Édition pour groupes de travail Édition pour entreprises

Transcription

1 Gestionnaire de documents Version 4.1 Édition pour groupes de travail Édition pour entreprises

2 Ge s t i o n n a i r e de do c u m e n t s im a g eware ve r s i o n 4.1 Saisie, gestion, distribution Le gestionnaire de documents imageware permet de saisir, de gérer et de distribuer des documents facilement et efficacement dans tout milieu de travail centré sur les documents. Fournissant aussi le matériel, Canon constitue une source unique de gestion efficace des documents imprimés et des documents électroniques. Le gestionnaire de documents imageware de Canon est conçu pour répondre aux besoins de gestion de documents de toute organisation. Comme 80 % de l information d entreprise se présente aujourd hui sous forme de documents, les clients font face au défi croissant de gérer cette information vitale. Système de gestion de documents efficace, imageware sert de zone centrale de stockage et facilite l accès, la récupération rapide et la bonne utilisation de ces données. Il fournit une vaste gamme de fonctions qui permettent à l utilisateur de contrôler complètement l organisation, la récupération, le partage, le suivi et la sécurité des documents. Les employés peuvent ainsi utiliser l information de façon productive, prendre de meilleures décisions et réagir plus rapidement. Le gestionnaire de documents imageware est un système robuste, abordable et facile à installer, à utiliser et à administrer. Grâce à des frais généraux de TI minimes, les clients bénéficieront d un coût total d exploitation minimal et d un rapide rendement du capital investi. Fonctionnement Boutons d impression, de télécopie et de courriel Saisie Contenu électronique : Word, PowerPoint, Excel, fichiers image, PDF, pages Web, etc. Contenu papier : documents imprimés, télécopies, dessins, documents manuscrits, etc. Multimédia : séquences vidéo et audio Gestion Archivage Index Recherche et récupération Visualisation et modification Ajout d annotations Protection du contenu Sauvegarde et restauration Création de reliure Diffusion Télécopie Courrier électronique Impression Exportation vers Windows MD

3 Intégration sans faille avec les appareils numériques Canon en vue de la circulation efficace des documents numériques Êtes-vous à la recherche d une solution intégrée qui fera passer les documents papier au numérique en vue d optimiser la circulation des données? Avez-vous besoin d aide pour la conversion de l information papier au numérique afin d augmenter l efficacité de votre entreprise? Le gestionnaire de documents imageware est conçu pour vous apporter une solution complète grâce aux appareils numériques de Canon. Avec la capacité évoluée de ces systèmes, le gestionnaire de documents imageware vous assure une véritable continuité d affaires et facilite la saisie, la gestion et la diffusion de l information par un processus sans faille, sûr et efficace. Scénario de gestion et d acheminement automatiques des télécopies Sans le gestionnaire de documents imageware Tout se fait manuellement. Les commandes imprimées sont laissées sans surveillance ou se perdent près du télécopieur. Aucune sécurité quiconque peut obtenir et voir les commandes près des télécopieurs. Stockage et récupération des documents imprimés traditionnels et inefficaces Lent processus manuel de transmission des commandes imprimées à d autres services Le traitement d une commande nécessite des heures ou des jours. Avec le gestionnaire de documents imageware Tout se fait automatiquement. Environnement de traitement des commandes sans papier Sécurité et protection de l information Archivage central et récupération électroniques Traitement et diffusion des commandes rapides en temps opportun Le traitement d une commande nécessite quelques secondes seulement. 1. Le client envoie une commande par télécopie/courriel signé vers l appareil imagerunner. Commande du client 2. La commande est transmise automatiquement à imageware Document Manager Gateway. 3. imageware Document Manager Gateway achemine automatiquement la commande vers le dossier désigné dans imageware Document Manager Server aux fins d archivage central et de manipulation. 4. imageware Document Manager Server envoie automatiquement un avis par courriel au préposé au traitement des commandes annonçant l arrivée d une nouvelle commande. imagerunner avec Universal Send 6. Mise à jour de l état de la commande dans le gestionnaire de documents imageware par l ajout d annotations. 5. Le préposé au traitement des commandes envoie une commande par voie électronique au service de l expédition une fois qu elle a été traitée.

4 Laissez le gestionnaire de documents imageware vous aider à réduire vos coûts d administration, à vous conformer à la réglementation, à améliorer vos processus administratifs et à augmenter l efficacité de la circulation des documents. Vous passez trop de temps à classer les notes de frais de vos employés et les factures? Votre service croule sous les contrats imprimés qui pourraient facilement être égarés au moindre coup de vent? Votre client(e) se fâche parce que vous Scénario de demande de dossier Sans le gestionnaire de documents imageware Stockage des dossiers Récupération de dossiers pour répondre aux demandes Réponse aux questions de renseignements du demandeur mettez trop de temps pour retrouver sa demande de prêt? Votre nouvelle conception technique a été compromise par un accès non autorisé au serveur de fichiers? Vous n arrivez pas à trouver la documentation la plus récente sur le développement de produits et cela vous frustre? Vous cherchez une solution économique relativement à la tenue des dossiers de vos patients pour vous conformer à la réglementation prise en Les dossiers papier sont stockés dans un local loué, un sous-sol, un garage, etc. application de la loi sur l assurance-maladie? Se rendre au lieu de stockage Chercher dans un tas de boîtes remplies de dossiers Rappeler le demandeur Se rendre au télécopieur pour envoyer une télécopie Repérer le document à l aide Envoyer une lettre de de méthodes limitées : ordre réponse par la poste, alpha bétique, etc. chronologique, etc. Connaissant vos défis quotidiens, nous avons conçu le gestionnaire de documents imageware pour qu il vous aide à gérer vos documents imprimés et électroniques avec facilité et efficacité, en toute sécurité. Retourner au bureau ou au comptoir avec le fichier Fichier non trouvé parce qu il a été mal classé ou perdu Votre entreprise bénéficiera d un processus sûr, souple et rationnel de gestion de documents durant tout leur cycle de vie. Ce système de gestion de documents vous permet de saisir facilement les documents papier occasionnels et tous Avec le gestionnaire de documents imageware les formats de fichiers numériques en vue du partage et de la gestion de l information au quotidien dans toute votre Stockage des dossiers entreprise. Archivage électronique central dans un ordinateur Les dossiers sont numérisés à l aide d un numériseur de la série DR, d un appareil imagerunner ou d un autre numériseur conforme aux normes de l industrie. Les dossiers sont indexés de nombreuses façons selon divers critères de récupération. Récupération de dossiers pour répondre aux demandes Réponse aux questions du demandeur de renseignements Directement à partir du bureau Fournir sans délai une réponse au téléphone En seulement quelques clics de souris Télécopier ou envoyer une copie en glissant le fichier vers les icônes de télécopie/courriel dans le gestionnaire de documents imageware Repérer instantané ment le fichier en cherchant la valeur d indexation Ajouter des annotations au futur dossier

5 Aperçu des caractéristiques Fonctions communes à l édition pour groupes de travail et à l édition pour entreprises imageware Document Manager Gateway Partie intégrante du gestionnaire de documents imageware, imageware Document Manager Gateway saisit, indexe et achemine des documents ou des télécopies reçus des appareils imagerunner MD du réseau dans des dossiers désignés par le gestionnaire de documents imageware. Ensemble, ils constituent un système sans faille de rationalisation du flux des travaux, du papier au numérique. Serveur de documents Web imageware Le serveur de documents Web imageware est un élément optionnel qui permet d accéder en ligne à la base de données du gestionnaire de documents imageware, ce qui permet aux utilisateurs à distance ou en voyage d accéder aux documents numériques au moyen d un navigateur Web standard. Le serveur de documents Web imageware offre des fonctions de recherche, de mise à jour, d annotation et de téléchargement par le biais d une connexion Internet ou extranet. C est un milieu de travail virtuel, sans frontières. Robuste outil de recherche plein texte, d attributs, d index et d annotation pour récupération rapide Moteur de ROC intégré pour la recherche plein texte et l indexation automatique Fonction de sauvegarde et de restauration intégrée et sauvegarde automatique programmée pour une meilleure protection des données Contrôle de l accès au niveau des dossiers Accès Web avec une interface utilisateur souple personnalisable Service de routage automatique pour envoyer à destination des documents numérisés ou des télécopies d entrée, assurant ainsi une livraison sécurisée en temps opportun Affichage de plus de 250 formats de fichiers grâce à des visionneuses intégrées pour réduire les coûts de déploiement d applications Fonctions évoluées de l édition pour entreprises Contrôle des versions, production de rapports de vérification et signature numérique pour assurer l intégrité des documents durant leur cycle de vie Flux des travaux amélioré grâce aux avis par courriel automatiques Contrôle de l accès jusqu au niveau des documents et cryptage de sécurité Trousse de développement de logiciel (SDK) pour l intégration et la conception d applications personnalisées Avantages pour les clients Réalisation d économies importantes en matière de : stockage de documents imprimés, envoi de télécopies et expédition, réimpression de documents, coûts de main-d œuvre pour le classement, le traitement et la livraison. Protection des renseignements commerciaux vitaux par le biais : de l envoi des bons renseignements aux bonnes personnes, de la surveillance et du suivi de l utilisation des documents, de la sauvegarde et de la récupération des données, de la conformité à la réglementation, d un milieu sans papier pour l information sensible. Augmentation de l efficacité et de la productivité du bureau par le biais : de la récupération d information simple et rapide, du stockage central de tous les formats de documents de l entreprise, de la mobilité des effectifs grâce à l accès à l information partout et en tout temps, de la réduction du traitement manuel, de l augmentation de la réutilisation des documents stockés, de la rationalisation de la circulation des documents, de la simplification des processus administratifs. Obtention de solutions d intégration totale sans faille auprès d un seul fournisseur avec : les appareils numériques Canon, la suite logicielle imageware de Canon.

6 Configuration de système requise Configuration minimale imageware Document Manager Enterprise Server Système d exploitation Windows 2000 Server/Advanced Server (Service Pack 4 ou plus récent) Windows Server 2003 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Matériel Unité centrale d au moins 2 GHz Mémoire de 1 Go ou plus Moteur de base de données SQL Server 2000 Standard*/ Enterprise imageware Document Manager Workgroup Server Système d exploitation Windows 2000 Professionnel/Server/Advanced Server (Service Pack 4 Windows XP Édition familiale/professionnel (Service Pack 2 Windows Server 2003 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Windows Vista MD Édition Familiale Basique/Édition Familiale Premium/Édition Intégrale/Édition Affaires/Édition Entreprise imageware Document Manager Client (éditions pour groupes de travail et pour entreprise) Système d exploitation Windows 2000 Professionnel/Server/Advanced Server (Service Pack 4 Windows XP Édition familiale/professionnel (Service Pack 2 Windows Server 2003 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise (Service Pack 2 Windows Vista Édition Familiale Basique/Édition Familiale Premium/Édition Intégrale/Édition Affaires/Édition Entreprise Matériel Unité centrale Pentium II de 500 MHz Mémoire de 256 Mo ou plus Moteur de base de données SQL Server 2005 Express (inclus) * Windows 2000 Professionnel et Windows XP Professionnel Matériel Unité centrale d au moins 1 GHz Mémoire de 512 Mo ou plus Moteur de base de données SQL Server 2005 Express (inclus) Consultez notre site Web à l adresse Une meilleure façon de travailler OK CANON Windows et Windows Vista sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. ISIS est une marque de commerce d EMC Corporation. Citrix est une marque déposée de Citrix Systems, Inc. Pentium est une marque de commerce ou une marque déposée d Intel Corporation ou de ses filiales aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. Canon et imagerunner sont des marques déposées de Canon Inc. aux États-Unis et peuvent aussi être des marques déposées ou des marques de commerce dans d autres pays. imageware est une marque déposée de Canon Canada, Inc. au Canada et est une marque de commerce de Canon Inc. dans certains autres pays. IMAGEANYWARE est une marque de commerce de Canon Inc. Tous les noms de produit mentionnés et autres marques sont des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs. Les spécifications et les dates de disponibilité peuvent être modifiées sans préavis. 2008, Canon Canada Inc. Tous droits réservés. 0120W iWDMv4.1-10M -LGK imprimé sur du papier recyclé au canada