Mise en place Comptabilité Auxiliaire

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1 Mise en place Comptabilité Auxiliaire Introduction : Le module Comptabilité auxiliaire est une option du logiciel DiaClient SQL. Cette option est composée : - d un module de remise en banque - d un module de saisie d écritures - d états liés - d une génération de fichiers d écritures en vue d une importation en comptabilité Avantages : L acquisition de cette option présente plusieurs avantages : - les collaborateurs ont accès à l extrait de compte du client sans avoir à installer un logiciel comptable supplémentaire par poste. - possibilité de faire un lettrage directement depuis l extrait de compte du client - personnalisation des lettres de relances à partir d un modèle de GEDExpert (sinon un modèle non modifiable est fourni) - relances clients possible par ing ou faxing avec classement de la relance dans la GED du client avec génération d un événement. - génération des fichiers de prélèvements à la norme ETEBAC - module de saisie d écritures et de recherche d écritures - gestion des écritures intermédiaires d encaissements - édition des journaux auxiliaires, grand livre client, balance âgée, balance clients, état encaissement par taux de TVA, provisions sur créances - possibilité lors des éditions d utiliser les filtres génériques comme filtrer par responsable de dossiers, par genre de fiche - génération comptable des écritures de règlements, des écritures autres (OD, ), et des écritures de validation de règlements. - adapter pour des multi cabinets ou multi-agences : possibilité de transférer ensuite les écritures centralisées, dans chaque dossier comptable ou dans un même dossier comptable. - module d importation de fichiers Excel d écritures, de règlements et de factures (module d import générique). - assistant multi dossiers permettant de dé lettrer les écritures, de les dé transférer, de modifier le code TVA des lignes d écritures. - lettrage automatique disponible. - possibilité de personnaliser le niveau de relance par client - possibilité d indiquer un montant minimum de relance par client ou de ne pas le relancer. - une documentation sur son utilisation est fournie. Azur Conception Page 1 sur 6

2 Limitations : Mise en place : La mise en place de ce module nécessite un audit préalable suivant la configuration du client : - Passage de DiaClient HF vers DiaClient SQL ou Mise en place sur une base vierge DiaClient SQL - Mise en place sur une base DiaClient SQL ayant déjà des factures. Import générique : On n importe pas le lettrage. Saisie d écriture Ne concerne que la comptabilité auxiliaire clients et non fournisseurs ou générale. Lettrage partiel Le lettrage partiel est possible uniquement sur un bordereau et sur un montant d une échéance de facture et/ou d avoir. Mise en place : Paramétrage Créer les journaux, les comptes et les banques nécessaire à l utilisation de la comptabilité auxiliaire. Le compte comptable client doit être renseigné. Migration de DiaClient HF vers DiaClient SQL ou Mise en place sur une base vivante DiaClient SQL (avec des factures) Deux méthodes peuvent être envisagées suivant la décision prise par le cabinet : - soit le cabinet désire avoir le reflet exact entre sa comptabilité auxiliaire actuelle et celle de DiaClient SQL (Méthode 1). - soit le cabinet considère qu il veut mettre en place la comptabilité auxiliaire à un instant «t» en faisant abstraction du passé. En effet on indiquera dans ce cas là que toutes les factures antérieures sont réglées (l extrait de compte client sera donc à 0). Ensuite par le biais d un import générique, on importe un journal des «A nouveaux» des écritures non lettrées dans le module de saisie d écritures. (Méthode 2). La 1 ère méthode est donc la plus longue mais la plus fidèle à l inverse de la 2 ième méthode. En effet avec cette dernière les états de comptabilité auxiliaire ne seront exploitables qu à partir de cet instant «t». Azur Conception Page 2 sur 6

3 Méthode 1 : Assistant modification en lot des factures : Indiquer PRECISEMENT quelles sont les factures réglées EN TOTALITE : Dans la pratique il est préférable dans un premier temps d indiquer que les factures sont toutes réglées. Dans un deuxième temps il faut dépointer celles qui ne le sont pas à partir d un grand livre clients des «non lettrés» par exemple, généré par le logiciel comptable du cabinet. Générer les règlements des factures UNIQUEMENT réglées (génère des bordereaux de remise en banque à la date de mise en place choisie) Le lettrage sera à ce moment là automatiquement généré et le bordereau sera indiqué comme étant transféré et édité. Import Générique : (Table ECRITURES) Le cabinet doit fournir un fichier Excel contenant toutes les écritures de règlements partiels des clients ainsi que les écritures d écarts de règlements ou autres écritures constatées dans la comptabilité. Importer ensuite toutes ces écritures sur un journal d OD (Opérations diverses). Azur Conception Page 3 sur 6

4 L import dans la table «écritures» nécessite en fait non pas un code journal mais un n de journal généré automatiquement par le logiciel lors de sa création : JRN_ID = Lien vers code journal Ici le chiffre «15». Import Générique : Variante Le cabinet peut fournir 2 fichiers Excel : - 1 contenant des OD : écarts de règlements (Table ECRITURES) - 1 contenant tous les règlements partiels des clients (Table BORDEREAU) L avantage de cette variante c est qu il sera alors possible de procéder ensuite à un lettrage partiel du compte client par le module de remise en banque. Conclusion : L extrait de compte de DiaClient SQL est donc fidèle à la comptabilité auxiliaire actuelle du cabinet. Azur Conception Page 4 sur 6

5 Méthode 2 : Assistant modification en lot des factures : Indiquer que TOUTES les factures sont réglées. Générer les règlements de TOUTES les factures réglées (génère des bordereaux de remise en banque à la date de mise en place choisie, instant «t» ici le 16/04/2009) Le lettrage sera à ce moment là automatiquement généré et le bordereau sera indiqué comme étant transféré et édité. L extrait de compte de tous les clients est dont à 0. Import Générique : (Table ECRITURES) Le cabinet doit fournir un fichier Excel contenant les écritures des comptes clients non lettrées. Importer ensuite toutes ces écritures sur un journal d OD (Opérations diverses) par exemple ou alors dans plusieurs journaux. (factures VTE ; Règlement - BQ.) L import dans la table «écritures» nécessite en fait non pas un code journal mais un n de journal généré automatiquement par le logiciel lors de sa création : JRN_ID = Lien vers code journal Ici le chiffre «15». Azur Conception Page 5 sur 6

6 Il n est pas possible de procéder à un lettrage partiel par la suite. Mise en place sur une base vierge DiaClient SQL (sans factures) Là aussi 2 méthodes peuvent être envisagées : - soit le cabinet souhaite importer un fichier de factures, un fichier des règlements et un fichier des écritures annexes (OD.). Il faut passer par l import générique pour importer ces 3 tables. - soit il souhaite importer un fichier d écritures qui comprend tout avec toutes les limites que cela implique ensuite (Impossibilité de demander un chiffre d affaire car il ne s agit pas de vraies factures ) Azur Conception Page 6 sur 6

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