Livre blanc PAIE Tout ce qu il faut savoir

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1 Livre blanc PAIE Tout ce qu il faut savoir Notre expertise en logiciels de gestion et rédaction de livres blancs PAIE Audit. Conseils. Cahier des charges. Sélection des solutions. ERP reflex-erp.com CRM reflex-crm.com COMPTA reflex-compta.com BI reflex-bi.com PAIE reflex-paie.com

2 Sommaire I. Introduction II. Deux domaines de gestion différents P3 P4 III. Règles d or pour réussir l intégration d un outil de paie P5 IV. Externaliser sa gestion RH P6 a. Traitement partiel de la paie b. Traitement total de la paie c. Problématique de l externalisation V. Conclusion - La solution de paie : un outil en constante évolution P8 PAGE 2 DE 9

3 I. Introduction La gestion des fiches de paie ne se résume pas seulement à la conception et au paiement des bulletins de salaire à temps et sans erreurs. C est une mission à forte valeur ajoutée qui doit être rigoureusement cadrée. L outil de paie prend en compte toutes les étapes de la vie d un salarié de son embauche dans l entreprise à son départ de celle-ci. Une entreprise comptant 2, 5 ou 100 salariés reste soumise aux mêmes obligations en matière de paie qu une société de 1000 salariés. La gestion de la paie reste une activité sensible dans l entreprise car les temps nécessaires pour réaliser les bulletins et établir les déclarations dans les délais ne sont pas toujours optimaux. Elle pourra être réalisée en interne, être complètement externalisée en la confiant à une entreprise de soustraitance de la paie, ou menée conjointement par votre personnel et un Expert comptable. PAGE 3 DE 9

4 II. Deux domaines de gestion différents La gestion des bulletins et le traitement pur de la paie (saisie, calcul et édition du bulletin de paie) La gestion des ressources humaines Gestion de la Paie Virements de salaires, les écritures de paie à transférer en comptabilité Gestion des prêts, des acomptes, des saisies sur salaire et des indemnités de transports-des éditions administratives, telles qu attestation maladie, maternité, paternité, accident du travail, etc. Déclaration annuelle des salaires aux URSSAF et caisses de retraite Gestion des Ressources Humaines Certains logiciels de paie vont jusqu à proposer la gestion des plannings des salariés et deviennent en ce sens un véritable outil d organisation, de gestion du personnel et d aide à la décision pour le chef d entreprise. Cette gestion du salarié prend notamment en compte les jours de congés, les RTT et les périodes de repos compensateurs, des maternités, des plannings, des cotisations aux différentes caisses, la gestion et le suivi des visites médicales, la gestion de la formation professionnelle ainsi que le suivi des compétences et des carrières. Toutes ces problématiques de gestion RH deviennent de plus en plus complexes à mettre en œuvre sans un outil performant, et adapté à la politique interne de l entreprise. PAGE 4 DE 9

5 III. Règles d or pour réussir l intégration d un outil de paie Choisir un logiciel compatible avec la comptabilité Il est important que le logiciel de paie puisse facilement s interfacer avec le logiciel de comptabilité. Veiller aux spécificités de l activité Il faut s assurer que l outil prend en considération les spécificités de la paie de votre type d activité S assurer des mises à jour régulières Les mises à jour des données sujettes à des modifications réglementaires et juridiques doivent être assurées Vérifier les fonctionnalités du transfert des données Les déclarations aux différents organismes sociaux doivent être pris en compte par le logiciel Privilégier des solutions intégrant la fonction de gestion des RH Le but étant l amélioration de l organisation du travail dans l entreprise Idéalement, un logiciel de gestion de la paie devrait être : Simple et convivial dans sa mise en place Sécurisé lors du traitement des déclarations sociales par exemple Ouvert à toute modification en matière légale ou sociale Exploitable aisément pour récupérer les données de la paie et les transmettre aux différents services. PAGE 5 DE 9

6 IV. Externaliser sa gestion RH De plus en plus nombreuses sont les entreprises qui ont recours à l externalisation de tout ou partie de leurs processus RH. Selon une étude Markess Internationale 2008, 45% des entreprises interrogées auraient franchit le pas de l externalisation. Aussi, la paie reste de loin le domaine le plus externalisée dans les entreprises. Les entreprises de moins de 50 salariés emploient rarement des spécialistes de la paie et ont tendance à faire appel à l externalisation auprès des cabinets comptables. Il faut toutefois constater que des entreprises de grandes entreprises choisissent l externalisation pour des raisons bien spécifiques (forte progression d effectifs lors de rapprochements d entreprises, croissance externe, développement des activités, etc.). Les prestations d externalisation sont adaptées à tout type de structure. Opter pour l externalisation de la paie de votre entreprise permet d éviter les risques d erreurs et d oublis. Selon la taille de l entreprise, le nombre de bulletins de paie à traiter et les compétences techniques des personnels chargés de la saisie, cette externalisation pourra être totale ou partielle. a. Traitement partiel de la paie Une personne de l entreprise se chargera de la saisie (sur un logiciel classique ou en mode ASP) et de l édition des documents courants (bulletins de salaire, journal de paie, etc.) ; un collaborateur de votre cabinet d expertise comptable (ou un employé d une entreprise spécialisée dans le traitement des paies) supervisera les écritures à saisir et complétera les bordereaux sociaux ainsi que les documents annexes. b. Traitement total de la paie Une personne de l entreprise se chargera de collecter les données liées aux salaires (heures travaillées, absences et congés, primes, etc.). Ensuite, un collaborateur de votre cabinet d expertise comptable (ou celui d un prestataire de service spécialisé dans le traitement des bulletins de paie) se chargera de la conception et de l édition des bulletins de salaire. Une fois les paies contrôlées, vous procéderez à leur paiement. Toutes les autres missions classiques liées à la gestion des salaires seront assurées par ce même prestataire (expert comptable ou entreprise spécialisée dans les paies). PAGE 6 DE 9

7 c. Problématique de l externalisation L externalisation des applications et processus RH comporte inévitablement des points sensibles dont il faut tenir compte en amont pour atteindre les objectifs recherchés et assurer le succès du projet : La dépendance vis-à-vis du prestataire, ce qui peut entrainer un sentiment de perte de savoir-faire, de connaissances, de compétences et donc de maîtrise des processus externalisés ; Les coûts des prestations d externalisation, estimés plus élevés que ceux d une gestion en interne des applications et processus RH. Il faut cependant bien prendre en compte les coûts dans leur ensemble, sur toute la durée du contrat. Le ratio coût/qualité étant également à considérer. PAGE 7 DE 9

8 V. Conclusion - La solution de paie : un outil en constante évolution Il faut bien être conscient, lorsque l on réfléchit à ces problématiques de gestion RH, que vous serez amené à changer l outil de paie que vous utiliserez. Au cours de la croissance et de l évolution de l entreprise, il est en effet nécessaire de faire régulièrement le point sur sa solution de paie : est-elle bien toujours adaptée à l effectif, au secteur d activité, à la législation en vigueur? Son choix et son éventuel remplacement résulteront d un savant compromis entre adéquation aux spécificités de l entreprise, souplesse et fiabilité de la solution (traitement des cas particuliers) et enfin, compétences du responsable RH. Soyez vigilants lors de ces choix car un problème de gestion peut entraîner de graves conséquences pour l entreprise! Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, des pages publiées dans le présent document, faite sans l autorisation de Reflex Paie est illicite et constitue une contrefaçon. - Copyright 2011, REFLEX Paie PAGE 8 DE 9

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