SOMMAIRE 1- Comment ça marche p.3 2- Les utilisateurs p.4 3- Espace Fournisseur p.5-23

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1 GUIDE FOURNISSEUR

2 SOMMAIRE 1- Comment ça marche p.3 2- Les utilisateurs p.4 3- Espace Fournisseur p Page d accueil p Mon espace personnel p Infos générales p Produits réalisés p Géolocalisation p Photos p Consultations reçues p Diffuser une information p Votre page web p Activités identiques p Autres infos économiques p Répondre à une consultation p Consultations possibles p Consultation reçue par mail p Consultation reçue par Fax ou Sms p Réponse à la consultation p Validation de l acheteur p

3 1 Comment ça marche? Grâce à un module original de géolocalisation automatique, Agrilocal63 organise une liaison directe entre établissements publics (collèges, maisons de retraite, écoles, etc.) et producteurs d un même bassin de vie. Le gestionnaire du restaurant scolaire engage une consultation en définissant ses critères d achat. La plate-forme de service génère automatiquement cette information, par mail, fax et SMS, aux fournisseurs susceptible de répondre positivement aux besoins définis. Les fournisseurs ont la possibilité de répondre instantanément. 3

4 2 Les utilisateurs Les Acheteurs: Concerne les acheteurs de la restauration collective publique localisés dans le Puy-de-Dôme qui souhaitent réaliser tout ou partie de leur approvisionnement à partir du dispositif Agrilocal63 : - Collèges - Maisons de retraite - Lycées agricoles - Services à la personne - Cantines scolaires (Communautés de communes, communes, associations) Les Fournisseurs: Concerne tous les producteurs ou revendeurs de produits agricoles géolocalisés dans la base de données gérée par le département : exploitations agricoles avec un potentiel de 700 producteurs faisant de la transformation à la ferme Les Abonnés: Concerne toute structure souhaitant participer au dispositif quelque soit son lieu de résidence. Ils pourront répondre directement aux avis de consultation publiés sur la page d accueil : Fournisseurs puydômois (bouchers, boulangers, grossistes, etc.) et fournisseurs extérieurs au département du Puy-de-Dôme 4

5 Espace Fournisseur 5

6 3 Fournisseur La Page d accueil concerne tous les utilisateurs (fournisseurs, acheteurs et abonnés) Disponibles en libre accès sur cette page: L accueil : met en avant les derniers points d actualité Fonctionnement : détaille les principes et l origine du projet Acheteurs / fournisseurs : est un espace d informations générales pour ces 2 types d utilisateurs La ferme Puydômoise : apporte des informations sur la politique du CG 63 Consultation : listing des consultations en cours sur Agrilocal LA PAGE D ACCUEIL Espace Utilisateurs: Si vous êtes fournisseur, lors de votre première connexion, demandez votre login et mot de passe : Par mail à agrilocal63@cg63.fr Par téléphone : /

7 3-2 MON ESPACE PERSONNEL Une fois votre login et votre mot de passe saisis, vous accédez à votre espace personnel. Cette page présente l ensemble des services mis à disposition par agrilocal63.fr INFORMATION : Visualisez votre espace web Saisie ou modifications globales concernant votre établissement Saisie ou modifications globales concernant vos produits agricoles Poster une information publique concernant votre établissement Saisie ou modification des images valorisant votre établissement Information sur votre environnement économique Consultations reçues dans le cadre du dispositif Agrilocal 63 Utilisateurs: Pour accéder à ces services, cliquez sur le bouton modifier 7

8 3-3 INFOS GÉNÉRALES Cette page vous permet de mettre à jour en temps réel les données globales concernant votre établissement. La mise à jour de ces informations est essentielle pour être contacté lors d une consultation. -- VOS OPTIONS -- Active la possibilité pour les acheteurs de vous contacter Active la diffusion de vos données sur Agrilocal63 et la visualisation de votre page web à tous Signale aux acheteurs votre passage en Agriculture Bio Empêche les acheteurs de vous consulter pour l ensemble de vos produits 8

9 3-3 INFOS GÉNÉRALES Pensez à valider la saisie pour conserver les modifications -- CONTACT -- Nom de votre structure (GAEC, EARL, SARL, exploitation individuelle ) ATTENTION: Vous ne pouvez pas modifier le code postal et la commune. Si nécessaire, cliquez sur modifier pour contacter l administrateur du site afin qu il effectue la modification Lien vers votre site web personnel 9

10 3-3 INFOS GÉNÉRALES -- CONTACT -- Complétez bien les modes de contacts (Fax, SMS ou mail) qui seront automatiquement utilisés par l acheteur pour vous contacter ATTENTION: L inscription d une adresse mail est indispensable pour valider les données. (La création d une adresse mail est simple et rapide, n hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans cette démarche) 10

11 3-3 INFOS GÉNÉRALES -- PRODUCTION -- Renseigne le nombre de personne travaillant sur l exploitation. Case non modifiable: elle vous informe de la dénomination exacte de votre secteur d activité Présentation générale de votre exploitation, de vos activités, de votre mode de production (La qualification de vos produits se fera par la suite sur l onglet : «produits réalisés») ATTENTION Les produits carnés, laitiers et ovoproduits sont soumis à des contraintes sanitaires strictes et réglementaires pour fournir la restauration collective. 11

12 3-3 INFOS GÉNÉRALES -- VOTRE ESPACE WEB -- Personnalisez votre espace web en choisissant un modèle parmi ceux proposés Modifier l adresse URL de votre site web personnel. Choisissez l intitulé de votre url qui est prédéfini avec votre login ATTENTION Pensez bien à valider votre saisie pour enregistrer vos modifications 12

13 3-4 PRODUITS RÉALISÉS Cette page permet de saisir et de modifier les informations concernant vos produits. La saisie précise est indispensable pour bénéficier des services d Agrilocal PRODUITS Choisissez parmi les 41 famille de produits 2- Sélectionnez un produit de la liste 3- Utilisez la flèche verte pour affecter le produit à votre sélection 4- Cliquez sur le produit pour renseigner sa fiche INFO : Si un produit n existe pas encore dans la liste, cliquez ici pour faire votre demande d ajout. 13

14 3-4 PRODUITS RÉALISÉS -- PRODUITS -- ATTENTION : Pensez à enregistrer les informations pour chaque produit!! Produits sélectionnés Indiquez à l aide du calendrier la période de disponibilité de votre produit (par défaut : toute l année) Renseignez le montant minimum en uros pour une livraison Utilisez ces 2 champs libres pour préciser les caractéristiques de votre produit (emballage, type de découpe, yaourts aux fruits ou aromatisés ) 14

15 3-4 PRODUITS RÉALISÉS -- CIRCUITS DE COMMERCIALISATION -- Sélectionnez vos différents circuits de commercialisation à l aide des flèches vertes -- TYPES DE CERTIFICATION -- Indiquez vos différentes certifications. A noter que le label AB peut être spécifié pour chaque produit 15

16 3-5 GÉOLOCALISATION Cette page vous permet d affiner votre localisation géographique qui est à la base des consultations des acheteurs. -- COORDONNEES GPS -- Coordonnées GPS (longitude et latitude) calculées automatiquement à partir de l adresse de la structure INFO : Vous pouvez rectifier l emplacement et le positionner plus précisément. Pour cela : 1- zoomez sur la carte 2- cliquez et maintenez le clic pour déplacer le à l emplacement exact de votre ferme 16

17 3-6 PHOTOS Cette page vous permet de saisir ou de modifier des images concernant votre établissement. -- IMAGE ET COMMENTAIRE -- Pour votre espace web, vous pouvez ajouter jusqu à 3 photos de votre exploitation ou de vos produits : 1- Cliquez sur «envoi image1» 2- Sélectionnez votre image sur votre disque dur 3- Cliquez sur «valider» Attention: l image ne doit pas dépasser 500 ko et doit être au format JPEG Ajoutez un commentaire selon vos envies à chaque photo postée. Ce champ libre n est pas obligatoire. 17

18 3-6 PHOTOS Cette page vous permet de modifier votre mot de passe à tout moment. -- MOT DE PASSE-- Votre premier mot de passe (8 chiffres et 2 lettres) est calculé de façon aléatoire Vous pouvez créer un nouveau mot de passe personnalisé, plus facile à retenir 18

19 3-7 CONSULTATIONS REÇUES Cette page vous permet de visualiser l historique de toutes vos consultations ainsi que les consultations en cours -- VOS CONSULTATIONS -- Système de tri de vos consultations Cliquez pour voir le détail de la consultation Cliquez pour voir le détail du Bon de Commande Statut des consultations : Ouvertes ou Fermées 19

20 3-8 DIFFUSER UNE INFORMATION Cette page vous permet de poster une information publique concernant votre établissement -- DIFFUSION D UNE INFORMATION -- Diffusez l information à l ensemble des acheteurs d Agrilocal63 Diffusez l information dans un rayon à définir entre 1 et 100 km ATTENTION: votre message doit impérativement présenter un caractère informatif. Vous pouvez par exemple: - Signaler un produit en large disponibilité (ex: 50 salades disponibles jusqu au.../ /2013) - En viande, votre calendrier d abattage pour les 2 mois à venir 20

21 3-9 VOTRE PAGE WEB Cette page vous permet de visualiser votre espace web. -- VOTRE PAGE WEB -- Votre page web est également visible par les internautes intéressés par votre production. Elle décrit votre activité, illustrée par des photos et le système de géolocalisation. Elle s actualisera au fur et à mesure de vos modifications de données Vous pouvez la diffuser auprès de votre clientèle ou de votre entourage : Cliquez ici pour enregistrer en version PDF votre page web 21

22 3-10 ACTIVITÉS IDENTIQUES Cette page vous permet de connaître l environnement économique de votre exploitation -- VOS CONTACTS -- Nombre d exploitation réalisant la même activité que la vôtre Cette page comporte les adresses à retenir pour éventuellement grouper une livraison Cliquez sur l exploitation pour consulter la page web de cette structure 22

23 3-11 AUTRES INFOS ÉCONOMIQUES Cette page vous permet de connaître l environnement économique de votre exploitation -- INFOS SOCIO-ECONOMIQUES -- Informations générales sur votre activité En rouge: établissements en libre diffusion En gris: établissements souhaitant rester anonyme Cliquez sur l exploitation pour consulter la page web de cette structure 23

24 REPONDRE A UNE CONSULTATION 24

25 4 Répondre à une consultation 4-1 CONSULTATIONS POSSIBLES En fonction des informations renseignées sur votre interface, lorsqu un Acheteur lance une consultation vous concernant, vous pouvez être contacté par: MAIL FAX SMS 25

26 4-2 CONSULTATION REÇUE PAR MAIL Vous recevrez automatiquement les consultations vous concernant sur votre messagerie. Le mail de consultation précise toujours : La date limite de réponse La date de livraison Les produits et les quantités souhaités Les critères d analyse de l acheteur Sans même vous connecter sur le site Agrilocal63, cliquez sur le lien contenu dans le mail pour répondre directement à la consultation : page 28 26

27 4-3 CONSULTATION REÇUE PAR FAX OU SMS Vous allez recevoir un SMS ou un FAX vous informant de la consultation en cours. Pour répondre vous devez vous connecter au site Agrilocal63.fr 1- Connectez vous avec votre Login et Mot de Passe 2- Allez sur l onglet Consultation 3- Sélectionnez la consultation en cours 4- Cliquez ici pour voir le détail de la consultation 27

28 4-4 REPONSE A LA CONSULTATION Une fois la consultation ouverte, cette page vous permet de faire vos propositions à l acheteur. Vous avez la possibilité de répondre sur un ou plusieurs produits. Faites votre proposition de prix Indiquez la quantité que vous pouvez fournir Validez votre proposition pour chaque produit Ajoutez des remarques pour chaque produit ATTENTION: 1- Utilisez la VIRGULE et non le Point pour les centimes ex: 5,5 et non Pensez à valider votre réponse en bas de la page 28

29 4-4 REPONSE A LA CONSULTATION A la fin du délai de consultation, l Acheteur peut soit: 1. Prolonger la consultation Dans ce cas, vous serez informé par mail de la nouvelle date d expiration (vos propositions seront également prolongées) 2. Déclarer sans suite la consultation Il décide d annuler sa commande et va fermer la consultation à l ensemble des fournisseurs. Dans ce cas, vous serez informé par mail de l arrêt de la consultation 3. Lancer sa commande 29

30 4-5 VALIDATION DE L ACHETEUR Pour lancer sa commande, l acheteur choisit parmi les réponses le ou les fournisseur(s) retenu(s) NON, vous n êtes pas retenu: Vous recevrez un mail et un SMS vous informant de votre Non sélection OUI, vous êtes retenu: Vous recevrez un mail et un sms vous informant de votre sélection (voir ci-dessous) Le mail récapitule vos engagements (produits, quantité, prix, date de livraison ). Vous trouverez en Pièce Jointe à ce mail le bon de commande créé automatiquement par Agrilocal63.fr (voir ci-dessous) Vous êtes désormais à la phase de livraison 30

31 4-5 VALIDATION DE L ACHETEUR Voici le détail du mail de validation qui sera envoyé par l acheteur 31

32 4-5 VALIDATION DE L ACHETEUR Voici le détail du Bon de Commande qui sera en pièce jointe au mail 32

33 BONNE NAVIGUATION! CONTACT: Julien MEYRONEINC : Nicolas PORTAS: