1- Les coûts et ressources utilisés pour créer le concept de projet du fichier d'immatriculation des anne.~; à feu (RQAF) parle MSP en 2014 et 2015;

Transcription

1 Ministère de la Sécurité publique H H Québec un Bureau du sous-ministre Le 8 avril 2016 OBJET: Votre demande en vertu de la Loi sur l'accès mu: documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) N/Réf. : l Monsieur, Par la présente, nous faisons suite à votre demande d'accès reçue le 14 janvier 2016, visant à obtenir tous les documents concemant les renseignements suivallfs : 1- Les coûts et ressources utilisés pour créer le concept de projet du fichier d'immatriculation des anne.~; à feu (RQAF) parle MSP en 2014 et 2015; Nous ne détenons pas de document contenant ces renseignements. 2- L'analyse d'opportunité présentée en septembre 2015 sur le fichier d'immatriculation des amzes à feu (RQAF); Ce document fait partie d'un mémoire présenté au Conseil des ministres. ll ne peut être communiqué avant un délai de 25 ans selon l'article 33 de la Loi sur l'accès. 3- Une velllilation des coûts inclus, estimés et exclus du projet de fichier; Ces documents contiennent des avis et des recommandations faits depuis moins de 10 ans et une partie de leur contenu est sous la forme d'une analyse produite à l'occasion d'une recommandation faite dans le cadre d'un processus décisionnel en cours. Us ne sont pas accessibles en vertu des articles 37 et 39 de la Loi sur l'accès , boulevard laurier Tour des laurentides, S ~lage Québec (Québec) G1V 211 Téléphone: ~ poste Télécopieur :

2 2 4- Une copie de l'architecture de la base de données du fichier d'immatriculation des anues à feu (RQAF); Ce document est à l'état préliminaire et constitue un document de travail. Sa forme finale sera connue lors de J'élaboration du dossier d'affaires. Ce document n'est pas accessible en vertu des articles 9 et 37 de la Loi sur l'accès. 5- Tous les documents surie projet (FIAF), notamment le budget détaillé, les comptes rendus des réunions de 2015 et 2016 et ressources intemes affectées au projet. Nous vous communiquons quatre (4) comptes rendus des réunions du Comité stratégique responsable du développement et de la gestion du Fichier d'immatriculation des armes à feu sans restriction (FIAF) dans lesquels nous avons masqué des renseignements en vertu de J'article 37 de la Loi sur J'accès. En ce qui a trait aux ressources internes, la Direction de la prévention et de l'organisation policière a affecté J'équivalent d'une ressource à temps plein et la Direction des technologies de l'information l'équivalent de 1.3 ressource. Conformément à l'article 51 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, nous vous informons que vous avez un ( l) mois à compter de ce jour pour exercer un recours en révision de cette décision. Vous trouverez, ci-joint, un avis vous informant de ce recours. Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. Le responsable de l'accès aux documents, Original signé JEAN BOULÉ

3 Première rencontre du Comité stratégique responsable du développement et de la gestion du Fichier d'immatriculation des armes à feu sans restriction (FIAF) Mercredl16 décembre 2015, 16h - 17h 1. Ordre du jour L'ordre du jour est adopté sans modification. 2. État d'avancement du projet 2.1 Gouvernance du pro!et pour les phases préparatoires (charte de projet) La charte de projet est présentée par le Directeur du projet. Il est convenu d'apporter les modifications suivantes au document : Mme Catherine Fournier, M. Éric labbé et M. Reno Bernier, respectivement directrice de la prévention et de J'organisation policière (MSP), directeur des technologies de l'information (MSP) et directeur de l'état civil (MTESS) ne siégeront pas au Comité stratégique, mais plutôt au Comité directeur. Le Comité stratégique est ainsi composé de Mme Marie Gagnon, sous-ministre adjointe responsable de la Direction générale des affaires policières (MSP), de Mm liette Larrivée, sous-ministre adjointe responsable de la Direction générale des services à la gestion (MSP) et de M. Patrick Grenier, sous-ministre adjoint au développement des services aux citoyens et de la gouvernance (MTESS} et il sera accompagné de M. Pierre E. Rodrigue, sous-ministre adjoint responsable des services à la gestion et des ressources informationnelles au MTESS. Le Comité stratégique se rencontrera aux trois semaines, plutôt qu'aux quatre semaines, tel qu'initialement proposé. Cette fréquence de rencontres pourrait être modifiée au besoin. Le Comité directeur se rencontrera au besoin, plutôt qu'aux deux semaines, tel qu'initialement proposé. Cette fréquence de rencontres pourrait être modifiée au besoin. Une précision doit être apportée au mandat de J'Équipe de pilotage client (MSP}. Elle n'est ainsi pas responsable de l'identification et de la définition de la solution cible à élaborer afin de répondre aux besoins d'affaires, mais bien de l'identification et de la définition des besoins d'affaires en soit. La tâche de l'identification et de la définition de la solution incombe à l'équipe de la conception et du pilotage de la solution (Directeur de l'état civil [OECJ). le DEC est retiré de la matrice des responsabilités en tant que «contributeurs», car il est responsable de la conception et du pilotage de la solution et est ajouté comme approbateur.

4 2.2 Entente MTESS~MSP L'Entente de collaboration entre les deux ministères relative à la réalisation des phases d'avant~projet et à la production de la documentation d'affaires requise pour l'obtention de l'autorisation du Secrétariat du Conseil du trésor est présentée aux participants. Il est convenu que cette entente sera présentée aux sous~ministres du MSP et du MTESS pour signature. Le budget du projet n'est pas spécifié dans l'entente. Il sera toutefois, au cours des prochaines semaines, approuvé par le Comité stratégique. La réalisation et la gestion du FIAF fera l'objet d'une autre entente, à être élaborée une fois que les autorisations préalables auront été obtenues de la part du Conseil du trésor. 3. Travaux prévus pour la période du 18 décembre au 18 janvier 2016 Inclusivement 3.1 Élaboration d'un dossier de présentation stratégique lopsl Le DPS sera débuté d'ici le 18 janvier A cet effet, une rencontre aura lieu avec le Dirigeant principal de l'information (DPI) afin de lui présenter le projet au début du mois de janvier. 3.2 Arrimage des communications Une attention particulière sera accordée au partage d'information entre les ministères et à l'implication de leur direction des communications respective. Une rencontre sera d'ailleurs organisée afin de les sensibiliser au projet. 4. Registre des points de suivi Le registre des points de suivi est présenté par le directeur de projet, M. Éric Labbé. Il est convenu d'y ajouter un organigramme de la structure retenue pour la réalisation du projet afin d'associer à chacun des partenaires les taches réalisées et celles à effectuer. L'équipe projet est autorisée à débuter les discussions avec différentes parties prenantes, notamment la Sûreté du Québec et les autres MO concernés.

5 1 5. Prochaines rencontres La prochaine rencontre du Comité stratégique aura lieu le 6 janvier. Le directeur de projet procédera à la convocation officielle. Les autres rencontres auront lieu aux trois semaines. 6. Sujets divers Il convient de préparer la présentation du projet au DPI. Une rencontre aura lieu le 14 janvier 2016 entre le MSP et le ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs.

6 Deuxième rencontre du Comité stratégique responsable du développement et de la gestion du Fichier d'immatriculation des armes à feu sans restriction (FIAF) Mercredi 6 janvier 2016, 14h - 16h46 Membres présents : Mme Marie Gagnon, sous-ministre associée, MSP Mme liette Larrivée, sous-ministre associée, MSP Me Patrick Grenier, sous-ministre adjoint, MTESS M. François Gilbert, secrétaire, MSP Participants invités: Mme Catherine Fournier, Directrice, MSP M. Éric Labbé, Directeur, MSP Me Reno Bernier, Directeur de l'état civil 1. Mot de bienvenue La rencontre débute à 14h Ordre du jour L'ordre du jour est adopté sans modification. 3. Adoption du compte rendu du 16 décembre 2015 Les propositions de modifications seront intégrées à la version à soumettre pour approbation lors de la prochaine rencontre. 4. État d'avancement du projet 4.1 Suivi des travaux du comité directeur Plusieurs précisions sont faites quant à la procédure et la manière d'assurer les suivis. 4.2 Rencontre de production du DPS Une rencontre entre les professionnels responsables de la production des documents d'affaires est prévue demain, le 7 janvier 2016.

7 4. 3 Ressources du projet Le Directeur de l'état civil (DEC) a fourni au ministère de la Sécurité publique (MSP) les profils recherchés afin de débuter la recherche des candidats. François Gilbert du MSP a été désigné le représentant du maitre d'ouvrage. 4.4 Rencontre du Comité stratégique et le DPI La rencontre des autorités du MSP, DEC, du ministère du Travail, de l'emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) et du Secrétariat du Conseil du Trésor a été reportée. Il y aurait une possibilité qu'elle se tienne dans la semaine du 11 janvier Registre de décisions Un document contenant le registre des décisions du Comité stratégique est examiné. Il est demandé d'ajouter Me Pierre E. Rodrigue, sous-ministre adjoint du MTESS comme membre du Comité stratégique. L'entente de collaboration entre le MSP et le MTESS sera soumise sous peu aux sousministres. Toute la documentation en lien avec le projet FIAF doit être révisée pour reprendre la tenninologie employée dans l'entente de collaboration. 6. Travaux prévus pour la prochaine période Les travaux prévus pour la prochaine période sont les suivants : -Conférence téléphonique avec des représentants du gouvernement fédéral; -Rencontre de production du dossier de présentation stratégique le 7 janvier 2016; -Rencontre avec le DPI; - Discussion avec la Sûreté du Québec au sujet du Centre de renseignements policiers du Québec; - Signature de l'entente de collaboration; - Rencontre avec des représentants du ministère de la Faune, des Forêts et des Parcs prévue le 14 janvier Prochaine rencontre : 27 janvier La prochaine rencontre du Comité stratégique aura lieu le 27 janvier Le directeur de projet procédera à la convocation officielle.

8 Les autres rencontres auront lieu aux trois semaines. 8. Sujets divers Aucun. La rencontre se termine à 15h45.

9 Deuxième rencontre du Comité stratégique responsable du développement et de la gestion du Fichier d'immatriculation des annes à feu sans restriction (FIAF) Mercredi 27 janvier 2016, 14h15-16h00 Membres présents; Mme Marie Gagnon, sous-ministre associée, MSP Me Patrick Grenier, sous-ministre adjoint, MTESS Me Pierre E. Rodrigue, sous-ministre adjoint, MTESS M. François Gilbert, secrétaire, MSP Membre absente : Mme Liette Larrivée, sous-ministre associée, MSP Particioants invités : Mme Catherine Fournier, Directrice, MSP M. Éric labbé, Directeur, MSP Me Reno Bernier. Directeur de l état civil 1. Mot de bienvenue La rencontre débute à 14h Ordre du jour L'ordre du jour est adopté sans modification. 3. Adoption du compte rendu du 16 décembre 2015 et du 6 janvier 2016 Les deux comptes rendus sont adoptés. 4. État d'avancement du projet 4.1 Suivi des travaux du comité directeur le directeur de projet fait la revue des différents points de suivi du comité directeur. 4.2 Ressources du projet Des démarches ont cours en vue de trouver un chargé de projet et une décision est à venir. les demandes de ressources pour le Directeur de l'état civil poursuivent leur cheminement normal

10 4.3 Suivi des différents rencontres Des discussions avec la Sûreté du Québec (SQ) ont eu lieu. Une rencontre avec le Dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor a eu lieu le 20 janvier Une rencontre avec des représentants de la Gendarmerie royale du Canada et de Sécurité publique Canada ayant pour but d'établir les modalités de collaboration s'est tenue le 20 janvier Une rencontre technique à Ottawa est à venir. 5. Registre de décisions Des modifications techniques doivent être apportées au projet d'entente avant la signature des sous-ministres. 6. Travaux prévus pour la prochaine période Les travaux prévus pour la prochaine période sont les suivants : -Travaux en lien avec le besoin d'affaires; - Rencontre technique avec Je fédéral à venir; - Rencontre avec le DPI; - Travaux concernant les sources de financement et le volet communication; - Signature de l'entente de collaboration; 7. Prochaine rencontre: 17 février La prochaine rencontre du Comité stratégique aura lieu le 17 février Le secrétaire procédera à la convocation officielle. Les autres rencontres auront lieu aux trois semaines. Aucun. 8. Sujets divers La rencontre se termine à 16h

11 Deuxième rencontre du Comité stratégique responsable du développement et de la gestion du Fichier d'immatriculation des armes à feu sans restriction (FIAF) Mercredi 17 février 2016, 14h15-15h15 Membres présents: Mme Marie Gagnon, sous-ministre associée, MSP Mme Liette Larrivée, sous-ministre associée, MSP Me Patrick Grenier, sous-ministre adjoint, MTESS M. François Gilbert, secrétaire, MSP Membre absent : Me Pierre E. Rodrigue, sous-ministre adjoint, MTESS Participants invités : M. Éric Labbé, Directeur, MSP Me Reno Bernier, Directeur de l'état civil 1. Mot de bienvenue La rencontre débute à 14h Ordre du jour L'ordre du jour est adopté sans modification. 3. Adoption du compte rendu du 27 janvier 2016 Le compte rendu de la rencontre du 27 janvier 2016 est adopté. 4. État d'avancement du projet 4.1 Suivi des travaux du comité directeur Le directeur de projet fait la revue des différents points de suivi du comité directeur. Le chargé de projet, qui s'occupe de la planification du dossier d'affaires, viendra aux prochaines rencontres. 4.2 Suivi des différentes rencontres ~

12 La rencontre avec les représentants de la Gendarmerie royale du Canada a été reportée au 2 mars Registre de décisions Des modifications seront apportées au registre des décisions, notamment quant à la signature de l'entente de collaboration entre le ministère de la Sécurité publique et le ministère du Travail, de l'emploi et de la Solidarité sociale. 6. Travaux prévus pour la prochaine période Les travaux prévus pour la prochaine période sont les suivants : - Atelier technique avec des représentants du ministère de la Faune, de la Forêt et des Parcs; - Atelier technique avec des représentants de la Gendarmerie royale du Canada. 7. Prochaine rencontre : 9 mars 2016 La prochaine rencontre du Comité stratégique aura lieu le 9 mars Le secrétaire procédera à la convocation officielle. Les autres rencontres auront lieu aux trois semaines. Aucun. 8. Sujets divers La rencontre se termine à 15h