IMP. 40-1/R3 Allocations raisonnables pour frais de voyage Publication : 28 décembre 2012

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1 BULLETIN D INTERPRÉTATION ET DES PRATIQUES ADMINISTRATIVES CONCERNANT LES LOIS ET LES RÈGLEMENTS Impôts IMP. 40-1/R3 Allocations raisonnables pour frais de voyage Publication : 28 décembre 2012 Renvoi(s) : Loi sur les impôts (RLRQ, c. I-3), articles 37, 40, 40.1 et Cette version du bulletin d interprétation IMP annule et remplace celle du 28 décembre 2006 et s applique à compter de l année d imposition L interprétation demeure inchangée. Le bulletin a été modifié pour supprimer le sous-titre qui précédait le paragraphe 13 et ainsi lever toute ambiguïté et pour apporter une précision aux paragraphes 14 et 15. Ce bulletin expose la position de Revenu Québec concernant le traitement fiscal qui est applicable selon l article 40 de la Loi sur les impôts (LI) à certaines allocations pour frais de voyage. DÉFINITIONS 1. Dans ce bulletin, l expression : «allocation» s entend d une somme d argent fixée à l avance et versée à un employé qui n a pas à en justifier l emploi. À cet égard, voir la version en vigueur du bulletin IMP qui traite de la distinction entre un remboursement de dépenses, une allocation de dépenses et une avance dont l emploi est à justifier qu un employé reçoit dans l exercice de ses fonctions; «contrats» comprend les contrats de vente, les contrats d achat, les contrats de travail collectifs (conventions collectives) ainsi que tout autre genre de contrats portant sur la publicité, le transport ou l engagement d entrepreneurs, de sous-traitants ou de personnel; «employé» signifie toute personne occupant un emploi ou remplissant une charge; «établissement de l employeur» comprend non seulement le lieu d affaires, mais aussi tout autre endroit où l employeur exécute un contrat; «frais de voyage» comprend les dépenses inhérentes au voyage, notamment, les dépenses pour l utilisation d un taxi, d un train, d un autobus, d un aéronef ou d un véhicule à moteur et toutes les dépenses se rapportant au transport. Elle comprend également les dépenses de séjour (logement et repas) et toute autre dépense raisonnable engagée en raison du voyage. Les frais de promotion ne constituent pas des frais de voyage, et ce, même s ils ont été payés par l employé au bénéfice de l employeur alors qu il était en voyage dans l exercice de ses fonctions;

2 «région métropolitaine» s entend de la région peuplée environnante qui est intégrée à un territoire municipal local, soit d un grand centre urbain et ses environs. De l avis de Revenu Québec, constitue une région métropolitaine, pour une année d imposition, chaque région métropolitaine de recensement identifiée par Statistique Canada selon le dernier recensement publié avant l année. Il y a actuellement au Québec six régions métropolitaines, soit Montréal, Ottawa Gatineau, Québec, Saguenay, Sherbrooke et Trois-Rivières, dont les limites correspondent à celles déterminées par Statistique Canada pour les régions métropolitaines de recensement correspondantes; «véhicule à moteur» signifie un véhicule mû par un moteur, conçu ou adapté pour être utilisé sur les voies publiques et les rues, sauf un trolleybus ou un véhicule conçu ou adapté pour fonctionner exclusivement sur rails. APPLICATION DE LA LOI GÉNÉRALITÉS 2. En vertu de l article 37 de la LI, les montants qu un particulier doit inclure dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi comprennent, notamment, les allocations qu il reçoit, y compris les montants qu il reçoit et dont il n a pas à justifier l utilisation, pour frais personnels ou de subsistance ou pour toute autre fin. Par conséquent, toute allocation versée à un employé pour quelque fin que ce soit doit être incluse dans le calcul de son revenu, sauf si une disposition de la LI prévoit qu un employé n est pas tenu d inclure une telle allocation dans le calcul de son revenu. 3. Les articles 39, 39.2 à 39.5, 40, 42 et de la LI prévoient des exceptions à la règle selon laquelle un employé est tenu d inclure, dans le calcul de son revenu pour une année d imposition donnée, toute allocation reçue au cours de cette année. Plus particulièrement, l article 40 de la LI prévoit qu un employé n est pas tenu d inclure dans le calcul de son revenu : a) les allocations raisonnables pour frais de voyage qu il reçoit de son employeur à l égard de toute période pendant laquelle son emploi était relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur; b) les allocations raisonnables pour frais de voyage, autres que les allocations pour l utilisation d un véhicule à moteur, qu il reçoit de son employeur à l égard de toute période pendant laquelle son emploi n était pas relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats, pour voyager, dans l accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi, à l extérieur du territoire municipal local ou, le cas échéant, de la région métropolitaine où est situé l établissement de l employeur où il travaille habituellement ou auquel il est ordinairement attaché; c) les allocations raisonnables pour l utilisation d un véhicule à moteur qu il reçoit de son employeur à l égard de toute période pendant laquelle son emploi n était pas relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats, pour voyager dans l accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

3 Emploi relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats 4. Pour l application du sous-paragraphe a) du paragraphe 3 de ce bulletin, Revenu Québec considère que les mots «à l égard de toute période pendant laquelle son emploi était relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats» doivent être interprétés en fonction du temps et de l effort consacrés par l employé à ces activités par rapport au temps et à l effort consacrés à ses autres tâches pendant la période visée. 5. À titre d exemple, un employé qui consacre ne serait-ce qu une journée par semaine à la vente de biens ou à la négociation de contrats et qui reçoit une allocation pour frais de voyage journalière ou hebdomadaire pourrait bénéficier de l exception prévue au sous-paragraphe a) du paragraphe 3 de ce bulletin, pour autant que l allocation reçue soit raisonnable dans les circonstances. Par contre, si l employé consacre la totalité de son temps à des tâches non reliées à la vente de biens ou à la négociation de contrats pendant la période pour laquelle l allocation est reçue, il ne peut bénéficier de cette exception. Cet employé pourrait toutefois bénéficier des exceptions prévues au sous-paragraphe b) ou c) du paragraphe 3 de ce bulletin, s il satisfait aux conditions qui y sont énoncées. ALLOCATION POUR FRAIS DE VOYAGE 6. Sous réserve du paragraphe 8 de ce bulletin, Revenu Québec considère qu une allocation pour frais de voyage est raisonnable si elle est établie en fonction des coûts réels des frais de voyage qu un employé doit supporter pour les voyages faits dans l accomplissement de ses fonctions. 7. À titre d exemple, lorsqu un employé, dont l emploi pour une période est relié à la vente de biens ou à la négociation de contrats, reçoit à l égard de cette période une allocation pour frais de voyage et qu il ne voyage pas durant cette période dans l accomplissement de ses fonctions, l allocation reçue ne peut être considérée comme une allocation raisonnable. Par conséquent, elle doit être incluse dans le calcul de son revenu conformément à l article 37 de la LI. ALLOCATION POUR UTILISATION D UN VÉHICULE À MOTEUR 8. Pour l application des sous-paragraphes a) et c) du paragraphe 3 de ce bulletin, Revenu Québec considère qu une allocation pour l utilisation d un véhicule à moteur est raisonnable uniquement lorsque les conditions suivantes sont satisfaites : a) l évaluation de l utilisation du véhicule par l employé a été faite uniquement en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus par le véhicule lors de son utilisation dans l accomplissement des fonctions de l employé; b) le taux kilométrique est raisonnable; c) l employé n a pas reçu à la fois une allocation et un remboursement total ou partiel de ses dépenses pour l utilisation du véhicule, sauf s il s agit d un remboursement à l égard de frais d assurance-automobile commerciale supplémentaire, de péage routier ou de frais de traversier et si le montant de l allocation a été déterminé sans tenir compte des dépenses ainsi remboursées.

4 9. Revenu Québec considère que la condition prévue au sous-paragraphe a) du paragraphe 8 de ce bulletin est remplie même si l employé est compensé périodiquement sous forme d avances, pour autant que les conditions suivantes soient satisfaites : a) l employé et l employeur ont conclu une entente stipulant que l employé recevra un montant pour chaque kilomètre parcouru par le véhicule lors de son utilisation, pendant l année, dans l accomplissement des fonctions de l employé; b) à la fin de l année ou au moment où l employé cesse d occuper son emploi ou de remplir sa charge, le total des avances périodiques reçues doit être comparé avec le résultat obtenu en multipliant le nombre de kilomètres qui ont été parcourus par le véhicule lors de son utilisation dans l accomplissement des fonctions de l employé par le taux kilométrique prévu dans l entente. Si le total des avances reçues est supérieur au résultat de cette multiplication, l employé doit rembourser le montant reçu en trop. S il est inférieur, l employeur doit verser la différence; c) le taux kilométrique, le montant des avances et le nombre de kilomètres estimés pour l année sont raisonnables dans les circonstances. 10. En règle générale, Revenu Québec est d avis que le taux kilométrique qui ne dépasse pas le montant prescrit qu un employeur assujetti à l impôt sur le revenu est autorisé à déduire conformément au règlement adopté en vertu de l article de la LI constitue un taux raisonnable. Toutefois, le type de véhicule à moteur et les conditions de conduite peuvent également permettre de déterminer si le taux kilométrique est raisonnable. 11. Depuis le 1 er janvier 2001, Revenu Québec considère que, lorsque l employeur verse à un employé, pour l utilisation d un véhicule à moteur, à la fois une allocation forfaitaire et une allocation calculée en fonction du kilométrage réellement parcouru, les deux allocations doivent être incluses dans le calcul du revenu de l employé lorsque, dans l accomplissement des fonctions de ce dernier, elles visent la même utilisation du véhicule à moteur. 12. Par exemple, un employé reçoit un montant jugé raisonnable pour chaque kilomètre réellement parcouru en dehors de la région métropolitaine et, d autre part, un montant forfaitaire mensuel pour les déplacements à l intérieur de cette région métropolitaine. Puisque l allocation forfaitaire ne couvre aucune partie de la même utilisation du véhicule à moteur selon laquelle l allocation kilométrique est établie, les deux allocations sont considérées séparément. Dans cet exemple, l allocation jugée raisonnable pour le kilométrage réellement parcouru en dehors de la région métropolitaine n a pas à être incluse dans le calcul du revenu de l employé. En revanche, le montant forfaitaire pour les déplacements à l intérieur de la région métropolitaine doit l être puisque l évaluation de ce montant n a pas été faite uniquement en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus. 13. Lorsqu un employé n inclut pas une allocation pour frais de voyage dans le calcul de son revenu en vertu de l article 40 de la LI et que Revenu Québec juge que cette allocation est trop élevée, l employé sera tenu de produire les pièces justificatives ou toute autre preuve acceptable afin de démontrer que l allocation ne dépasse pas un montant raisonnable. Si l employé ne peut

5 faire cette démonstration, il devra inclure dans le calcul de son revenu la totalité du montant reçu à titre d allocation pour l utilisation d un véhicule à moteur. Toutefois, l employé pourra, s il satisfait à certaines conditions, bénéficier d une déduction pour l utilisation du véhicule à moteur en vertu des articles 62, 63.1 et 64 de la LI, selon le cas. ALLOCATIONS N EXCÉDANT PAS UN MONTANT RAISONNABLE 14. Lorsqu un employé reçoit une allocation pour frais de voyage qu il juge, à l évidence, insuffisante pour lui par conséquent non raisonnable, il peut être techniquement tenu de l inclure dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi. Toutefois, Revenu Québec n exigera pas qu une telle allocation soit ainsi incluse, pour autant que l employé ne réclame pas une déduction en vertu de l un des articles 62, 63, 63.1 et 64 de la LI à l égard de dépenses visées par cette allocation. 15. Dans un tel contexte, du seul fait qu un employé choisit plutôt d inclure, dans le calcul de son revenu, une allocation pour frais de voyage qu il a reçue parce qu il la considère non raisonnable, il ne saurait être conclu que l employeur a versé une allocation qui aurait dû faire l objet d une retenue conformément à l article 1015 de la LI. Dans un tel cas, si l employeur démontre, à la satisfaction de Revenu Québec, qu il a mis tout en place pour que les allocations versées soient raisonnables et qu elles l étaient pour la totalité ou presque des employés à qui elles ont été versées, il n y aura aucune conséquence pour lui.

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