Instructions de configuration des fournisseurs HP

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1 Outil d'administration sécurisée des fournisseurs Instructions de configuration des fournisseurs HP Comment inscrire votre entreprise dans la base de données des fournisseurs HP Approvisionnement mondial Dernière mise à jour : 30 March 2012

2 Sommaire Rubrique 1 - Pourquoi HP a besoin d informations sur votre entreprise?... 3 Rubrique 2 - Notification par courrier électronique envoyée depuis l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs... 4 Que faire si la notification par courrier électronique va dans votre dossier Courrier indésirable... 4 Rubrique 3 - Accéder à l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs (SVAT)... 5 Rubrique 4 - Remplir le formulaire de mise à jour des fournisseurs... 6 Informations sur l adresse physique... 6 Détails du contact du siège social/paiement du fournisseur... 7 Données bancaires et comptables du fournisseur... 7 Détails de classification du fournisseur Informations supplémentaires, remarques et commentaires Section des pièces jointes Approvisionnement mondial Page 2 Dernière mise à jour : 3/30/2012

3 Rubrique 1 - Pourquoi HP a besoin d informations sur votre entreprise? Hewlett-Packard (HP) a besoin d'informations concernant votre entreprise afin de poursuivre les activités avec cette dernière et d assurer le paiement exact des prochaines commandes. Les informations transmises sont sécurisées avec un cryptage des données grâce à l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs (SVAT). Toutes les informations fournies resteront confidentielles et seront utilisées uniquement pour faciliter les activités entre HP et votre entreprise. Approvisionnement mondial Page 3 Dernière mise à jour : 3/30/2012

4 Rubrique 2 - Notification par courrier électronique envoyée depuis l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs Pour ajouter ou mettre à jour vos informations professionnelles dans la base de données des fournisseurs HP, vous recevrez automatiquement une notification de message électronique de l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs. La notification de message électronique vous sera envoyée à l adresse électronique HP : SupplierSetup@hp.com Rem arque : ce message électronique est uniquement utilisé pour l'initiation du processus d'inscription à destination des fournisseurs de HP. Cette adresse électronique n'est pas contrôlée. Vous n avez pas à y répondre. 1. Dans ce message, vous trouverez une brève explication sur l utilité de vos informations professionnelles et la manière dont ces informations seront utilisées et transmises. 2. Vous aurez également une courte description des actions à effectuer pour envoyer les informations concernant votre entreprise. 1 2 Que faire si la notification par courrier électronique va dans votre dossier Courrier indésirable Dans certains cas, la notification par courrier électronique peut aller dans votre dossier Courrier indésirable. Afin d'éviter ce problème, assurez-vous que l'adresse SupplierSetup@hp.com n'est pas bloquée par vos paramètres régissant le courrier indésirable. Approvisionnement mondial Page 4 Dernière mise à jour : 3/30/2012

5 Rubrique 3 - Accéder à l'outil d'administration sécurisée des fournisseurs (SVAT) L'outil d'administration sécurisée des fournisseurs (SVAT) est une application Web qui est utilisée pour collecter les informations et les approbations nécessaires afin de configurer un fournisseur dans la base de données des fournisseurs HP. Toutes les informations transmises sont sécurisées par le cryptage des données. Il existe un lien vers l'outil SVAT et la clé de demande de configuration d un fournisseur dans la notification par message électronique que vous recevez de HP. 1. Sélectionnez le lien SVAT dans la notification par courrier électronique que vous avez reçue Entrez la Clé de demande de configuration des fournisseurs (Supplier Setup Request Key) qui est indiquée dans la notification de message électronique. Rem arque : la Clé de demande de configuration des fournisseurs est à utilisation unique. Si vous avez besoin d effectuer des mises à jour supplémentaires ou futures, vous devrez demander une nouvelle clé en contactant HP à l adresse SupplierSetupSupport@hp.com. 3. Cliquez sur le bouton Aller (Go)>> et vous aurez accès au Formulaire de mise à jour des fournisseurs (Supplier Update Form). 2 3 Approvisionnement mondial Page 5 Dernière mise à jour : 3/30/2012

6 Rubrique 4 - Remplir le formulaire de mise à jour des fournisseurs Le formulaire de mise à jour des fournisseurs contient six sections : informations sur l adresse physique, détails du contact du siège social/paiement du fournisseur, données bancaires et comptables du fournisseur, détails de classification du vendeur, informations supplémentaires, remarques, commentaires et pièces jointes. Les champs marqués d un astérisque (*) doivent être remplis obligatoirement et vous ne pourrez pas soumettre le formulaire tant que vous n avez pas rempli ces champs. Informations sur l adresse physiqu e La première section du Formulaire de mise à jour des fournisseurs contient des informations sur l'adresse de votre entreprise. 1. Entrez le nom légal complet de votre entreprise dans le champ Nom du fournisseur légal (Legal Vendor Name). 2. Remplissez l'adresse de votre entreprise dans le champ Adresse du fournisseur (Vendor Address). 3. Entrez l'adresse dans le champ Ville (City). 4. Complétez les champs Région (Region), District (District), État (State) ou Province (Province), le cas échéant. 5. Entrez le Code postal (Zip or Postal Code). 6. Remplissez les champs Numéro de la boîte postale (PO Box number), Code de la boîte postale (PO Box Postal code) et Ville de la boîte postale (PO Box City) le cas échéant. 7. Sélectionnez le Pays (Country) dans la liste déroulante. 8. Entrez le numéro de téléphone de votre entreprise dans le domaine Numéro de téléphone du fournisseur (Vendor Phone number). Utilisez le format international, par exemple Approvisionnement mondial Page 6 Dernière mise à jour : 3/30/2012

7 Les quatre champs suivants sont nécessaires si un représentant HP a besoin de contacter votre entreprise via la télécopie, le téléphone ou la messagerie électronique. 9. Remplissez le champ Numéro de de télécopie (Vendor Fax number) le cas échéant. 10. Indiquez le Nom du contact du fournisseur (Vendor Contact Name) correspondant au nom de la personne à contacter dans votre entreprise ultérieurement. 11. Le Numéro de téléphone du contact du fournisseur (Vendor Contact Phone) correspond au numéro de la personne que HP peut contacter. 12. L Adresse de messagerie du contact du fournisseur (Vendor Contact ) est l adresse de messagerie électronique de la personne à contacter Détails du con tact du siège social/p aiem en t du fournisseur La deuxième section du Formulaire de mise à jour des fournisseurs contient des informations sur les détails du contact du siège social/paiement du fournisseur. Ces détails seront utilisés lorsque HP effectue les paiements à votre entreprise. 13. Si les Détails du contact du siège social/paiement du fournisseur sont semblables à ceux que vous avez remplis dans la section précédente, cochez la case Similaire (Same). Les détails de l adresse que vous avez saisis dans la section Informations sur l adresse physique seront automatiquement inscrits. 14. Si les informations relatives au contact du siège social ou au paiement du fournisseur sont différentes alors vous aurez à remplir les champs correspondant à l adresse de votre entreprise (siège social) et les détails du contact dans cette section. Les informations requises sont les mêmes que dans la section précédente Données bancaires et comptables du fournisseur Les champs de cette section sont requis pour achever la configuration des détails bancaires de votre entreprise dans notre base de données de fournisseurs et pour garantir les paiements des commandes Approvisionnement mondial Page 7 Dernière mise à jour : 3/30/2012

8 futures. HP vous contactera si nécessaire pour prendre ces données avant de compléter la mise à jour de la Base de données des fournisseurs HP. C'est pourquoi il est important que vous fournissiez ces informations au moment de la soumission afin d'accélérer le temps de configuration. La personne ou le service de votre organisation qui gère des Comptes débiteurs aura les renseignements décrits cidessous. 15. Le champ Nom de la banque (Bank Name) doit contenir le nom de la banque pour laquelle vous souhaitez effectuer les paiements. 16. Dans le champ Succursale (Sucursal), vous devez saisir les informations sur les succursales, le cas échéant. Il peut s agir du code BIZ, du code interne etc. Si ces informations sont importantes pour effectuer les paiements, assurez-vous que vous les avez ajoutées dans ce champ. Par exemple le numéro de succursale est utilisé pour générer la clé de la Banque au Mexique Les quatre champs suivants sont les détails sur l'adresse de la banque que vous utilisez. 17. L'adresse de la Banque, Ville/État/Région/Autre (City, State/Region/Other)et Pays (Country), sélectionnez le pays dans le menu déroulant. 18. Succursale de la banque (Bank Branch) (si applicable). 19. La clé bancaire (Bank Key) (code IFSC pour l'inde) : la clé bancaire a un format différent (uniquement des chiffres, combinaison de chiffres et de lettres) et sa longueur varie en fonction du pays. Par exemple pour les fournisseurs aux États-Unis, la clé de Banque est appelée numéro de routage ABA. Si vous n'êtes pas sûr de votre clé bancaire, vous devez contacter votre banque. 20. Numéro de compte bancaire (Bank Account Number) : le numéro de compte que vous voulez utiliser lorsque les paiements sont disposés à votre entreprise. 21. Titulaire de compte (Account Holder) : dans la plupart des cas, le titulaire du compte est votre société 22. Clé de contrôle (Control Key) : remplissez ces informations si applicables. Pour les fournisseurs aux États-Unis, entrez le Type de compte : Épargne 01/Vérification 02. Approvisionnement mondial Page 8 Dernière mise à jour : 3/30/2012

9 23. Code SWIFT (SWIFT Code) : entrez le code SWIFT de la Banque (Société mondiale des interbancaires de télécommunications financiers) qui identifie de manière unique une banque à travers le monde. Le code SWIFT est utilisé pour identifier les banques dans les opérations de paiements internationaux. Le code SWIFT est composé de 8 ou 11 chiffres et les chiffres 5 et 6 devraient représentent le code du pays. 24. Le Code IBAN (IBAN Code) : numéro de compte bancaire international. Il est requis pour les transactions d'un pays à l'autre et est obligatoire pour les banques des pays européens. Les quatre derniers groupes de champs dans la section Banque du fournisseur et Détails de la comptabilité sont consacrés aux informations sur les impôts des sociétés. Ces groupes sont répartis dans un menu déroulant, menu dans lequel vous devez sélectionner les numéros spécifiques de pays appropriés et un champ de saisie libre où vous devrez entrer le numéro sous lequel votre entreprise est enregistrée. Ces chiffres sont spécifiques pour les différents pays. Par exemple ID de TVA pour les pays européens et l'id de la taxe fédérale pour les États-Unis d'amérique. 25. Impôts/TVA n 1 (Tax/VAT #1) : dans le menu déroulant, vous devez sélectionner le numéro spécifique applicable pour votre pays. 26. Numéro spécifique du Pays (Country Specific Numbers) dans la liste TVA # 1 (Tax/VAT #1). Vous serez capable de choisir parmi les numéros spécifiques de pays différents. La sélection doit être basée sur le pays dans lequel votre entreprise est enregistrée ainsi que sur le numéro spécifique d'impôt et les informations qui sont utilisées dans ce pays Dans le champ TVA n 1\2\3\4 (Tax/VAT #1/2/3/4), vous devez sélectionner le nombre précis de pays et dans le champ à côté, vous entrez le numéro sous lequel votre entreprise est enregistrée. Vous avez à votre disposition quatre groups de champs pour l'information fiscale de la société. 27 Approvisionnement mondial Page 9 Dernière mise à jour : 3/30/2012

10 Détails de classification du fournisseur Des informations nécessaires concernant votre entreprise doivent être saisies dans cette section. 28. Sélectionnez le Code de la Classification de l entreprise \ Type d'impôt du fournisseur \ Situation du fournisseur, Type de destinataire, etc. (Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type, etc.). Vous avez prédéfini des codes et des sélections dans la liste déroulante. Par exemple, si votre entreprise se trouve hors des États- Unis, vous devez sélectionner A01 Intérêts étrangers (Foreign Owned). 29. Dans l autre liste déroulante, vous devez indiquer si votre entreprise est une société commerciale (SARL) Informations complém entaires, remarques, com m en taires 30. Dans le champ Commentaires (Comments), vous pouvez saisir toutes les informations dont vous avez besoin lorsque votre entreprise est configurée dans la base de données des fournisseurs HP. 30 Section P ièces jointes (Attachments) Dans la section des pièces jointes, vous pouvez joindre tous les documents qui sont nécessaires à la configuration appropriée de votre entreprise dans la base de données des fournisseurs HP ou qui sont légalement requis par les lois et les règlements en vigueur dans le pays. 31. Cliquez sur le bouton Parcourir (Browse ) et naviguez jusqu'au fichier stocké sur votre ordinateur. 32. Entrez une Description courte du document vous voulez attacher. 33. Cliquez sur Attacher le fichier (Attach file). Remarque : la taille de chaque fichier joint est limitée à 10 Mo. Le téléchargement d un fichier de plus de 10 Mo entraînera une erreur de système et le fichier ne sera pas chargé ou enregistré. 34. Une fois le fichier joint, celui-ci apparaîtra dans le tableau ci-dessus. 35. Si vous souhaitez supprimer des fichiers déjà attachés, vous pouvez cliquer sur l'option Supprimer (Delete) sur le côté gauche. 36. Cliquez sur le bouton Envoyer (Submit) une fois que vous avez rempli toutes les informations requises Approvisionnement mondial Page 10 Dernière mise à jour : 3/30/2012