ADMINISTRATION DE LA PRODUCTION Connaître tous les documents «administratifs» nécessaires pour permettre un suivi de la qualité et des coûts.

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1 ADMINISTRATION DE LA PRODUCTION Connaître tous les documents «administratifs» nécessaires pour permettre un suivi de la qualité et des coûts.

2 Pour pouvoir fonctionner correctement, une unité de production a besoin de matières premières. Plusieurs solutions s offrent aux entreprises de restauration pour effectuer leurs approvisionnements. Chaque entreprise est un cas particulier ( système de production, de liaison, capacité, situation géographique ) et les variantes d approvisionnements sont nombreuses

3 1. LES SOURCES D APPROVISIONNEMENT EN RESTAURATION 1.1 Les actes individuels

4 TYPES AVANTAGES INCONVENIENTS Distribution directe Vente au détail entre les producteurs et les restaurateurs Grossistes Intermédiaires entre les fabricants et les détaillants, spécialisés dans une famille de produits Marchés d Intérêt National Ce sont des marchés de gros et de détails situés dans les villes de plus de habitants Centrale de référencement Grossistes ayant un catalogue couvrant tous les besoins en CHR Livraison à la commande, qualité, fraîcheur, choix visuel, connaissance du producteur : traçabilité, produits sur mesure, saisonnalité des produits Délais de paiement longs Qualité des produits Livraison au jour le jour Prix relativement stables Facilité de commande ( fax, Choix visuel et téléphone) qualitatifs importants Prix bas et / ou fonction du cours Fraîcheur des produits Concurrence importante sur le même site Un seul interlocuteur pour tous les produits Facilité de gestion Prix pré-établis et Uixes Fluctuation des prix Peu de délais de paiement Risque de rupture Prix variables Produits non visibles à la commande Heures d ouverture contraignantes Déplacement obligatoire Droit d entrée à payer Fluctuation des prix selon le marché Un seul fournisseur donc pas de concurrence Prix Uixes Dépendance vis-à-vis du fournisseur «Cash and Carry» Supermarchés réservés aux professionnels Achats en fonction des besoins Promotions annoncées à J 15 Amplitude horaire importante Pas de livraison Pas de remise Manque de choix dans les gammes

5 1.2 Les actes de groupes

6 TYPES AVANTAGES INCONVENIENTS Centrale d achat Regroupement des achats propres à une même chaîne qui achète en grande quantité et livre ses adhérents Tarifs bas et stables Paiements différés Offres promotionnelles PlaniUication des livraisons Pas de choix visuel Frais de gestion ( % du CA ) Choix limité dans certaines gammes Acheteur mandaté Il s agit d un acheteur professionnel qui effectue les achats au MIN pour plusieurs professionnels Professionnel de l achat, avec une connaissance parfaite des différents produits Acheteur reconnu par les grossistes, ce qui lui permet d obtenir des prix intéressants et des produits de qualité - L acheteur mandaté prélève une commission sur les produits achetés

7 2. LES DOCUMENTS PERMETTANT LE SUIVI DES COUTS

8 DOCUMENTS DEFINITION LA FICHE TECHNIQUE LA MERCURIALE LA FACTURE LA FICHE DE STOCK LA FICHE D INVENTAIRE Indique les denrées nécessaires, donne les informations au cuisinier pour la réalisation du plat. Permet de déterminer le prix de revient de la portion, document nécessaire au calcul du ratio matière théorique Permet de commander les différentes denrées Gestion des commandes rapides si Uiches informatisées Liste des matières premières classées par familles de produits indiquant les prix des marchandises HT pratiqués par les fournisseurs. Permet le calcul du prix de revient des plats. Deux types de prix peuvent apparaître : dernier prix pratiqué par le fournisseur, ou prix moyen sur longue période ( mois, année ) Document comptable faisant apparaître le montant à payer au fournisseur en échange des marchandises reçues. La facture permet également de connaître les prix pratiqués par les fournisseurs et les quantités livrées Permet de connaître les quantités de matières premières, produit par produit, présentes à tout moment dans l entreprise. Sert également au service gestion à déterminer la consommation réelle des matières premières d une période Permet de dresser l état réel des stocks en cours

9 3. LES DOCUMENTS DE SUIVI DE LA QUALITE

10 De la qualité des matières premières dépendra la qualité du produit fini servi au client. Il est important pour une entreprise de définir des impératifs qualitatifs auxquels devront répondre les marchandises livrées.

11 DOCUMENTS DEFINITION CAHIER DES CHARGES FOURNISSEUR FICHE PRODUIT Document regroupant toutes les conditions de travail avec un fournisseur. Il indique : le prix d achat, la fréquence de commandes, le volume prévisionnel d achats, les délais de paiement, les conditions de livraison, la durée de conservation des produits ( DLC, DLUO ), les critères de qualité des produits, Donne toutes les indications importantes concernant les matières premières ; elle permet de passer des commandes, de s assurer de la disponibilité du produit sur le marché à une période donnée, de vériuier l état de fraîcheur des produits à la réception, FEUILLE DE CONTRÔLE Document permettant d effectuer le contrôle des marchandises livrées. Contrôle effectué de façon programmée et ponctuelle. RECEPTION

12 4. LES DOCUMENTS PERMETTANT LE SUIVI DE LA QUALITE BACTERIOLOGIQUE

13 DOCUMENTS DEFINITION LES AUTOCONTROLES LES FICHES DE PROCEDURE DE FABRICATION La législation incite les restaurateurs à pratiquer des autocontrôles périodiques. Ils peuvent être pratiqués sous différentes formes : analyses micro biologiques de produits Uinis, de surfaces, contrôles de températures, par des laboratoires indépendants. Ils permettent de mettre en évidence des problèmes de transformations ou de méthodes liés à de mauvaises pratiques Fiches d analyse de risques qui mettent en avant les points critiques rencontrés lors des transformations des aliments. Ces Uiches indiquent les bonnes procédures à suivre dans le cadre d une démarche H.A.C.C.P. LE PLAN DE NETTOYAGE La législation impose aux restaurateurs la mise en place d un plan de nettoyage précis des locaux et matériels. C est un document interne précisant les méthodes à appliquer, la fréquence, les produits, les dilutions à utiliser, les matériels à mettre en oeuvre

14 5. LES DOCUMENTS DE CONTRÔLE DES FLUX DANS L ENTREPRISE

15 Maîtriser les consommations de matières premières dans une entreprise ne suffit pas, il est important de pouvoir contrôler les flux de matières premières dans les différents services de l entreprise pour que la gestion des stocks soit réelle.

16 DOCUMENTS DEFINITION FEUILLE DE MARCHE BON DE COMMANDE Document permettant aux chefs ou chefs de partie de noter les achats à effectuer pour les jours à venir. Sert à l élaboration du bon de commande ou de passer la commande par téléphone auprès des fournisseurs concernés. Généralement remplie après le service du soir Le bon de commande permet de regrouper les commandes pour un fournisseur. Réalisé en 3 exemplaires : 1 pour le fournisseur, 1 pour la comptabilité, et 1 en souche auin de comparer la livraison des marchandises BON DE LIVRAISON Précise les quantités réellement livrées par le fournisseur. Sert de base à la facturation Bon de livraison conforme au bon de commande. Atteste de l acceptation des marchandises par la personne chargée des réceptions. BONS DE SORTIE ET DE RETOUR Règle souvent appliquée en restauration : rien sans bon Lorsqu un service a besoin de matières premières, la sortie opérée au niveau du service approvisionnement ou de l économat, doit être faite sur présentation d un bon de sortie émanant du service demandeur et émargé par un responsable. Pour le retour des marchandises, des bons doivent également être émis par le service qui retourne les marchandises Cette trace écrite permet de contrôler le Ulux entre les différents services et de limiter les risques de vol ou de coulage de la part du personnel

17 CIRCUIT DES DOCUMENTS Feuille de marché ( besoin en matières premières ) Bon de commande Duplicata Fournisseur Entreprise Entreprise Facture Bon de Entreprise Duplicata livraison Duplicata Fournisseur Fournisseur

18 DOCUMENTS DE SUIVI DE LA QUALITE ET DES COÛTS DANS LE SYSTEME DE PRODUCTION Réalisation des cartes et menus Fiche technique Valorisation Mercuriale Nature des produits à utiliser Mercuriale Fiche produit Listing des fiches techniques Prévision des achats Fiche de stock, fiche d inventaire, fiche technique Fiche produit, cahier des charges, feuille de marché Passation des commandes Bon de commande Réception des commandes Bon de commande Bon de livraison Enregistrement comptable Facture Contrôle des réceptions qualitatif et quantitatif Fiche produit Feuille de marché Stockage Fiche de stock Inventaire physique Fiche d inventaire Transformation Bon de sortie, fiche technique Bon de commande client Remise en état des locaux Plan de nettoyage Suivi de la qualité bactériologique Fiche de procédures de fabrication Auto-contrôles Distribution Vente Bon de commande client Calcul de la consommation de MP Fiche technique