Questions/Réponses N 1 Appel d Offres AO 04/2014 sur le Système Téléphonique

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1 Direction de l Administration et des finances Sous-direction des achats Questions/s N 1 Appel d Offres AO 04/2014 sur le Système Téléphonique LOT 2 : FOURNITURE ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES D UNE SOLUTION DE TELEPHONIE IP Des terminaux wifi sont demandés pour le siège et le site de Genève. Cependant, la fourniture de bornes n apparait ni dans le CCTP, ni dans le bordereau de prix pour le siège. Question 1 : Devons-nous fournir ses bornes sur le siège? Si oui, une étude sur plan sera mise en place pour évaluer le nombre de bornes à déployer (requis pour le site de Québec où la demande d intégration de bornes est bien renseignée) Ou devons-nous fournir uniquement les terminaux sur une couverture wifi existante? Si le second choix est retenu, il nous faudrait les caractéristiques des équipements assurant cette couverture wifi pour vérifier la compatibilité des terminaux. : Comme indiqué dans le chapitre «2.1.3», le siège de l OIF est équipé de bornes Wifi. Le Soumissionnaire ne devra pas fournir de bornes Wifi. Les caractéristiques des équipements sont décrites dans le chapitre «2.1.3». Question 2 : Aucun quantitatif et descriptif précis n est renseigné dans le bordereau de prix pour la fourniture des équipements des sites distants (poste 3). Devons nous être force de proposition pour trouver la solution la plus adaptée pour ces sites ou devons-nous suivre une trame ou un quantitatif défini? Le Soumissionnaire devra proposer la solution la plus adaptée à pour chaque unité hors siège du poste 3 en se basant sur le nombre de postes indiqué dans le chapitre «2.2.1». Question 3 : La messagerie vocale unifiée concerne bien uniquement les sites du siège et de Québec? (Besoin d une simple validation). La messagerie vocale unifiée est demandée pour le siège et l unité hors siège du Québec. AO 04/2014 SYSTEME TELEPHONIQUE 12/06/2014 Page 1 sur 5

2 Question 4: En complément de notre mail ci-dessous concernant votre appel d'offres 04/2014 concernant la refonte Système téléphonique de l OIF, nous souhaitons avoir un complément d information concernant la dépose du matériel téléphonique Alcatel actuellement en place : - Noms des cartes incluses dans le PABX et quantités pour chaque carte 3 cartes GA-2 // 3 carte PRA-T2 // 1 carte GD-2 // 1 carte UAI8 // 1 carte MEX // 1 carte SLI16_1 - Noms des postes et coloris Alcatel IP TOUCH 4038 Urban GREY (Noir) - Version des postes : extended edition ou non Postes Extended Edition - Date de mise à disposition de l ensemble : L ensemble sera mis à disposition après la signature du PV de recette définitive de la phase 8 «Vérification de service régulier». LOT 1 : FOURNITURE DE SERVICES DE TELECOMMUNICATIONS TERRESTRES ET MOBILES Question 5: Questions sur le MAINTIEN EN CONDITION OPERATIONNELLE (chapitre 3.4) -Guichet Unique : L au V de 8h à 19h - qui sont les personnes habilitées (appelants) à utiliser le guichet unique? Le service informatique de l OIF. Question 6: -Services d exploitation de niveau 2 et 3 : -nécessite l intervention d un spécialiste - pour les évolutions et les correctifs -pour la recherche d une solution / constructeur Vous assimilez les services d exploitation au quotidien à la maintenance évolutive et corrective, confirmez vous? Dans le chapitre , nous avons regroupé les services d exploitation et de maintenance de niveau 2 et 3. Question 7: -Service d administration : AO 04/2014 SYSTEME TELEPHONIQUE 12/06/2014 Page 2 sur 5

3 - dans quel cas le service informatique de l OIF délèguera la réalisation des opérations d administration courantes de Niv 1 (chap ) (pouvez-nous nous citer des cas d exception) La réalisation des opérations d administration courante se fera au cas par cas à la demande du service informatique de l OIF. Question 8: Ces interventions peuvent-elles être réalisées à distance? (Outil de prise en main à distance) Les interventions pourront se faire à distance via un outil de prise en main à distance. Question 9 : Vous assimilez le service d administration à la gestion des changements, confirmez-vous? Quelques exemples des opérations d administration courante (liste non exhaustive) sont données dans le chapitre Question 10 : Le Reporting : -pourquoi évoquez vous le service de maintenance matérielle et logicielle constructeur dans le chapitre Reporting? (chap ) Il s agit d une erreur dans la numérotation du chapitre. Le service de maintenance matérielle et logicielle constructeur» n est pas associé au Reporting. Question 11 : -Engagement : L ensemble des demandes d exploitation et d administration de niveaux 2 et 3 sont émises par des personnes habilitées de l OIF? Sont elles des membres du service informatique de l OIF? Les demandes d exploitation et d administration seront envoyées par le service informatique de l OIF. Question 12 : -Garantie de rétablissement GTR : 2H/4H/8H pour une couverture de 5j/7 8h-18h, est ce a dire que les notifications ou autres demandes ne pourront être émises que par les Personnes de la DSI du Siège de L IOF? Oui Question 13 : Reprise des équipements du Siege (Poste 4) AO 04/2014 SYSTEME TELEPHONIQUE 12/06/2014 Page 3 sur 5

4 L exhaustivité du périmètre à reprendre est- il décrit dans le tableau du chapitre Les éléments d infrastructure à reprendre sont décrits dans le chapitre «2.1.1». Question 14 : Service de maintenance matérielle et logicielle constructeur Sur le stock de remplacement des postes IP et des casques : - Faut-il vous proposer le prix unitaire de casques et de postes IP afin de permettre à l OIF de déterminer son volume de stock nécessaire Le Soumissionnaire devra remplir le bordereau de réponse (Matrice Excel) du Lot 2 avec les prix unitaires demandés. Question 15 : Concernant le «Fax to mail», quelle est approximativement votre volumétrie actuelle (nombre de page/jour)? Nous sommes bien d accord que ce n est que pour de la réception, pas d envoi à partir du client de messagerie? : Volumétrie journalière de fax : environ 30 Le «Fax to mail» concerne aussi bien l envoi que la réception à partir du client de messagerie. Question 16: Concernant l outil collaboratif «interface Windows utilisateur de téléphonie», vous voulez en disposer également sur les sites UHS du Québec, de New-York et de Genève. Est-ce une application considérée comme critique, c est-à-dire que nous devons prévoir un serveur sur chaque site, ou un serveur centralisé au siège est suffisant (en cas de coupure du lien, plus d interface Windows utilisateur de téléphonie)? : Un serveur centralisé au siège à Paris sera proposé en standard dans chaque offre. Néanmoins, un serveur dédié pour les sites de Québec, de New-York et de Genève sont à proposer en option. Question 17 : Nous vous remercions d avance de nous communiquer les adresses des 10 sites de l O.I.F concernés pour votre Appel d'offres A.O 04/2014 en téléphonie : PAYS FRANCE CANADA SUISSE ADRESSES Avenue Bosquet, Paris, FRANCE Institut de la Francophonie pour le Développement Durable 56, rue Saint-Pierre, 3e étage, Québec (Québec), G1K 4A1, CANADA Représentation permanente de l OIF auprès des Nations Unies 15 bis, Chemin des mines Genève - SUISSE AO 04/2014 SYSTEME TELEPHONIQUE 12/06/2014 Page 4 sur 5

5 BELGIQUE ETATS-UNIS VIETNAM TOGO GABON HAITI ROUMANIE ETHIOPIE auprès de l Union Européenne Place Sainctelette, Bruxelles - BELGIQUE Représentation Permanente auprès des Nations Unies 801 Second Avenue, Suite 605 New York, N.Y Bureau Régional pour l Asie et le Pacifique # 202 et 302 E4B, quartier diplomatique Trung Tu 6 Dang Van Ngu, Dong Da, Ha Noi, Viet Nam Bureau Régional de l'afrique de l'ouest 117, Avenue Sarakawa BP 7223 Lomé - TOGO Bureau Régional pour l Afrique centrale et l Océan Indien BP 8075 Libreville Bureau Régional des Pays de la Caraïbe HAITI Antenne Régionale pour les Pays de l'europe Centrale et Orientale 1-3, boulevard Schitu Magureanu, 6e étage, secteur Bucarest Représentation Permanente auprès de l Union Africaine BP Addis-Abéba Éthiopie Question 18: 1 Softphone : Est-ce que les softphones seront utilisés par des utilisateurs disposant d un poste IP. Est-ce que des utilisateurs n auront qu un softphone et pas de «hardphone»? 100 à Paris : dont combien en tant que poste unique? 5 à New York : dont combien en tant que poste unique? 10 à Québec : dont combien en tant que poste unique? 4 à Genève : dont combien en tant que poste unique? : Pas de postes uniques ni pour Paris, ni pour New-York, ni pour Québec, ni pour Genève. Les softphones seront utilisés en même temps par des utilisateurs disposant d un poste IP. Les utilisateurs auront softphone et hardphone. Question 19: 2 SVI sur les i-pbx de NY/Québec et Genève Est-ce que la fonction standard automatique suffit? Est-ce que des routages particuliers après interrogations de base de données sont envisageables? Combien de langues le système doit-il supporter? : Les appels sont routés après interrogations de la base de données. Le système supportera au minimum deux (02) langues : Français et Anglais AO 04/2014 SYSTEME TELEPHONIQUE 12/06/2014 Page 5 sur 5