Comité consultatif sur les points de référence en matière d approvisionnement

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1 Comité consultatif sur les points de référence en matière d approvisionnement Elizabeth Tromp, sous-ministre adjointe principale intérimaire, Services ministériels, et dirigeante principale des finances, Services partagés Canada Le 20 avril 2015

2 Ordre du jour 10 h Mot de bienvenue et présentations à tour de rôle Tous 10 h 05 Mot d ouverture Points de suivi de la réunion du 30 janvier 2015 Compte rendu de la réunion du 30 janvier h 15 Progrès de SPC concernant l initiative d approvisionnement au paiement en ligne (APL) 10 h 45 Le point du sous-comité sur la politique socioéconomique (SCPSE) Présidente intérimaire Jason Weatherbie Mary McKay 11 h 15 Résumé de fin d année Pat Breton 11 h 30 Le point sur L avenir de SPC Présidente intérimaire 11 h 40 Tour de table Tous 11 h 50 Levée de la séance et prochaine réunion Présidente intérimaire 2

3 Mot d ouverture Réunion du Comité consultatif sur les points de référence en matière d approvisionnement (CCPRA) du 30 janvier 2015 Procès-verbal et résumé des discussions Services partagés Canada (SPC) restructure le ministère. SPC élabore une approche stratégique pour guider l examen des approvisionnements du Ministère afin d évaluer les avantages socioéonomiques et les objectifs nationaux à long terme. SPC est déterminé à élaborer une stratégie de gestion des catégories, laquelle est en suspens en attendant la réorganisation du mandat du Ministère. Mesures de suivi Créer un groupe de travail chargé d examiner la politique socioéconomique. 3

4 Initiative d approvisionnement au paiement en ligne (APL) Contexte Le projet d approvisionnement au paiement en ligne (APL) a été créé en vue d acquérir un système d approvisionnement commercial permettant l utilisation et la normalisation des processus d approvisionnement et de paiement, tout en améliorant la planification, les procédures d approbation, la visibilité, les capacités et l établissement de rapports. SPC a acquis à un prix avantageux le programme Ivalua Buyer. SPC a donné au système d APL le nom Marché de SPC. Avantages Le système: Permet à SPC d interagir par voie électronique avec les fournisseurs pendant les processus d approvisionnement (demandes de proposition, demandes de prix, contrats, etc.). Instaure des normes et des pratiques exemplaires de l industrie sur la gestion des activités d approvisionnement à l échelle de SPC. Limite la saisie manuelle des renseignements. Accroît la transparence tout au long du processus d approvisionnement. Offre aux fournisseurs un accès à des renseignements et des boîtes à outils pour gérer leurs contrats avec SPC (contrats ouverts, produits livrables en attente, marchandises retournées, factures en attente, statut de paiement, etc.). 4

5 Initiative d APL Améliorations côté fournisseurs Les fournisseurs auront accès au Marché de SPC, un portail libre-service qui leur permettra de mieux faire affaire avec SPC. Les améliorations côté fournisseurs comprennent : Mise à jour/validation des renseignements de profil des fournisseurs (p. ex. leur adresse) Accès en ligne aux offres au moyen du portail Présentation de soumissions en ligne Envoi en ligne de factures directement à SPC 5

6 Initiative d APL Accès au système L accès au système permet de : publier des demandes de soumissions; recevoir et évaluer des propositions; créer et attribuer des contrats; passer des commandes de biens et de services par catalogue dans le cadre des contrats; confirmer la réception de biens et services; approuver les factures et communiquer le statut de paiement. 6

7 Initiative d APL Calendrier Jalon Date Attribution du contrat Septembre 2013 Configuration des exigences Débuté en janvier 2014 Approbation des interfaces SAP (SIGMA) Août 2014 Approbation du prototype d APL Novembre 2014 Essais d acceptation par l'utilisateur (EAU) Mars 2015 Phase de mise à l essai du projet pilote Juin à juillet 2015 Mise en œuvre complète Novembre

8 Initiative d APL Exemple 1 Par exemple, les fournisseurs peuvent mettre à jour les renseignements figurant dans leur profil. *Cet instantané d écran provient de la base de données qui est en cours d élaboration en ce moment et n existe qu en anglais seulement. Lorsque la base de données sera finalisée, un instantané d écran en français sera inséré. 8

9 Initiative d APL Exemple 2 Accès en ligne aux offres sur le Marché de SPC. *Cet instantané d écran provient de la base de données qui est en cours d élaboration en ce moment et n existe qu en anglais seulement. Lorsque la base de données sera finalisée, un instantané d écran en français sera inséré. 9

10 Initiative d APL Exemple 3 Présentation de soumissions en ligne : *Cet instantané d écran provient de la base de données qui est en cours d élaboration en ce moment et n existe qu en anglais seulement. Lorsque la base de données sera finalisée, un instantané d écran en français sera inséré. 10

11 Initiative d APL Exemple 4 Traitement en ligne des factures : soumission en temps réel de factures en ligne par l entremise du portail libre-service d APL le système acheminera alors les factures des fournisseurs pour une approbation en ligne par les représentants de SPC; information libre-service du statut des factures; processus de paiement des factures plus efficient. *Cet instantané d écran provient de la base de données qui est en cours d élaboration en ce moment et n existe qu en anglais seulement. Lorsque la base de données sera finalisée, un instantané d écran en français sera inséré. 11

12 Sous-comité sur la politique socioéconomique du CCPRA Activités actuelles du sous-comité : Contribuer à l élaboration d un cadre stratégique qui canalisera certains approvisionnements de SPC à évaluer pour déterminer les occasions socioéconomiques. Examiner les meilleures méthodes pour évaluer l efficacité de cette démarche stratégique afin de s assurer que le gouvernement du Canada, le secteur des technologies de l information et des communications et la population canadienne obtiennent un rendement de leurs investissements. Fournir des renseignements commerciaux fondés sur le secteur pour éclairer les politiques et s assurer de la mise en place d une démarche d évaluation des résultats. 12

13 Priorités du sous-comité sur la politique socioéconomique (SCPSE) Réunion Objet Objectif État Lancement 11 mars Présentation Établir les objectifs et la voie à suivre pour le groupe 1 26 mars Processus Déterminer la façon d acheminer les transactions pour un examen socioéconomique Reporté à la réunion avril 2015 Gouvernance Déterminer quels intervenants peuvent participer à l administration et au processus d approbation et à quel moment 3 Documentation Documenter ce qu'est la démarche stratégique Poursuite des discussions à la réunion 3 4 Mesure Vérifier si c est une réussite 5 Conclusion Compte rendu 13

14 Progrès du sous-comité sur la politique socioéconomique (SCPSE) Priorité État Date cible Établir l ordre de priorité des avantages socioéconomiques Déterminer le seuil Établir une structure de gouvernance Terminé Terminé Terminé Finaliser le formulaire d examen des évaluations En cours Mai 2015 Valider l engagement en matière de politiques Mai 2015 Tenir informée la Table ronde sur la technologie de l information (TRITI) 26 mai 2015 Créer des mesures du rendement pour évaluer la réussite Mai à juin 2015 Rédiger le rapport Mai à juin 2015 Informer les agents principaux Juin 2015 Présenter le rapport au CCPRA Juin 2015 Mettre en œuvre le cadre de la politique socioéconomique En cours Automne 2015 et hiver

15 Établir l ordre de priorité des occasions socioéconomiques Les cinq occasions socioéconomiques sont les suivantes : Innovation Petites et moyennes entreprises (PME) Entreprises autochtones Régions Écologisation Lors de l établissement de l ordre de priorité général des occasions socioéconomiques, les membres du SCPSE ont convenu que l innovation est la principale occasion pour tous les secteurs. Les membres sont d avis que l innovation peut aider à favoriser d autres occasions socioéconomiques. Lors de l établissement des occasions par secteur, les petites et moyennes entreprises sont considérées comme des occasions importantes pour tous les secteurs, exception faite de la transformation à grande échelle (qui est secondaire). 15

16 Seuils des transactions Le seuil actuel est de 2 M$ et plus. Le SCPSE a convenu que le seuil approprié pour procéder à l examen des approvisionnements en ce qui concerne les occasions socioéconomiques est de 1 M$ et plus. On estime que ce seuil englobera 80 approvisionnements par année. Ce seuil serait mis en œuvre comme modèle et réévalué après 18 mois pour s assurer de son efficacité optimale. Seuil AF AF * 2 M$ et plus M$ et plus Seuil actuel Nouveau seuil proposé *Remarque : Cela ne couvre les transactions que jusqu à la fin de février

17 Révision de la structure de gouvernance On propose la création d un sous-comité de révision des marchés publics (SCRMP) au sein de la Commission de révision des marchés publics pour examiner le potentiel des occasions présélectionnées à l interne par SPC en raison de leurs avantages socioéconomiques. Le SCRMP communiquerait régulièrement avec le CCPRA afin d obtenir les commentaires et les conseils propres à l industrie. Les représentants de l industrie pourraient participer aux travaux du sous-comité dans les secteurs tels que : L élaboration de modalités normalisées pour promouvoir les considérations socioéconomiques; La formulation de conseils sur les normes d écologisation dans le secteur des TI (c.- à-d. les logiciels); L examen continu des critères de sélection; L établissement de rapports sur les avantages ou les répercussions de l approche du modèle; Le SCPSE poursuivra son analyse de la structure de gouvernance proposée à la prochaine réunion, au début de mai

18 Prochaines étapes Prochaine réunion du SCPSE le 11 mai 2015 Faire le point à la TRITI le 26 mai 2015 Rapport prévu en juin 2015 Mise en œuvre de la politique automne 2015 et hiver

19 Résumé de fin d année de SPC En , SPC s est concentré sur la gestion de l empreinte des TI et la poursuite de nouvelles occasions d affaires, lesquelles exigeaient de : maximiser la proposition de valeur pour la population canadienne et les marchés canadiens; comprendre les services offerts sur la plateforme de TI existante; mobiliser les fournisseurs de manière stratégique; déficeler les relations de propriété et de s efforcer de réduire le nombre de solutions de TI personnalisées; créer un environnement de TI fondé sur le principe de la capacité sur demande; concevoir de nouveaux outils d approvisionnement regroupés, normalisés et concurrentiels; poursuivre la réorganisation du mandat de SPC. 19

20 Résumé de fin d année En , SPC a attribué nouveaux contrats et modifié 520 contrats d'une valeur totale de 2,587 milliards de dollars. Les cinq principaux fournisseurs par catégorie sont indiqués ci-après. CENTRES DE DONNÉES ET ATMT Valeur du contrat Nombre de contrats IBM CANADA LTD $ 41 HEWLETT-PACKARD (CANADA) CO $ 12 ORACLE CANADA ULC $ 8 CONEXSYS COMMUNICATIONS LIMITED $ 42 NORTHERN MICRO INC $ 36 TÉLÉPHONIE ET RÉSEAUX LA COMPAGNIE DE TÉLÉPHONE BELL DU $ 137 CANADA SOCIÉTÉ TELUS COMMUNICATIONS INC $ 95 PARTENARIAT AVEC ROGERS $ 10 COMMUNICATIONS ADVANCED CHIPPEWA TECHNOLOGIES INC $ 90 MTS INC $ 21 LOGICIELS MICROSOFT LICENSING, GP $ 7 COMPUTER ASSOCIATES CANADA COMPANY $ 8 BMC SOFTWARE CANADA INC $ 10 VMWARE INC $ 1 SYMANTEC CORPORATION $ 4 SERVICES PROFESSIONNELS CGI INFORMATION SYSTEMS AND $ 4 2KEYS CORPORATION $ 2 DNR CONSULTING GROUP $ 19 IPSS INC $ 10 ADRM TECHNOLOGY CONSULTING $ 16 20

21 Résumé de fin d année par secteur d activité - Initiative de transformation des services de courriel En , SPC a déployé le nouveau service de courriel en procédant, au cours de la première vague, à la migration des comptes courriel du Ministère vers le nouveau système de courriel. Une fois entièrement déployé, le nouveau système de courriel normalisé et plus sécurisé générera des économies annuelles de plus de 50 M$. Le Ministère a mené à bien un processus d approvisionnement concurrentiel pour un nouveau système de courriel pangouvernemental en , dont le contrat a été attribué à Bell Canada et CGI Information Systems. Dans le cadre de cet accord de sept ans de 398 M$ (56 millions par année), 63 différents systèmes de courriel, plus de boîtes de courriel et plus de utilisateurs passeront au nouveau système d'entreprise intégré de courriel. 21

22 Résumé de fin d année par secteur d activité Regroupement des centres de données Services de co-occupation de centres de données Le Centre de données d entreprise (CDE) de Borden, situé à la base des Forces canadiennes de Borden, a été mis en service à titre de CDE de production. Après un processus d approvisionnement concurrentiel, SPC a octroyé un contrat pluriannuel de services de co-occupation de centres de données à IBM Canada Ltd. qui établit un deuxième centre de données, le CDE de Barrie, qui sert de centre de sauvegarde au CDE de Borden, assurant la redondance des systèmes essentiels. Le CDE de Gatineau (Québec) est en service depuis novembre Infrastructure de serveur et de stockage pour les centres de données (ISSCD) SPC s affaire à établir de nouveaux arrangements en matière d approvisionnement avec plusieurs fournisseurs en vue de fournir une infrastructure de serveur et de stockage normalisée ainsi que des logiciels et des services connexes. Cela est réalisé au moyen d un processus d approvisionnement concurrentiel. Les arrangements en matière d approvisionnement devraient être attribués en

23 Résumé de fin d année Programme de transformation des télécommunications Services du réseau étendu du GC SPC regroupe 50 réseaux étendus à l intérieur d un système d entreprise desservant employés dans plus de bureaux et immeubles gouvernementaux partout au Canada. Secteur 1 : Service interréseau interimmeubles et service de passerelle interréeau interrimmeubles au Canada; (Contrats attribués : Société TELUS Communications Inc., 240 M$; Allstream Inc., 240 M$) Secteur 2 : Service de réseau de transport interrimmeubles au Canada (Contrat attribué : 28 M$); Secteur 3 : Service interréseau interimmeubles international et service de réseau de transport interimmeubles international Services intégrés de communication et services d infrastructure de centres de contact SPC a attribué un contrat à Bell Canada pour des services intégrés de communication et de soutien (nationaux) afin de fournir aux clients et aux partenaires de SPC un outil rentable pour acheter du matériel de voix sur le protocole Internet (VoIP), des logiciels, de l équipement et des services de soutien connexes. SPC a lancé le processus d approvisionnement de services de centres de contact hébergés pour procéder à la migration des services de centres d appel existants vers des services modernes d infrastructure de centres de contact par IP. Services de communications en milieu de travail (SCMT) SPC a lancé un processus d approvisionnement concurrentiel pour faire passer plus de lignes téléphoniques actuellement reliées aux vieux systèmes téléphoniques Centrex et PBX au système de VoIP pour offrir des fonctions et des services plus sécurisés, productifs et efficaces qui diffusent la voix, la vidéo et les données sur divers appareils en milieu de travail. Services de câblage du gouvernement (SCGC) SPC a lancé un processus d approvisionnement concurrentiel à plusieurs étapes aux fins d attribution d un contrat de remplacement. 23

24 Résumé de fin d année Appareils technologiques en milieu de travail Dans le Budget de 2013, le gouvernement a décidé de simplifier l approvisionnement des ATMT et de le centraliser à SPC en vue d assurer un meilleur service et de générer des économies à l échelle gouvernementale. En , SPC se concentrera sur l élaboration d une analyse de rentabilité, le regroupement et la normalisation des approvisionnements et l élaboration de stratégies pour les services de soutien. Lorsque l analyse de rentabilité sera approuvée, l équipe des ATMT lancera un processus concurrentiel pour mettre de l avant cette initiative de rationalisation. 24

25 Le point sur L avenir de SPC 25

26 Levée de la séance et prochaine réunion Sous-comité sur la politique socioéconomique du CCPRA le 11 mai 2015 TRITI le 26 mai 2015 Comité directeur du CCPRA le 8 juin 2015 CCPRA le 6 juillet