Bulletin n 71 - Numéro spécial «Annuaire national»

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1 Bulletin n 71 - Numéro spécial «Annuaire national» Juin 2015 ÉDITORIAL ISSN Vous allez bientôt découvrir l annuaire du réseau CClin-Arlin, nous avons rédigé ce numéro spécial à votre intention, afin de vous aider dans la découverte et l appropriation de ce nouvel outil. Nous vous invitons à le conserver près de votre poste de travail. Fruit de la réflexion du groupe de travail interrégional sur les outils informatiques créé par Pascal Jarno en 2006, l annuaire du CClin Ouest a vu le jour en Initialement nommé «Base Acteurs», il s agissait d un annuaire partagé pouvant être mis à jour en continu, indifféremment par le CClin ou les 4 Arlin. Il permettait, indépendamment de la consultation des établissements et des professionnels de la LIN, l inscription aux surveillances et audits nationaux ou interrégionaux. Développé par Pacôme Angora, sa maintenance, ainsi que celle de tous nos outils web, a été reprise par Nadine Garreau à partir de Dans le même temps, Pacôme et Nadine avaient développé d autres outils web et contribué à former les informaticiens d autres CClin (Paris Nord, Sud Est) ou Arlin (Franche-Comté) afin qu ils puissent à leur tour développer des applications en ligne. Ainsi apparurent les outils nationaux webraisin (ISO, BMR, Réa et AES) et le CClin Sud Est développa à son tour un annuaire interrégional avec des fonctionnalités assez proches et le mit en ligne en À la réunion du comité de pilotage du Raisin, le 9 avril 2013, les deux annuaires Ouest et Sud Est furent présentés et il fut décidé qu il serait très intéressant de pouvoir disposer d un annuaire national du réseau CClin-Arlin. Le pilotage de ce projet a été confié au CClin Ouest : Martine Aupée se chargeant de l animation du Copil (composé de représentants des CClin et des Arlin, d une représentante de l InVS) et Nadine Garreau de la coordination du développement de l outil. Réalisé sans moyens humains supplémentaires, ce travail s est déroulé sur 2 années : recensement des besoins, élaboration d un cahier de charges définissant les fonctionnalités souhaitées par l ensemble du groupe de travail, développement de l outil. Aucun des deux annuaires existant ne correspondant aux exigences du cahier des charges, il a fallu redévelopper une grande partie de l application. Le développement a été réparti entre Nadine Garreau, Isabelle Arnaud (CClin Paris Nord), Ian Russell (CClin sud Est), Lionel Paulet (Arlin Franche Comté) et Olivia Ali Brandmeyer (CClin Est). Les Arlin ont également réalisé un gros travail en testant la nouvelle application et en mettant à jour les données de leur région pour faciliter la reprise des données dans l annuaire national. Aujourd hui, nous touchons au but et la mise en ligne de l annuaire national n est plus qu une question de semaines. Vous en serez bien évidemment avertis par courrier électronique. Un grand merci à toutes les personnes qui ont contribué à la réussite de cet important projet. Vous trouverez dans ce numéro spécial ce qu il y a à connaître du nouvel annuaire pour l utiliser au mieux et nous espérons qu il répondra à vos attentes. Le CClin et les Arlin seront bien évidemment là pour vous aider en cas de difficulté. Martine Aupée

2 L annuaire national CClin-Arlin L annuaire en ligne du CClin Ouest existe depuis 2008 ; il sera remplacé en 2015 par un annuaire national du réseau CClin-Arlin. Pourquoi un annuaire national? À ce jour, deux CClins, Sud-Est et Ouest, disposent d un annuaire en ligne des professionnels de leur interrégion. Pour mutualiser les informations, le COmité DIRecteur du réseau CClin-Arlin a décidé, en 2013, de mettre en place un annuaire partagé répertoriant tous les professionnels et établissements des 5 interrégions et des 26 régions 1. Les objectifs principaux de cet annuaire sont : la mise à jour en continu, par les CClin et les Arlin ; les inscriptions en ligne pour les surveillances, les audits et les enquêtes ; la consultation par tous les professionnels inscrits ; la mise à disposition de fonctionnalités facilitant le travail des secrétaires (édition de listes de diffusion, ), des épidémiologistes statisticiens, des responsables Que va devenir l annuaire actuel du CClin Ouest? Les informations présentes dans l annuaire du CClin Ouest seront transférées dans l annuaire national. Il est conseillé aux professionnels de chaque établissement d accéder à ses données personnelles afin d en vérifier l exactitude. Ce qui change? La recherche des structures et des professionnels pourra désormais se faire sur plusieurs critères. Cette recherche sera possible sur l ensemble des professionnels et structures, quel que soit leur CClin d appartenance. Les établissements multi-sites seront basculés en entité juridique 2 et conserveront leur code anonymat. Par contre, chaque site de ces établissements apparaîtra dorénavant comme une structure à part entière et sera accessible de façon individuelle. De nouvelles implications seront créées : par exemple, «Praticien Hygiéniste» deviendra «Praticien avec une implication EOH» (faisant partie de l équipe opérationnelle d hygiène) ; cette implication EOH ne fait pas référence à une qualification. Tous les professionnels présents dans l annuaire, incluant les professionnels des tutelles (au sens large : ARS, DGOS, DGS, assurance maladie ), mais aussi les professionnels des Structures Régionales d Appui (SRA) 3 auront un accès aux informations. Ce nouvel annuaire sera accessible sur le site du CClin Ouest via une nouvelle adresse. Une page de redirection est prévue. [1] L annuaire national a fait l objet de la déclaration - n à la CNIL. [2] Les établissements sanitaires, médico-sociaux, mais aussi les laboratoires sont identifiés en tant que structure juridique par un code Finess juridique. Les différents sites d une même structure juridique sont à leur tour identifiées par un code Finess établissement ou géographique. Les établissements ne comportant qu un site, sans structure adossée, ne sont identifiés que par leur code Finess juridique. [3] Pour les SRA souhaitant utiliser l annuaire national, une convention sera établie avec le CClin de rattachement. Comment serai-je informé? Au moment de la mise en place de ce nouvel annuaire, chaque professionnel inscrit dans l annuaire actuel recevra un mail l informant de la nouvelle adresse. Au premier accès, les conditions d utilisation devront être acceptées. Comment se présentera l annuaire national? Il y aura peu de différence avec l annuaire actuel, mais des fonctionnalités supplémentaires vont faciliter vos recherches. Après avoir cliqué sur l icône «annuaire», vous saisissez vos identifiant et mot de passe (écran 1). Si vous ne les connaissez pas, vous pouvez les obtenir auprès de votre antenne régionale ou du CClin Ouest. Écran 1 NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 2

3 Après vous être connecté, vous accédez au formulaire de recherche (écran 2). Écran 2 Vous pouvez : accéder à vos informations personnelles rechercher un établissement (ou plus largement une structure) ou une liste d établissements selon le nom, la ville ou le département rechercher un professionnel selon son nom, sa fonction, sa ville, ses implications au niveau local, régional ou interrégional dans la lutte contre les infections associées aux soins ou la gestion des risques. Exemple : Pour rechercher les cliniques MCO de la ville de Caen, saisissez Caen dans l espace dédié à la ville, choisissez le type d établissement via la liste déroulante et cliquez sur le bouton «Rechercher une structure». La liste des cliniques MCO de Caen apparaît (écran 3). Écran 3 NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 3

4 Les établissements apparaissent en tant que site et entité juridique 4. Pour accéder aux informations d une structure, cliquez sur son nom. Exemple : en cliquant sur «clinique de la Miséricorde (Entité juridique)», les coordonnées de la structure apparaissent (écran 4). [4] Cf. note [2] Écran 4 Pour avoir plus de précisions (nombre de lits, statut, inscription aux surveillances, professionnels ayant une implication spécifique...), cliquez sur «Consulter les détails de la structure» (écran 5). Pour consulter les établissements rattachés à cette entité juridique, cliquez sur le nom. Les exemples qui suivent concernent un établissement test. Écran 5 NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 4

5 Le détail du nombre de lits correspond à l entité juridique ; si des informations doivent être modifiées, contactez votre Arlin ou le CClin. Il est important de pouvoir disposer du nombre de lits par spécialités afin que ces données puissent être intégrées automatiquement dans les applications web nationales ou interrégionales (Ex : ENP), vous évitant ainsi de saisir ces informations, l exactitude de celles-ci sera cependant à vérifier. À partir de l écran 4, il sera possible d accéder également aux professionnels de l ES en cliquant sur «Liste des professionnels de la structure» (écran 6). Écran 6 Pour une même entité juridique : les professionnels de toutes les structures rattachées sont affichés sur cette page. Pour avoir des informations plus précises sur un professionnel, cliquez sur son nom (écran 7). Écran 7 Pour chaque lieu de travail : retrouvez la fonction d un professionnel et ses implications dans l établissement en cliquant sur «implications spécifiques». NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 5

6 Comment vous inscrire aux surveillances? Afin d être dans la continuité de l annuaire actuel, l inscription aux surveillances doit se faire sur l entité juridique. Si vous souhaitez limiter la surveillance à un site de la structure, contacter le CClin. Seules les personnes habilitées peuvent inscrire leur(s) établissement(s) aux surveillances (écran 8). Écran 8 Cliquez sur «inscriptions surveillances 2015». Vous pouvez alors inscrire la structure aux différentes surveillances. Les inscriptions déjà faites sont grisées et inaccessibles. Le code anonymat est rappelé au moment de l inscription. Écran 9 Nous espérons que la prise en main et l utilisation de ce nouvel outil vous donnent pleine satisfaction. Bonne navigation. Nadine Garreau, Sophie Glorion, Martine Aupée NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 6

7 Remerciements Ce projet national, engagé en 2013, l a été sans moyens supplémentaires tant humains que financiers et pourtant il est susceptible de rendre service au-delà de notre réseau CClin-Arlin. Si aujourd hui l annuaire a pu voir le jour, c est grâce à la détermination et au travail de quelques personnes. Je voudrais tout d abord remercier Nadine Garreau qui a, non seulement coordonné le développement de cette nouvelle application, mais a beaucoup «développé» elle-même sans jamais compter ses heures. Merci au groupe de travail restreint : Isabelle Arnaud, Ian Russell, Lionel Paulet, Olivia Ali-Brandmeyer pour le développement de l outil et Karin Lebascle, Lory Mouchot, Nathalie Sanlaville, Emmanualle Caillat-Vallet, Elisabeth Sousa, Muriel Péfau, Emmanuelle Reyreaud pour leur contribution à l élaboration de l annuaire. Je voudrais mentionner aussi tout le travail réalisé par les professionnels des CClin et des Arlin qui ont testé et testent encore l outil, ont mis à jour et au bon format les fichiers de reprise des données. Et pour les CClin qui n avaient pas d annuaire en ligne c était encore plus compliqué que pour ceux qui en avait un. Je tiens également à remercier le comité de pilotage : Pascal Thibon (Arlin Basse-Normandie), Jeanne-Marie Germain (Arlin Haute Normandie), Zoher Kadi (Arlin Picardie), Isabelle Arnaud et Karin Lebascle (CClin Paris Nord), Elisabeth Sousa, Muriel Péfau et Emmanuelle Reyreaud (CClin Sud-Ouest), Sophie van de Steene (Arlin Midi-Pyrenées), Olivia Ali-Brandmeyer et Lory Dugravot (Cclin Est), Nathalie Floret et Lionel Paulet (Arlin Franche-Comté), Ian Russel, Nathalie Sanlaville, Emmanuelle Caillat-Vallet et Anne Savey (CClin Sud-Est), Agnès Vincent, (Arlin Rhône-Alpes), et Sandrine Barquins-Guichard (Institut de veille sanitaire), membre invitée. Ils ont accompagné ce projet, l ont soutenu et ont contribué à sa réussite. Travailler avec vous tous a été une très belle expérience et j espère que cet outil national sera apprécié largement par les acteurs qui y figurent, par les professionnels du réseau CClin-Arlin dans leur travail quotidien et enfin par d autres structures comme les structures régionales d appui qui pourront en bénéficier moyennant une convention avec leur CClin de proximité. Martine Aupée NOSO-NEWS - bulletin du CClin Ouest Directeur de la publication : Dr M. AUPÉE - Secrétaire de Rédaction : J. BOURGEOIS CClin Ouest - CHU Hôtel-Dieu - 2, rue de l Hôtel-Dieu - CS Rennes cedex 2 Tél Fax martine.aupee@chu-rennes.fr - Site web : Dépôt légal : 2 e trimestre ISSN Maquette : ALJ Création (Montfort-sur-Meu - NOSO-NEWS N 71 - Juin Bulletin du CClin Ouest 7