Extranet Adhérents Actalians Guide d'utilisation Espace Expert Comptable

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1 Extranet Adhérents Actalians Guide d'utilisation Espace Expert Comptable Entreprise Page 1

2 Sommaire 1 - Introduction... 3 Avant-propos... 3 Préambule... 3 Navigateurs Principe d ergonomie... 4 Principes généraux d ergonomie... 4 Structure type d une page... 4 Champs obligatoires... 5 Recherche... 5 Nomenclature des icônes Conditions d accès à l espace... 8 S inscrire... 8 Se connecter Perte de mot de passe Mon compte Modifier mon mot de passe Modifier mon compte Modifier les coordonnées de l'expert comptable Gérer mes utilisateurs Mes clients Notice Contribution Ajouter un client Gérer ma liste de clients Effectuer les télédéclarations Mes outils Mon accord de branche Nous contacter Page 2

3 1 - Introduction Avant-propos Préambule "L'espace " est un espace spécifique de l Extranet Adhérents dédié aux cabinets d'expertise comptable qui gèrent des entreprises adhérentes d Actalians. Il répond à un objectif principal : faciliter la déclaration et le règlement des contributions de la formation professionnelle continue pour chacun des adhérents gérés par le cabinet. Navigateurs L espace est optimisé pour les navigateurs IE9, Mozilla Firebox 25, Chrome 44 et leurs versions ultérieures hors Safari et Mac Page 3

4 2 - Principe d ergonomie Principes généraux d ergonomie Structure type d une page Figure 1 Le cadre de gauche indique les groupes d actions susceptibles d êtres exécutées : GERER MES CLIENTS MON COMPTE MES OUTILS Le groupe d actions en cours d exécution est actif : "GERER MES CLIENTS" dans l exemple de la figure 1, et l utilisateur souhaite dans l exemple "Ajouter un client". Le cadre de droite est dédié à l espace de travail de l utilisateur et correspond à l action activée. L utilisateur a systématiquement la possibilité de cliquer sur le bouton pour quitter l espace Page 4

5 Champs obligatoires Les champs obligatoires sont suffixés par un astérisque sur la page de travail : dans la figure n 1, le champ "Siret'" est obligatoire. Après avoir cliqué sur le bouton si des champs obligatoires n ont pas été renseignés, la mise à jour n est pas effectuée et la bulle des champs concernés. apparait à côté Recherche Vous saisissez vos critères de recherche : Figure 2 Page 5

6 Puis cliquez sur le bouton l extranet affiche le résultat : Figure 3 Page 6

7 Nomenclature des icônes Consulter le détail d un élément de la liste Modifier le détail d un élément de la liste Supprimer un élément de la liste, si ce bouton est activé un message de confirmation est envoyé. Visualiser le PDF associé à l élément de la liste une nomenclature est associée au champ de saisie.. Valider les données saisies sur la fenêtre de travail, si la validation déclenche une mise à jour un message de confirmation est envoyé du type, Retour écran précédent. Page 7

8 3 - Conditions d accès à l espace S inscrire Connectez-vous sur et cliquez sur le bouton "Adhérents" puis sur "Espace Expert comptable". Figure 4 La fenêtre suivante apparait : Figure 5 Page 8

9 Cliquez sur Vous obtenez le formulaire d inscription suivant à compléter : xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Figure 6 Remplissez le formulaire puis cliquez sur NB : le mail indiqué dans le champ "E.mail" ne doit pas être déjà utilisé, sinon le message est envoyé A noter! Votre mot de passe est personnel, c'est vous qui le choisissez Page 9

10 Le mail suivant est alors envoyé à l adresse mail indiquée Figure 7 Cliquez sur le lien "Confirmer mon inscription" pour valider votre inscription. Se connecter Pour vous connecter, rendez-vous sur et cliquez sur le sur le bouton "Adhérents" puis sur Espace. La fenêtre suivante s affiche : Figure 8 Page 10

11 Saisissez votre e.mail de connexion et votre mot de passe et cliquez sur espace pour accéder à votre Perte de mot de passe Cliquez sur "Vous avez perdu votre mot de passe, cliquez ici". Figure 9 La fenêtre suivante s affiche : Figure 10 Page 11

12 4 - Mon compte Modifier mon mot de passe Cliquez sur " Modifier mon mot de passe", la page suivante s'affiche : Figure 11 Saisissez les données obligatoires et cliquez sur Modifier mon compte Figure 12 Saisissez les données obligatoires et cliquez sur Page 12

13 Modifier les coordonnées de l'expert comptable Cliquez sur "Modifier les coordonnées de l'expert comptable ", la page suivante s'affiche : xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx Figure 13 Page 13

14 Gérer mes utilisateurs Cliquez sur "Gérer mes utilisateurs", la fenêtre suivante s affiche : Figure 14 Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Précision : la personne qui inscrit le cabinet expert comptable dans l'espace sera l'administrateur et elle seule peut gérer les utilisateurs. Le mail de confirmation suivant lui sera adresse : xxxxxxxxxxxxxxx Page 14

15 si vous cliquez sur, la fenêtre de consultation de l'utilisateur sélectionné s'affiche Figure 15 Si vous cliquez sur (traiter), l'administrateur de l'espace peut mettre à jour la liste des droits de l'utilisateur sélectionné et modifier les données. Figure 16 Page 15

16 Si vous cliquez sur, la fenêtre suivante s'affiche : Figure 17 Le bouton réactivé en cliquant sur la "A" permet de désactiver un utilisateur, celui-ci pourra éventuellement être Figure 18 Le bouton permet de supprimer un utilisateur et cela de manière irréversible. Page 16

17 Si vous cliquez sur ( gestion de portefeuille ), la fenêtre suivante s'affiche : xxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx Figure 19 Les clients de la colonne de gauche appartiennent au portefeuille de gestion de l'utilisateur sélectionné. les clients de la colonne de droite n'appartiennent pas au portefeuille de gestion de l'utilisateur sélectionné. Exemple : l'administrateur souhaite basculer le client ' Pharmacie XXXXXXX ' vers le portefeuille de gestion. Xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx Il doit sélectionner le client puis cliquer sur pour l'ajouter au portefeuille. permet de vider complètement le portefeuille permet de remplir le portefeuille avec l'ensemble des clients non affectés permet de retirer un client du portefeuille Page 17

18 5 - Mes clients Notice Contribution Ajouter un client Cliquez sur "Ajouter un client ", la fenêtre suivante s affiche : Figure 20 Saisissez le Siret du client que vous souhaitez ajouter dans votre liste. Page 18

19 Gérer ma liste de clients Cliquez sur "Gérer ma liste de clients ", la fenêtre suivante s affiche : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Figure 21 Le bouton fichier Excel. permet de générer la liste de clients sous forme de Page 19

20 Effectuer les télédéclarations Cliquez sur "Effectuer les télédéclarations " pour accéder à la page suivante : Figure 22 Puis cliquez sur (traiter) pour saisir la télédéclaration du client. Page 20

21 Figure 23 NB : il est possible de télédéclarer les contributions de la formation professionnelle. Cliquez sur "Je télédéclare mes contributions formation" pour la formation professionnelle continue " Page 21

22 xxxxxxxxxxxxxxx Figure 24 Cliquez sur pour obtenir la page de déclaration Effectif et Masse Salariale. Page 22

23 Figure 25 Puis cliquez sur Page 23

24 Figure 26 Puis pour accéder à la page du choix du mode de paiement. Page 24

25 Figure 27 Sur cette page, il est possible de : - Régler la télédéclaration par chèque. - Modifier la télédéclaration. - Supprimer la télédéclaration. Cliquez sur pour confirmer le mode de paiement. Page 25

26 Figure 28 Pour terminer, cliquez sur Figure 29 Terminez votre saisie par afin de l'adresser à votre client puis pour revenir à la liste de clients. Page 26

27 Vous recevez par mail un message de confirmation : Page 27

28 6 Mes outils Mon accord de branche Permet de visualiser les accords de branche relatifs aux adhérents. Nous contacter Permet d'envoyer une demande à Actalians Figure 30 Page 28