COMITE TECHNIQUE REUNION DU 22 MAI 2017 POLE SOUTIEN AU TRAVAIL

Transcription

1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 22 MAI 2017 POLE SOUTIEN AU TRAVAIL PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE (DAP) APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS 1. Contexte de la direction Conformément au rapport CT du 11 juillet 2016, la Direction de l agriculture et de la pêche (DAP) gère les aides au maintien, à la transmission et à la modernisation des activités agricoles et forestières ; les aides dédiées aux entreprises de production, de transformation et de commercialisation des produits de la pêche, ainsi que celles destinées aux activités maritimes (pêche embarquée, à pied ). Elle propose et met en œuvre une politique d animation des filières du territoire régional : bois, agroalimentaire et halieutique. Le périmètre de préfiguration initial de la DAP est constitué des services issus des directions suivantes : - le service agriculture de la Direction de l action économique (Lille) ; - le service pêche de la Direction Mer, Ports et Littoral (Lille et Boulogne-sur- Mer) ; - la direction de l agriculture et du développement rural (Amiens) ; - deux agents du service administratif et financier de la DAE (Lille) ; - deux agents du secrétariat général du pôle 1 (Amiens). La direction de l agriculture et de la pêche reste localisée sur trois sites (cohérence du maintien sur Boulogne-sur-Mer pour garantir la proximité avec les acteurs de la pêche et de l aquaculture, résidence administrative de plusieurs agents située à Boulogne par ailleurs). A cela il faut ajouter les fortes attentes de l exécutif au regard du contexte de crise que connaissent actuellement les secteurs de l agriculture et de la pêche : adoption de plans d urgence en 2016 notamment, nécessitant une implication renforcée des agents ; construction de la nouvelle politique agricole régionale en cours de finalisation (vote fin juin). La direction est également en charge de la mise en œuvre de certaines dotations européennes (en articulation avec la DEu qui assure le pilotage global) : FEADER

2 (mesures agricoles et forestières) et FEAMP. Cela nécessite un investissement conséquent au quotidien : information des agriculteurs et des pêcheurs, instruction des dossiers ou interaction avec les services instructeurs de l Etat (DDTM), interface avec l ASP (élaboration des outils de mise en œuvre notamment). 2. Rappel de la méthode et du calendrier de préfiguration de la DAP A sa prise de fonction le 1 er janvier 2017, la directrice préfiguratrice a veillé à informer l ensemble des agents sur les modalités de travail pour construire la nouvelle direction dans un calendrier resserré. - Constitution d une équipe projet associant les trois encadrants en place et trois volontaires, en veillant à ce que tous les métiers soient représentés et à ce que la représentativité géographique soit assurée (Boulogne-sur-Mer, Lille, Amiens). Cette équipe projet s est réunie en amont des trois premiers séminaires pour les préparer. - Elaboration de la note de cadrage, discutée avec les encadrants et diffusée aux agents après validation par le comité de suivi préfiguration du 19 janvier, puis par la Direction générale. - Mise en place d un espace dédié à la préfiguration DAP sur CEDRE. - Elaboration d un questionnaire (discuté en équipe projet) et diffusion à l ensemble des agents en amont du premier séminaire (29 retours). - Premier séminaire organisé à Boulogne-sur-Mer le 2 février Les objectifs de ce séminaire étaient les suivants : o faire connaissance ; o comprendre les grandes étapes de la préfiguration ; o partager ses questions et ses attentes (cf. questionnaire) ; o engager une réflexion sur ce que doit être la nouvelle direction ; o organiser le travail pour construire une nouvelle organisation. Les retours seront mobilisés au-delà du travail de préfiguration. - Organisation de trois ateliers thématiques co pilotés par des binômes de volontaires (en veillant à la représentativité géographique). Ces ateliers se sont réunis 2 à 3 fois chacun et ont donné lieu à la production de documents de synthèse mis en ligne sur CEDRE : o organisation administrative et financière ; o définition/répartition des missions et des métiers au regard de nos politiques ; o articulation et coopération avec les autres directions.

3 - Deuxième séminaire organisé à Lille le 9 mars L essentiel du séminaire a été consacré à la restitution des ateliers par les agents et à une première réflexion en groupes de travail sur l organisation «idéale». - Troisième séminaire organisé à Amiens le 30 mars Une première ébauche d organigramme (construite à partir des réflexions du 9 mars et aux échanges qui ont suivi avec les encadrants) a été présentée et discutée. Un travail en groupe a été proposé pour échanger sur les modalités de travail entre chargé(e)s de mission/assistant(e)s-gestionnaires (attentes de chacun et bonnes pratiques à développer). L organigramme modifié suite au comité de suivi du 27 avril a été adressé à l ensemble des agents. - Quatrième séminaire organisé sur une matinée à Amiens le 4 mai Ce séminaire vise à présenter l organigramme définitif et à échanger sur les modalités de fonctionnement de la direction. Parallèlement, des rendez-vous ou des temps de travail spécifiques ont été organisés avec plusieurs directions afin de bien clarifier la répartition de leurs missions avec celles de la DAP sur des sujets communs : agro-alimentaire (DAEn, DPE), gestion des fonds européens (DEu), forêt (DBio), approvisionnement local (DEdu), Un rendezvous spécifique a également été organisé avec la DPML pour optimiser l organisation logistique sur Boulogne-sur-Mer (partage de bureaux, accès au pool de véhicules, navette courriers, ). Les modalités de recours mutualisé au secrétariat ont également été définies. Il n a pas été possible de rencontrer de manière systématique chaque agent individuellement, mais tous ceux qui en ont fait la demande ont été reçus par la directrice préfiguratrice (7 entretiens). 3. Les principaux modes de management de la DAP en multi-sites L activité de la direction est repartie sur les trois sites de Boulogne-sur-Mer, d Amiens et de Lille. Un binôme de direction (directeur / directeur-adjoint) garantit une présence optimisée sur chacun des sites ainsi qu une vision de l ensemble de la direction. Il permet un meilleur suivi des activités, de la répartition de la charge de travail et des priorités et un accompagnement individuel plus important. Les responsables de service assureront une présence régulière sur chacun des sites, selon des modalités à définir. Les réunions de direction et de service seront organisées régulièrement, en privilégiant le recours à la visio-conférence pour faciliter la participation du plus grand nombre. Il est à ce stade envisagé à minima une réunion de direction par mois et une réunion des encadrants tous les 15 jours. Il sera également nécessaire de mettre en place des

4 temps de coordination et d échanges de pratiques sur la mise en œuvre du FEADER et du FEAMP. Une attention particulière sera portée à l accès à l information : utilisation de CEDRE, plan de classement partagé. La production d un support d information mensuel (type newsletter interne à la DAP) est également envisagée, afin de valoriser les actions entreprises, des sujets d actualité et les spécificités des dossiers gérés (cela permettrait également de développer la connaissance mutuelle de ce que chacun fait). Au-delà du travail de préfiguration qui a permis d élaborer le projet d organisation/organigramme présenté dans ce rapport, la DAP souhaite poursuivre et consolider la démarche dans le cadre d un projet de service, en bénéficiant d un accompagnement interne. 4. La nouvelle organisation de la DAP Il est proposé d organiser la DAP en une équipe de direction et cinq entités : L équipe de direction. Elle est en charge de la coordination et de l animation de la direction. Elle assure l interface avec le DGA et les élus référents. Elle est composée d une directrice (A), d un directeur adjoint (A), d un conseiller (A) et d une assistante de direction (B), poste sollicité par redéploiement. Un service administratif et financier. Il est en charge de l élaboration du budget, de la préparation et de l exécution des décisions, de l élaboration et du suivi des outils de pilotage, du contrôle financier, du pré-mandatement et du pré titrage des dépenses et des recettes. Il est composé d un responsable (A) et de 3 gestionnaires administratifs et financiers (B). Un service FEADER. Il est en charge de la mise en œuvre des mesures agricoles des programmes de développement rural (Picardie et Nord-Pas-de-Calais). A ce titre, il anime les dispositifs, coordonne l instruction, le développement des outils dédiés, la programmation, le paiement et le suivi du FEADER. Il a également en charge le processus de modification des programmes pour ce qui concerne les mesures agricoles. Il est composé d un responsable (A), de 4 chargés de mission (A) et de 4 gestionnaires (B). Un service pêche maritime et aquaculture Il est en charge de la mise en œuvre de la politique de l institution en matière d accompagnement de la filière pêche et halieutique. Il assure également la gestion déléguée par l Etat des mesures régionales du Fonds Européen pour les Affaires

5 Maritimes et la Pêche (FEAMP). A ce titre, il accompagne les porteurs de projets, coordonne l'instruction, la programmation, le paiement et le suivi du FEAMP. Il est composé d un responsable (A), de 3 chargé(e)s de mission (A) et de 3 gestionnaires (A). Un service agriculture-performance Il est en charge du soutien au développement de la performance et de la compétitivité des exploitations agricoles (création, transmission, élevage et diversification des activités notamment). Il est composé d un responsable (A) poste sollicité par redéploiement, de 5 chargé(e)s de mission (A), de 2 gestionnaires (B) Un service agriculture-filières Il est en charge de l animation et du développement de l agro-environnement, de la politique forestière (gestion, production et exploitation, en lien avec la direction pilote du master plan forêt-bois), de l approvisionnement local, des IAA, de l agriculture biologique et des signes de qualité. Il est composé d un responsable (A) poste sollicité par redéploiement, 5 chargé/e/s de mission (A), 3 gestionnaires (B) dont un poste par redéploiement.

6 DIRECTION DE L'ACTION ÉCONOMIQUE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Adjoint/e au Chef de Service (A) 8 Gestionnaires administratif/ive/s et financier/e/s (B) 2 Gestionnaire administratif/ive et financier/e (B) 1 Directeur/rice (A) 1 Directeur Adjoint/e Délégué/e à la Stratégie Régionale de l Innovation (A) 1 Directeur/rice Adjoint/e Délégué/e aux Fonds Européens (A) 1 Conseiller/ère «Commande Publique Fonds Européens» (A) 1 Cadre administratif/ive et financier/ère «FEDER» (A) 4 Gestionnaires Fonds Européens (B) 1 Assistant/e Administratif/ive Fonds Européens (B) 1 Gestionnaire «FEADER» (B) (4ème vague de recrutement - F9007) 2 Conseiller/ère/s Technique (A) 2 Assistant/e/s de direction (B) 1 Assistant/e de gestion (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) PICARDIE CT DU 03/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 105 Dont 13 postes concernés par la direction de l Agriculture et de la Pêche SERVICE RESSOURCES ET DEVELOPPEMENT 1 Chef de Projet Complexe (A) 2 Chargé/e/s de mission Expert/e/s (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de mission (B) 1 Assistant/e de gestion (B) MISSION DEVELOPPEMENT INTERNATIONAL ET TOURISME 1 Directeur/rice délégué/e (A) 1 Adjoint/e au Directeur/trice délégué/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Chef de Projet Complexe (A) 5 Chargés/e/s de mission Expert/e/s (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 2 Secrétaires assistant/e/s (C) SERVICE INNOVATION ET COMPETITIVITE DES ENTREPRISES 1 chargé/e de mission expert/e (A) 8 Chefs de Projet Complexe (A) 2 Gestionnaires administratif/ive/s (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) SERVICE FINANCEMENT REGIONAL DES ENTREPRISES 2 Chargé/e/s de mission expert (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 1 Cadre administratif/ive et financier/e (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) SERVICE CREATION D ACTIVITES 1 Adjoint/e au chef de service (A) 1 Chef de Projet Complexe (A) 1 Chargé/e de mission expert/e (A) 8 Chargé/e/s de mission (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) 2 Secrétaires-Assistant/e/s (C) SERVICE TERRITOIRE, ECONOMIE ET DEVELOPPEMENT 4 Chefs de Projet Complexe (A) 1 Chargé/e de mission «LEADER» (A) 2 Gestionnaires Fonds Européens «LEADER» (B) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) 1 Assistant/e de gestion (B) 1 Gestionnaire «LEADER» (B) (4ème vague de recrutement) SERVICE AGRICULTURE 1 Adjoint/e au Chef de service(a) 3 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) 3 Chargé/e/s de mission «FEADER» (A) 2 Gestionnaires Fonds Européens «FEADER» (B) 1 Assistant/e de mission (B) 1 Assistant/e de mission (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) 1 Chargé/e de mission «FEADER» (A) (4ème vague de recrutement)(f9481)

7 Direction de l agriculture et du développement rural PICARDIE CT DU 22/05/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 13 Dont 12 postes concernés par la direction de l agriculture et de la pêche 1 Directeur/trice (A) 4 Assistant/e/s de missions (B) Mission Agriculture biologique et Circuits courts 1 chargé/e de mission (A) Mission Agriculture environnement et Forêt bois 2 chargé/e/s de mission (A) Mission valeur ajoutée diversification et élevage 1 chargé/e de mission (A) Mission installation et foncier 1 chargé/e de mission (A) Mission industrie agroalimentaire et pêche 1 chargé/e de mission (A) Mission FEADER 2 chargé/e/s de mission (A)

8 DIRECTION DÉLÉGUÉE AU DEVELOPPEMENT CT DU 22/05/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/ Assistant/e de Direction (B) 1 Assistant/e de Mission (B) Dont 6 postes concernés par la Direction de l agriculture et de la pêche 1 Secrétaire-Assistant/e (C) SERVICE CONCESSIONS ET DOMANIAL 1 Chef de Service (A) 1 Adjoint/e au Chef de Service (A) SERVICE PECHE, LITTORAL ET MARITIME 1 Chef de Service (A) 1 Adjoint/e au Chef de Service (A) Aménagement Foncier 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) Pêche et filière halieutique Administration portuaire, gestion concessions et prospective 2 Chefs de projet complexe (A) 1 Chargé/e de mission (A) Cellule FEAMP 1 Chargé/e de mission (A) 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 1 Gestionnaire des fonds européens (B) 1 Assistant/e administratif/ve (B)

9 DIRECTION AFFAIRES EUROPEENNES PICARDIE CT DU 22/05/2017 ORGANIGRAMME SOURCE 1 Directeur/rice (A) Total des postes autorisés : Dont 1 poste concerné par la Direction de l agriculture et de la pêche 1 Animateur/rice adjoint/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Animateur/rice inter programmes (A) DELEGATION DE LA PICARDIE AUPRES DE L UNION EUROPEENNE DEPARTEMENT COOPERATION EUROPEENNE DEPARTEMENT GESTION Cellule FEDER DEPARTEMENT PILOTAGE 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 3 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) 1 Assistant/e de mission (B) Cellule FSE 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) 1 Animateur/rice Presage/ Synergie/Osiris/isis (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 3 Assistant/e/s de mission 1 Assistant/e de mission (B) 1 Coordonnatrice FEADER(A) 1 Chargé/e de mission (A)

10 DIRECTION DE L INDUSTRIE, DE LA RECHERCHE ET DE L ENSEIGNEMENT SUPERIEUR PICARDIE CT DU 22/05/2017 ORGANIGRAMME SOURCE 1 DIRECTEUR/RICE (A) 1 assistant/e de direction (B) Total des postes autorisés : 43 Dont 1 poste concerné par la direction de l Agriculture et de la Pêche DEPARTEMENT ENSEIGNEMENT SUPERIEUR DEPARTEMENT RECHERCHE ET INNOVATION DEPARTEMENT INDUSTRIE DEPARTEMENT ECO- ENTREPRISES DEPARTEMENT PROMOTION ET INTERNATIONAL 1 chargé/e de mission Vie Etudiante (A) 5 assistant/e/s de mission (B) 1 chargé/e de mission (A) 1 chargé/e de mission (A) 1 assistant/e de mission UNR (B) 1 assistant/e de mission administrative et financière (B) 1 chargé/e de mission Recherche universitaire (A) 1 chargé/e de mission Valorisation des agro-ressources (A) 1 chargé/e de mission Santé et innovation (A) 1 chargé/e de mission Sciences pour l ingénieur (A) 4 assistant/e/s de mission (B) 1 assistant/e de mission administrative et financière (B) 6 chargé/e/s de mission Développement industriel (A) 1 assistant/e de département (B) 1 assistant/e de mission (B) 1 chargé/e de mission Eco- Bâtiment (A) 1 chargé/e de mission Environnement et entreprises (A) 1 chargé/e de mission Production et réseaux énergétiques (A) 1 assistant/e de mission (B) 2 chargé/e/s de mission Affaires internationales (A) 2 chargé/e/s de mission Promotion Prospection France International (A) 1 chargé/e de mission Export actions collectives (A) 1 assistant/e de mission (B)

11 SECRETARIAT GENERAL DGA N 1 PICARDIE CT DU 03/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 8 Dont 2 postes concernés par la direction de l agriculture et de la pêche 1 Secrétaire générale (A) 1 chargé/e de mission (A) 5 assistant/e/s de gestion (B) 1 assistant/e de gestion (B)

12 DIRECTION DE L AGRICULTURE Service administratif et financier 3 Gestionnaires administratif et financier (B) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice adjoint/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 poste par déploiement 1 Conseiller/ère (A) HAUTS-DE-FRANCE CT DU 22/05/2017 PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 37 (versant Nord : 21, versant Sud : 16) Postes par redéploiement : 4 (versant Nord ou versant Sud) Poste mis en réserve : 0 (versant Nord : 0,versant Sud : 0) Poste par transfert : Service FEADER Service Pêche Maritime et Aquaculture Service Agriculture-Performance Service Agriculture-Filières Poste par redéploiement Poste par redéploiement 4 Chargé/e/s de mission (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 5 Chargé/e/s de mission (A) 5 Chargé/e/s de mission (A) 4 Gestionnaires (B) 3 Gestionnaires (B) 2 Gestionnaires (B) 3 Gestionnaires (B) dont 1 par redéploiement Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes.

13