TROPHEE DES JEUNES de la LIGUE RHÔNE-ALPES FFPJP

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1 FEDERATION FRANÇAISE DE PETANQUE ET JEU PROVENÇAL AGREEE PAR LE MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES SPORTS LIGUE RHONE-ALPES AIN 01 - ARDECHE 07 - DROME 26 - ISERE 38 - LOIRE 42 - RHONE 69 - SAVOIE 73 - HAUTE-SAVOIE 74 Siège Social : C.R.O.S. 16, Place J-Jacques Rousseau BP BOURGOIN-JALLIEU TROPHEE DES JEUNES de la LIGUE RHÔNE-ALPES FFPJP CAHIER des CHARGES Sommaire : Déroulement de la manifestation Les obligations de l'organisateur Annexe 1- Code de bonne harmonie

2 A- Le déroulement de la manifestation Article 1 : La manifestation La Ligue Rhône-Alpes organise chaque année un Championnat doublette appelé «Trophée de Ligue Jeunes» ouvert à toutes les catégories Jeunes. Cette manifestation se déroule, le 3 ème dimanche de juin. L'organisation est confiée, chaque année, à un Comité Départemental lors de l'assemblée Générale de la Ligue, compte-tenu d un roulement sur les 8 Comités. Article 2 : Le Planning et horaires de la compétition Les horaires de la compétition seront les suivant : Début des parties : 08H30 Arrêt de toutes les parties : 12H00 Reprise du Championnat : 13H30 Article 3 : Récompenses Les coupes des vainqueurs, des finalistes et des demi-finalistes seront fournies par la Ligue ainsi qu une coupe pour le meilleur Comité Départemental de la compétition. Il est laissé au bon vouloir de l Organisateur le soin d agrémenter ou non la dotation de cette compétition. Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 2 / 8

3 B- Les obligations de l'organisateur Article 4 : Aménagement du site L aménagement du site est à la charge de l Organisateur qui devra mettre en place ou prévoir : Si possible une décoration pour embellir le site avec l apport de plantes ou de fleurs, notamment sur le podium de la Table de Marque. Un fléchage conséquent afin de faciliter l accès des équipes extérieures sur le lieu du Championnat. Les banderoles de la Ligue et des partenaires de celle-ci à l intérieur du carré d honneur et sur les barrières des jeux. Une salle isolée du public pour procéder à une éventuelle réunion du Jury ou d une commission de la Ligue. Des panneaux permettant l affichage des tirages des parties initiales, par catégories, à proximité du podium. Article 6 : Les jeux 58 jeux seront tracés pour les parties initiales, plus 12 jeux formant le carré d honneur servant aux parties finales, soit un total de 70 jeux. Organiser, de préférence, les 70 jeux en 5 carrés fermés par des barrières : 3 carrés de 16 jeux et 1 carré de 10 jeux pour les Benjamins et le carré d honneur. Le Championnat se disputera sur des terrains tracés aux dimensions réglementaires de 4m x 15m avec une dérogation possible pour les parties initiales de 3m x 12m. Des arrêts de boules seront installés en arrière des lignes de fond de jeu à une distance minimale de 0,20m de celles-ci. Un nombre suffisant de barrières seront mises en place autour des terrains de jeu afin que les spectateurs ne viennent pas gêner les joueurs au cours des parties. Les allées situées autour des jeux seront de largeur suffisant (minimum 3 mètres) pour permettre le stationnement et la circulation des spectateurs.. Article 7 : Le carré d'honneur Celui-ci devra être situé à proximité immédiate du podium officiel. Il devra comporter un minimum de 12 jeux tracés aux dimensions que prévoit le règlement FFPJP et le code d arbitrage soit : 4 m x 15 m. Les jeux du carré d honneur ne pourront être utilisés pour les parties de groupes qu en cas de manque réel de place. Le carré d honneur devra être muni d un éclairage parfait permettant si besoin, le déroulement de parties de nuit. Des panneaux de score seront fournis par la ligue et disposés sur chaque jeu du carré d honneur. Dans le carré d honneur, 2 chaises devront être installées sur chaque jeu pour les délégués ou les coaches. Article 8 : Le podium Le podium servant également de Table de Marque devra être situé face au carré d honneur. Il devra être équipé : De prises de courant électrique en 220V. D un éclairage permettant une utilisation de nuit. D une sonorisation professionnelle de qualité audible de l ensemble du site de la compétition avec micros D un nombre de tables et de chaises suffisant pour la gestion par ordinateur de 4 compétitions différentes, ainsi que des tables supplémentaires pour ranger les documents. Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 3 / 8

4 Article 9 : Les buvettes L Organisateur pourra s il le souhaite installer des buvettes pour les joueurs et spectateurs à la condition impérative, de respecter à la lettre les lois en vigueur sur la vente d alcool dans les enceintes sportives et à la condition que les Organisateur aient en la circonstance toutes les autorisations municipales réglementaires pour l ouverture de celles-ci. Ces buvettes devront être installées à une distance suffisante des jeux afin de ne pas perturber le déroulement de la compétition. Il est également demandé l Organisateur de mettre en place une buvette pour les jeunes. Cette buvette devra être gratuite et indépendante de la buvette principale, et les boissons proposées (sirop, eau, etc.), seront servies au verre (ou timbale) et consommées sur place. A la discrétion de l Organisateur, il pourra être proposé gratuitement des viennoiseries de son choix pour le goûter des jeunes. Dans ce cas prévoir des tickets à donner aux délégués des équipes. Dans tous les cas la vente d'alcool de 4 ème catégorie est interdite sur le site du Championnat pendant toute la durée de la compétition, y compris pendant l'arrêt de midi. Article 10 Secours Durant la compétition, l organisateur devra s assurer la présence du personnel d intervention de premier soin (Croix Rouge, pompiers ou médecins). Prévoir également un accès aux véhicules d urgence. Article 11 : La restauration La mise en place d'une restauration sur le site ou à proximité est obligatoire. Les jeunes et leurs délégués devront pouvoir s'y rendre à pied ou par un moyen de transport mis à leur disposition par l'organisateur si le lieu du repas est trop éloigné. Le repas devra être de bonne qualité et d un coût raisonnable avec boissons et café compris. Le prix du repas par personne ne doit pas dépasser 18 pour les adultes et 14 pour les jeunes. L Organisateur devra être en mesure de débuter le service des repas dès 11h30. Le service devra en outre être relativement rapide pour ne pas retarder la compétition. Une table sera réservée pour les représentants de la Ligue, les responsables des Tables de Marque et les arbitres afin que ceux-ci puissent retourner le plus rapidement possible sur les jeux. Les repas de tous les joueurs, des officiels de la Ligue, du délégué de la Ligue, de l arbitre désigné par la Ligue et des responsables des Tables de Marque sont à la charge de la Ligue Rhône-Alpes. Article 12 : Espace partenaires L exposition ou la vente d articles, produits ou gadgets peuvent être autorisée par l organisateur après négociation avec les exposants. L'organisateur soumettra à la Ligue Rhône Alpes, pour autorisation, la liste des exposants qu'il compte inviter. Article 13 : Inscription des équipes Un dossier sera établi par le Comité Organisateur en temps voulu et envoyé à : Chaque Comité Départemental de la Ligue. Au délégué de la Ligue et à tous les arbitres Ce dossier comprendra : Des imprimés d inscription, par catégories mentionnant une date limite de retour au Comité d Organisateur. Le Plan de situation du site de la compétition. La liste des hôtels susceptibles de recevoir les réservations hôtelières des Comités pour les équipes arrivant le veille. Les menus avec les tarifs de restauration proposés et les fiches de réservation de repas pour les accompagnateurs. Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 4 / 8

5 Article 14 : Accueil des équipes L'Organisateur devra aménager un espace, différent de la Table de Marque, pour accueillir la veille de ce Championnat, de 17h à 19h, les délégués des Comités participants pour : La dépose des licences des joueurs et délégués et les licences des éducateurs et initiateurs appelés à coacher les équipes. La remise des documents diverses ou cadeaux Ces opérations sont à la charge de l'organisateur qui désignera la personne responsable de l'accueil. Article 15 : Table de marque Les différentes Tables de Marque seront gérées par des membres désignés par le Comité organisateur qui devra fournir le matériel et le personnel qualifié à la gestion de ce Championnat. Ce Championnat est géré par ordinateur indépendant avec le logiciel Fédéral «Gestion Concours». Le dépôt des licences sera fait directement à la Table de Marque avant la compétition sous la surveillance du corps arbitral et du délégué de la Ligue. Les licences qui auront été déposés la veille, à l'accueil, seront vérifiées le matin de la compétition par l'arbitre et le délégué. Le ou les délégués de chaque Comité, devront être clairement identifiables et seront seuls habilités à donner les résultats de leurs équipes aux responsables des Tables de Marque. Durant toute la compétition il ne sera pas servi d alcool à la Table de Marque. Article 15 : Tirage au sort et graphiques Le tirage au sort des groupes du Championnat sera effectué chaque année par le Comité Organisateur en présence d un membre de la Commission Jeunes de la Ligue Rhône-Alpes au moyen du logiciel Fédéral «Gestion Concours», huit jours avant la compétition. L intégralité de la compétition se déroulera à l aide du logiciel Fédéral. Lors de ce tirage initial, deux équipes d'un même Comité ne devront pas figurer dans la même poule. Article 16 : Le programme L édition d un programme et la délivrance de sacoche pour les délégués départementaux n est pas obligatoire mais conseillée et souhaitée. Article 17 : Passage du flambeau et réception officielle Au cours de ce Championnat aura lieu à 11h00 la cérémonie du passage du Flambeau, suivie de la réception officielle à la charge de l'organisateur. Toutefois, pour faciliter la présence des élus à cette cérémonie, un autre horaire pourra être proposé par l'organisateur. Afin de ne pas perturber la compétition, cette cérémonie se tiendra à l écart des jeux, si possible dans une salle fermée au public et disposant d une petite sonorisation. Article 18 : Formulaires à retourner impérativement Le code de bonne conduite, présenté en Annexe 1 du Cahier des Charges, devra être retourné au Président de la Ligue Rhône-Alpes daté et signé dans les délais impartis. Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 5 / 8

6 C- Organisation technique de la Ligue Article 19 : Répartition des équipes La répartition des équipes qualifiées par catégories sera revue chaque année par les Présidents des 8 Comités durant le dernier bureau régional de l année précédente. Article 20 : Délégations et représentativité La Ligue sera représentée par le Président ou son représentant. Le délégué sera désigné par le Comité Directeur. Le délégué principal veillera au bon déroulement de la compétition en relation étroite avec l arbitre principal et les différents responsables des Tables de Marque. Il devra être présent sur le site avant même le début de la compétition afin de vérifier : La présence au poste qui leur a été confié, des différents responsables des Tables de Marque, ainsi que de l arbitre principal désigné par la ligue. La composition et l affichage du Jury du jour. La conformité et l affichage des différents tirages des groupes pour la compétition du jour. La présence des différentes banderoles des partenaires de la Ligue Rhône-Alpes. Les frais de déplacement et de séjour du délégué désigné par la Ligue sera à la charge de celle-ci. Article 21 : Arbitrage L'arbitrage sera assuré par un arbitre de la Ligue (National ou de Ligue) proposé par la Commission d'arbitrage assisté à sa tache de deux arbitres du Comité Organisateur (arbitres départementaux ou stagiaires). Les arbitres départementaux seront désignés par le Comité Organisateur et à la charge de celui-ci. Ces arbitres seront placés sous l autorité de l arbitre de Ligue désigné. Il sera obligatoire pour les arbitres de porter une tenue homogène (maillot rayé et blouson FFPJP). Le port du blue-jean est interdit. L arbitre de Ligue et le délégué devront prendre contact avec l organisation pour la réservation des chambres et des repas. Les frais de déplacement et les indemnités de l arbitre de Ligue désigné seront à la charge de la Ligue. Article 22 : Le Jury La composition d un Jury est obligatoire et doit être impérativement affichée avant le début de la compétition et sera constituée : Du délégué de la Ligue (Président du jury) De l arbitre principal De deux membres du Comité Organisateur Article 23 : Les récompenses La ligue se devra d offrir aux vainqueurs, aux finalistes et aux ½ finalistes de chacune des catégories jeunes, des coupes à la hauteur de l événement, ainsi qu une coupe pour le meilleur Comité Départemental de la compétition. Il est laissé au bon vouloir des Organisateur le soin d agrémenter ou non la dotation de cette compétition. Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 6 / 8

7 D- Participations financières Article 24 : Prise en charge financière de la Ligue Rhône Alpes La prise en charge financière de la Ligue Rhône Alpes comprend : Les frais de déplacement et de restauration de ses membres appelés à officier et désignés par elle-même et de ses invités et officiels présents. Les frais de déplacement, de restauration et d arbitrage de l arbitre de Ligue appelé à officier et désigné par la Commission Régionale des arbitres Les frais de restauration de tous les joueurs engagés dans ce championnat L hébergement de ses membres appelés à officier, de ses invités, de son arbitre désigné. Les coupes aux vainqueurs, aux finalistes et aux ½ finalistes dans chacune des catégories. Une coupe au meilleur Comité Départemental de ce Championnat. Article 25 : Prise en charge financière du Comité Organisateur La prise en charge financière du Comité Organisateur comprend : Les frais de déplacement, de restauration et d arbitrage des arbitres départementaux appelés à officier et désignés par lui-même. Les frais de déplacement et de restauration des responsables des Tables de Marque appelés à officier et désignés par lui-même. L apéritif d honneur prévu lors du passage du Flambeau. Les frais occasionnés par les diverses invitations faites par le Comité Organisateur ou le club Organisateur. Toutes autres dépenses liées à l organisation (Secours, gardiennage, sécurité, etc.) L achat de coupes ou autres récompenses en complément de la dotation de la Ligue pour cette compétition. L achat de coupes ou autres récompenses pour les concours annexes. Ce document a été adopté par le Comité Directeur de la Ligue Rhône-Alpes le 23 mars 2013, il annule et remplace toute version antérieure. Le Président de la Ligue Rhône-Alpes Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 7 / 8

8 ANNEXE 1 CODE de BONNE CONDUITE Comité Départemental de : Société responsable : Lieu de la manifestation : Date de la Manifestation : Nature de la Manifestation : Je soussigné.. Président(e)) de la Société : Certifie avoir pris connaissance du Cahier des Charges de La LIGUE RHÔNE-ALPES FFPJP relatif à l organisation de la manifestation dont la nature figure sur ce document, et en accepter les stipulations et conditions d organisation. Délivré à : Le :. Cachet de la Société Signature du Président Pris connaissance et avis favorable. Cachet de la Mairie Signature du Maire Le texte de ce document a été approuvé par le Comité Directeur de la Ligue Rhône-Alpes le 23 mars 2013 Il devra être retourné avec cachés et signature au Président de la Ligue Rhône-Alpes 15 jours minimum avant la date prévue de la manifestation. Le Président de la Ligue Rhône-Alpes FFPJP Trophée de Ligue jeunes - Cahier des Charges Page 8 / 8