POLITIQUE - ADMINISTRATION DES SUBVENTIONS DE L ACDI. N.B.: Le genre masculin est utilisé comme générique à seule fin d'alléger le texte.

Transcription

1 Date d entrée en vigueur : 14 décembre 1998 Instance d origine : Vice-rectorat aux finances Remplace/amende la politique du : n/a Numéro de référence : CFO-7 N.B.: Le genre masculin est utilisé comme générique à seule fin d'alléger le texte. PORTÉE La présente politique s'applique à l administration des subventions octroyées par l Agence canadienne de développement international («ACDI»). OBJET La présente politique a pour objet d exposer les règlements qui régissent la gestion financière des subventions octroyées par l ACDI, y compris le recouvrement des frais généraux engendrés par ces subventions. PRÉAMBULE Dans le cadre de ses activités de recherche, d enseignement contractuel ou de développement international financées par un tiers, l Université encourt des frais non imputables, communément appelés frais indirects. Les recettes associées aux frais généraux proviennent du recouvrement des frais indirects et ne doivent pas être considérées comme un revenu dérivé des activités contractuelles. Dans le cadre des activités contractuelles, on doit s assurer que l Université recouvre la totalité des frais directs et indirects associés à l exécution du travail. L Université n acceptera d exécuter que les activités qui prévoient le recouvrement des coûts par la facturation des frais généraux. Les frais indirects servent à recouvrer les frais relatifs aux services fournis par l Université pour la préparation, l exécution et l administration des activités contractuelles. Les principales sources de frais indirects sont: les coûts d entretien des installations et du matériel (chauffage, éclairage, ventilation, climatisation, nettoyage, téléphone, distribution du courrier); la dépréciation des installations et du matériel de l Université; les frais administratifs relatifs aux services centraux; les frais d assurance (matériel, responsabilité, véhicule, etc.); les frais administratifs au niveau départemental (p. ex., personnel de secrétariat, technique et administratif); les coûts de gestion directement reliés au soutien de la recherche (Service de la recherche, Services financiers, Service du personnel);

2 POLITIQUE 2 de 7 les coûts d utilisation des services de la bibliothèque; les coûts de gestion des services étudiants. FRAIS GÉNÉRAUX 1. Les projets financés par l ACDI diffèrent des autres projets de recherche de la façon suivante: Les projets de l ACDI prennent généralement forme à l initiative d une faculté où ils sont conceptualisés et administrés. Bien qu ils ne soient pas au coeur de la mission de la Faculté au même titre que les activités de recherche, les projets de l ACDI constituent des activités internationales importantes; Le Centre de coopération universitaire internationale («CIAC») agit à titre consultatif et coordonne en grande partie le soutien administratif nécessaire, notamment le secrétariat, la préparation des demandes et les renouvellements de projets; Dans la plupart des cas, l Université doit apporter une contribution en nature, qui peut prendre la forme d un dégagement du temps d enseignement des membres du corps professoral. Le cas échéant, la Faculté absorbe le coût des dégagements de cours. Voir à l Annexe A le résumé des différences entre les projets financés par l ACDI et les autres projets de recherche. 2. Les subventions de l ACDI prévoient le recouvrement des frais de soutien aux installations ainsi que des frais généraux. Frais de soutien relatifs aux installations 3. Les frais de soutien relatifs aux installations concernent les espaces de bureau, divers matériel de bureau, l accès aux laboratoires et leur entretien, les installations informatiques, la location de matériel spécialisé, les fournitures de bureau, le téléphone, les frais de photocopie, les messagers et autres frais similaires. 4. En raison de la nature des frais de soutien relatifs aux installations, le montant prévu au budget alloué au projet revient à la Faculté pour être redistribué aux départements qui ont pris en charge le projet. La redistribution est décidée au niveau de la Faculté.

3 Frais généraux 3 de 7 5. Le coefficient d imputation des frais indirects est actuellement fixé à 54 % du budget salarial du personnel de l Université. 6. Les projets réalisés à l Université, qu ils soient de recherche ou d enseignement, engendrent pour l Université d autre coûts/charges indirects analogues, à l encontre des projets hors campus qui n utilisent pas notamment les services de la bibliothèque, le chauffage, l éclairage, le nettoyage et d autres services similaires. Par conséquent, il a été adopté différents coefficients d imputation des frais indirects : Projets effectués surtout à l Université Pourcentage de frais généraux crédités aux revenus généraux de l Université 35 % Pourcentage de frais généraux crédités aux Fonds de dotation et fonds spéciaux 5 % Pourcentage de frais généraux crédités au CIAC 10 % Pourcentage de frais généraux crédités à la Faculté 50 % Projets effectués surtout à l extérieur de l Université Pourcentage de frais généraux crédités aux revenus généraux de l Université 25 % Pourcentage de frais généraux crédités aux Fonds de dotation et fonds spéciaux 5 % Pourcentage de frais généraux crédités au CIAC 10 % Pourcentage de frais généraux crédités à la Faculté 60 % 7. Les frais généraux sont engagés dans le compte du projet au début de chaque année de déclaration, sur la base du montant prévu au budget alloué au projet de ladite année. Cependant, le calcul étant établi sur la base des dépenses salariales réelles, la répartition réelle des frais généraux se fait tous les trimestres. 8. La redistribution au sein de la Faculté se fait au moment choisi par le doyen de la Faculté. 9. Avant d approuver la répartition des frais généraux relatifs à une contribution en nature de l Université, les Services financiers exigent les documents pertinents suivant la description de l article 17 ci-dessous. 10. La répartition des frais généraux selon les modalités décrites ci-dessus commence avec l exercice financier et s applique à tous les projets entrepris après mars 1995.

4 AUTRES QUESTIONS FINANCIÈRES Dépenses réelles par rapport au budget 4 de Le budget soumis à l ACDI doit être respecté par catégorie de dépenses (poste budgétaire). Quoiqu il ne soit pas nécessaire de respecter chaque année chacun des postes budgétaires, la totalité des dépenses réelles pour un poste donné, du début à la fin du projet, ne doivent pas dépasser le budget général alloué pour ce poste. Fonds inutilisés d un poste budgétaire et fonds de prévoyance de 5 % 12. Le directeur de projet doit avoir une autorisation écrite de l ACDI pour dépenser à une autre fin les fonds inutilisés d un poste budgétaire donné. Les Services financiers exigent un exemplaire de cette autorisation avant de procéder. 13. Le directeur doit avoir une autorisation écrite de l ACDI pour dépenser les 5 % du fonds de prévoyance. Ce fonds est strictement réservé aux imprévus pouvant survenir au cours du projet. L ACDI n en autorise habituellement pas l utilisation avant la dernière année du projet. Les Services financiers exigent un exemplaire de cette autorisation avant de permettre l utilisation du fonds de prévoyance. Intérêts créditeurs 14. Bien que les règlements gouvernementaux exigent le remboursement de tout intérêt généré à même les fonds de subvention, l ACDI permet l utilisation de ces intérêts par les universités. Cependant, le directeur du projet doit recevoir l autorisation écrite de l ACDI avant d utiliser ces fonds. Des plans précis et concrets doivent accompagner toute demande, notamment une description de la manière dont l Université entend utiliser les intérêts créditeurs. Les Services financiers exigent un exemplaire de cette autorisation avant de permettre l utilisation de ces fonds. Contributions en nature et frais généraux 15. Les contributions en nature de l Université ne peuvent être directement recouvrées par l Université et imputées à la subvention de l ACDI, étant donné qu elles représentent la contribution obligatoire de l Université au projet. Les contributions en nature peuvent comprendre l utilisation de locaux et le travail effectué par les membres du corps professoral, le personnel administratif ou le personnel de soutien qui participent au projet.

5 5 de Les frais généraux sont calculés à la fois sur la base des dépenses salariales réelles et l estimation de la valeur monétaire de la contribution en nature de l Université pour les services assurés par son personnel. À ce titre, ils ne peuvent se baser uniquement sur les montants prévus au budgèt. L ACDI exige que l Université conserve dans ses dossiers les documents prouvant la pertinence des contributions en nature provenant des ressources internes affectées au projet. En outre, le directeur du projet est responsable du maintien des documents qui prouvent les contributions en nature des universités étrangères participantes. 17. Avant d approuver tout transfert de frais généraux fondés sur la contribution en nature de l Université, les Services financiers exigent une lettre signée du doyen de la Faculté, qui précise : Consultants le nom de tous les employés et employées qui participent au projet ; le temps consacré au projet (par employé) pendant la période concernée ; l estimation en dollars de la contribution en nature (par employé). 18. Les directeurs de projet peuvent engager des consultants externes uniquement lorsque l Université ne peut trouver à l interne les compétences spécifiques requises et que l ACDI a prévu un poste budgétaire spécial à cette fin. Les services des consultants internes entrent dans la contribution en nature de l Université. L ACDI n accorde pas de prime ni d honoraires aux membres du corps professoral pour le travail effectué dans le cadre du projet en plus de leurs responsabilités habituelles, sauf si un poste spécial a été prévu à cette fin dans le budget alloué au projet. Achats de biens et services canadiens 19. L ACDI étant un organisme gouvernemental canadien, il encourage l achat de biens et de services canadiens. Les directeurs de projet sont autorisés à acquérir des biens et services étrangers uniquement s ils ne peuvent s en procurer d équivalents au Canada. Archivage 20. Pour fins de vérification, l ACDI exige que l Université conserve toutes les factures et autres documents pertinents cinq ans après la fin du projet. Pouvoir de signature 21. Les pouvoirs de signature sont décrits dans la Politique sur le pouvoir de signature.

6 6 de 7 Annexe A Résumé des différences entre les projets financés par l ACDI et les autres projets de recherche Recouvrement des frais indirects Particularités Rétention des frais généraux Fréquence de répartition des frais généraux RECHERCHE Frais généraux Projet conceptualisé et administré par le chercheur principal (CP) Gestionnaire de projet : le chercheur principal (CP) La participation de la Faculté au projet est minimale L utilisation des services de l Université est généralement élevée ; les installations des départements employées par le CP sont rétrofacturés au projet Le Service de la recherche agit à titre consultatif. Rétention complète au début du projet Deux fois par année pour les contrats de douze mois ou moins : à la fin du contrat pour les contrats de douze mois ou plus : sur la base des montants reçus à ce jour. SUBVENTIONS DE L ACDI Frais généraux et frais de soutien relatifs aux installations Projet conceptualisé et administré par la Faculté Directeur du projet : un membre de la faculté Les projet de l ACDI sont du ressort des initiatives de la Faculté L utilisation des services de l Université varie selon que le projet a lieu sur le campus ou hors campus, ou encore hors du pays. Cependant, l utilisation des installations départementales peut être très élevée. Le CIAC agit à titre consultatif. Engagement des frais au début de l exercice financier sur la base du montant prévu au budget. Chaque trimestre; sur la base des dépenses salariales réelles et sur les contributions en nature documentées convenablement.

7 7 de 7 Répartition des frais généraux Application de la politique Revenus généraux de l Université : 50 % Vice-recteur exécutif aux affaires académiques: 5 % Fonds de recherche de la Faculté: 25 % Chercheur principal: 20 % Mars 1995 Projet sur le campus Revenus généraux de l Université: 35 % Fonds de dotation et fonds spéciaux: 5 % Faculté: 50 % CIAC: 10 % Projet hors campus Revenus généraux de l Université: 25 % Fonds de dotation et fonds spéciaux : 5 % Faculté: 60 % et CIAC: 10 % Les frais de soutien relatifs aux installations sont entièrement crédités au département qui abrite la recherche Projets entrepris après mars 1995, mais à compter de l exercice financier