FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ)

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1 Appel à propositions à l intention des organisations de la société civile qui travaillent dans le domaine de la promotion des droits des femmes Référence: EuropeAid/136356/L/ACT/MA FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) AVIS Ce document a pour intention d'apporter des informations utiles aux demandeurs. Les réponses incluses dans ce document ne peuvent pas être considérées comme remplaçant et ne remplacent pas ni ne prévalent sur les informations contenues dans les Lignes Directrices à l'intention des demandeurs de subventions publiées dans le cadre de l'appel à propositions. Elles ne remplacent pas non plus et en aucun cas les dispositions prévues dans le Guide Pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'ue. En cas de divergence, les lignes directrices à l'intention des demandeurs de subventions constituent le seul document contraignant. 1

2 1. Est ce qu il faut écrire la mention «originale» sur la copie originale du formulaire complet de demande? OUI Les demandes doivent être soumises en un original et 2 copies en format A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande, le budget et le cadre logique doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM) dans un fichier séparé et unique (en d'autres termes, le formulaire complet de demande ne doit pas être morcelé en différents fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier fournie. 2. Quelle est la définition de l entité affiliée? La définition d Entité (s) affiliée (s) est donnée au point des lignes directrices : Le demandeur et ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées. Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur et /ou au(x) codemandeur(s): Seules les entités liées structurellement aux demandeurs, notamment sur le plan capitalistique ou juridique. Ce lien structurel recouvre principalement deux notions: (i) le contrôle : Au sens de la Directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d entreprises : Les entités affiliées à un bénéficiaire peuvent donc être : - des entités contrôlées directement ou indirectement par le bénéficiaire (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le bénéficiaire (sous-filiales ou filiales de deuxième niveau). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle ; - des entités contrôlant directement ou indirectement le bénéficiaire (maison mère). De la même façon, il peut s agir d entités contrôlant une compagnie contrôlant le bénéficiaire ; - des entités au même niveau de contrôle direct ou indirect que le bénéficiaire (sociétés sœurs). (ii) l adhésion : C est-à-dire que le bénéficiaire est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l entité affiliée participe, ou le bénéficiaire participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l entité affiliée proposée. Le lien structurel ne doit pas être limité à l action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Il doit exister indépendamment de l attribution de la subvention. Cela signifie que ce lien pourrait exister avant l appel à propositions et rester valide une fois l action terminée. Exceptionnellement, l entité peut être considérée comme affiliée au bénéficiaire même si le lien structurel est limité à l action ou établi seulement pour sa mise en œuvre dans le cas dits «demandeurs uniques» ou «bénéficiaires uniques». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une organisation formée de plusieurs entités ou groupe d entités qui satisfont ensemble aux critères d attribution de la subvention. Par exemple une association est formée de ses membres. 2

3 3. Quelle est la définition des Associés? Les Associés ne sont ni des codemandeurs ni des entités affiliées. Elles n ont pas à signer la déclaration «mandat» ou «entités affiliées»: D'autres organisations peuvent être associées à l action. Les associés participent effectivement à l action, mais ne peuvent prétendre à bénéficier de la subvention, à l exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ces associés ne doivent pas répondre aux critères d'éligibilité mentionnés au point Les associés doivent être mentionnés dans la partie B, section 6, du formulaire de demande de subvention, intitulée «Associés du demandeur participant à l action». 4. L ADS est-elle l administration contractante dans les deux lots? NON L administration contractante pour le Lot 1 est l Agence de développement Social et l administration contractante pour le Lot2 est la Commission Européenne. Toutefois c est l ADS en collaboration avec le Ministère qui sera responsable de l évaluation des propositions concernant les deux lots. 5. Dans le document de demande complète, faut-il décrire le cofinancement? OUI Les demandeurs invités à soumettre une demande complète dans la seconde phase devront présenter un budget détaillé avec le pourcentage de cofinancement requis en respectant les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages de cofinancement 'indiqués au point 1.3 des lignes directrices. Il est obligatoire d indiquer dans la description de l action, quel seront le ou les futurs cofinanceurs et le montant des cofinancements. 6. La contribution en nature est-elle est prise en compte dans l évaluation du budget? NON Comme indiqué dans la section des Lignes directrices à l'intention des demandeurs, Les apports en nature ne sont pas considérés comme des dépenses effectives et ne sont pas des coûts éligibles. Les apports en nature ne peuvent être considérés comme représentant le cofinancement du bénéficiaire. Donc le cofinancement doit être obligatoirement financier. 7. Pour le Lot 1, doit-on exprimer le Budget en Dirham ou en Euro? Le budget doit être exprimé en Euro conformément à l annexe B : budget (format Excel), cependant pour les budgets correspondants au LOT N 1, il est permis de présenter un budget en Dirhams également 8. Peut-on ne pas prévoir les coûts indirects éligibles? le choix de prévoir ou non des coûts indirects éligibles reste de la responsabilité du Demandeurs. Et pour rappel et comme indiqué dans le point 2.1.5, Les couts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle de contrat de subvention. Le demandeur peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat. Cependant, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du modèle de contrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fournie par le bénéficiaire. Si aucun pourcentage n est demandé dans le budget initial, il ne pourra plus être demandé par la suite. 3

4 9. Dans quel cas la TVA est-elle considérée éligible? Le principe demeure que la TVA n'est pas éligible au financement de l'ue. Il convient de mener les procédures d'exonération de TVA en amont auprès de l'administration fiscale marocaine afin de vous permettre d'effectuer des achats hors TVA. Dans ce cadre et comme précédemment indiqué, la Délégation peut vous fournir les attestations de donation nécessaires pour la constitution du dossier à soumettre à l'administration fiscale. Nous rappelons à ce propos qu'il est recommandé de contacter directement l'administration fiscale pour s'assurer du déroulement de la procédure. Si les procédures n aboutissent pas (preuves officielles à l appui) et vu le règlement sur lequel est financé le contrat, la Délégation peut considérer la TVA comme éligible (traitement au cas par cas) 10. Les coûts doivent-ils être en TTC ou en HT? Tous les coûts proposés dans le budget doivent être repris hors TVA. 11. Peut-on considérer la TVA comme un coût indirect éligible? Voir point Est-ce qu on doit respecter le modèle du budget de L UE? Comme indiqué dans la section des lignes directrices à l'intention des demandeurs, les demandeurs invités à soumettre un formulaire complet de demande à la suite de la présélection de leurs notes succinctes de présentation doivent le faire à l aide de la partie B du formulaire de demande annexé aux lignes directrices (annexe A). Les demandeurs doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire de demande et compléter les paragraphes et les pages dans l ordre. 13. Comment pallier aux difficultés d inscription et de mise à jour d informations sur PADOR? Afin de réussir l enregistrement en ligne des données des demandeurs potentiels sur la base de données PADOR, Prière de suivre les instructions du GUIDE PADOR POUR LES DEMANDEURS (lien ci-dessous) : La capacité du codemandeur sera-t-elle évaluée? Dans la grille relative à la proposition complète, Section 1, "Capacité financière et opérationnelle" les sous-critères se rapportent aux capacités respectives du demandeur et de ses codemandeurs en matière d'expérience en gestion de projet, d'expérience technique et de gestion financière. Tandis que le sous-critère 1.4 se rapporte aux sources de financement du demandeur uniquement. Il est dès lors très important que l'étendue de l'action proposée et le budget y afférent soient cohérents avec la taille, l'expérience passée et les ressources disponibles des organisations impliquées dans l'action. 4

5 15. Est ce qu on doit obligatoirement faire des contrats avec les formateurs. Et quel type de contrat? OUI si ils ne sont pas des travailleurs employées directement par l association, pour lesquels un contrat de travail existe déjà. 16. Est-ce qu on doit payer les impôts sur les services : exemple formateurs? OUI si ils ne sont pas des travailleurs employées directement par l association, pour lesquels un contrat de travail existe déjà. 17. Est-ce qu on peut modifier le budget mentionné initialement dans la note succincte? NON Comme indiqué dans la section des lignes directrices à l'intention des demandeurs, la contribution de l'ue ne peut s'écarter de plus de 20% par rapport à l'estimation initiale, même si les demandeurs sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages du cofinancement, tels qu'indiqués dans la section 1.3 des lignes directrices, soient respectés. 18. Dans quelle rubrique doit-on mettre le salaire d un (e) employé (ée) qui travaille 30% dans le cadre des activités du projet UE? Les rémunérations des salariés (ées) doivent être mentionnées à la rubrique 1 Ressources Humaines. (En indiquant dans la colonne de droite «unités» forfait à 30%. 19. Dans le cadre du lot 1, peut-on payer des consultants externes «européens» en euro? OUI mais Il faut se conformer à la législation marocaine et aux procédures de l office des changes. 20. L ADS acceptera t- elle les factures en euro? Aucune facture ne sera envoyée directement à l ADS. Les factures doivent impérativement rester dans les locaux de l association. (Elles font partie des documents à conserver) Elles seront contrôlées lors de la vérification des dépenses et pourront par la suite être contrôlées par un audit externe. Par contre les demandes de payement pour les préfinancements devront se faire en Dirhams pour le LOT1 (c est l ADS qui pourra effectuer les versements) et en euros le LOT2. 5