DISTRICT 103 CENTRE-OUEST CONGRÈS DE PRINTEMPS

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1 DISTRICT 103 CENTRE-OUEST CONGRÈS DE PRINTEMPS 23 AVRIL 2016 PORT BOURGENAY ESPACES D ÉCHANGES ET DE RÉFLEXION ESPACE 1 : DONNER ENVIE DE SERVIR DONNER ENVIE DE NOUS REJOINDRE Cet atelier s est tenu entre 11h35 et 12h30 dans la salle du congrès des Jardins de l Atlantique à Port Bourgenay. Le présent rapport comprend : Le rapport proprement dit sous forme de texte la répartition des participants par club et zone RAPPORT ESPACE 1 - DONNER ENVIE DE SERVIR DONNER ENVIE DE NOUS REJOINDRE 1 - INTRODUCTION Ce document présente une synthèse des échanges qui se sont déroulés dans l espace N 1 des ateliers mis en place pendant le congrès de printemps du district Centre-Ouest. L e sujet proposé «Donner envie de Servir Donner envie de nous rejoindre» avait pour objet d aborder la communication externe Lions ainsi que les actions et manifestations organisées par les clubs. 2 - ORGANISATION AVANT CONGRES Les membres des Lions clubs ont eu la possibilité de s inscrire par le biais du site internet du district Centre ouest.. 35 personnes s étaient inscrites à l espace 1. Les deux animateurs (Hubert Sagbo et Jean-Pierre Rondeau) et le rapporteur (Gérard Grolleron) avaient préparé en amont une ébauche d approche possible de la discussion afin de lancer rapidement le débat. Un petit document a été élaboré pour présenter cette approche basée sur 3 questions : Pourquoi?, Quoi?, Comment?.

2 3 - ORGANISATION DE L ESPACE N 1 44 clubs ont été représentés ; toutes les zones du district étaient représentées sauf la zone 53 (voir tableau en fin de rapport). Il y a eu entre 70 et 80 participants, l entrée de la salle étant restée libre. Les échanges ont duré 55 minutes 4 - DEROULEMENT DES DEBATS Hubert Sagbo a introduit l atelier en rappelant le titre et en précisant que le débat concerne la communication externe qui doit montrer aux autres ce que nous sommes, ce que nous faisons de façon à susciter des vocations. Il propose les 3 axes de réflexion cités ci-dessus, en précisant bien que ces propositions n ont rien d exhaustif et qu il serait intéressant d illustrer le débat par des exemples. Cette approche a été assez bien suivie et le rapport est basé sur cette progression POURQUOI? Cette question a permis de démarrer rapidement puisque les réponses sont venues immédiatement. Nous devons donner envie de Servir et de nous rejoindre parce que : Nous sommes Lions et nous sommes fiers de l être Nous devons aller vers les autres pour leur donner cette envie mais également par nécessité puisque nos effectifs diminuent (aspect pratique) par «utilité» puisque, en moyenne, un Lion sert 50 personnes (aspect altruiste) et que les besoins sont énormes. Une rapide synthèse de cette première partie, qui a duré environ 5 minutes, a été faite par Hubert. 4 2 QUOI : QUE DEVONS NOUS FAIRE SAVOIR? Jean-Pierre a lancé le deuxième sujet de réflexion proposé : que devons nous faire savoir, sur quoi devons nous communiquer? Un consensus s établit rapidement sur ce que nous devons faire savoir : Nos valeurs : Humanisme, solidarité, générosité, altruisme Nos activités de service (actions, manifestations) afin d être visibles et lisibles dans la cité L historique du Lionisme Le rayonnement des Lions au plan international, national et local Les résultats concrets obtenus : les Lions ne sont pas des utopistes, ils veulent être efficaces. L idée de «faire savoir ce que nous sommes» revient fréquemment avec son pendant : «faire savoir ce que nous ne sommes pas» afin de casser une certaine image qui est souvent encore trop présente (clubs de nantis, repas, fêtes, cercles, groupes de pression ).

3 Parmi les mots qui reviennent apparaissent aussi : L exemplarité des Lions en toutes circonstances et leur authenticité La cohérence entre ce que l on dit et ce que l on fait. La notion de «volontariat» est présentée par un participant : les Lions sont plus que des bénévoles, ils sont «volontaires», sous entendu ils se sont engagés volontairement et en outre ils payent une cotisation, ce qui va effectivement plus loin que le simple bénévolat. Enfin, parmi les valeurs à mettre en avant, l Amitié est (heureusement) citée ; même si ce n est pas toujours le cas dans les clubs, «lorsque ça prend c est fantastique» ; lorsque l on est bien dans son club, on est incité à aller vers l autre. Il est à noter que les participants n ont pas cherché à présenter ou mettre en avant une action ou une manifestation particulière (même si les tulipes ou le Téléthon ont été cités plusieurs fois) ; une seule manifestation, dont il a été fait mention dans la revue LION (une partie de chasse avec photos à l appui sur le trophée) a été considérée comme non souhaitable, ce qui sous-entend que pratiquement tout ce qui est fait par les Lions est digne d intérêt et doit être mis en avant. La conclusion de cette deuxième partie du débat permet d évoquer la vidéo du candidat au poste de Directeur International qui fait consensus, au plan de la forme, sur ce qu il faut absolument éviter dans notre communication (peau de bête au sol, fauteuil en forme de trône et tout ce qui peut se référer à un certain archaïsme). 4 3 COMMENT : COMMENT POUVONS NOUS BIEN COMMUNIQUER? Cette troisième partie permet d évoquer les aspects pratiques de la communication. Après avoir identifié ce que nous souhaitons faire savoir, il s agit de trouver les meilleures façons de le faire savoir. LES INFORMATIONS A DIFFUSER : on retrouve bien entendu les points évoqués précédemment : Ce qu est le Lionisme L historique Lions : son rayonnement international L efficacité des Lions : les résultats concrets et l utilité de leurs actions La présence dans la cité : visibilité et lisibilité des actions locales La diffusion des informations doit susciter la curiosité et l intérêt. QUELS MOYENS DE DIFFUSION UTILISER? Tous les moyens de diffusion sont évoqués et sont à utiliser : Journaux Publicités à l occasion des activités (avec logo Lions) Réseaux sociaux Blogs Sites internet Diaporamas Réunions, soirées d information Les discussions font apparaitre les difficultés rencontrées parfois avec les journalistes, qui cherchent du sensationnel et ne sont pas toujours très enclins à parler des Lions, surtout lorsque ce qui est présenté parait routinier.

4 Dans certaines villes il existe des organisations intéressantes : à Limoges, un club de la Presse qui marche bien. Il apparait à beaucoup de participants que la communication nationale est insuffisante quel que soit le media (TV, radio, journaux). SUR QUELS MOYENS HUMAINS S APPUYER? Les responsables Lions au plus haut niveau (communication institutionnelle, TV, radios, ) Les Lions en relation avec les Journalistes Les correspondants communication dans les clubs et principalement Tous les Lions qui doivent se faire remarquer par leur Exemplarité et leur Authenticité mais doivent aussi être garants de la Cohérence entre ce que l on dit et ce que l on fait. Il y a consensus sur la faiblesse de la communication institutionnelle au plus haut niveau, quel que soit le media. Les relations avec les journalistes ne sont pas toujours évidentes et il semble nécessaire d avoir des correspondants communication dans chaque club. Le meilleur vecteur humain est certainement «chaque Lion» : la communication de proximité, qui apparait à tous comme la plus importante, est l affaire de chaque Lion ; c est à ce propos que sont évoquées les valeurs que les Lions doivent afficher en toutes circonstances (en plus du pin s ) c'est-àdire l authenticité et l exemplarité et qui apparaissent comme le meilleur moyen de faire connaitre le lionisme, à condition qu il y ait cohérence entre ce que l on dit et ce que l on fait, ce point important ayant été évoqué à plusieurs reprises. QUELS OUTILS DE COMMUNICATION UTILISER? Un participant pense qu il serait intéressant de disposer d une Check list afin de savoir comment faire une bonne communication pour toute activité de service (action, manifestation). Il est rappelé à ce propos qu il existe un certain nombre d outils à la disposition des clubs, en particulier un Guide de la communication, téléchargeable sur internet. Hubert rappelle également que le Projet de club peut être un outil particulièrement dynamisant et attractif sur lequel le club peut s appuyer pour communiquer de façon efficace en rendant cette communication cohérente avec ce qui est effectivement réalisé et cohérente entre les différentes personnes qui peuvent être amenées à s exprimer CONCLUSION DE L ATELIER Le manque de temps, d une part, et l arrivée des Lions pour la reprise de l assemblée générale, d autre part, n ont pas permis aux animateurs de conclure de façon formelle ; ils ont tout de même pu remercier les participants pour la qualité des échanges. 5 CONCLUSION DU RAPPORT INTERET DES ATELIERS

5 Tous les commentaires recueillis à propos de ces ateliers montrent qu ils répondent parfaitement à un besoin de s exprimer des Lions et d être écoutés. C est également un moyen de prendre la température Ils permettent enfin de révéler des interrogations ou des préoccupations, mais aussi d identifier des aspects mal connus des participants et de recueillir des idées ou des suggestions. Pour cet atelier N 1, voici quelques points identifiés. LES PREOCCUPATIONS Une certaine image du Lionisme Une communication nationale inexistante ou inadaptée Les relations avec les Media LES ASPECTS QUI DEMANDENT UNE CERTAINE VIGILANCE La cohérence entre ce qu on dit et ce qu on fait Une exemplarité de tous les jours de la part de tous les Lions L exemplarité des manifestations (exemple : la chasse) La nécessité de pouvoir montrer des résultats concrets DES INITIATIVES QUI DONNENT DE BONS RESULTATS Clubs de la Presse (Limoges) Correspondant communication dans les clubs Les projets de club Les réunions d information avec des invités extérieurs SUGGESTIONS Check list du «bien communiquer» Communiquer sur l Amitié dans les clubs

6 nombre zone club 1 11 CHALLANS 1 MONTAIGU 1 POUZAUGES 1 SAINT GILLES CROIX DE VIE 1 Total FONTENAY 3 LA ROCHE SUR YON 2 LES SABLES 3 LUCON 2 TALMONT 1 Total AUNIS 5 ile de Ré 1 LA ROCHELLE DOYEN 1 LA ROCHELLE OCEAN 6 LA ROCHELLE PERNELLE AUFFREDY 1 Total ROCHEFORT 2 Total JONZAC 1 ROYAN DOYEN 1 SAINTES VALLEE ROMANE 1 SAUJON VALLEE DE LA SEUDRE 1 Total COGNAC JEANNE D'ALBRET 1 COGNAC-JARNAC 1 ROUILLAC 1 Total ANGOULEME DOYEN 1 ANGOULEME MARGUERITE 1 ANGOULEME RENAISSANCE 1 Total BRESSUIRE 2 MELLE 1 NIORT DONJON 1 NIORT DOYEN 3 PARTHENAY 1 THOUARS 1 Total CHAUVIGNY 1 COUHE 2 LOUDUN 2 POITIERS ALIENOR 5 POITIERS DOYEN 1 Total LIMOGES CELADON 1 LIMOGES RENAISSANCE 4 ORADOUR 1 SAINT LEONARD DE NOBLAT 1 Total BELLAC 2 ISLE VAL DE L'AURENCE 1 SOLIGNAC EN LIMOUSIN 2 VAL DE TARDOIRE 1 Total 52 6 Total général 74 Nombre de participants par club