CSP & DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS : POUR UNE FONCTION FINANCE OPTIMISÉE À L INTERNATIONAL. Benoît DUPRE, Responsable CSP

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1 CSP & DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS : POUR UNE FONCTION FINANCE OPTIMISÉE À L INTERNATIONAL Benoît DUPRE, Responsable CSP

2 AGENDA I. LE GROUPE SOUFFLET Présentation du Groupe Métiers du groupe II. LA MISE EN PLACE D UN CSP ACCOMPAGNE DE LA DEMATERIALISATION Contexte du projet Périmètre du projet Etapes du projet Schéma fonctionnel de la plateforme de dématérialisation III. LES GAINS CONSTATES Bénéfices chiffrés Bénéfices qualitatifs IV. ENSEIGNEMENTS V. PERSPECTIVES 2

3 PRÉSENTATION DU GROUPE Groupe international agro-industriel Expert des filières orge et blé Spécialiste de la 1 ère transformation Opérateur incontournable en Europe et dans le Monde Effectif : personnes France : Etranger : Chiffre d Affaires : M Export et Etranger (51%) : M 3

4 MÉTIERS DU GROUPE Collecte de céréales et d oléoprotéagineux Distribution de produits pour l agriculture Distribution de produits pour la filière vitivinicole plus espaces verts Transformation de blé en farine Transformation d orges en malts Commercialisati on de céréales et d oléoprotéagineux dans le monde Vente de correcteurs améliorants de panification et enzymes Production d enzymes et programmes de recherches Préparation et conditionnement de riz et légumes secs à destination des industries alimentaires et consommateurs 4

5 CONTEXTE DU PROJET Stratégie de croissance externe du Groupe Multiplication des départements et ressources comptables Méthodes hétérogènes de comptabilisation des factures fournisseurs Organisation décentralisée D importants gisements de productivité 5

6 Périmètre du projet Définition du projet Mise en place d un Centre de Services Partagés de la fonction Comptable Objectif : Optimiser Homogénéiser et rationaliser les processus métiers Réduire les coûts administratifs de traitement manuel Accélérer les délais de traitement Garantir la traçabilité du processus de bout en bout 3 étapes majeures Harmoniser le système de gestion autour de notre ERP (JDEdwards) Mutualiser les ressources Dématérialiser et automatiser les processus grâce à l intégration d une solution logicielle de lecture automatique des factures fournisseurs, de GED et de Workflow 6

7 Etapes du projet Harmonisation du système de gestion Pilote Généralisation Solution retenue : ITESOFT Division Meunerie Déploiement par palier factures fournisseurs Intégration de la fonction Comptable Harmonisation des plans de comptes, Généralisation de l engagement des dépenses, nettoyage des référentiels fournisseurs & articles, Intégration de la dématérialisation fiscale Migration V2.5 de la solution ITESOFT 2006 Mai 2006 Jan 2007 Jan 2008 (CdC) Mai 2008 (choix) Sept 2008 Oct 2008 (déploiement) Dématérialisation et traitements automatiques Automatisation de la comptabilité fournisseurs Accélération des processus de validation Pour aller plus loin que le regroupement humain & maximiser les gains

8 Schéma fonctionnel de la plateforme de dématérialisation Dématérialisation Fiscale Capture & Saisie Automatiques des données factures fournisseurs Lecture Traitement métier Acquisition Base de connaissance Génération d un fichier EDI ou PDF Lecture OCR (Full-Text) et vérifications automatiques Rapprochement factures - commandes, gestion des litiges, imputation comptable et analytique, validation, monitoring de l intégration Consultation des images et des données Création d une image facture Numérisation des factures papier Capture des factures électroniques Vidéo-codage Référentiel fournisseurs portefeuille commandes ERP 8

9 Bénéfices chiffrés Réduction des coûts de la fonction comptable de 20% 22 ETP vs 29 sur la filière fournisseurs Réduction du délai de traitement des factures de 1 mois à moins d 1 semaine Gain de temps & de productivité Suppression des recherches et du classement des documents papiers Automatisation des saisies comptables Automatisation du processus de workflow d approbation 9

10 Bénéfices qualitatifs Une véritable «Révolution positive» tant à l échelle nationale qu internationale Une culture du service aux clients internes La garantie de traçabilité des documents & des processus Le développement des compétences & de la polyvalence comptable L amélioration de la relation fournisseurs L accès on line des factures par les équipes gestion du groupe Interopérabilité et architecture de traitement unique La dématérialisation et le système d information, levier de création de valeur permettant de répondre à la stratégie de globalisation du groupe : * Implémentation de l ERP JDE sur 15 pays * Consolidation des données simplifiée * Uniformisation et transparence des pratiques comptables 10

11 Enseignements Valoriser le poste «Scan» : mettre en place une réelle stratégie de scan (vrai process avec des étapes définies (tri/dégraphage ), salle courrier ergonomique) Avoir dans le CSP un point d entrée unique pour chaque métier. Ne pas multiplier les outils afin de satisfaire les comptables. Importance de la phase pilote 11

12 Perspectives Dans un contexte continu de croissance externe Consolider le poste de gestion des commandes avec la solution ITESOFT Continuer de développer l EDI Intégrer au mieux les nouvelles organisation internationales 12

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