etva Guide d utilisation: Interface PDF etva_ug_pdf_upload_fr Référence du Document Version du Document 3.1 (janvier 2010)

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1 etva Guide d utilisation: Interface PDF Référence du Document etva_ug_pdf_upload_fr Version du Document 3.1 (janvier 2010)

2 Guide d utilisation Interface PDF Le système etva Le système etva permet de déposer des déclarations TVA par voie électronique et offre deux types d interfaces. La transmission des déclarations sous forme de fichier XML s adresse aux déclarants ayant un grand nombre de déclarations et/ou disposant d un logiciel comptable permettant de générer des fichiers XML de structure bien définie pour une transmission directe par Internet de données comptables. Le deuxième type d interface se base sur des formulaires PDF qui permettent au déclarant de remplir la déclaration à l écran, de la sauver, de la modifier et de la remettre par voie électronique. Cette interface s adresse aux déclarants ayant seulement un nombre limité de déclarations ou ne disposant pas d un logiciel comptable incluant l interface XML pour etva. C est l interface PDF qui est décrit dans le présent document. Demande d envoi des déclarations TVA par Internet Afin de pouvoir utiliser la transmission électronique des déclarations TVA, une demande officielle d envoi électronique doit être faite auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines. Un formulaire spécifique est mis à disposition sur Internet ( ou à la page des formules TVA dans la catégorie Formulaires Divers, formule Formulaire de souscription avec certificat. Pour faire la demande de souscription, l'utilisateur doit disposer d'une carte à puce avec un certificat professionnel LuxTrust ( Le etva / Interface PDF Version 3.1 2/18

3 numéro qui figure sur cette carte doit être inscrit sur le formulaire. L accès sera fourni après acceptation de la demande par l Administration de l Enregistrement et des Domaines. L accès à l interface PDF n autorise pas l utilisateur à utiliser les fonctionnalités de l interface XML accessibles par le menu et le lien Transmission Fichier. La tentative d accéder à ces fonctionnalités non disponibles pour l utilisateur résultera dans un message d erreur. Déclarations supportées dans l interface PDF L interface PDF du système etva accepte les déclarations mensuelles et trimestrielles, les états récapitulatifs mensuels, trimestriels et trimestriels écourtés pour les livraisons, les états récapitulatifs mensuels et trimestriels pour les prestations de services ainsi que les déclarations annuelles avec les annexes destinées à l Administration de l Enregistrement et des Domaines. Le tableau d acquisitions d immobilisation amortissables et le tableau d amortissement peuvent être transmis en format PDF par Internet. Les bilans et autres comptes destinés dans le futur à la Centrale des Bilans sont pour le moment toujours à envoyer, en version papier à l Administration de l Enregistrement. Fonctionnalité de transmission Les pages de déclarations sont accessibles via le lien sur la page principale Elles sont protégées par SSL et l accès est limité aux utilisateurs autorisés. Le lien simplifié est aussi redirigé vers la page principale. Confidentialité, intégrité et authentification sont assurées par un certificat serveur officiel de Luxtrust. Connexion Avant d accéder aux pages sécurisées, l utilisateur est demandé de s'identifier à l'aide de sa carte LuxTrust. Pour ce faire, il doit vérifier que sa carte se trouve dans le lecteur avant l'ouverture du browser Internet et cliquer sur le lien au centre de la page de connexion d etva: Au premier accès à la carte, l'utilisateur doit saisir le code PIN. En cas de questions supplémentaires, l'utilisateur peut contacter le helpdesk de l Administration de l Enregistrement et des Domaines sous le téléphone etva / Interface PDF Version 3.1 3/18

4 Après s être identifié avec succès, l utilisateur accède à la page d index des pages de déclaration sécurisées, sur laquelle il peut choisir de créer une nouvelle déclaration, de modifier, d envoyer ou de faire le suivi de déclarations. Utilisation La page d index de déclaration présente les options disponibles à l utilisateur. Création et dépôt d une déclaration Le premier lien sert à lancer le processus de création d une nouvelle déclaration en demandant à l utilisateur de spécifier ses coordonnées et si nécessaire celles de son client, avec sélection du formulaire à remplir. Les numéros d'identification TVA et Matricule du déclarant sont affichés dans la rubrique "Création d'une déclaration TVA par Internet". Si le déclarant crée une déclaration pour lui-même, il peut lancer la création de la déclaration en cliquant sur le bouton "Démarrer". Si le déclarant crée une déclaration en tant que mandataire pour un client, il doit remplir la rubrique "Identification du client" avant de procéder. etva / Interface PDF Version 3.1 4/18

5 Sur l écran suivant, l utilisateur peut sélectionner le type de déclaration qu il veut créer. Si le type de déclaration choisi n est pas permis pour l assujetti spécifié, un message indique qu il y a eu un mauvais choix et renseigne le régime de l assujetti. L utilisateur peut alors choisir un nouveau type de formulaire. etva / Interface PDF Version 3.1 5/18

6 Un contrôle sur la date de validité du numéro d'identification TVA est effectué. Si le numéro n'était pas actif pendant la période choisi, un message indique ce fait et l'utilisateur peut choisir un nouveau type de formulaire. Après avoir spécifié tous les paramètres et si le type de déclaration est permis pour l assujetti spécifié, la déclaration s ouvre sous forme d un formulaire PDF. La déclaration créée est déjà partiellement préremplie avec les données relatives à l assujetti comme l identifiant, le nom, l adresse, le genre d activité et le bureau d imposition. La référence du fichier de déclaration apparaît en haut à droite. etva / Interface PDF Version 3.1 6/18

7 Afin de faciliter la saisie, les résultats de calculs arithmétiques (pourcentages, sommes) sont automatiquement complétés tout en restant éditables. Le formulaire offre aussi un certain nombre de boutons correspondant aux fonctionnalités de base et qui seront expliqués ci-après. Contrôler et déposer une déclaration L utilisateur qui a terminé le remplissage de sa déclaration peut immédiatement essayer de la déposer en cliquant sur le bouton Déposer. Pour pouvoir procéder à l'envoi de la déclaration, Adobe Reader doit signer les données à envoyer. L'utilisateur doit d'abord confirmer la signature: Ensuite, il doit saisir le code PIN de la carte (cette fenêtre peut ne pas s'afficher si une autre déclaration a déjà été sauvée ou déposée): Finalement, Adobe Reader confirme la signature. Un clic sur "OK" déclenche la transmission de la déclaration. etva / Interface PDF Version 3.1 7/18

8 En cas d erreur de validation, un message indique les champs erronés et un cadre rouge les marque sur le formulaire Si par contre elle est déposée, l utilisateur est informé. La déclaration ne peut plus être éditée et chaque modification ne peut se faire que par l envoi d une déclaration corrigée. L utilisateur peut sortir de l écran en fermant la fenêtre. En cas de problème Si la carte LuxTrust qui a été utilisée pour ouvrir le formulaire n'est plus dans le lecteur au moment du dépôt, le message suivant va apparaître: Dans ce cas, l'utilisateur doit réintroduire la carte LuxTrust qui a été utilisée pour l'ouverture du formulaire, sélectionner l'option "Look for newly inserted hardware tokens" et cliquer sur "Next". Il est possible que cette opération soit à répéter, car la lecture de la carte peut durer plusieurs secondes. Imprimer une déclaration Un formulaire déposé affiche sa date de dépôt dans le champ Date d entrée. Seulement les boutons Imprimer et Sauver en local restent visibles. etva / Interface PDF Version 3.1 8/18

9 L utilisateur peut sortir de l écran en fermant la fenêtre. Sauver une déclaration L utilisateur qui n a pas terminé le remplissage de sa déclaration peut sauver le formulaire en cours et le reprendre ultérieurement. Par défaut, la sauvegarde se fait en utilisant le bouton Sauver du formulaire PDF qui sauvegarde la déclaration sur le serveur etva, sans pour autant la déposer. Pour des raisons de sécurité, la sauvegarde nécessite que la déclaration soit signée par la même procédure que pour le dépôt. La sauvegarde sur serveur requiert une connexion Internet active au moment de la sauvegarde. Pour continuer plus tard le travail au niveau d une déclaration, il faut fermer la fenêtre de la déclaration et passer par le lien Suivi de la création et du dépôt des déclarations TVA. Navigation à l intérieur d un formulaire Le déplacement d un champ à l autre se fait avec la touche [TAB]. Calcul automatique Après avoir rempli le formulaire avec les calculs automatiques activés, l utilisateur peut, en cas de besoin, désactiver la case en question pour pouvoir adapter manuellement l une ou l autre valeur calculée présentant une petite différence d arrondis par rapport aux valeurs de la comptabilité. etva / Interface PDF Version 3.1 9/18

10 Attention! Le dépassement du seuil de tolérance accepté conduit à une erreur de calcul et redemande la correction. La réactivation du calcul automatique écrase toute modification manuelle effectuée sur le formulaire. Suivi de la création Les déclarations sauvegardées apparaissent dans l écran Suivi des déclarations TVA avec un statut En Cours et l utilisateur peut les rouvrir en cliquant sur le lien correspondant à la référence du fichier. La page de suivi des déclarations TVA affiche la liste des formulaires transmis. Pour chaque formulaire, un certain nombre d informations, tel que le mandataire ou l assujetti, le type de déclaration, le statut et la date sont affichés. A chaque fichier, un certain nombre de liens sont associés. Le premier, sous forme du nom de l assujetti, permet de visualiser les détails de l assujetti et de la déclaration. Le deuxième, sous forme de la référence du formulaire, permet d ouvrir le formulaire PDF. Il s agit de la référence qui est générée lors de la création du formulaire (exemple : A_ _ ) et qui est visible en haut à droite de la première page. Les références de etva / Interface PDF Version /18

11 fichier commencent avec A si le déclarant est identique à l assujetti. Elles commencent avec M si le déclarant est un mandataire, distinct de l assujetti. Après la lettre A ou M et le _ suit le numéro TVA du déclarant, puis après le second «_» la date de la création du formulaire sur 8 positions ainsi qu un numéro de séquence sur 2 positions. Le troisième lien est représenté ou bien par une petite poubelle qui sert à effacer un formulaire non déposé ou bien par un C encadré, qui sert à corriger une déclaration déposée sur base d une copie. Pour des raisons de performance, pour tous les utilisateurs etva, on conseille fortement d effacer au fur et à mesure les déclarations créées (avec le statut en cours ) ou créées à plusieurs reprises et qui ne seront jamais déposées par Internet. Après chaque modification, il est possible de mettre à jour la liste des déclarations en utilisant le bouton de rafraichissement. Suivi du dépôt des déclarations TVA Afin de ne pas trop allonger la liste, d anciennes déclarations (déposées ou non) seront automatiquement enlevées de la liste de suivi. Les données déposées sont gardées en tant qu originaux dans d autres bases de données et peuvent servir en cas de besoin de preuve. Elles peuvent toutefois être consultées à l'aide de la fonction de consultation si elles ont été déposées après le (voir page 13). Il est essentiel de savoir si oui ou non, les déclarations envoyées ont été acceptées par le système. Les déclarations dans la liste de suivi ont un des trois statuts suivants : En Cours (texte en rouge) La déclaration n a pas encore été déposée et a des erreurs de validation. En Cours (texte en noir) La déclaration n a pas encore été déposée et n a pas été validée, ou n a pas d erreurs de validation. Déposée La déclaration a été déposée. Pour chaque déclaration, la date de la dernière modification est affichée. Pour les déclarations déposées, la date indique le moment où les données sont arrivées dans le système etva et est considérée comme date de dépôt officielle de la déclaration. Après le dépôt, la date de dépôt est visible dans le champ Date d entrée du formulaire. etva / Interface PDF Version /18

12 Fonction spécifique de sauvegarde locale de déclarations TVA A côté de la fonctionnalité de sauvegarde standard, le formulaire offre une fonctionnalité de sauvegarde locale (bouton Sauver en local ) s adressant aux utilisateurs experts voulant sauvegarder le formulaire PDF sur leur disque local pour travailler en mode déconnecté. La sauvegarde locale permet à l utilisateur de garder sa déclaration sur son disque local afin de pouvoir reprendre le travail sans devoir se connecter à chaque fois pour télécharger la déclaration en travail du serveur etva. Il revient dans ce cas à l utilisateur de choisir l emplacement précis pour la sauvegarde locale de la déclaration et de remplacer le nom du fichier proposé par défaut par un nom plus significatif. La sauvegarde locale implique que l utilisateur doit gérer lui-même ses déclarations et savoir où se trouve la déclaration avec les changements les plus récents. Chaque déclaration créée apparaît en fait dans la liste de suivi, mais si l utilisateur a choisi de la sauver en locale et de travailler sur la version locale, la version accessible au niveau de la liste des déclarations ne contient évidemment pas les derniers changements. Un utilisateur qui décide de travailler sur une version locale d une déclaration doit prendre soin de ne pas effacer l entrée correspondante de la liste de suivi, car l application n accepte que le dépôt de déclarations qui ont une entrée dans cette liste. Une fois effacé de la liste de suivi, il n y a plus moyen de récupérer une entrée. La déclaration locale correspondante ne pourra plus être déposée et devra être recréée. En général, des mauvaises manipulations en locale et donc en dehors du système etva sont à éviter au risque de devoir recommencer le travail effectué en local. L utilisateur qui travaille sur une version locale peut à tout moment utiliser les fonctionnalités Sauver et Déposer qui effectuent une connexion Internet. La sauvegarde permet ainsi à l utilisateur de faire valider ses entrées sur le serveur tout en mettant à jour la version du formulaire sur le serveur. Saisie spécifique d un grand état récapitulatif ou d un grand tableau d acquisitions / d amortissement Dans certains cas, le nombre de lignes d un formulaire peut être supérieur à l espace disponible sur le formulaire standard. Pour cela un nombre de pages supplémentaires pour chaque tableau peut être ajouté en utilisant la touche «Ajouter» sous le tableau correspondant. Le nombre de pages à ajouter peut être précisé dans la case à côté de la touche. etva / Interface PDF Version /18

13 La compression et la restructuration des grands tableaux ne peuvent se faire qu après le dépôt et la fermeture du fichier. Comment faire une correction Afin de résoudre des problèmes, on peut renvoyer un nouveau formulaire avec la déclaration corrigée. Comme pour les formulaires sur papier, la version traitée en dernier lieu prime sur les versions comptabilisées antérieurement. Afin d éviter à l utilisateur de devoir ressaisir toutes les données, l icône en forme de C apparaissant derrière la déclaration permet de cloner la déclaration en question en recopiant toutes les valeurs entrées dans un nouveau formulaire, qui apparaît dans la liste de suivi. Cette nouvelle déclaration est éditable et sert à corriger la déclaration d origine. Contrairement aux déclarations, le principe des corrections par réenvoi ne s applique pas aux états récapitulatifs de façon systématique. Pour les corrections d états récapitulatifs, deux cas sont à distinguer : Pour les états récapitulatifs se rapportant à une période antérieure à 2010, un état récapitulatif non nul qui a été accepté, ne peut pas être corrigé en renvoyant une version améliorée. Sont seulement possible les corrections se rapportant à une période antérieure à celle à laquelle l état récapitulatif se rapporte. Pour toute autre correction le déclarant doit contacter le service SCAT de l Administration de l Enregistrement et des Domaines. Pour les états récapitulatifs se rapportant à une période à partir de 2010, les états nuls ne sont plus permis. Le principe qu un état déposé peut être corrigé par le tableau des corrections d un état concernant une période ultérieure reste inchangé. En plus de ceci, pour les états de période à partir de 2010, il est maintenant possible de faire la correction la période même par simple réenvoi du même type d état récapitulatif à condition qu il n y ait que le tableau des corrections rempli. Principes concernant les états récapitulatifs à partir de 2010 A partir de janvier 2010, etva traite les états récapitulatifs de périodes à partir de 2010 selon les modalités de la loi du 10 novembre 2009 portant transposition des directives européennes constitutives du "Paquet TVA". Les modalités sont expliquées en détail dans les documents «Notice explicative + Règles de validation» disponibles sur la page «Description des formules» accessible depuis la page «Formules etva». On se limite ici à signaler que pour les périodes à partir de 2010, le dépôt d états nuls (tableaux 1 et 2 vides) n est plus permis. le principe de la périodicité a été abandonné pour les états récapitulatifs. Pour les états de livraisons intracommunautaires, le dépôt d un état trimestriel reste toutefois soumis au nondépassement d un seuil pour les montants déclarés pour les quatre trimestres précédents ainsi que le trimestre concerné. Pour plus de détails veuillez-vous référer aux documents «Notice explicative + Règles de validation» sur la page «Description des formules». etva / Interface PDF Version /18

14 Fonction de consultation de déclarations TVA et d'états récapitulatifs Un menu à la page principale etva permet la consultation des déclarations et états récapitulatifs déposés avec succès. Si l'utilisateur n'est pas encore authentifié, le système lui demandera d'insérer sa carte LuxTrust. etva / Interface PDF Version /18

15 Après avoir choisi le lien "Consultation de déclaration et états déposés par Internet" dans le menu du module de consultation, l'utilisateur peut saisir les critères de recherche: Les numéros TVA et matricule sont à remplir tous les deux, si un des deux numéros n'est pas saisi, le système refuse l'affichage. L'utilisateur choisit ensuite l'année de déclaration qui l'intéresse. Remarques: Il s'agit ici de l'année de déclaration et non pas de l'année de la date de dépôt: une déclaration mensuelle de décembre 2005 déposée en janvier 2006 sera affichée si l'utilisateur choisit l'année de déclaration La fonctionnalité de recherche n'affiche que les déclarations déposées à partir du Le système n'affiche que les déclarations et états récapitulatifs déposés par l'utilisateur qui fait la recherche. Le module consultation ne prend en compte que les déclarations déposées par voie électronique. Une déclaration déposée dans un guichet de l'administration de l'enregistrement et des Domaines n'est pas consultable en ligne. etva / Interface PDF Version /18

16 Les déclarations et états récapitulatifs trouvés sont présentés sous forme de liste: La date affichée en première colonne est celle du dépôt. La liste est triée en ordre chronologique inverse. On trouve donc la dernière déclaration déposée en tête de liste. L'utilisateur peut afficher une déclaration en cliquant sur le lien correspondant dans la colonne "type de déclaration". Les déclarations déposées plusieurs fois à des fins de correction apparaissent toutes dans la liste. Les déclarations déposées avant le (dans l'exemple ci-dessus les déclarations mensuelles de janvier à octobre) ne figurent pas dans la liste vu que la recherche n'est disponible que pour les dépôts effectués à partir du etva / Interface PDF Version /18

17 Sécurité Certificat Serveur Le système etva utilise un certificat délivré par une autorité de certification officielle (LuxTrust) afin de protéger les échanges de données entre l utilisateur et le serveur. Au moment de l accès au serveur, le navigateur Internet de l utilisateur reçoit le certificat du serveur et va ensuite vérifier auprès de l autorité de certification si le serveur est bien celui qu il prétend être. Si l autorité se porte garant du serveur, une session encryptée est établie et le transfert de données entre utilisateur et serveur est sécurisé. Accès serveur L accès aux pages de déclaration et de consultation est protégé par une carte LuxTrust. Au moment d accéder aux pages de déclaration sécurisées, un écran apparaît qui demande d insérer la carte dans le lecteur. Déconnexion La déconnexion du site se fait en cliquant sur le lien "Déconnexion" en haut des écrans etva et en fermant la fenêtre du navigateur. La signature de la déclaration Pendant la transmission vers le serveur (sauvegarde, dépôt), la carte LuxTrust est utilisée pour signer les données de la déclaration. Remarques diverses Adobe etva utilise les formulaires PDF d Adobe. Le produit Adobe Reader (Version au minimum) doit donc être installé sur la machine cliente. Il est disponible gratuitement sur Navigateurs supportés Les formulaires PDF sont une technologie assez récente qui demande un environnement bien spécifique. Le bon fonctionnement ne peut être garanti qu avec les navigateurs suivants : Internet Explorer Internet Explorer est actuellement le navigateur le plus répandu sur les ordinateurs Windows et c'est aussi le navigateur recommandé pour etva. La présente documentation décrit l'utilisation d'etva avec ce navigateur. Versions supportées: Internet Explorer 6 et versions suivantes Mozilla Firefox Firefox est un navigateur libre disponible sur différentes plateformes (Windows, Linux, MacOS X). Il supporte parfaitement l'application etva mais son fonctionnement diffère légèrement de celui d'internet Explorer, surtout en ce qui concerne l'ouverture des fenêtres. La présente documentation ne couvre pas le fonctionnement de Firefox. L'utilisation de Firefox devrait être limitée aux utilisateurs experts qui savent maitriser les particularités de ce navigateur. Version supportée: Firefox 2 et suivantes Cookies Afin de pouvoir fonctionner correctement, l application etva utilise les session cookies. Malgré le nom de cookies, les session cookies ne doivent pas être confondus avec les cookies persistants qui sont souvent utilisés pour stocker des informations confidentielles et peuvent donc représenter un risque au niveau de la sécurité et de la confidentialité, ce qui explique leur mauvaise réputation. etva / Interface PDF Version /18

18 Les navigateurs modernes tels qu Internet Explorer et Firefox permettent de désactiver les cookies persistants tout en acceptant les cookies de session nécessaires au bon fonctionnement d etva. Javascript Certaines fonctionnalités d etva, tel que le changement de langue, se basent sur Javascript, qui doit donc être activé dans le navigateur. Pop-up blocker Comme le formulaire PDF s ouvre dans une nouvelle fenêtre, il ne faut pas qu un pop-up blocker soit actif. Un tel utilitaire rendrait impossible l ouverture d une nouvelle fenêtre. Dans Firefox et Internet Explorer (à partir de Windows XP ServicePack 2) un tel blocker est actif par défaut, mais il peut être désactivé. Que se passe-t-il si -un formulaire PDF ne s affiche pas directement après sa création ou lors de la visualisation -Vérifiez si vous avez la bonne version d Adobe Reader (version et suivantes). -Vérifiez la compatibilité entre votre navigateur et Adobe Reader. -Désactivez tous les pop-up blockers. -un formulaire déposé ne peut pas être déposé une deuxième fois Un formulaire qui a déjà été déposé est finalisé et l essai de le déposer une deuxième fois résulte en un message d erreur. -on fait une copie d un fichier Il n est pas possible de faire une copie d un fichier sauvegardé en local qui pourrait servir de base pour un autre formulaire en simplement changeant des valeurs. Le seul moyen pour faire une copie d une déclaration est la fonction de copie dans la liste des déclarations. - une même déclaration apparaît dans deux formulaires La transmission est effectuée sans problème et les deux déclarations seront traitées par l application. Comme pour les déclarations sur papier, la déclaration traitée en dernier lieu prime les déclarations comptabilisées antérieurement. Ceci n est pas valable pour les états récapitulatifs qui ne peuvent pas être renvoyés. Changement de données signalétiques Pour tout changement officiel de données en relation avec votre fiduciaire ou des assujettis (adresse, changement de dénomination de la fiduciaire, changement numéro de matricule ou de TVA, ) veuillez vous adresser comme toujours directement à l Administration de l Enregistrement et des Domaines. Personne de contact Pour tout problème informatique adressez-vous au responsable informatique (helpdesk). Pour toute question relative à la TVA, veuillez contacter l Administration de l Enregistrement et des Domaines. Pour toute question relative aux cartes et certificats, contactez la société LuxTrust. Les coordonnées des personnes de contact sont disponibles sous la rubrique Contact en bas de toutes les pages Internet de l application etva. etva / Interface PDF Version /18