Gestion des commandes avec le module Acquisitions Rubrique Fonctions avancées N 8.1 Auteur Edith Boulo Version PMB :

Transcription

1 Titre Gestion des commandes avec le module Acquisitions Rubrique Fonctions avancées N 8.1 Auteur Edith Boulo Version PMB : Date de création : Date de modification : NB : cette fiche se compose de deux parties : les deux premières pages concernent le paramétrage du module (opérations à effectuer une seule fois, ou, pour certaines, une seule fois pas an) ; les suivantes concernent la gestion des commandes proprement dite. Prérequis : Pour utiliser le module Acquisitions, il faut : que le lien Acquisitions soit visible en bas du cadre de gauche de l'onglet Administration si ce n'est pas le cas : Onglet Administration > Outils > Paramètres Acquisitions > Active Passer la valeur à 1 Laisser les paramètres budget et gestion_tva à 0 (la gestion de la TVA oblige à saisir les prix HT, et il est préférable de laisser l'utilisation du budget facultative) Avoir accès à l'onglet Acquisitions dans l'interface de gestion de PMB. Si ce n'est pas le cas : Onglet Administration > Utilisateurs : dans la rubrique «droits» cocher la case «acquisitions» 1. Paramétrage du module Onglet Administration > Modules > Acquisitions Renseigner successivement toutes les rubriques du module Coordonnées (obligatoire) Il suffit généralement de renseigner l'adresse de facturation, sauf si elle est différente de l'adresse de livraison. Nom ou raison sociale : il peut être utile de préciser ici qu'il s'agit du CDI. Cocher les autorisations nécessaires pour les autres gestionnaires de la base. Exercices comptables (obligatoire) Indiquer l'année civile en cours, ainsi que les dates de début et de fin de l'année civile Types de produits (conseillé) Cliquer sur «ajouter un type de produit», puis saisir un libellé. Indiquer au moins «livres»(le»type de produits» apparaît sur la commande et sert, entre autres, à déterminer le taux de remise en fonction du fournisseur, cf. infra). Frais annexes Inutile de renseigner cette rubrique Modes de paiement (facultatif) Indiquer le ou les modes de paiement utilisés pour les fournisseurs habituels (virement, chèque)... (cette indication figure en clair sur la commande) 1

2 Budgets (facultatif) Pour les CDI disposant d'un budget global pour tous les achats : saisir l'intitulé du budget (faire figurer l'année sur l'intitulé du budget permet de mieux s'y retrouver ultérieurement), cocher «affectation globale» et saisir le montant total du budget. Enregistrer. Si l'on coche «affectation par rubrique», il est alors nécessaire de saisir les différentes rubriques composant le budget global. Cliquer sur «Ajouter une rubrique» et saisir le libellé et le montant. Cocher les autorisations nécessaires pour les autres gestionnaires de la base. Lorsque le budget est paramétré, cliquer sur «Activer» : en cas d'affectation globale, le budget ne sera plus modifiable ; en cas d'affectation par rubrique, il reste possible d'ajouter une rubrique en cours d'exercice. Il reste toujours possible d'ajouter un budget supplémentaire à l'exercice en cours (crédits exceptionnels pour une opération lecture, par exemple). Onglet Acquisitions > Fournisseurs Cliquer sur le bouton «Ajouter un fournisseur» Renseigner le nom, l'adresse. Enregistrer Cliquer ensuite sur «Conditions de vente» conditions de paiement : choisir le mode de paiement défini dans le module Administration si le fournisseur propose une remise pour un type de produits (ce qui est généralement le cas pour les livres), cliquer sur «Ajouter une remise» sélectionner le type de produit dans la liste et saisir la remise consentie par le fournisseur 2

3 2. Préparation de commande 2.1 Statut de notice Il est toujours possible de saisir directement les différents articles dans la commande que l'on effectuera, mais la pré-saisie permet de gagner un temps non négligeable. Pour que ces notices soient invisibles dans l'opac, et plus faciles à repérer en gestion, il faut d'abord créer un nouveau statut : Administration > Notices > Statuts Cliquer sur «Ajouter un statut» Choisir une couleur encore non utilisée dans la base Décocher les cases sous «visibilité générale» Enregistrer NB : il est possible de créer un seul statut «En commande», pour les établissements importants, il est plus pratique de créer autant de statuts que de commandes distinctes (on peut utiliser la même couleur pour tous ces statuts). La prochaine version permettra d'ailleurs de sélectionner les notices par statut au moment de la saisie de la commande. 2.2 Saisie de notices d'ouvrages à commander Au moment de la saisie des ouvrages, bien penser à utiliser le statut créé. En cas d'import de notices (via Moccam, par exemple), préciser le statut au moment de l'import des notices. Saisie du prix : le prix sera automatiquement renseigné dans la commande à partir de la notice saisie si et seulement si il figure dans la zone collation sous la forme (la séparation décimale doit être figurée par un point et la devise ne doit pas être indiquée). Il est toujours possible de l'ajouter ultérieurement dans la commande. 3. Saisie et validation d'une commande Dans l'onglet Acquisitions, cliquer sur «Création de commande» Cliquer sur le bouton pour sélectionner le fournisseur avant de commencer la commande Les adresses de livraison, de facturation et l'adresse du fournisseur sont renseignées automatiquement en fonction des renseignements saisis précédemment. 3

4 Cliquer sur le bouton pour sélectionner une des notices présaisies (recherche par titre ou isbn) Si le prix ne figurait pas dans la notice, indiquer le prix. Cliquer sur le bouton calendrier pour sélectionner une date de livraison (obligatoire) Cliquer sur le bouton pour sélectionner un type de produit (la remise sera calculée automatiquement en fonction du type de produit et du fournisseur sélectionnés) Sélectionner éventuellement un budget (facultatif) Cliquer ensuite sur ajouter une ligne : les rubriques «date de livraison» et suivantes sont automatiquement préremplies. Il est possible à tout moment d'enregistrer une commande et de la modifier. La commande enregistrée a alors pour statut «à valider». NB : par défaut, lorsqu'on ouvre l'onglet «acquisitions», les commandes affichées sont les commandes «en cours», c'est-à-dire validées. Pour visualiser ou modifier une commande enregistrée mais à valider, penser à sélectionner «toutes les commandes» ou «à valider» dans la liste. Pour imprimer une commande, cliquer sur l'icône «imprimante» dans la liste des commandes. Lorsqu'une commande est envoyée au fournisseur, il est alors possible de la valider. Une commande validée ne peut plus être ni supprimée ni modifiée. Cliquer sur la ligne correspondant à la commande concernée, et cliquer sur le bouton «valider». 4. Réception des ouvrages Au moment de la réception des ouvrages, cliquer sur la ligne de la commande concernée, puis sur «Réception». S'affiche la liste des ouvrages commandés, le nombre d'exemplaires commandés et, en regard, des cases à renseigner avec le nombre d'exemplaires effectivement reçus. En cas de livraison partielle, la deuxième fois que l'on clique sur le bouton, ne s'affichent plus que les exemplaires encore à recevoir. Renseigner directement le nombre d'exemplaires reçus dans la case correspondante, ou cocher la case auto et saisir le code EAN à la douchette dans la case «code» : le nombre sera renseigné automatiquement. 4

5 Lorsque tous les ouvrages reçus sont indiqués, enregistrer : se crée un bon de livraison, lié à la commande en cours, également imprimable (en cliquant sur «livraisons» dans le menu de gauche) Lorsque tous les ouvrages commandés sont reçus, la commande prend pour nouveau statut «soldé». Si les ouvrages non reçus sont indisponibles, il faut solder la commande : cliquer sur la ligne correspondant à la commande dans la liste des commandes «en cours» et cliquer sur le bouton «solder» (en bas à droite). Elle aura alors le statut «soldé» et n'apparaîtra plus dans la liste des commandes en cours. 5. Archivage des commandes et clôture d'un exercice comptable En début d'année civile, il faut penser à activer un nouvel exercice comptable. Les opérations 5.2 à 5.4 ne sont pas absolument indispensables. 5.1 Activer un nouvel exercice. Il est possible de créer un nouvel exercice avant de clôturer le précédent. Administration > Acquisitions > Exercices comptables Créer un nouvel exercice, cocher «par défaut» et cliquer sur «Enregistrer». 5.2 Factures et paiements Pour pouvoir archiver les commandes, et clôturer un exercice comptable, il faut d'abord les facturer, puis les payer. Dans la mesure où les factures et les paiements passent rarement par le documentaliste, il suffit, aussitôt après avoir soldé une commande, de cliquer sur «Facturation», puis d'indiquer le nombre correspondant en face de chaque article. Cliquer ensuite sur enregistrer : le module affiche maintenant les factures reçues. Cliquer sur «payer» : le statut de la facture passe de «reçu» à «payé». Les commandes ayant fait l'objet d'une facturation ont désormais un double statut 5.3 Archivage Seules les commandes dont le statut est «soldé» et «payé» peuvent être archivées. Ouvrir la commande en visualisation, puis cliquer sur «Archiver» Aucune commande ne peut être supprimée à partir du moment où elle a été validée, y compris les factures archivées. 5.4 Clôturer un exercice comptable Lorsque toutes les commandes sont soldées, facturées et les factures payées, il est possible de clôturer un exercice comptable. Administration > Acquisitions > Exercices comptables Cliquer sur le bouton «clôturer» (en cas de message d'alerte, vérifier que toutes les commandes relatives à cet exercice sont bien soldées et payées). 5