. Vous pouvez créer vos propres motifs dans le logiciel Ivoire. On peut choisir de ne pas créer les différentes écritures de sorties. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 10
11 Fenêtre 2 : Cette fenêtre permet de renseigner les différentes informations de la sortie d inventaire. Fenêtre 3 : Dans le cas d une cession on obtiendra cette 3 ème fenêtre dans laquelle on va sélectionner l opération d ordre à rattacher à cette cession, éventuellement modifier les imputations pré remplies et choisir de créer le titre réel de cession au 775. Pour un autre motif que la cession en M14 ou M52, on obtiendra la fenêtre suivante dans laquelle on va saisir une écriture manuelle. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 11
12 Si on a choisi de ne pas créer d écritures, seul un message sera affiché dans cette fenêtre. Il reste à cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la sortie et les écritures. Un message de succès apparaît ensuite. L édition d un état récapitulatif de la sortie est alors proposée : CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 12
13 CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 13
14 Intégration de frais d étude ou d insertion Cet assistant permet d intégrer la fiche inventaire associée à des frais d étude ou d insertion sur la fiche inventaire correspond aux travaux lié à ces frais. Exemple : Si on réalise une étude pour des travaux, ces frais seront enregistrés sur une fiche inventaire. Si par la suite, ces travaux sont réalisés, il est possible d intégrer les frais d étude à la fiche inventaire de travaux pour que l amortissement soit fait conjointement sur la somme des montants des frais et des travaux. Pour cela l assistant va créer les écritures d ordre nécessaires et mettre à jour les fiches inventaires. La fiche de frais de sortie de l actif. Pour accéder cet écran, utilisez l option de menu : Menu Traitements / Intégration de frais d études ou d insertion Fenêtre 1 : Cliquez sur suivant. Fenêtre 2 : Sélectionnez : la fiche de frais. Cette sélection met à jour automatiquement le montant des frais. la fiche d intégration. Le tiers des écritures d ordre. Il est automatiquement rempli si le tiers correspondant à la trésorerie a été défini. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 14
15 Fenêtre 3 : Dans la 3 ème fenêtre, il faut sélectionner l opération d ordre à rattacher à cette intégration, et éventuellement compléter ou modifier les imputations d ordre pré remplies. Cliquer sur terminer pour confirmer l intégration. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 15
16 Intégration de travaux Cet assistant permet de créer un enregistrement d'intégration de travaux qui pourra être transmis en trésorerie par un fichier INDIGO Inventaire. Il permet également de modifier en même temps le type de bien, l'imputation définitive et les informations d'amortissement de la fiche inventaire de travaux. Menu Traitements / Intégration de travaux Fenêtre 1 Fenêtre 2 Vous complétez le formulaire avec les informations adéquates. Vous pouvez ensuite éditer un certificat détaillé d intégration des travaux. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 16
17 Dupliquer un inventaire Corail offre la possibilité de dupliquer une fiche inventaire. Pour cela choisissez l option de menu suivante : Menu Traitements / Dupliquer un inventaire. Il ne vous reste plus qu à saisir le numéro d inventaire et de modifier la description. Rattachement des écritures manuelles à l historique Corail permet de faire un lien entre une écriture manuelle de l inventaire et une écriture de l historique. Pour créer ce lien lancez le traitement suivant : Menu Traitements / Rattachement des écritures manuelles à l historique Si la correspondance est trouvée entre une écriture manuelle et une pièce de l historique, l écriture manuelle est rattachée et disparaît de la liste des écritures manuelles. Il y a correspondance si l année, le sens (dépense ou recette), l imputation, le numéro de pièce, le numéro de bordereau et le montant sont identiques. Conversion en euros des écritures avant 2002 Ce traitement convertit en euros les écritures d inventaires avant 2002 qui étaient en francs. (Division par ) Pour cela choisissez l option de menu suivante : Menu Traitements / Conversion en euros des écritures avant 2002 Récupérer des immobilisations depuis Ivoire Ivoire est le logiciel dédié à la gestion de l inventaire. Si vous l utilisez, Corail peut récupérer les nouvelles fiches inventaires que vous avez saisies dans Ivoire. Pour cela choisissez l option de menu suivante : Menu Traitements / Récupérer des immobilisations depuis Ivoire CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 17
18 Fusion de fiches inventaires Cette fonctionnalité permet de fusionner des fiches inventaires. Menu Traitements / Fusion de fiches inventaires Sélectionnez la fiche à conserver. La liste des inventaires disponible pour la fusion est affichée dans la grille en dessous. A noter que cette liste peut être filtrée par le début du n d inventaire. Ensuite, cochez les inventaires à fusionner avec la fiche sélectionnée. Attention! La fusion est soumise à plusieurs conditions. Il faut que les fiches inventaires à fusionner aient le même type de bien, la même nature de bien et le même regroupement comptable que la fiche à conserver. Il ne faut pas qu il y ait de sorties d inventaires. Il faut que les fiches inventaires soient identiques entre les logiciels Corail et Ivoire. Les fiches que l on ne peut pas fusionner ont la case à cocher «Fusionner» inaccessible avec un fond grisé. Pour connaitre les raisons, vous pouvez cliquer sur le bouton. Cliquez sur le bouton «Fusionner» pour lancer la fusion des fiches inventaires. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 18
19 Génération du fichier de transfert de l inventaire Corail offre la possibilité de mettre sur un support informatique l inventaire au format Indigo-Inventaire pour pouvoir le mettre à disposition de la trésorerie pour leur fournir automatiquement les données des nouveaux biens et vérifier ainsi sa cohérence. Pour cela, choisir l option : Menu principal / Inventaire / Génération du fichier de transfert de l inventaire Cette page vous permet d affiner votre sélection et ne transférer qu une plage de numéros de mandats ou titres, ou ne prendre en compte que les écritures sur une période donnée. Un appui sur le bouton permet de valider le traitement. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur si vous voulez poursuivre Vous verrez ensuite un message de succès du transfert CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 19
20 Le bouton permet de vérifier le contenu du fichier Indigo-Inventaire. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 20
21 Etats d inventaire Les états d inventaire fournissent le moyen pratique d obtenir sur papier les renseignements liés à un bien. Pour cela, choisir l option : Menu principal / Inventaire / Etats d inventaire Ou à partir de l écran d inventaire : Menu Traitements / Impression des états d inventaire CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 21
22 Onze modèles d états sont en fait disponibles à partir de cette page : La fiche d entrée du bien La fiche d acquisition du bien La fiche de sortie du bien L état récapitulatif des écritures d entrées d immobilisation La liste détaillée des écritures entrées/sorties par N d inventaire qui affiche l activité sur les différentes pièces listées. La liste synthétique par numéro d inventaire. La liste des sorties de biens (pour laquelle on peut préciser un motif) L état récapitulatif des entrées de l actif durant l exercice. L état récapitulatif des sorties de l actif durant l exercice. Le certificat d intégration de travaux qui retrace toutes les fiches d inventaire dont le statut est différent de «Travaux en cours» et ayant des imputations sur un article 23xx. Le certificat d intégration de travaux détaillé qui retrace en détail par mandat, toutes les fiches d inventaire dont le statut est différent de «Travaux en cours» et ayant des imputations sur un article 23xx. On trouve ensuite les critères de sélection en eux-mêmes : Année Date d acquisition N d inventaire Ici vous avez la possibilité de trier selon deux critères combinables à choisir dans des listes déroulante. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 22
23 Cliquez sur. Exemple d une fiche d entrée du bien : CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 23
24 Pour cela, choisir l option : Certificat de prise en charge Menu principal / Inventaire / Certificat de prise en charge Cette fenêtre vous permet de choisir si vous éditez un certificat de prise en charge individuel depuis les mandats en cours ou les mandats en historique ou un certificat en liste des inscriptions à l inventaire sur l exercice. Cliquez sur pour afficher le certificat de prise en charge Remarque : si vous disposez d une image numérique du blason ou du logo de votre collectivité et que vous l avez enregistré dans la gestion des impressions, elle figurera sur ces certificats. CORAIL - Inventaire COSOLUCE. Tous droits réservés 24
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