Etablissement et soumission des rapports financiers et des certificats des états financiers (CFS) pour les projets européens

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Jean-Claude Duquette
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1 LE DIRECTEUR GENERAL DELEGUE A L ADMINISTRATION Rocquencourt, le 19 avril 2016 Auteur : DAJ/DAFP Référence : Objet : Etablissement et soumission des rapports financiers et des certificats des états financiers (CFS) pour les projets européens Nature : Action Destinataire : Comdir, DAJ Diffusion : sans restriction Afin de pouvoir prétendre aux financements européens pour projets du 7 ème PCRD et d Horizon 2020, des rapports scientifiques ou techniques, financiers et le cas échéant des certificats relatifs aux états financiers (CFS) doivent être élaborés par Inria et transmis à la Commission européenne selon un calendrier prédéfini. Suite aux difficultés récemment signalées à la Direction générale sur le respect des délais d établissement des CFS, la présente note a pour objet de rappeler les règles applicables, de définir les délais à respecter pour la constitution des dossiers et de mettre en place une procédure de planification permettant de disposer d une visibilité sur l ensemble des projets devant faire l objet d un certificat au cours d une période donnée. I Rappel de la règlementation européenne La Commission européenne (CE) impose à la fin de chaque période de reporting du projet, la production d un rapport financier accompagné, selon le montant de la contribution européenne demandée, par un CFS (Certificate on Financial Statements). Le CFS est un certificat d audit qui permet d attester que les coûts qui ont été déclarés dans un projet européen sont des coûts éligibles au sens notamment des règles imposées par la Commission européenne. Il est établi soit par un auditeur externe soit par un agent public ayant la capacité juridique, établie par les autorités nationales compétentes, de contrôler le bénéficiaire. Chez Inria, le choix a été fait de faire auditer les contrats européens par l Agent comptable.

2 o Quand un CFS est-il nécessaire? o Pour les projets du 7 ème PCRD Pour les projets 2 ans, un seul certificat doit être produit à la fin de la dernière période de reporting lorsque le montant total de la contribution financière demandée à la CE est supérieur ou égal à Pour les projets > 2 ans, un certificat doit être produit à la fin de chaque période de reporting lorsque le montant de la contribution financière demandée à la CE est supérieur ou égal à quand il est cumulé avec les périodes de reporting précédentes qui n ont pas donné lieu à l établissement d un CFS. Exemple pour un projet X dont la durée est supérieure à 2 ans : Périodes de reporting Montant de la subvention par période Rapport financier à l échéance de la période de reporting CFS à l échéance de la période de reporting P Oui Non P Oui Oui (CFS sur la P1 et la P2) P Oui Oui (CFS sur la P3) P Oui Non o Pour les projets Horizon 2020 Le CFS doit être produit à l occasion de la dernière période de reporting lorsque le montant total de la contribution financière pour les coûts réels et unitaires, pour l ensemble du projet, est supérieur ou égal à o Le respect des délais Le délai de transmission des rapports financiers et des CFS, pour les projets du 7 ème PCRD et d Horizon 2020, imposé par la CE, est fixé à 60 jours après la fin de chaque période de reporting. Ce délai est impératif. Le non-respect des délais dans la soumission des rapports financiers et des CFS, peut avoir pour conséquence le report par la Commission européenne de son évaluation du rapport financier, et le cas échéant du CFS, à la période de reporting suivante, ce qui aurait pour conséquence un retard du versement de la subvention européenne. Dans l absolu, la Commission européenne pourrait aller jusqu à la suspension des paiements et la résiliation de la convention de subvention. A noter que sous Horizon 2020, la Commission européenne a annoncé qu elle entendait être

3 plus exigeante sur ce point et notamment ne transmettrait plus qu une seule lettre de rappel avant résiliation de la convention de subvention. II Procédure et délais Inria pour l octroi d un CFS Comme indiqué supra, Inria a fait le choix de confier à l'agent comptable la délivrance des CFS. Il n est donc pas possible de passer dans le dispositif retenu actuellement par un cabinet extérieur, la Commission européenne imposant aux bénéficiaires de suivre leurs pratiques habituelles. Pour respecter le délai de 60 jours à compter de la fin de la période de reporting, la procédure d obtention d un CFS chez Inria pour les projets du 7 ème PCRD et d Horizon 2020 implique de respecter deux étapes : A L élaboration du Terms of Reference (ToR) Le ToR est la lettre d engagement permettant à Inria de mandater formellement l Agence comptable pour la délivrance d un CFS pour un projet déterminé. Le chargé de contrat de recherche doit transmettre pour signature le ToR complété, dans un délai de 10 jours maximum à compter de la fin de la période de reporting : o au Directeur de centre lorsque le montant de la subvention européenne versée à Inria pour toute la durée du projet est inférieur ou égal à ; o à la DAJ qui se chargera de l envoyer au Président-Directeur général lorsque le montant de la subvention européenne versée à Inria pour toute la durée du projet est supérieur à Lorsque le projet de ToR complété est transmis à la DAJ, celui-ci doit être accompagné de la convention de subvention et des périodes qui vont être auditées. Les modèles de ToR pour les ERC et les autres projets européens sont disponibles sur l Intranet à l adresse : Inria > Vie scientifique > Europe > Soumettre et gérer un projet européen > 7ème PCRDT : Données administratives, financières et juridiques. B La transmission des dossiers à l auditeur (Agence comptable) Afin d assurer la délivrance du CFS dans le délai imposé de 60 jours à compter de la fin de la période de reporting, deux procédures devront désormais être respectées : o Planification trimestrielle Pour des raisons d organisation de l activité, une information trimestrielle sur les contrats susceptibles de nécessiter un CFS est mise en place à compter de la diffusion de la présente note.

4 Au plus tard, le 25 du dernier mois de chaque trimestre civil, les centres communiquent à la mission audit de l Agence comptable (missionaudit-ac@inria.fr), en veillant à mettre en copie le Directeur des affaires administratives, financières et patrimoniales, la liste des contrats européens susceptibles de nécessiter un CFS au cours du trimestre suivant, au moyen du tableau prévu à l annexe 1 de la présente note. La date limite de transmission de ces informations par les centres est donc fixée aux : 25 mars ; 25 juin ; 25 septembre ; 25 décembre. o La demande de CFS pour un projet déterminé Lorsqu un CFS est nécessaire pour un projet européen, le chargé de contrat de recherche effectue la demande de CFS auprès de la mission d audit de l Agence comptable dans un délai de 10 jours maximum à compter de la fin de la période de reporting. Le dépôt du dossier complet sur Partage doit être fait dans un délai de 20 jours maximum suivant la fin de la période de reporting. Ces modalités sont d application immédiate, mais pourront être complétées, si besoin, dans le cadre des travaux du groupe de travail relatif à la certification des contrats européens, actuellement en cours. III Conduite à tenir en cas de difficultés L interlocuteur privilégié de la Commission européenne chez Inria est la Délégation aux affaires juridiques, en tant que Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Aussi, dans l hypothèse de difficultés liées notamment, mais pas seulement, aux délais de soumission des rapports et des CFS, les centres doivent contacter, sans délai, la DAJ afin qu elle puisse, si nécessaire, se rapprocher de la Commission européenne.

Annexe 1 : Tableau de planification à remplir par les centres et à transmettre à la mission audit de l Agence comptable PLANNING PREVISIONNEL - CFS CONTRATS EUROPEENS CRI #N/A DATE DE REPORTING

5 Annexe 1 : Tableau de planification à remplir par les centres et à transmettre à la mission audit de l Agence comptable PLANNING PREVISIONNEL - CFS CONTRATS EUROPEENS CRI #N/A DATE DE REPORTING JJ/MM/AAAA PREVISION POUR LE CONTRATS SUSCEPTIBLES DE FAIRE L'OBJET D'UNE DEMANDE DE CFS AU COURS DE LA PERIODE DU #N/A AU #N/A N Alloc Inria N Grant UE Acronyme Nombre de périodes P1 P2 P3 P4 Date de début 1ère période Date de fin dernière période Montant estimé du financement attendu (en euros)

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