Cent auarante-neuvième session

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent auarante-neuvième session 149 EX/18 PARIS, le 20 mars 1996 Original anglais Point 6.3 de l ordre du jour provisoire RAPPORT DU DIRECTEUR GENERAL SUR LA MISE EN OEUVRE DU PLAN DE DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES EN MATIERE D INFORMATION ( ) RESUME Le présent rapport est soumis à l examen du Conseil exécutif en application de la résolution 28 C/36. Il contient un rapport d évaluation et un plan de travail pour la mise en oeuvre du Plan de développement des ressources en matière d information (dot. 28 MNF.9). Décision requise : paragraphe 9.

2 149 EX/l8 INTRODUCTION 1. Par sa résolution 28 C/36 relative à la mise en oeuvre du Plan de développement des ressources en matière d information (PDRI), la Conférence générale a réaffirmé la nécessité d accroître la productivité individuelle et collective et de mettre à la disposition de l Organisation et des Etats membres de meilleurs services d information. Elle a par ailleurs invité le Directeur général à présenter au Conseil exécutif à sa 149e session un rapport d évaluation accompagné d un plan de travail relatif à la mise en oeuvre du PDRI pendant l exercice biennal Dans sa première partie, le présent document rend compte de la suite donnée au rapport d évaluation externe du PDRI et, dans sa seconde partie, il expose le plan de travail du PDRI pour Toutefois, trois mois seulement s étant écoulés entre la fm de la session de la Conférence générale et l établissement du présent rapport (mi-février 1996), celui-ci sera complété oralement lors de sa présentation au Conseil exécutif. RAPPORT D EVALUATION 3. Dans le document 28 WNF.9 intitulé Evaluation de l impact des activités relatives au Plan de développement des ressources en matière d information, l auteur examinait la mise en oeuvre du Plan et formulait plusieurs recommandations pour l améliorer. Les conclusions et recommandations de ce rapport d évaluation externe ont été résumées sous forme de tableau à l annexe III du document 28 C/46 Rapport du Directeur général sur la mise en oeuvre du Plan de développement des ressources en matière d information (également distribué sous la cote 147 EX/37). Dans les paragraphes ci-après sont décrites plusieurs mesures et réorientations importantes qui ont été introduites depuis l adoption de la résolution 28 C/36. Un tableau correspondant à celui du document 28 C/46 et faisant apparaître les dispositions prises pour appliquer les recommandations spécifiques de l évaluation externe figure à l annexe La consultante chargée de l évaluation externe avait noté que l Organisation avait intensifié l utilisation des outils de la bureautique et amélioré ses systèmes de gestion et d administration ainsi que les services fournis aux Etats membres par l entremise du Centre d échange d information. Elle constatait toutefois une grave lacune, à savoir l absence d un cadre de mise en oeuvre du Plan, et notamment de mécanismes de planification et de méthodes de mise au point d applications adéquats. Faute d un tel cadre, il semblait difficile de traduire les grands principes en résultats concrets. La consultante soulignait également la nécessité de définir clairement les responsabilités en vue de la mise en oeuvre du PDRI. Elle recommandait la constitution d une unité chargée de la mise en oeuvre du Plan qui relèverait de l ADG/MA et qui aurait les capacités voulues pour mettre en pratique les décisions prises par 1 Administration et pour mener à bien des projets. Elle recommandait également que les représentants d un cabinet-conseil expérimenté soient chargés de guider les activités de l Organisation dans le domaine des technologies de l information. Réorganisation administrative : Compte tenu de ces constatations ainsi que de la résolution 28 C/36, le Directeur général a apporté un certain nombre de modifications à la structure administrative et a pris des mesures pour définir clairement les responsabilités à l égard de la mise en oeuvre du Plan. Ces modifications ont été exposées dans la note DG/Note/96/1 du 16 janvier 1996 ; dans ce document, le Directeur général réaffirmait l objectif du Plan tel qu il avait été initialement indiqué dans la note DG/Note/94/11 du 11 février 1994, à savoir une

3 149 EX/lS - page 2 exploitation plus efficace et plus systématique des ressources informationnelles tant au sein de l Organisation, au Siège et hors Siège, que de la part de nos partenaires institutionnels dans les Etats membres. Le Directeur général décrivait ensuite la nouvelle répartition des responsabilités et les changements apportés aux structures. Responsabilité et recours à des services de consultants extérieurs : Le Directeur général a confié la responsabilité générale de la mise en oeuvre du Plan au Directeur général adjoint. Il a également demandé qu un cabinet-conseil de renommée internationale soit associé à la planification, au suivi et à l évaluation des activités du Plan. Des.représentants de ce cabinet participeront aux réunions des divers comités chargés de conseiller le Directeur général ad-joint. Unité chargée de la mise en oeuvre du Plan : Ainsi que l avait suggéré la consultante, une unité chargée de la mise en oeuvre du Plan a été constituée pour une période de deux ans ; elle a pour tâche d élaborer des plans directeurs dans les domaines de la bureautique, de la modernisation des systèmes d administration et de gestion ainsi que de la télématique. Avec l aide de personnel détaché d autres unités pour des projets spécifiques, cette unité doit également coordonner la mise au point et la mise en oeuvre d applications afin d en assurer la cohérence et l interopérabilité ainsi que concevoir des applications à l échelle de l Organisation. Elle prépare actuellement des projets destinés à améliorer la productivité du personnel grâce à l utilisation de formulaires informatisés et à l extension du courrier électronique. Groupe des innovations technologiques (TIP) : Le Directeur général a renouvelé le mandat du TIP, qui présentera au Directeur général adjoint des propositions visant à moderniser les systèmes d information et de communication de l Organisation, et qui recommandera l adoption de normes et de politiques dans des domaines tels que le matériel et les logiciels, la sécurité, la confidentialité et les pratiques applicables au développement des systèmes. Le TIP et ses sousgroupes se sont réunis à plusieurs reprises en 1996 et ont fait des recommandations relatives à la politique de normalisation et à certains produits standard. Comité pour le développement des ressources en matière d information (CIRD) : Le mandat et la composition du Comité ont été modifiés. Celui-ci aura désormais pour fonction de permettre aux utilisateurs d échanger des vues, entre eux et avec les services centraux, sur les politiques, les projets et les perspectives en matière d informatique. A la date d établissement du présent rapport, le CIRD avait tenu une réunion pour examiner le nouveau rôle qui lui était assigné et passer en revue le plan de travail du PDRI. Formation et perfectionnement du personnel : Au cours de l exercice , PER/TRA, avec DIT, ont formé quelque 600 fonctionnaires du Siège dans le domaine de l informatique, essentiellement dans le cadre de stages d initiation à l informatique et à l utilisation de divers logiciels de traitement de texte et de gestion de bases de données ainsi que de tableurs. Ces stages ont été complétés par des cours que des secteurs ou unités ont organisé pour leur personnel. PER a également acheté des programmes d auto-apprentisage (cours vidéo et cours assistés par ordinateur) à l intention des bureaux du Siège et hors Siège. Dans le cas de ces derniers, PER a satisfait à des demandes de f inancement ou de cofïnancement de stages organisés par des sociétés locales. De plus, chaque fois que des membres de DIT sont envoyés dans des bureaux hors Siège pour installer du matériel ou des logiciels, ils donnent des cours pour familiariser le personnel avec leur utilisation et leurs applications spécifiques à l UNESCO. En , l installation de nouveaux réseaux locaux intégrés (LAN) et de nouvelles stations de travail entraînera sans aucun doute un grand nombre de demandes de formation. II faudra donc élaborer un plan de formation capable de répondre

4 149 EX/18 - page 3 aux besoins de l ensemble du personnel et également organiser de nouveaux stages (notamment en ce qui concerne la gestion des LAN) à l intention des techniciens. Pour améliorer les compétences de ces derniers, le plan de formation devra également comprendre des stages de perfectionnement très spécialisés. Conscient de l importance que revêtent les compétences en informatique pour le travail du Secrétariat, l ADG/MA a demandé que, dans les descriptions de poste comme lors de l embauche de nouveaux fonctionnaires, la plus grande attention soit accordée aux qualifications dans ce domaine. Changements de priorités : On trouvera dans la section ci-après, pour chacune des différentes activités, les montants prévus pour ainsi que les montants effectivement dépensés en Lorsque des écarts existent entre ces deux montants, ils correspondent, dans la plupart des cas, soit à des changements de priorité, soit au passage à une nouvelle étape de la réalisation du Plan. Ainsi, l achat de matériel pour les réseaux locaux (LAN) et le raccordement avec Intknet a constitué un poste de dépenses important en , alors que les activités de sont davantage orientées vers l utilisations de ce matériel. Par ailleurs, il faudra renforcer les activités de formation pour que le personnel puisse tirer parti des nouvelles possibilités ainsi offertes. Une plus grande place sera également accordée à la planification et à l extension des liens de communication avec les bureaux hors Siège. L annexe II présente sous forme graphique une comparaison des dépenses pour les deux périodes. PLAN DE TRAVAIL 5. Comme il est indiqué dans la note DG/Note/96/1, les principaux objectifs du PDRI pour l exercice biennal sont les suivants : l recourir davantage à l informatique pour mettre l information à la disposition des partenaires de l UNESCO (notamment les commissions nationales, les ONG, les organisations intergouvernementales et la communauté scientifique) ainsi que du grand public ; l assurer à tout le personnel l accès aux stations de travail (micro-ordinateurs) reliées aux LAN et interconnecter tous les LAN au Siège et hors Siège afin de former un Réseau général unique (WAN) ; l fournir aux utilisateurs I infrastructure et les outils nécessaires pour mettre au point leurs propres applications informatisées ; l moderniser les systèmes informatisés d administration et de gestion ; l mettre en oeuvre un programme de formation et de perfectionnement afin de donner au personnel technique comme au personnel non technique les compétences nécessaires pour s acquitter efficacement de leurs fonctions. 6. Afin d assurer une utilisation optimale des ressources, le processus de planification sera amélioré compte tenu des recommandations formulées dans le rapport d évaluation externe, ainsi qu il est mentionné dans la section précédente, et conformément à la résolution de la Conférence générale.

5 149 EX/l8 - page convient de noter que le budget du PDRI pour ( dollars) ne représente qu une partie du montant total affcctk aux activités d information et de télécommunication. Les autres parties sont constituées de ressources de DIT et des secteurs de programme. bureaux et unités hors Siège. De manière générale, les activités du PDRI portent sur la planification et la mise en route de nouvelles activités ou installations ; elles englobent l acquisition d infrastructures et le financement d activités visant à améliorer l efficacité et la diffusion de l information. Un montant de dollars, soit 32 % du budget du PDRI, est prévu à titre de soutien direct aux bureaux hors Siège. Ce montant permettra d acheter du matériel pour les LAN, d établir de nouvelles liaisons avec le réseau de la SITA, d acquérir l équipement nécessaire pour interconnecter les LAN des bureaux hors Siège au sein du WAN, ct d assurer la formation. Le budget de DIT (environ 4,4 millions de dollars) couvrira notamment les frais de fonctionnement des installations centrales de calcul ct de télécommunication (y compris le téléphone et les services de télex et de télécopie), ainsi que ceux du Centre d échange d information et de la Bibliothèque. Tandis que le PDRI financera le câblage, l achat de matériel pour les LAN et des logiciels correspondants, les secteurs, bureaux et unités hors Siège devront prendre à leur charge les stations de travail (micro-ordinateurs) et les logiciels correspondants. Il ressort de l ensemble des plans de travail que les unités du Siège ont prévu à cette fin environ dollars, et les bureaux hors Siège dollars. 8. Le budget du PDRI apparaît aux titres 1I.B (Services d information et de diffusion), IV (Services de gestion et d administration) et V (Entretien et sécurité) du budget. Les sections ci-après suivent l ordre de présentation de l annexe du document DG/Note/94/11, qui Ctait également celui du document 28 CYINF.9. Du fait de l évolution rapide des technologies dans ce domaine, les montants donnés ci-après sont susceptibles d être ajustés au cours de l exercice, dans les limites des crédits ouverts. A. Traitement des données et télécommunications A. 1 Poursuivre l établissement de liaisons de télécommunication avec les unités hors Siège de l UNESCO. Achat de matériel informatique et de logiciels pour les bureaux hors Siège : installation, formation et soutien ( dollars). DC plus, le PDRI fmancera pendant la première année les dépenses de communication par le biais du réseau de la SITA des bureaux hors Siège qui viennent d être connectés ( dollars). Sur ce poste de dépenses, le montant alloué au titre du PDRI en s élève à dollars seulement, cc qui explique l augmentation. Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars A.2 Développer la constitution de réseaux locaux (LAN) et connecter les réseaux locaux entre eux, au Siège et hors Siège. Achat et installation de matériel LAN et de matériel de communication dans une soixantaine de bureaux hors Siège ( dollars) et au Siège ( dollars). Ces investissements concernent essentiellement la mise en place de l infrastructure nécessaire à la liaison des LAN hors Siège avec ceux du Siège, en vue de la

6 149 EX/18 - page 5 création d un Réseau général unique (WAN). L essentiel du matériel LAN du Siège ayant été acheté en , le montant nécessaire en est moins élevé. Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars A.3 Transformer l ordinateur central et en réduire mogressivement l importance. Cette activité est liée au point C.5 ci-après. A.4 Transformer et réorganiser DIT et les services connexes. Activités sans incidence budgétaire. A.5 Mettre au point une nouvelle version micro multi-plate-forme de CDS/ISIS. II s agit ici de contribuer à l amélioration de ce logiciel très utilisé. Montant prévu : dollars : dollars A.6 Moderniser le câblage des réseaux locaux de l UNESCO. Contribution au câblage et à l achat d éléments actifs pour les bâtiments du Siège, y compris pour les délégations installées à Miollis. (Un financement supplémentaire devra être obtenu auprès d autres sources.) Montant prévu : dollars : dollars A.7 Renforcer l interconnexion avec des institutions extérieures. Frais d abonnement et de communication, modernisation du matériel pour la connexion avec Internet. Les montants prévus sont inférieurs à ceux de la période précédente car une grande partie du matériel nécessaire a été achetée en B. Services d information sur le programme et bureautique Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars B. 1 DévelopDer les services sectoriels d information/documentation sdécialisée (fonction d échanpe d information). Une première activité consistera à établir des passerelles entre le serveur Internet World Wide Web et les bases de données créées au moyen de CDS-ISIS et d autres logiciels spécialisés ( dollars). Une deuxième activité concerne la poursuite de la mise en oeuvre du système d automatisation de la bibliothèque qui permettra de rationaliser les procédures d achat et d améliorer la gestion des stocks et le service de prêt ( dollars pour l achat de matériel et les services de programmation/formation). Le plan financera en outre une étude de faisabilité et une assistance technique pour l automatisation du fonds des archives, ce qui Facilitera l accès aux documents, fichiers, etc. ( dollars). Montant prévu : dollars 1994-I 995 : dollars B.2 Se renseigner en nermanence sur les nouvelles technologies informatiaues de stockage et de communication de l information. Aucune activité n est financée par le PDRI en Des activités connexes sont financées par le Centre d échange d information et par les secteurs sur leurs budgets propres.

7 149 EX/l8 - page 6 B.3 Continuer à enrichir la base de données sur les ressources humaines (ROSTER). Aucune activité n est financée par le PDRI en ; les fonds proviendront des budgets actuels des secteurs. B.4 Poursuivre l amélioration des matériels et logiciels de bureautique de l UNESCO. Il s agit d analyser et de simplifier le travail administratif et de mettre en place un soutien informatisé afii d accélérer le traitement administratif. Un projet pilote ( dollars) permettra aux membres du personnel d acquérir une expérience dans ce domaine et aidera à déterminer les réactions des utilisateurs. Un certain nombre d applications administratives seront ensuite mises au point par des fonctionnaires de l UNESCO et des sociétés extérieures ( dollars). Ces applications pourraient porter sur l amélioration des procédures et des systèmes relatifs aux voyages en mission, à l engagement de consultants et de surnuméraires et à l octroi de contrats d honoraires. 11 est prévu d acheter un logiciel spécialisé pour le traitement du courrier électronique, comportant d importantes fonctions de mise en oeuvre des applications administratives ( dollars). L augmentation des dépenses est due essentiellement à ce que le logiciel doit pouvoir connecter entre eux les utilisateurs des LAN et permettre le développement d applications. C. Services d information pour la gestion et l administration Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars C. 1 Promouvoir la rationalisation des procédures de travail dans l ensemble de l Organisation. Les réseaux locaux (LAN) seront améliorés et intégrés plus étroitement entre eux, afin que l information ne soit saisie qu une fois et que les bases de données de différentes applications puissent être intégrées et fournissent des produits plus complets. Les fonds prévus seront utilisés pour le logiciel ( dollars) et les services de programmation sous-traités ( dollars). Montant prévu : dollars : néant C.2 Continuer à suivre la mise au point d IMIS. La possibilité d utiliser le système IMIS, mis au point par l ONU, pour remplacer une ou plusieurs applications actuelles de l ordinateur central (gestion du personnel et de la paix, budgétisation, comptabilité, etc.) sera envisagée. L évaluation de ce système pour déterminer s il est adapté aux besoins de l UNESCO n a pu être menée à bien pendant l exercice biennal précédent en raison des retards intervenus dans sa mise en oeuvre à 1 ONU. Au cours du présent exercice biennal, il est prévu de tester ce système au Siège et de constituer des équipes d évaluation composées de techniciens et d utilisateurs, afin de déterminer les modules qui pourraient être adaptés en vue de leur utilisation à l UNESCO. Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollurs C.3 Décentraliser progressivement le dévelonpement et les onérations des svstèmes administratifs. Aucune activité n est financée par le PDRI en Ces activités sont financées normalement par les secteurs et les bureaux.

8 149 EX/lE - page 7 C.4 Renouveler, sous WINDOWS, le logiciel de comptabilité local des unités hors Siège. Inclus dans le point C. 1 ci-dessus. C.5 Renouveler les svstèmes d information de gestion du programme. Il faut rassembler des données sur les applications centralisées, qui datent de plus de 20 ans, afin de préparer leur remplacement par des procédures plus modernes. Ce travail a commencé au cours du dernier exercice biennal et se poursuivra en Il fournira des données sur les programmes et permettra de commencer à définir les besoins pour les systèmes futurs. La réduction des dépenses prévues au titre de cette activité s explique par l augmentation des dépenses au titre des activités C. 1 et C.2 ci-dessus, auxquelles elle est étroitement liée. D. Gestion d ensemble et formation Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars D. 1 Réévaluer et adapter en nermanence le Plan. Cette activité n a pas d incidence budgétaire pour Elle est étroitement liée à l activité E.2 ci-après. Montant prévu : néant 1994-l 995 : dollars D.2 Assurer la FORMATION du nlus grand nombre nossible de membres du nersonnel, au Siège et hors Siège. Un plan de formation est en cours d élaboration ; il sera destiné aux techniciens et aux autres personnels au Siège ( dollars) et hors Siège ( dollars). L augmentation des dépenses reflète l accroissement du nombre de postes de travail (microordinateurs) et la nécessité de former du personnel à l utilisation et au soutien des LAN. Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars D.3 Etablir de brefs rapports de situation à l intention du Directeur général. Pas d incidence budgétaire. E. Activités qui n étaient pas prévues dans la note du Directeur général (DG/Note/94/11) E. 1 Nouveau PABX et renouvellement des services centraux de communication. Le central téléphonique (PABX), vieux de 13 ans, est techniquement obsolète et risque de tomber en panne, faute de pièces de rechange. Il ne se prête pas à l utilisation des services longue distance (numériques), qui sont moins onéreux, n est pas équipé des fonctions modernes qui permettent de réduire le nombre de standardistes. En outre, la numérotation téléphonique française va changer en octobre 1996, passant de huit à dix chiffres, et la conversion du système actuel serait très coûteuse. Pour toutes ces raisons, il a été décidé de remplacer l ancien standard d ici à octobre Etant donné que l achat d une nouvelle installation coûterait plus de 2 millions de dollars, il a été décidé de louer le nouveau standard. La contribution du PDRI pour est estimée à dollars, le reste du financement étant assuré au moyen des économies réalisées, notamment grâce à l utilisation de liaisons longue distance moins onéreuses. Il est prévu par ailleurs de consacrer dollars à l amélioration d autres

9 149 EX/18 - page 8 équipements de communication, dont ceux qui sont nécessaires pour assurer la connexion avec des réseaux extérieurs (réseau de l ONU, téléphone, télécopie, télex). Montant prévu : dollars 1994-l 995 : dollars E.2 Recours à un cabinet-conseil extérieur spécialiste de l information et des télécommunications. Comme indiqué dans la section précédente, on fera appel aux services d un cabinet-conseil de réputation internationale qui participera à la planification, au suivi et à l évaluation des activités du PDRI. Des représentants de ce cabinet assisteront aux réunions des divers comités chargés de conseiller le Directeur général adjoint. Ce cabinet-conseil collaborera aussi avec le Secrétariat à l élaboration d un ensemble de plans directeurs dans les domaines de la communication et des réseaux, des systèmes d information, de la bureautique et des systèmes de gestion et d administration. Ces plans, mis à jour périodiquement, guideront les activités futures dans ces domaines. Montant prévu : dollars : néant PRO JET DE DECISION 9. Le Conseil exécutif voudra peut-être adopter une décision ainsi conçue : Le Conseil exécutif, 1. Rappelant les résolutions 26 C/33, 27 C/38 et 28 C/36, 2. Avant examiné le document 149 EXIl8, 3. Réaffirme la nécessité d accroître la productivité individuelle et collective, et d améliorer la qualité des services d information assurés au sein de l Organisation et fournis aux Etats membres ; 4. Note les mesures prises par le Directeur général pour élaborer une nouvelle approche organisationnelle de la mise en oeuvre du Plan de développement des ressources en matière d information (PDRI) ; 5. Souligne la nécessité de former les membres du personnel à l utilisation des nouvelles technologies qui sont mises à leur disposition afin d accroître la productivité ; 6. Invite le Directeur général à poursuivre la mise en oeuvre du PDRI selon les principes énoncés dans le document 149 EX/lS et dans sa note DG/Note/96/1 du 16 janvier 1996 ; 7. Autorise le Directeur général à allouer les crédits nécessaires pour la mise en oeuvre du PDRI ; 8. Prie le Directeur général de faire rapport au Conseil exécutif à sa 152e session sur la mise en oeuvre du PDRI et les résultats obtenus, notamment sur le plan de la productivité et de l amélioration des services d information.

10 ANNEXE 1 Résumé du Rapport d évaluation de l impact des activités relatives au Plan de développement des ressources en matière d information de l UNESCO par Kate Wild (28 (XNF.9) Evaluation externe - Constatation Evaluation externe - Recommandations Suite donnée par le Secrétariat Chapitre 4 : Liaisons télématiques avec les bureaux hors Siège Il faudra renforcer les services des bureaux hors Siège L Unité chargée de la mise en oeuvre du Plan (PIU) L UNESCO utilise deux mécanismes pour connecter si l on veut tirer pleinement parti des avantages de la entreprendra un certain nombre d actions en vue de ses bureaux, celui des Nations Unies pour les liaisons connectivité. Il faut mieux faire connaître les services et mieux informer le personnel des services existants. avec Bangkok, New York, Genève et Vienne et le systèmes existants, définir des normes pour la Le TIP établit actuellement des listes de materiels et de réseau de la SITA pour les autres bureaux. Les bureautique et les installations de livraison de logiciels standard. négociations avec la SITA ont permis d obtenir une l information ; l intégration des éléments actuellement L intégration du systeme central et des microremise de 20 à 30 %. A la mi-avril, 31 bureaux de répartis entre l ordinateur central et les micro- environnements deviendra plus aisée lorsque tous les l UNESCO (contre 12 en 1990) étaient connectés à environnements s impose. En conjuguant leurs efforts, réseaux locaux seront en place. Au 29 f&rier 1996, l ordinateur central et avaient accès aux mêmes DIT et les services utilisateurs responsables devraient 34 bureaux hors Siège étaient raccordés au Siège par services que les unités du Siège. La moitié environ des pouvoir offrir au personnel hors Siège une formation des liaisons télématiques. Seize réseaux locaux ont été bureaux de l UNESCO sont désormais raccordés, plus efficace aux systèmes d information. installés hors Siège. l objectif étant toujours de connecter l ensemble des La formation du personnel hors Siège est assurée au bureaux dès que possible. Dans la mesure du possible, cours des missions effectuées par des fonctionnaires du DIT s efforce de faire appel à l expertise locale pour Siège, mais ces efforts devront être intensifiés. (Voir cipermettre à l avenir de traiter localement les problèmes dessous Qualifications et formation.) éventuels. Etablissement de réseaux locaux Au Siège, tous les services n ont pas accès à un réseau local et tous les réseaux locaux ne sont pas reliés entre eux. Le transfert de données du système central demeure une opération complexe qui peut entraîner une duplication d ensembles de données et le risque de ne plus savoir lequel d entre eux fait autorité. Le nombre de fonctionnaires raccordés à des réseaux a sensiblement augmenté au Bureau du personnel, au Secteur de l éducation, au Bureau du budget, au Cabinet et à BRX ainsi que dans dix bureaux hors L objectif énoncé dans la note DG/Note/96/1 est d assurer a tout le personnel l accès aux stations de travail (micro-ordinateurs) reliées aux LAN avant la fin de l exercice biennal. La réalisation de cet objectif dépendra des fonds disponibles dans le budget des différents secteurs et bureaux. Au 29 février 1996, plus de 600 stations de travail au Siège et 250 hors Siège étaient connectées à des réseaux locaux. Les procédures de transfert ont été simplifiées et sont désormais plus rapides.

11 Siège. Toutefois: les normes restent insuffisantes et la capacité d appui de DIT ou des secteurs aux réseaux locaux laisse encore à désirer. Des normes ont été définies pour les systèmes opérant sur réseau et d autres viendront s y ajouter à l avenir, notamment en ce qui concerne le courrier électronique. On étudie actuellement les moyens par lesquels il serait possible d appuyer les réseaux locaux a l aide des ressources existantes. Il est envisagé de sous-traiter certaines fonctions. Importance de l ordinateur central Les progrès dans ce domaine ont été limités par les Si l on veut décentraliser en toute sécurité, il faut La mise à jour des systemes existants a commencé en frais de maintenance des systèmes hérités du passé d abord investir dans la documentation, ce qui est 1995 et se poursuivra en (finance et administration) opérant sur l ordinateur prévu pour l exercice en cours. Il faudra également Un projet visant à ajouter aux systèmes existants des central. On ne dispose pas de documentation analyser les procédures pour voir si elles correspondent interfaces de type Windows est en cours d exécution systématique sur ces systèmes. aux besoins actuels, modifier les logiciels, concevoir et un projet pilote portant sur l informatisation des des interfaces appropriées et former le personnel dans formulaires et leur transfert électronique vient d être toute l Organisation. lancé. Des projets doivent être mis en route en en vue d ameliorer les procédures par le recours aux réseaux locaux. Voir aussi ci-après Gestion d ensemble et formation. Transformation et réorganisation de DIT Les membres du personnel sont aptes à utiliser les Une solution serait de transférer à DIT du personnel La réorganisation de DIT est à l étude. systèmes existants mais rares sont ceux qui ont les d autres services ayant de l expérience en matiere de qualifications requises pour changer d univers constitution de réseaux et de gestion décentralisée. informatique. DIT ne peut dispenser à son personnel la formation poussée qui lui permettrait d aborder des fonctions nouvelles sans mettre en péril les systèmes existants. En outre2 il manque de moyens pour engager du personnel ayant la formation requise.

12 CDS/lSIS-micro et IDAMS ISIS-micro a utilisateurs dans le monde entier et un certain nombre d organisations le distribuent dans les Etats membres. IDAMS est exploité dans organisations. Depuis des années, les utilisateurs de micro-isis sont préoccupes par le fait que le développement du système à l UNESCO relève essentiellement d une seule personne. Le Plan prévoit un financement à court terme mais aucune solution à long terme n a été trouvée. Amélioration du câblage L absence de système de câblage standard dans les trois principaux bâtiments du Siège à Paris entrave la communication entre les membres du Secrétariat. Dans l immédiat, il est prévu de câbler Bonvin et éventuellement Miollis ainsi que certaines sections de Fontenoy pour favoriser l expansion des réseaux locaux existants. On envisage également le câblage de l ensemble du bâtiment Fontenoy. Un plan de câblage intégré et une structure de câblage homogène seront nécessaires pour faciliter les liaisons. Le développement de CDS/lSlS est en partie assuré en coopération avec des partenaires extérieurs et grâce à des apports financiers provenant de sources extérieures. En ce qui concerne les effectifs, un poste de la classe P-l/P-2 a été créé au sein du PGI. dont le titulaire aura pour tâche d aider au développement de CDS/lSlS et d ldams. Le câblage complet (téléphone, ordinateurs, sécurité) du bâtiment Bonvin est achevé et un certain nombre de réseaux locaux sont opérationnels. Des appels d affres sont actuellement lancés pour le câblage du bâtiment Miollis et du bâtiment V. Les autres bâtiments, y compris Fontenoy, doivent être câblés au cours de l exercice biennal. Une entreprise spécialisée a été chargée de superviser l élaboration d un cahier des charges homogène et les travaux d installation. Développement et diffusion des services d information des secteurs Les activités menées au titre du Plan ont consisté Un cadre plus précis de politiques et de normes essentiellement à inventorier les services existants et à relatives à la diffusion des données statistiques, les diffuser par disque CD-ROM et Internet. question actuellement examinée par le TIP, faciliterait Un premier prototype de CD UNESCO contenant six la diffusion de ces données. bases de donnies est sorti en 1991 et un CD contenant 11 bases de données est maintenant produit régulièrement. L.Index Translationum a fait l objet d un CD séparé. Le Secteur de l éducation a sorti un CD-ROM de sa base de données et envisage d en produire deux autres. Au début de 1995, l UNESCO est devenue un centre serveur sur Internet et le nombre de bases de données Un groupe de travail qui aura pour mission de formuler des propositions sur l élaboration d une politique concernant la diffusion des divers types d information réunis par l Organisation, et notamment des statistiques, est en cours de constitution. En outre, une équipe de travail a été créée en vue de réfléchir aux moyens d optimiser l utilisation du réseau Internet. De nouveaux CD-ROM sont en cours de préparation.

13 ainsi rendues disponibles s accroît. Le Secteur de l éducation est également en train de négocier la mise en place de son propre serveur Internet. Le Centre d echange d information teste actuellement un logiciel qui donnera actes au texte intégral des documents de l UNESCO. Les bases de données statistiques vont être décentralisées pour en faciliter l analyse et étudier de nouveaux modes de diffusion. Le fichier central, base de données sur les ressources humaines Le fichier contenant les CV des candidats, des Il appartient aux différents secteurs de tenir leur fichier Les secteurs ED et SC utilisent désormais activement le consultants et des experts est une base de données à jour. Certains devraient être encouragés à enregistrer fichier central. Les autres secteurs seront plus centrale exploitable sous CDMSIS. des connaissances dans les domaines qui les vigoureusement encouragés à faire de même. intéressent. Amélioration du matériel et des méthodes. bureautiques Le volume du matériel bureautique dont dispose le personnel de l UNESCO a certainement augmenté, bien qu il soit difficile à quantifier. Les plus grosses améliorations portent sur la communication : courrier électronique mais aussi réception et envoi de télécopies et de télex. On n a guère avancé en ce qui concerne la standardisation des logiciels ou l élaboration d instruments de travail de nature à favoriser l adoption de procédures communes qui pourraient influer sensiblement sur le flux des activités. Il n a pas encore éte donné suite aux propositions faites au CIRD dans ce domaine. Des configurations matérielles standard ont été mises au point pour permettre l achat en grande quantité d ordinateurs individuels. Voir ci-après les commentaires concernant les normes.

14 Rationalisation des méthodes de travail Le Plan semble être perçu davantage comme un moyen d atteindre les objectifs des divers services que comme une possibilité d améliorer la capacité globale de renforcement des activités de l Organisation et, partant, la prestation de services aux Etats membres. Cela s explique en partie par la difficulté de concevoir une approche systématique de la gestion des données. Apparemment, peu de fonctionnaires savent au-jourd hui à l UNESCO quelle information et quels éléments d information sont disponibles, quelle en est la source et sous quelle forme ils peuvent être obtenus. Ces connaissances sont pourtant indispensables pour rationaliser les procédures. Maintenant qu un nouveau membre du personnel a éte affecté à l administration des bases de données, une approche plus cohérente peut être envisagée mais il ne faut pas sous-estimer l ampleur de la tache et il s écoulera quelque temps avant que DIT soit en mesure d appliquer une politique efficace d administration. La rationalisation des méthodes de travail peut aussi avoir été entravée par le fait qu il n existe pas à l UNESCO de réseau de spécialistes dans les secteurs capables d identifier et de résoudre les problèmes communs et de travailler avec DIT à la recherche de solutions. Il n existe aucun moyen d encourager la diffusion de solutions élaborées dans un service. Ce manque de synergie est,dû en partie à l absence de normes mais aussi au fait que nulle part les qualifications minimales nécessaires ne sont réunies. En ce qui concerne les systèmes informatiques centraux existants, l effort de mise à jour qui est en cours débouchera sur la constitution dune base de données regroupant les données essentielles. Il restera à intégrer cette information à celle que contiennent les applications utilisées sur les réseaux locaux. Le nouveau rôle du CIRD est de faire fonction de forum permettant aux utilisateurs d échanger des vues et des informations. Un certain nombre de points de contact informatiques ont éte mis en place dans les différents secteurs et services pour les échanges à un niveau plus technique. Il est indispensable de renforcer les capacités dans les secteurs, et des fonctionnaires ont été chargés au sein de chacun d entre eux de gérer les réseaux qui leur sont propres. Un plan de formation est en cours d élaboration en vue de donner à ces fonctionnaires le niveau nécessaire pour s acquitter de cette tache.

15 IMIS Le système intégré de gestion (IMIS) de l Organisation Il n est pas prématuré de créer une équipe composée de Le plan de travail du Plan de développement des des Nations Unies est l une des options que l UNESCO fonctionnaires de BOC, du Budget, du Personnel et de ressources en matiere d information prévoit devrait envisager pour réduire ses infrastructures DIT pour commencer à évaluer la transition possible. l installation d une version experimentale d IMIS au centralisées de traitement de l information héritées du IMIS ne devrait pas être la seule option envisagée. Siège. L Unité chargée de la mise en oeuvre (PIU) passé. constituera alors des équipes avec DIT et les services utilisateurs, ainsi qu il a été recommandé, en vue de tester le système et d en évaluer l utilité pour l UNESCO. D autres options seront également envisagées. Décentralisation des opérations et des systèmes administratifs Un grand nombre de systèmes administratifs clés La connexion des LAN devient une activité prioritaire. continuent de dépendre d un ordinateur central car c est le seul système auquel tous les utilisateurs ont accès. Pour certaines applications, l information est transférée de l ordinateur central sur un microordinateur. D autres sont entièrement articulées sur un micro-ordinateur. Pour être largement accessibles, les applications doivent être copiées à l intention de chacun des réseaux locaux, processus incommode et qui risque d entraîner des versions différentes des bases de données. Tant que l Organisation n est pas rattachée à un réseau unique piloté par les réseaux locaux plutôt que par l ordinateur central, il sera chimérique d escompter des progrès sensibles sur la voie de la décentralisation contrôlée. Il existe actuellement 10 LAN (bientôt 14) au Siège et 16 hors Siège (et d autres seront graduellement mis en place). Les réseaux locaux du Siège sont reliés par un routeur. Il en sera de même des nouveaux LAN. Il est prévu de connecter de la même façon les réseaux hors Siège au cours de l exercice biennal, de sorte que tous les LAN formeront un Réseau général unique (WAN).

16 Gestion d ensemble et formation Les activités du Plan de développement des ressources Il faut consacrer des ressources accrues aux En , le Bureau du personnel a assuré la rn matière d information n ont pas été conçues de programmes de formation pour appuyer le dévelop- formation de 600 fonctionnaires du Siège. PER, en manière à offrir des possibilités d apprentissage pement de systèmes d information décentralisés. coopération avec DIT, a également contribué à la susceptibles de contribuer à une réévaluation des formation du personnel hors Siège, et les fonctionnaires résultats obtenus et des progrès accomplis. de DIT ont fourni des services de formation à l occasion Le Bureau du personnel a organisé 306 stages à de missions. Le montant des crédits affectés à la l intention de fonctionnaires depuis 1991 et il a formation dans le budget du Plan pour est financé des programmes de formation hors Siège. Si la plus de deux fois supérieur à ce qu il était en connaissance de l informatique augmente, on manque des connaissances spécialisées nécessaires pour. soutenir des réseaux et systèmes à l échelle de l Organisation. Chapitre 5 : L impact du Plan Les crédits spécifiquement alloués à la fourniture de matériel et d infrastructures ont permis aux unités conscientes des avantages de la connectivité d établir des réseaux locaux, de relier des groupes de travail entre eux et de se raccorder à l ordinateur central. L amélioration des instruments utilisés, par exemple pour la préparation du Programme et budget et l élaboration et le suivi des plans de travail détaillés, est appréciée mais elle est rarement perçue comme decoulant directement du Plan. Ce dernier a fourni des capitaux de démarrage pour un certain nombre d initiatives utiles, mais celles-ci résultaient de la demande plutôt que de l offre d un ensemble cohérent de compétences et de crédits visant.à accroître l efficacité de. l UNESCO. C est dans le domaine de l infrastructure que l impact du Plan s est fait sentir : connectivité des bureaux hors Siège ; fourniture de micro-ordinateurs et d installations de réseaux au Siège. Les progrès du câblage dans les bâtiments de Paris renforceront cette tendance. Manque encore une vision d ensemble des fins que cette infrastructure doit servir. Durant la période , tout particulièrement, l accent a été placé sur le développement de l infrastructure (câblage, réseaux locaux, stations de travail et liaisons Internet), qui est une condition préalable à l élaboration de nouvelles applications. L infrastructure elle-même permettra la mise au point d applications locales et améliorera la communication interne et externe. Les efforts vont porter désormais sur la définition de méthodes de planification qui serviront de cadre à l élaboration des applications et à la diffusion de l information au sein de l Organisation comme à l extérieur.

17 Chapitre 6 : Les lacunes Cadre et méthodes de mise en oeuvre Il manque avant tout un cadre de mise en oeuvre (une culture de la planification, un plan directeur, des méthodes de planification et des méthodes de mise au point d applications) qui permettrait de traduire des principes généraux et des crédits en taches à effectuer pour lesquelles des ressources humaines seraient identifiées et des délais fixés. Le cadre de mise en oeuvre pourrait prendre un certain nombre de formes, mais une approche-projet serait peut-être la plus indiquée. Unité responsable La responsabilité de la mise en oeuvre du Plan ne doit pas être de pure forme ; l unité à laquelle elle incombe doit être habilitée à allouer des ressources et à appliquer des normes et doit avoir les moyens de contrôler et d évaluer les activités. Inventaires du matériel, des systèmes et des capacités existants Il faut dresser des inventaires des besoins, du matériel, des logiciels, des réseaux locaux, des systèmes d information, des compétences, etc., et les tenir à jour de manière que des plans puissent être élaborés et révisés. La note DG/Note/96/1 a déjà défini clairement les responsabilités de chacun dans la mise en oeuvre du Plan de développement des ressources en matière d information, ainsi que les mécanismes techniques et de supervision. Des plans directeurs seront élaborés avec le concours d un cabinet-conseil extérieur dans les domaines suivants : systèmes d information, communications et réseaux, applications informatiques en matière d administration et de gestion et bureautique. Ces plans directeurs indiqueront quelles sont les méthodes appropriées pour mettre en oeuvre le Plan. Le Directeur général a confié la responsabilité générale du Plan au DDG. Une fois devenus pleinement opérationnels, les réseaux locaux fourniront des outils facilitant les inventaires du matériel et des logiciels.

18 Normes L application des normes garantit que les systèmes peuvent être interconnectés et les données partagées. Elle garantit aussi que la maintenance des systèmes peut être assurée à un coût raisonnable sans croissance exponentielle des services spécialisés et de la formation. Les normes sont encore plus essentielles pour la décentralisation. Les normes doivent être choisies sur la base d une connaissance et d une compréhension des besoins des utilisateurs et elles doivent être appliquées par des mécanismes à l échelle de l Organisation. Une politique concernant les normes à appliquer dans le choix du mattrriel informatique et des logiciels a été arrêtée et portée à la connaissance de toutes les unités. Les systèmes opérant sur réseau ont été normalisés. Des sous-groupes constitués au sein du TIP dressent des listes d autres matériels et logiciels répondant aux normes. Qualification et formation Le personnel central n est pas suffisamment formé aux technologies pour soutenir le développement et le fonctionnement d un système décentralisé, notamment en ce qui concerne l administration des bases de données, UNIX et les techniques qui utilisent les réseaux. Il faut donc dispenser une formation dans ces domaines pour assurer la crédibilité des programmes élaborés à l échelle de l Organisation. Une formation a déjà été dispensée jusqu à un certain point (utilisation d UNIX. d Internet. des interfaces pour l infographiel etc.). Le TIP considérera ce problème comme une tâche prioritaire. (Voir également ci-dessus Gestion d ensemble et la formation.) Chapitre 7 : Recommandations Le principal problème que cette étude fait apparaître est le décalage entre les idées formulées concernant les moyens de moderniser les services d information de l UNESCO et les mécanismes qui permettraient de transformer ces idées en programmes et en projets et de les mettre en oeuvre. Il ne semble pas y avoir de plans concernant des projets ou des mécanismes de contrôle et l on ne voit pas très bien non plus où ceux-ci devraient être mis en place. Il n y a pas à l UNESCO Un groupe chargé de la mise en oeuvre du Plan devrait être créé, qui serait composé de fonctionnaires détachés de DIT, d IOM, de MCR, des secteurs et des bureaux hors Siège. Il releverait de l ADG/MA et serait habilité à appliquer des décisions et à mettre en oeuvre des projets, si besoin est en créant des équipes de projet intersectorielles. Le groupe chargé de la mise en oeuvre du Plan devrait être birigé par un membre d un cabinet-conseil rompu à la gestion des systèmes d information. L UNESCO ne de groupe possédantoutes les compétences nécessaires pour donner un avis autorisé au Directeur général et à devrait ménager aucun effort pour trouver un cabinetses principaux collaborateurs. La responsabilité de la conseil disposé à travailler gracieusement ou sur la base mise en oeuvre d ensemble du Plan n est pas nettement du partage des coûts. localisée. L UNESCO ne dispose pas de spécialistes de l informatique suffisamment nombreux ou possédant l autorité voulue pour donner effet aux principes énoncés dans le Plan. La direction n a pas pris Une Unité chargée de la mistt en oeuvre du Plan (PIU), assistée de fonctionnaires détachés d autres services, a été constituée. L Unité fait rapport à l ADG/MA et a été chargée notamment de la mise en oeuvre des projets et de différentes autres tâches. Un représentant d un cabinet-conseil spécialisé dans la gestion assistera aux réunions du TIP et du CIRD et participera aux réunions d orientation aux côtés du DDG et des autres responsables de la mise en oeuvre du Plan. Le choix de ce cabinet n était pas encore arrêté au moment de l établissement du présent rapport.

19 conscience de toute la complexité de la tâche. On constate une tendance à simplifier à l excès les problemes qui se posent. Chapitre 8 : Conclusion A l évidence, la mise en oeuvre du Plan n a pas à ce Les mesures prises pour remédier au décalage dont fait jour donné à l essentiel des services et des systèmes état l évaluation externe en ce qui concerne la mise en d information de l UNESCO la rigueur, l effkacité et oeuvre sont exposées dans le corps du présent les facultés d adaptation, d innovation et de document. Elles visent notamment : décentralisation nécessaires. Le decalage est tel qu il (a) à définir plus clairement les responsabilités, compromet, à court ou à moyen terme, la capacité de (b) à affecter des ressources à la planification, et l Organisation d opérer avec le niveau d efficacité (c) à faire appel à des compétences extérieures pour requis. Il faudra faire appel à des spécialistes externes la planification et le suivi du Plan de de la gestion des systèmes d information pour développement des ressources en matière permettre un regroupement de DIT et des autres d information. services de l Organisation afin de préparer un avenir où les rôles de la technologie de l information seront définis différemment dans l intérêt de l UNESCO tout entière.

20 ANNEXE II DEPENSES AU TITRE DU PDRI Al. Liaisons télématiques avec les unités hors Siège A2. Réseaux locaux au Siège A2. Réseaux locaux hors Siège AS. CDS/ISIS A6. Extension du câblage pour les LAN A7. Renforcement de la communication avec les institutions extérieures BI. Centre d échange d information. Développement, documentation CI. Rationalisation de travail des méthodes B4. Modernisation du matériel bureautique et des logiciels C2. IMIS CS. Rénovation des systèmes d information Dl. Réévaluation permanente du Plan D2. Formation au Siège et hors Siège El. Services de communication du nouveau central téléphonique E2. Cabinet-conseil extérieur