Introduction. Cet ouvrage est là pour vous faciliter la vie. Il couvre deux grands thèmes qui intéressent nombre de gestionnaires de projet :

Transcription

1 Si votre chef passe vous voir et vous demande de superviser un projet, la faute en est à Tom Peters. La gestion de projet existe depuis des lustres. (Pensez-vous que les Pyramides furent bâties au petit bonheur la chance?) Mais les vaticinations de Tom Peters sur les avantages de la gestion de projet ont conduit moult entreprises à se pencher sur la question. Son article pour Fast Company en 1999, «The Wow Project», plus les innombrables articles qu il a écrits depuis lors sur les projets, tout cela a amené les entreprises à reconnaître qu une bonne partie de leur travail est orientée projet. Et quand les entreprises comprennent qu une bonne gestion de projet peut faire gagner du temps et de l argent, c est alors qu elles demandent à des gens comme vous de devenir gestionnaire de projet. Vous n êtes pas le seul. Le nombre d adhérents de PMI (Project Management Institute), organisme professionnel regroupant des gestionnaires de projet fondé en 1969, était de en Il était de en 2003 et ce nombre avait déjà doublé ( membres) en septembre Le nombre d adhérents a grossi de 48 % entre septembre 2004 et septembre Si vous n avez pas, ou pratiquement pas, suivi de formation officielle en gestion de projet, félicitations : vous voilà devenu gestionnaire de projet par accident. On vous a sans doute confié cette fonction parce que vous êtes fiable et que vous savez bien organiser votre travail, mais vous n avez qu une vague idée de ce que vous êtes censé faire ou de ce qu il faut faire pour réussir. Ce qui complique encore le défi, c est que Microsoft Project ressemble à un casse-tête chinois : dès que l on commence à comprendre une fonctionnalité, on tombe sur une nouvelle fonctionnalité incompréhensible. Même si vous savez vous débrouiller avec un diagramme de Gantt et créer un planning dans Project, vous risquez de voir surgir des problèmes ardus dans les projets que vous supervisez. Voilà pourquoi les gestionnaires de projet sont si demandés. Dans tous les projets, il y a des problèmes ardus. Plus vous en saurez concernant la gestion des projets, plus vous pourrez prévenir de problèmes et plus vous pourrez diminuer l impact de nombreux autres problè- i

2 mes. Ainsi, un problème par trop courant est qu une succession de petites modifications apportées à la portée d un projet finit insidieusement par altérer votre plan au point que vous ne pouvez plus respecter le calendrier ou le budget initial. En définissant un processus pour la gestion des changements, vous donnerez à l équipe du projet l occasion de refuser les changements qui n en valent pas la peine et d accepter les changements importants même s ils demandent un peu plus de temps ou d argent. La gestion de projet inclut des techniques qui sont relativement simples, par exemple le fait de définir que telle tâche est le prédécesseur ou le successeur de telle autre, mais la plupart du travail impliqué par la gestion de projet est plus subtil. La communication, la négociation, la supervision et tous les autres aspects du travail avec autrui demandent des heures et des heures d étude, tout cela pour tomber au final sur des situations qui vous obligeront à vous arrêter pour réfléchir. La bonne nouvelle est que, en tant que gestionnaire de projet, vous apporterez un service inestimable à votre entreprise et que chaque journée verra surgir quelque chose d inédit et d intéressant. La mauvaise nouvelle est que vous devrez acquérir de nouvelles compétences alors que vous serez surchargé de travail : vous devez, par exemple, maîtriser un projet rétif en corrigeant vos dernières erreurs et, en même temps, vous roder sur Project. Une formation serait la bienvenue, mais vous manquez de temps et le budget formation de votre entreprise est limité. Cet ouvrage est là pour vous faciliter la vie. Il couvre deux grands thèmes qui intéressent nombre de gestionnaires de projet : Aspects concrets de la gestion de projet Utilisation pratique de Project et d autres applications Microsoft Office pour pouvoir gérer des projets avec succès Cet ouvrage n est pas un manuel filandreux consacré à la gestion de projet. C est un guide convivial qui vous apprend à gérer les projets du début à la fin. Si vous êtes novice en matière de gestion de projet, ce livre vous servira de mentor en vous montrant concrètement comment bien gérer les projets et éviter les erreurs les plus courantes en matière de gestion de projet. Si vous gérez déjà des projets, vous pourrez sauter directement à tel ou tel chapitre pour préparer votre prochaine tâche ou pour répondre de façon opti- ii

3 male à votre dernière tâche. Ce livre explique en langage ordinaire les outils, les techniques et la terminologie de la gestion de projet, ce qui fait que vous apprendrez sur le tas le jargon du métier. Contrairement à nombre d ouvrages orientés produit où chaque chapitre traite de telles ou telles fonctionnalités de Project, si obscures soient-elles, l objectif principal de ce livre est d apprendre à gérer des projets. Cela n empêche pas que vous y trouverez tout ce qu il faut pour utiliser au mieux les produits Microsoft relatifs à la gestion de projet. Vous apprendrez à choisir la fonctionnalité idoine pour la situation à laquelle vous devez faire face. Et vous apprendrez à maîtriser les fonctionnalités de Project qui sont tout à la fois extrêmement utiles et incroyablement déroutantes tant que vous n en connaissez pas les arcanes. La structure de ce livre suit la méthodologie PMI et s articule en cinq parties qui correspondent aux groupes de processus PMI : initiation, planification, exécution, contrôle et clôture. La Partie I, Lancement d un projet, correspond au groupe PMI du processus d initiation et explique comment démarrer un projet. Le premier chapitre est une introduction aux projets et à la gestion de projet. Les autres chapitres de cette partie expliquent comment bien choisir les projets, comment obtenir du soutien pour votre projet et comment travailler efficacement avec les autres acteurs impliqués dans le projet et intéressés au premier chef par sa réussite. Vous découvrirez aussi quelques unes des mesures financières qui permettent aux décideurs d évaluer les projets. La Partie II, Planification d un projet, montre comment définir ce qu un projet est censé faire et comment préparer un plan pour répondre à ces objectifs. Cette partie correspond au groupe PMI du processus de planification. Le premier chapitre est une introduction à la planification de projet et présente tous les composants d un plan de projet en expliquant comment ils contribuent à la réussite. Les autres chapitres de cette partie expliquent en détail comment développer les différentes parties d un plan de projet pour, à partir de la définition du problème et de l énoncé de la mission initiaux, élaborer un calendrier et un budget pour le projet. Dans cette partie du livre, vous apprendrez à utiliser Microsoft Word pour créer les documents du plan de projet, à utiliser iii

4 Microsoft Project pour créer le calendrier du projet, à utiliser Microsoft Excel pour créer un budget et analyser les mesures financières, et à utiliser Microsoft Visio pour créer les diagrammes du projet. La Partie III, Exécution d un projet, correspond au groupe PMI du processus d exécution et décrit ce que vous faites quand vous commencez à implémenter le plan de projet développé à la partie II. Vous apprendrez à évaluer les performances du projet et à gérer les ressources participant à votre projet. Le chapitre 14, «Communication des informations», qui est peut-être le plus important chapitre de ce livre, non seulement montre comment créer un plan de communication pour votre projet, mais aussi donne des conseils pour optimiser la communication faite via documents écrits, via réunions ou via courrier électronique. Vous pourrez appliquer les techniques présentées dans ce chapitre à toutes les phases de vos projets. La Partie IV, Contrôle des projets, traite du travail que vous faites presque immédiatement quand vous commencez à exécuter un projet. Cette partie correspond au groupe PMI du processus de contrôle et montre comment gérer les changements qui sont un élément incontournable de chaque projet. Vous apprendrez à contrôler les demandes de modification de façon qu elles ne télescopent pas trop votre calendrier et votre budget initiaux. Vous apprendrez aussi à modifier le calendrier du projet en réponse aux changements, à harmoniser le budget par rapport à d autres mesures de performances de projet afin de prendre les bonnes décisions, et à gérer les risques. La Partie V, Clôture des projets, comprend trois chapitres courts qui correspondent au groupe PMI du processus de clôture. Bien que la clôture ne représente qu une petite partie d un projet en matière de temps et de travail, le travail que vous ferez ici sera d un intérêt inestimable pour les projets futurs. Dans cette partie du livre, vous apprendrez à collecter les enseignements que les gens ont appris en travaillant sur un projet, à faire les tâches de finalisation à la fin d un projet et à enregistrer les résultats d un projet afin qu ils puissent servir de référence à autrui dans l avenir. iv

5 Le Glossaire est une brève référence concernant la terminologie en matière de gestion de projet employée dans ce livre. Les chapitres de ce livre décrivent ce que font les gestionnaires de projet et comment ces activités facilitent la réussite des projets. Vous y trouverez des conseils pratiques sur les étapes qui sont spécifiques aux gros projets et sur les étapes qui sont facultatives pour les petits projets. Nombre de chapitres contiennent des instructions détaillées ou des recommandations concernant Project et d autres applications Microsoft Office. En outre, ce livre inclut plusieurs spécificités très utiles : Les paragraphes décalés offrent des commentaires détaillés sur les techniques de gestion de projet. Les paragraphes décalés Meilleures pratiques présentent des pratiques très efficaces employées par nombre de gestionnaires de projet pour prévenir les problèmes ou pour améliorer fortement les performances des projets. Les notes Important insistent sur des tâches susceptibles de fournir les résultats souhaités ou sur des activités susceptibles de dégrader fortement les performances des projets. Les notes Astuce mettent en relief des raccourcis et autres techniques simples mais utiles. Les notes Avertissement décrivent des problèmes mineurs et expliquent comment les prévenir. Les notes Remarque fournissent des informations complémentaires sur les thèmes traités dans le texte. Les notes Sur le site indiquent les contenus qui sont disponibles sur le site Web d accompagnement. v