AVIS DE VACANCE DE POSTE : SECRETAIRE DE DIRECTION AGENCE DE PLANIFICATION ET DE COORDINATION DU NEPAD No. VA/NPCA/12/09

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1 Tel: +27 (0) Fax: +27 (0) P.O. Box 1234 Halfway House 1685 Midrand, Johannesburg South Africa AVIS DE VACANCE DE POSTE : SECRETAIRE DE DIRECTION AGENCE DE PLANIFICATION ET DE COORDINATION DU NEPAD No. VA/NPCA/12/09 L Union Africaine (UA), créée en tant qu organe continental panafricain unique en son genre, est chargée de conduire le processus d intégration rapide et de développement durable de l Afrique par la promotion de l unité, de la solidarité, de la cohésion et de la coopération entre les peuples et les Etats africains ainsi que par l établissement d un nouveau partenariat avec les autres régions du monde. Son siège est établi à Addis Abéba, capitale de l Ethiopie. Le Nouveau partenariat pour le développement de l'afrique (NEPAD) et un programme de l'union Africaine adopté en 2001, à Lusaka, Zambie, avec pour principale ambition de réduire la pauvreté et de promouvoir la croissance économique et le développement durable en Afrique. L'Agence de planification et de coordination du NEPAD (APCN) qui est le fruit de l'intégration du NEPAD dans des structures et processus de l'union Africaine, a été créé par Décision de la 14 ème Conférence de l'ua de février 2010 pour être l'organe technique de l'union Africaine, en remplacement du Secrétariat du NEPAD. Le mandat de l'agence du NEPAD est de : i. Faciliter et coordonner la mise en œuvre de projets et programmes à l échelle continentale et régionale ii. Mobiliser les ressources et les partenaires pour soutenir la mise en œuvre des programmes et projets prioritaires de l Afrique ; iii. Diriger et coordonner la recherche et la gestion du savoir ; iv. Suivre et évaluer la mise en œuvre des programmes et des projets ; et v. Effectuer un plaidoyer en faveur de la vision, la mission et les valeurs/principes fondamentaux de l UA et du NEPAD. Les bureaux de l'agence du NEPAD sont situés à Midrand, Johannesburg, Afrique du Sud. Sur la base de l'accord de siège conclu entre le Gouvernement de la République d'afrique du Sud et l'union Africaine accordant au NEPAD le statut de Bureau intérimaire de l'ua hors siège, l'agence de Planification et de 1

2 Coordination du NEPAD invite les ressortissants des Etats membres de l'union Africaine à soumettre leur candidature au poste de Secrétaire de Direction. A. Poste Titre du poste : Secrétaire de Direction Grade: Lieu d'affectation: Supérieur hiérarchique: GSA4 Agence de Planification et de Coordination du NEPAD, Midrand, Johannesburg, Afrique du Sud Directeur des Services Administratifs Généraux B. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS Sous la direction du Directeur des Services Administratifs Généraux, ou de son Délégué le/la Secrétaire sera responsable des tâches administratives, de la logistique et du Secrétariat au sein de la Direction/Division/du Programme. En particulier, il/elle sera plus particulièrement chargé de : Principales fonctions et responsabilités 1. Organiser des réunions, conférences, ateliers/séminaires pour la Directeur, ce qui inclut les dispositions pratiques et la confirmation desdits événements, les réservations d hébergement, de transports, des services traiteurs, etc. 2. Prendre les dispositions nécessaires au déplacement, préparer les documents de voyage, suivre la situation des autorisations de voyage. 3. Organisation de l agenda du Directeur. 4. Rédaction de correspondance et autres courriers pour le compte du Directeur. 5. Assurer la mise en page des rapports à l'aide des logiciels appropriés, vérifier les informations et données en vue de veiller à l'exactitude des procédures et effectuer la mise en page. 6. Organiser la traduction de documents de l'anglais au français et du français à l'anglais, ainsi que vers les autres langues de l'ua. 7. Vérifier, recevoir, trier et distribuer le courrier, les rapports et autres matériels et transmettre les correspondances, documents, etc. par courrier, service de messagerie ou tout autre moyen. 8. Rédiger et finaliser les procès-verbaux de réunions, et élaborer et mettre en forme les rapports. 9. Fournir un appui sur le plan de l'organisation, administration, logistique et du Secrétariat à la Direction/Division/Programme, les détails de cette tâche comprenant notamment, et de façon non exhaustive: Effectuer des tâches administratives de routine telles que la photocopie, la collation régulière et l'analyse routinière de l'information. Distribuer les documents qui nécessitent une action donnée, suivre, finaliser la procédure et classer selon le cas. 2

3 Conserver un niveau de discrétion très élevé dans les interactions avec l'extérieur au sujet des activités de la Direction/Division/Programme et de toutes connaissances d'éléments de ladite Direction/Division/Programme et respecter en permanence le plus haut niveau de confidentialité pour tout ce qui touche aux activités du bureau. Informer les cadres du NEPAD si besoin est, sur les manifestations, évènements et problèmes courants au sein de la Direction. Veiller à connaître en tout temps les informations (qui, quoi, où et quand) sur les manifestations et dossiers du domaine de compétences des superviseurs. Assurer la sécurité et l'entretien du bureau, notamment la gestion de l'inventaire de l'équipement du bureau et la supervision de l'achat de fournitures et l'utilisation des consommables de bureau. 10. Recevoir les appels téléphoniques et les visiteurs Direction et les orienter vers la source appropriée ou répondre aux demandes de renseignements autant que faire se peut. 11. S'acquitter de toutes autres tâches y afférentes prescrites. Education, formation et expérience Au minimum un diplôme supérieur et un diplôme de fin d'études secondaires en administration générale, administration de bureau, Secrétariat, gestion, et/ou sciences sociales. Trois (3) à (5) années d'expérience de responsabilité progressive en tâches d'administration, secrétariat, logistique et de bureau, dont deux (2) au moins dans le domaine de l'administration de bureau. Une excellente connaissance pratique des applications informatiques (Microsoft Office Word, Excel & Powerpoint). Une formation spécialisée quelconque pertinente pour ce poste. Aptitudes et compétences requises Capacité à travailler avec un minimum d'encadrement et à prendre des initiatives (proactivité). Intégrité, flexibilité dans l'approche du travail doublée d'engagement, d'enthousiasme et d'énergie Bonnes capacités d'organisation et de planification. Excellentes compétences de service au téléphone. Efficacité et gestion du temps Excellent sens des relations interpersonnelles Capacité à travailler en équipe. Excellentes aptitudes de communication et de relations publiques. Excellentes aptitudes de rédaction et de présentation. Excellentes capacités d'analyse Connaissances & compréhension des pratiques et procédures administratives et de bureau. Capacité à mener plusieurs activités et tâches de front et à travailler sous pression avec une large palette d'individus et d'institutions. Respect permanent de la confidentialité. 3

4 Capacité à travailler dans un environnement pluriculturel et plurinational. Langues Excellente maîtrise de l'anglais et/ou du français (de l'oral et de l'écrit) et la pratique courante de toute autre langue de l'ua serait un atout. C. Âge limite: Les candidats doivent avoir, de préférence, entre 26 et 45 ans D. Termes et conditions: La nomination à ce poste est faite sur une base contractuelle de l'ua pour une période d'un (1) an, dont les trois (3) premiers mois sont considérés comme une période probatoire. E. Égalité de chances: L'Agence de planification et de coordination du NEPAD est un employeur garantissant l'égalité des chances aux hommes et aux femmes; Elle encourage donc vivement les candidates qualifiées et les candidats qualifiés issus des pays les moins représentés, à postuler. F. Dossier de candidature: Le dossier de candidature doit comprendre : a. Une lettre de motivation indiquant les raisons pour lesquelles le candidat souhaite travailler à l'agence de planification et de coordination du NEPAD b. un Curriculum vitae détaillé et actualisé, n'excédant pas cinq (5) pages indiquant la nationalité, l âge et le sexe du candidat c. trois (3) références ayant une bonne connaissance du travail du candidat, avec leurs coordonnées complètes, téléphone, fax et courriel. d. les copies certifiées conformes des diplômes et certificats. G. Rémunération: Le salaire de base, à titre indicatif, est de ,00 $ par an. A ce salaire s ajoutent d autres émoluments par exemple, l ajustement du Poste ($5, ), Allocation de Logement ($11, ) et gratification 15% du salaire annuel conformément aux règlements et procédures régissant les fonctionnaires locaux recrutés par l'union Africaine. H. Les dossiers de candidature doivent parvenir au plus tard le lundi 21 Mai 2012 et doivent être envoyés à l adresse suivante: Chef de la Division des ressources humaines Agence de Planification et de Coordination du NEPAD B.P HALFWAY HOUSE Midrand

5 Veuillez noter que si vous ne recevez pas de réponse de notre part dans un délai de six (6) semaines suivant cette date, vous pourrez considérer que votre dossier n'a pas été retenu. Le Nouveau partenariat pour le développement de l'afrique (NEPAD) est une vision et un Cadre stratégique pour la renaissance de l'afrique reposant sur la conviction commune qu'il est impérieux d'éradiquer la pauvreté et de placer les pays africains sur la voie de la croissance et du développement durables. Le NEPAD œuvre en étroite collaboration avec la Commission de l'union Africaine (CUA), les Communautés économiques régionales, les états, les institutions de recherche et les organisations de la société civile afin dans le but d'éradiquer la pauvreté en Afrique et de faire entendre les préoccupations de l'afrique au niveau mondial. Pour de plus amples informations sur le NEPAD, rendez-vous sur 5