MANUEL UTILISATEUR. Le suivi du chantier et des déclarations. 1. Signaler la réception d un accusé de réception Les récépissés...

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1 MANUEL UTILISATEUR Le suivi du chantier et des déclarations Sommaire 1. Signaler la réception d un accusé de réception Les récépissés Saisir un récépissé manuellement Consulter et imprimer un récépissé et des plans reçus sous format dématérialisé Les lettres de rappel Les lettres de rappel Envoyer un document supplémentaire Annuler un envoi dans l heure Extraire un fichier au format.xml Télécharger le suivi Imprimer le tableau de suivi des déclarations Archiver / désarchiver... 8

2 Que se passe-t-il après la transmission des déclarations? En réponse aux DT et DICT, ATU demande d information, DA, DPV, Articles dans les délais imposés, l exploitant de réseau ou le gestionnaire de voirie fournit un récépissé ou une réponse, accompagné d autres documents relatifs à la localisation de leurs réseaux et des recommandations techniques et de sécurité. Dans le Récépissé, le concessionnaire de réseaux indique également la classe de précision cartographique (A, B, C). En cas d absence de réponse, l'exécutant des travaux renouvelle sa déclaration par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen apportant des garanties équivalentes. L'exploitant est tenu de répondre sous un délai de deux jours ouvrés. Les travaux ne peuvent être entrepris avant l'obtention de tous les récépissés de déclaration relatifs à des ouvrages des ouvrages en service sensibles pour la sécurité. Après l envoi de vos déclarations, vous pouvez consulter le tableau de Suivi de vos formulaires. Cet outil vous donne la vue sur l ensemble de vos déclarations expédiées avec l information sur la date, le moyen et l état d expédition. Dans ce tableau vous pouvez enregistrer les Récépissés, les télécharger et générer les lettres de rappel en cas d absence de Récépissé. Accédez à l espace Suivi. Filtrez vos recherches. Ces boutons d actions ne sont disponibles qu après avoir sélectionné une ligne concernant une déclaration.

3 1. Signaler la réception d un accusé de réception Ce bouton permet à la fois : - de signaler la réception d un accusé de réception après l envoi d un formulaire, en recommandé avec AR, pour un chantier sélectionné. - de signaler la réception d un accusé de réception après l envoi d une lettre de rappel, en recommandé avec AR, pour un chantier sélectionné. 2. Les récépissés 2.1 Saisir un récépissé manuellement Les réponses des exploitants arrivent chez vous directement par , fax, courrier aux coordonnées indiquées sur votre déclaration. Ce bouton permet de signaler la réception d un récépissé, correspondant à une DT, DICT, ATU, Articles, DA ou DPV. Il est possible alors de référencer le récépissé et de compléter les éléments essentiels. Si vous voulez compléter le récépissé dans son intégralité, cliquez sur renseignements. afin d ouvrir le formulaire dans son intégralité et saisir les Téléchargez le récépissé et les plans reçus. Ouvrez l intégralité du récépissé.

4 2.2 Consulter et imprimer un récépissé et des plans reçus sous format dématérialisé. Les réponses des exploitants de réseaux arrivent sous forme dématérialisée. Certains exploitants, utilisateurs de DICTservices.fr (Orange, Autolib ), vous répondent directement via la plateforme DICTservices.fr. Vous êtes averti par sur la réception d un récépissé et un lien vous permet de télécharger directement la réponse. A tout moment, vous pouvez consulter cette réponse sur DICTservices.fr. Dans le tableau de Suivi, retrouvez la déclaration pour laquelle vous avez reçue cette réponse. Pour faciliter votre recherche, utilisez les filtres de recherche en insérant la référence du chantier et en sélectionnant répondu dans le filtre Etat de la réponse. Utilisez les filtres de recherche. Visualisez le statut de la réponse dans la colonne Réponse. Sélectionnez la ligne de la déclaration puis cliquez sur le bouton. Affichez le récépissé rattaché pour l imprimer ou l enregistrer sur votre ordinateur. Le récépissé et les plans sont rattachés automatiquement dans la partie droite du récépissé en ligne. 3. Les lettres de rappel Les champs du récépissé en ligne sont renseignés par l exploitant de réseaux.

5 3. Les lettres de rappel En cas d absence de réponse d un exploitant, vous devez effectuer un rappel. La gestion de lettres de rappel pour vos déclarations est paramétrable : envoi automatique, semi-automatique ou manuel. Envoi automatique : Toutes les déclarations pour lesquelles il n y aura pas d avis (Concerné ou non Concerné) renseigné dans les délais légaux seront automatiquement relancés par DICTservices. Envoi semi-automatique : vous recevez un mail, au terme des délais légaux de réponse de vos déclarations, vous avertissant que vous n avez pas reçu de réponse, vous effectuez manuellement l envoi de la lettre de rappel. Envoi manuel : utilisez le filtre Délais dépassé dans Etat de la réponse afin d afficher uniquement les exploitants de réseaux à relancer dans votre tableau de suivi. Sélectionnez une ou plusieurs lignes puis, cliquez sur, choisissez le mode d envoi de vos lettres de rappel et générez les envois en cliquant sur le bouton de validation. Utilisez le filtre Délais dépassé. Visualisez le nombre de lettres de relance déjà envoyées. Vérifiez la date butoir. Important Nous vous rappelons que «l exécutant des travaux renouvelle sa déclaration par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen apportant des garanties équivalentes». (Décret n du 05/10/11 Art. R ). Sélectionnez le mode d envoi.

6 4. Envoyer un document supplémentaire Téléchargez le document. Vous souhaitez envoyer un document supplémentaire à un exploitant, sélectionnez la ligne correspondante puis cliquez sur. Téléchargez le document en cliquant sur, sélectionnez le mode d envoi pour confirmez l envoi. 5. Annuler un envoi dans l heure DICTservices temporise l envoi de vos documents pendant. 1h. Vous avez le droit à l erreur! Si dans l heure qui suit l envoi, vous souhaitez l annuler, cliquer sur. L annulation de l envoi de la déclaration vous permet de modifier le contenu de votre formulaire ou de le supprimer définitivement. 6. Extraire un fichier au format.xml. La réglementation détermine la procédure de la transmission dématérialisée des déclarations DT-DICT et ATU à l aide de fichier au format XML. C est un format informatique contenant toutes les informations de votre déclaration et les coordonnées de l emprise du chantier. Lors de l envoi de vos déclarations, DICTservices.fr vous propose par défaut d expédier vos déclarations sous format dématérialisé aux exploitants de réseaux qui ont mentionné auprès du Guichet Unique leur capacité à supporter les fichiers dématérialisés. Il est possible, que d autres intervenants vous demandent de leur réexpédier vos déclarations au format XML afin d optimiser le travail administratif. Par exemple : les exécutants des travaux, qui réalisent leurs DICT suite à votre DT, peuvent vous demander la déclaration DT au format XML pour la récupération en automatique des informations de la déclaration et les coordonnées de l emprise. Pour obtenir le fichier XML, dans le tableau de Suivi, sélectionnez la ligne de la déclaration puis cliquez sur. Enregistrez le fichier XML sur votre poste et expédier le par à votre destinataire.

7 7. Télécharger le suivi Téléchargez tous les récépissés en un seul clic! Sélectionnez les lignes pour lesquelles vous avez reçu des réponses et cliquez sur télécharger et/ou enregistrer les récépissés directement sur votre ordinateur. pour Utilisez le filtre Etat de la réponse Concerné. 8. Imprimer le tableau de suivi des déclarations Depuis la Liste des chantiers vous pouvez imprimer le Tableau de suivi de déclarations (format PDF et XLS) pour vos dossiers papier, pour le suivi manuel de vos déclarations, ou pour vos statistiques.

8 Choisissez le format sous lequel vous souhaitez imprimer un tableau de suivi des envois pour le chantier sélectionné :.pdf ou Excel Imprimez le formulaire Specimen ou préférez télécharger les formulaires CERFA. 9. Archiver / désarchiver Pour une vision plus claire de vos dossiers, une procédure d Archivage automatique a été mise en place. DICTservices.fr sauvegarde sur un support protégé tous vos chantiers et les déclarations associées, datant de plus de 1 an. Les dossiers archivés ne sont plus visibles sur votre tableau de bord. L outil d Archivage manuel vous permet de classer vous-même vos documents.

9 Sélectionnez le dossier / les dossiers et cliquez sur le bouton dossiers. pour archiver vos Pour désarchiver vos chantiers : Utilisez le filtre Chantiers archivés avec la valeur oui Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des déclarations archivées. Recherchez la déclaration par ville, par référence, par date... et sélectionnez-la. Filtre Chantier archivé Cliquez sur le bouton Désarchivage pour faire apparaître cette déclaration à nouveau dans la liste des dossiers en cours