DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2012/006

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2012/006 Intitulé du poste : Catégorie : Supérieur hiérarchique : Lieu d affectation : Poste financé par : Archiviste-Documentaliste Catégorie 3 cadre intermédiaire Directement placé sous la direction du Responsable Communication Secrétariat général de la COI, Ebène, Maurice 10 ème Fond Européen de Développement (FED) «Projet d appui à l intégration régionale II PAIR II» (FED/2009/ ) 1. DESCRIPTION DU POSTE 1.1. Objectif du poste Collecter, archiver, gérer et mettre à la disposition des demandeurs d informations ou des utilisateurs potentiels la documentation générale ou spécialisée du Secrétariat général de la COI (SG-COI) Description du poste - Collecter, identifier et codifier l ensemble des supports d information circulant au sein du Secrétariat Général de la Commission de l Océan Indien (SG-COI); - Elaborer le référencement documentaire; - Numériser les documents ; - Archiver et classer tous les documents produits par la COI (rapports, évaluations, guides, brochures, discours, présentations ) ; - Définir et diffuser une procédure pour la gestion des connaissances au sein du SG- COI(mettre en place un système de circulation interne des documents) ; - Définir et gérer les autorisations d accès à la base de données documentaires; - Elaborer une gamme de produits communicants répondant aux besoins des usagers. Produire notamment des résumés de documents (avec références) susceptibles d intéresser le grand public ou des cibles plus restreintes (opérateurs privés, ONG, bailleurs ) et d être mis en ligne. Cette partie documentation est à développer intégralement sur le site Internet; - Réaliser, à la demande, des recherches ou des études sur des sujets spécifiques ; - Réaliser une revue de presse des articles parus sur la COI et organiser une veille documentaire exhaustive ; - S assurer (avec l appui des Secrétaires du SG-COI) de la bonne marche de la gestion électronique des courriers de la COI et de leur suivi; - En collaboration avec l informaticien, conseiller et former le personnel du secrétariat sur l utilisation du système d archivage électronique ; - Effectuer toutes les autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son domaine de compétences. COI/AC/2012/006 1/14

2 2. PROFIL DES CANDIDATS 2.1. Profil des candidats - Avoir au minimum un niveau Bac + 3 option gestion documentaire, archivage ou équivalent ; - Avoir au minimum 5 ans d expérience dans une fonction similaire; - Avoir une très bonne expérience en système d information, classement et archivage ; - Maîtriser l outil informatique, dont la gestion de bases de données ; - Maîtriser la langue française et avoir bonne connaissance de l anglais ; - Avoir une bonne capacité rédactionnelle et d expression orale ; - Avoir un esprit d analyse et de synthèse, un bon sens de l organisation, un esprit méthodique, de la créativité et une aptitude à l innovation ; - Capacité à travailler en situation interculturelle, avoir un bon esprit d équipe, des facultés d écoute et de dialogue. COI/AC/2012/006 2/14

3 3. CONTEXTE La Commission de l océan Indien (COI) est une organisation intergouvernementale de coopération régionale qui regroupe 4 Etats ACP (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles) et une région ultrapériphérique européenne, la Réunion (département français d outre-mer). Du fait de leur géographie, de leur histoire et de leur culture, les 5 îles partagent des valeurs et des intérêts communs face aux mutations de leur environnement. La COI s est donnée pour mission de resserrer les liens d amitié et de solidarité entre les peuples et de contribuer à travers la coopération régionale au développement durable de ses Etats membres. Les différentes réflexions engagées sur son rôle ont permis de clarifier ses champs d intervention. Ses 4 axes stratégiques sont depuis 2005 : - la coopération politique et diplomatique, - la coopération économique et commerciale, - le développement durable dans un contexte de mondialisation, - le renforcement de l identité culturelle régionale. La COI noue des partenariats avec des bailleurs de fonds, des agences et organisations de coopération régionale et internationale, des entreprises et des ONG. S agissant du partenariat avec l Union européenne, depuis 2002, dans le cadre du 9 ème FED (Fonds Européen de Développement) puis du 10 ème FED, le COMESA, l EAC, l IGAD et la COI ont préparé et mis en œuvre un Document de Stratégie Régionale et un Programme Indicatif Régional (DSR/PIR) conjoints pour la région de l AfOA-OI (Afrique Orientale, Australe et Océan Indien). Le Programme d appui à l intégration régionale II (PAIR II) fait partie des programmes et projets qui mettent en œuvre le DSR/PIR de l AfOA-OI. Le COMESA assure le rôle d Ordonnateur Régional (OR) de ce projet. Afin d assurer un appui efficace et efficient de ce programme aux quatre organisations régionales (COMESA, EAC, IGAD et COI), il a été planifié que l assistance financière en faveur de la COI (comme celle des autres organisations) soit gérée directement par cette dernière au travers des plans d actions annuels. Dans le cadre du renforcement de son Secrétariat général, et avec le financement du PAIR II (composante COI), la COI lance des appels à candidatures pour le recrutement de plusieurs agents qui seront basés au siège de la COI, Ebène, Maurice Le présent dossier d appel à candidatures a été préparé pour le recrutement d un Archivistedocumentaliste. COI/AC/2012/006 3/14

4 4. INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS 4.1. Eligibilité Les candidats doivent être ressortissants de l un des Etats membres de la COI. Les femmes qualifiées sont vivement encouragées à postuler Dossier de candidature Chaque dossier de candidature doit comporter : - Une lettre de motivation du candidat ; - Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d appel à candidatures ; - Les copies des diplômes et autres certificats universitaires ; - Une copie du passeport ou de la carte d identité du candidat Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures Si la COIfournit des informations complémentaires sur l avis d appel à candidatures, elle communique ces informations à travers le site Internet de la COI ( avant le4 décembre Date limite de dépôt de candidatures 17 décembre 2012 à 16h30 (heure de Maurice). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération Soumission des candidatures Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l adresse suivante : Monsieur le Secrétaire Général de la COI Secrétariat Général de la COI Blue Tower, 3ème étage, Rue de l Institut, Ebène, Maurice Tél : (230) , Fax : (230) copie Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrencecoi/ac/2012/006); - le nom et le pays du candidat. COI/AC/2012/006 4/14

5 Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat Sélection des candidatures Le recrutement se déroule comme suit : - Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Secrétariat Général de la COI qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ; - Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone ou entretien en personne, ; - Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ; - Notification au candidat retenu. Il est à noter que la confirmation du recrutement d un candidat est également soumise aux conditions suivantes : - le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ; - le candidat retenu n a pas fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c est-à-dire, contre lequel il n y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle Durée du contrat Le premier contrat (avec 3 mois de période d essai) sera conclu dans le cadre du plan de travail actuel du projet (date de prise de fonctions jusqu au mois de décembre 2013). Dépendant de l exécution satisfaisante des tâches par le titulaire et la disponibilité des moyens financiers du Projet, le contrat du titulaire sera renouvelé Rémunération Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de la COI et en fonction de la qualification et de l expérience du candidat. 5. EVALUATION DES CANDIDATURES - Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. - Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposantpas de CV seront rejetés. - Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées. - Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d évaluation ci-après : Maximum Qualification et compétence 20 Expérience professionnelle générale 20 Expérience professionnelle spécifique 50 Expérience dans la région COI 10 Total 100 NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à l interview ou au concours sur épreuves. COI/AC/2012/006 5/14

6 Annexe au Dossier d Appel à Candidatures Modèle de Curriculum vitae 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Adresse, Téléphone, 7. Diplômes: Institution [ Date début - Date fin ] Diplôme(s) obtenu(s): 8. Connaissances linguistiques: Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) Langue Lu Parlé Écrit 9. Affiliation à une organisation professionnelle: 10. Autres compétences: (par ex. connaissances informatiques, etc.) 11. Situation présente: 12. Années d'ancienneté auprès de l'employeur: 13. Qualifications principales: (pertinentes pour le poste) 14. Expérience spécifique dans la région: Pays Date début - Date fin COI/AC/2012/006 6/14

7 15. Expérience professionnelle De (date) - à (date) Lieu Société et personne de référence 1 (nom & coordonnées de contact) Position Description 16. Autres informations pertinentes (p.ex., références de publications) 1 Le Client se réserve le droit de contacter les personnes de référence. Si vous êtes dans l'impossibilité de fournier une référence, veuillez fournir une justification. COI/AC/2012/006 7/14

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