Guide utilisateur interface paie

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1 Guide utilisateur interface paie VERSION 7.0 1

2 Page d accueil Accédez rapidement aux principales fonctions de l interface Paie Le module Ma Paie vous donne une vision instantanée de l état de vos dossiers La zone INFORMATIONS vous renseigne sur les dernières évolutions du site La zone Mon gestionnaire vous donne l identité et les coordonnées de votre gestionnaire cliquez sur pour voir les coordonnées des autres collaborateurs du cabinet Le module DOCUMENTS donne accès aux documents par entreprise et par salarié Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modification) 2

3 Page d accueil > éléments Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Présent sur toutes les pages, le pictogramme d accueil vous permet de revenir sur la page L alerte a la signification suivante en fonction de sa position : Sur Paie : des actions en retard sur la paie (saisie des variables, validation par exemple) Sur RH : des actions en retard sur la RH (sortie de CDD par exemple) Grâce à ce rappel, vous savez sur quel cabinet vous êtes connecté et la date de dernière connexion Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les actions a réaliser rapidement ou déjà en retard.! 3

4 Page d accueil > Pavé Ma Paie D un seul coup d œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l avancement de vos dossier En cliquant le chiffre de l a branche A saisir/à valider, vous visualisez la liste des dossiers dont la paie doit être saisie ou validée. le nombre En cours pour visualiser les dossiers de paie validés, en cours de traitement par le Cabinet. le nombre Documents disponibles pour accéder aux documents à approuver de la période En cliquant sur les flèches de part et d autre du mois, vous accédez aux mêmes informations sur les dossiers restés ouverts sur les périodes précédentes ou suivantes 4

5 Outils > filtrer, trier, rechercher Sous chaque tête de colonne, nous mettons à votre disposition des outils de filtre, recherche et tri Pour choisir un filtrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Vous pouvez également utiliser la recherche texte en cliquant sur sous l entête de colonne Sélectionnez les valeurs et cliquez sur OK La case affiche cette même case pour modifier la recherche pour trier les valeurs dans chaque colonnes Pour supprimer le filtre ou la recherche, cliquez sur 5

6 Outils > Sélecteur Grâce au Sélecteur, vous pouvez choisir de ne voir qu une sélection de dossiers. Cette sélection reste active sur tous les modules de l interface. Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossiers en cours Saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules 6

7 Module Paie > Accueil La page d accueil du module Ma Paie vous permets de gérer la paie de vos dossiers. Cette page récapitule : - la liste des dossiers - le noms des établissements - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut En cliquant sur vous choisissez une période Vous permet de voir les paies urgentes Dossiers dont les variables de paye sont à saisir Dossiers dont les variables doivent être validées Dossiers dont les paies sont en cours de traitement par notre Cabinet Dossiers dont les documents ont été livrés avec un filigrane, en attente d approbation Dossiers dont la paie est terminée, non modifiable et dont les documents sont disponibles sans filigrane 7

8 Module Paie > Sélection des salariés Depuis la page Accueil / Paie, accéder à la liste des salariés dont la paie est à saisir en cliquant sur Le volet de sélection des salariés s ouvre : Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur Ou sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée et en cliquant sur les salariés Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl»enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir 8

9 Module Paie > Saisie des variables Vous êtes maintenant sur la page de saisie des variables de paye les variables ou saisissez les dans les cases correspondantes Utilisez les flèches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Pour donner des instructions spécifiques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier pour enregistrer les données Si vous choisissez envoyées à notre Cabinet les variables ne sont plus modifiables et son 9

10 Module Paie > choisir les lignes du bulletin pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye. 10

11 Module Paie > Modification du salaire Il est possible de modifier le salaire de base depuis la saisie de paie le salaire dans la colonne Salarié. Le volet SALAIRE DE BASE s ouvre Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement) Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d heures mensuel de base sans heure supplémentaire Pour valider, cliquez sur 11

12 Module Paie > Déclaration des absences Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et les dates de début et de fin d absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement pour rajouter une absence ou un congé Pour valider l ensemble des absences et congés, cliquez sur 12

13 Module Paie > Exporter le tableau Excel L import export de tableau Excel vous permet d extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie. Dans le module Ma Paie cliquez sur «A saisir» puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l établissement de votre choix. Sélectionnez les salariés de votre choix sur le volet de droite 13

14 Module Paie > Export Excel > Choisir les lignes du bulletin Vous pouvez ensuite choisir les lignes de bulletin à faire apparaitre dans le tableau Excel Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter. Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique Choisissez si vous souhaitez afficher le code de chaque ligne Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur Ouvrez le fichier Excel téléchargé 14

15 Module Paie > Remplir le tableau Excel Le tableau Excel téléchargé vous permet de saisir rapidement les variables avant des les réintégrer à l interface. Remplissez les variables selon vos souhaits Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires. Vous pouvez modifier manuellement le nombre d heures. Il est recommandé de ne pas modifier les formules de calcul et l intitulé de chaque ligne. Une fois les variables saisies et le tableau enregistré, vous pouvez importer le fichier sur l interface. 15

16 Module Paie > Importer le tableau Excel Pour importer le tableau Excel, dans le module Ma Paye, cliquez sur A saisir Puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l établissement de votre choix. Attention : seul le fichier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface Les variables sont intégrées. Pour finaliser l envoi des variables, cliquez sur Ou 16

17 Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu après que toutes les paies du dossier ont été enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie pour retourner au volet de sélection des salariés pour enregistrer les modifications sans les transmettre au gestionnaire pour enregistrer les modifications et les transmettre au gestionnaire. Oui dans la boite de dialogue après avoir vérifié que les informations envoyées sont correctes. Après validation, les variables ne sont plus modifiables et notre Cabinet commence le traitement. Le dossier passe en statut sur la page Accueil Paie et la Page d accueil générale 17

18 Module Paie > Visualiser les documents Une fois les paies traités, les dossiers passent au statut Vous pouvez y accéder depuis la Page d accueil ou par l Accueil Paie Pour visualiser les documents, cliquez sur le statut Puis sur le lien Voir les bulletins de salaire de l établissement Ou sur Télécharger les documents de l établissement Les documents apparaissent sur une nouvelle page de votre navigateur avec le filigrane «A approuver» Cliquez ensuite sur Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché L ensemble des documents de paie est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents 18

19 Module Paie > Approbation Pour obtenir les documents sans filigrane, il est nécessaire d'approuver les documents. Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché. Vous devez approuver la paie quand les dossiers sont au statut depuis le volet s ouvrant à droite, vérifiez les documents et cliquez sur L ensemble des documents de paye est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents pour vous et votre client. 19

20 Module RH > Accueil RH Le module RH vous permet de gérer les entrées et sorties de salariés et vous donne des informations statistiques. Accédez au module RH depuis la page d accueil ou la barre de menu Ce tableau récapitule : - l effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié En cliquant sur l Etablissement ou l Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement 20

21 Module RH > Liste des salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés qui ont travaillé dans l établissement, présents ou non dans l effectif Le salarié surligné en orange est en cours de création pour déclarer la sortie du salarié pour déclarer un retour salarié En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié 21

22 Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié pour faire la sortie du salarié pour modifier les informations sur salariés pour accéder aux documents du salarié pour imprimer la fiche salarié 22

23 Module RH > Entrée DPAE 1/3 Pour déclarer l entrée d un salarié dans l effectif de l établissement et que votre gestionnaire réalise la DPAE (ex DUE) ou la DSN partielle, rendez-vous sur la page d accueil RH ou sur la liste des salariés. l établissement. ou sur le pavé RH de la page d accueil et choisissez La page Entrée-DPAE s ouvre Demandez ou non l établissement de la DPAE Les champs avec * sont obligatoires pour avoir plus d information sur la saisie du champ 23

24 Module RH > Entrée DPAE 2/3 et Retour Remplissez les informations demandées. Pour vous aider, n hésitez pas à cliquer sur le placé derrière chaque champs. 24

25 Module RH > Entrée DPAE 3/3 Une fois les informations renseignées, cliquez sur pour enregistrer le salarié en tant que brouillon pour annuler la saisie pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE ou l envoi DSN Pour un retour de salarié, cliquez sur Toute les coordonnées du salarié sont reprises pour la déclaration d entrée 25

26 Module RH > Sortie STC 1/2 La déclaration de sortie d un salarié se fait depuis la liste des salariés ou depuis la fiche salarié pour commencer la saisie de la sortie du salarié Les champs avec * sont obligatoires pour avoir plus d information sur la saisie du champ 26

27 Module RH > Sortie STC 2/2 Choisissez les documents à établir pour annuler la saisie pour valider la sortie du salarié et demander les documents 27

28 Historique 1/2 L historique permet de visualisez toutes les actions sur l interface de paie en ligne Accédez à l Historique depuis la barre de menu Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez l action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l action. le pictogramme PDF pour créer un document PDF 28

29 Historique 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modifications faites : + rajout d une information xxx > yyy remplacement de l information xxx par yyy 29

30 Documents > Entreprise Les Documents Entreprises regroupent les bulletins de salaires de tous les salariés, les charges sociales, les écritures comptables, les états des paiements Accédez aux Documents Entreprises depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d accueil ou depuis les pages Paie Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 30

31 Documents > Salariés Les documents salariés regroupent les bulletins de salaires individuels ainsi que les documents d entrée et de sortie Accédez aux Documents Salariés depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d accueil ou depuis les pages Paie Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 31

32 Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le Trimestre Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les autres mois 32

33 Messagerie La messagerie vous offre la possibilité de communiquer directement avec votre chargé de mission Pour accéder à la messagerie, cliquez sur non-lus apparaissent en gras dans la barre de menu. Les messages Les premières colonnes rappellent, le numéro du message, l établissement concerné par la demande et le sujet du message La colonne «Demandé par» rappelle la personne à l origine du message La colonne «Attribué à» la personne en charge de la prochaine action La colonne statut vous indique l état du message : Message à clôturer par le destinataire Message à traiter par le destinataire 33

34 Messagerie > Filtres Par défaut, vous ne voyez que les messages qui vous sont attribués. Pour voir tous les messages concernant vos dossiers, décochez le bouton Pour voir les messages attribués à vos collègues, cliquez sur le bouton En cliquant sur vous pouvez changer l attribution du message à l un de vos collègues. Pour voir les messages concernant votre expert, cliquez sur Vous pouvez supprimer tous les filtres en cliquant sur Vous pouvez aussi choisir de filtrer les messages par utilisateur ou par groupe en cliquant sur l entête de la colonne 34

35 Messagerie > Nouveau message Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur «Messagerie» et sélectionnez Nouveau message pour écrire à votre chargé de mission. La fenêtre de création de message s ouvre Choisissez l établissement concerné, le sujet et, si nécessaire le salarié Un message par défaut s affiche. Vous pouvez le modifier selon vos souhaits Vous pouvez attacher un fichier en cliquant sur La taille maximum est de 3Mo pour transmettre le message à votre chargé de mission 35

36 Messagerie > Traiter les messages Sur la liste des messages, cliquez sur celui que vous souhaitez consulter ou traiter Si, en tant qu exécutant de la demande vous avez répondu à la demande, vous pouvez cliquer sur Si en tant que demandeur, la réponse de l exécutant vous convient, vous pouvez cliquer sur Une fois clôturé, le message n est plus modifiable. Il est transféré dans le module Historique Vous pouvez renvoyer un message complémentaire sans changer le statut en cliquant sur ou sur pour demander une réponse pour télécharger le fichier en pièce jointe de messagerie En cliquant sur pour remettre le message en gras dans votre boite vous choisissez vos préférences de notification pour ce message. 36

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