2. FAQSV 2000 : BILAN D ETAPE SUR LA REALISATION DES OBJECTIFS

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1 Page 1 C:\ Structure de coordination\bureau\rapport réunion 01/09/14 Réunion des membres du bureau d ONCOLOR du 14 septembre h à 22 h 45 COMPTE RENDU Agréé par l Agence Régionale de l Hospitalisation le 29 juin 1998 Présents : Pr BEY, M. BOUVIER, Dr GARIN, Dr KLEIN, Dr KRAKOWSKI, Mme MAY, Pr SOMMELET, Dr WALTER, Mme THEOBALD Président Pierre BEY Excusés : Dr KESSLER, Dr LANG, Dr LEVEL, M. LECLERCQ, Dr NABET, Dr UNVOIS Vice-Présidents Yves KESSLER Sabine WALTER Destinataires : Membres du bureau de l'association Secrétaire Danièle SOMMELET Trésorier Rémi BOUVIER Ivan KRAKOWSKI Marie Paule LANG Jean Marie LECLERCQ Doubles pour information : Directeur de l ARH de Lorraine Directeur de l URCAM de Lorraine Membres du Conseil d administration Directeurs et Présidents de CME des sites Interlocuteurs médicaux privilégiés des sites Directeurs des établissements membres associés Directeur de la DRASS de Lorraine Directeurs des DDASS de Lorraine Directeur et Président de la CRAM Nord Est Médecin conseil de l ERSM Nord Est Directeurs et Présidents des CPAM de Lorraine Marie-Claude LEVEL Michel NABET!!!""" Invités permanents Hervé GARIN Isabelle KLEIN Système d information Isabelle MAY Rémi UNVOIS 1. ACCUEIL DU NOUVEAU MEDECIN ONCOLOR Mme le Dr KLEIN est, à compter du 1 er septembre 2001, recrutée par le Centre Alexis Vautrin pour le compte du réseau ONCOLOR pour assurer la gestion du système d information :! développement et maintenance du site Internet du réseau ;! mise en place du système d information entre les partenaires du réseau ;! coordonner le fonctionnement des groupes de travail sur les référentiels pour leur élaboration et leur mise à jour.

2 Page 2 Diplômée en médecine générale, Mme KLEIN a effectué ses études à la faculté de médecine de Strasbourg et dispose de plusieurs années d expérience en rééducation fonctionnelle. Titulaire d un DESS en communication scientifique en 95, elle a poursuivi son parcours professionnel à l Association Française Contre les Myopathies (Evry) comme rédacteur médical puis en tant que chef de projet dans le service scientifique. 2. FAQSV 2000 : BILAN D ETAPE SUR LA REALISATION DES OBJECTIFS La convention de financement conclue entre le Comité régional de gestion du FAQSV et ONCOLOR pour une durée de un an a été signée le 2 avril KF ont été octroyés pour contribuer aux dépenses de fonctionnement liées à l élaboration et la mise à disposition des référentiels : salaires et diffusion. La convention prévoit trois formes de diffusion des référentiels : papier, Internet, logiciel d aide à proposition thérapeutique (Kasimir) pour les praticiens lorrains hospitaliers et libéraux. Le montant de l aide a donné lieu à trois versements échelonnés sur l année, chaque versement devant être suivi d un bilan d étape des objectifs. En termes de garanties, ONCOLOR s est engagé à réaliser plusieurs actions au cours de l exercice Les résultats escomptés sont, à ce jour, en deçà des objectifs initiaux. Le retard de calendrier dans l élaboration des référentiels vient perturber la suite des opérations, notamment la diffusion et la mise en œuvre des outils d évaluation spécifique. Une étude comparative des trois supports implique une trentaine de médecins volontaires, les premiers résultats sont attendus pour fin octobre A notre grand regret, le nombre insuffisant de médecins de ville de la région lorraine ayant manifesté leur intérêt pour la lecture des référentiels n'a pas permis de maintenir les réunions de travail (14 intéressés sur 3 500, 7 participants à la première réunion, aucun à la seconde). Sur le montant total de la subvention, 250 KF sont réservés à la diffusion papier des référentiels vers les médecins libéraux de la région. Il pourrait être envisagé de remplacer ce mode de diffusion par une version téléchargeable sur le site Internet et/ou une transcription sur CD-ROM. Le support papier ne serait plus systématiquement transmis aux médecins lorrains libéraux mais disponible sur demande lors de l'inscription de chacun d'eux au site. Le président de l'urml sera contacté rapidement pour avis sur cette proposition. Un bilan général sera présenté au Comité régional de gestion du FAQSV en substitution des bilans d'étapes. 3. DEMANDE DE FINANCEMENT AU FAQSV 2001 Une nouvelle demande au FAQSV pour 2001 aura pour objectifs de confirmer la poursuite des travaux sur les référentiels et de maintenir leur diffusion (Internet, logiciel d'aide à proposition thérapeutique : Kasimir). Cette demande sera davantage axée sur le développement d'outils d'aide à la prise en charge des patients atteints de cancer pour ce qui concerne les traitements de support et la surveillance post-thérapeutique. Ceci afin de sensibiliser et d'impliquer davantage les médecins de ville dans une démarche d'amélioration des pratiques professionnelles et de coordination des soins. Le dossier sera déposé conjointement par l'union Régionale des Médecins Libéraux de Lorraine et l association «Réseau ONCOLOR» fin octobre 2001.

3 Page 3 4. RECHERCHE DE FINANCEMENT POUR LES CLINIQUES PRIVEES Seuls les établissements hospitaliers publics ou PSPH membres du réseau ont pu bénéficier des subventions octroyées à ONCOLOR. Une recherche de financement extérieur doit permettre aux établissements privés du réseau de jouir de moyens financiers identiques. Différentes pistes vont être examinées, notamment la région et le mécénat industriel. Pour cela, un dossier de projet adapté montrant clairement les objectifs du système d'information commun doit être construit sur les conseils de professionnels Des contacts seront pris dans ce sens (Conseil Economique et Social de la Région, SNVB, BPL), les propositions seront discutées au prochain bureau. 5. REMPLACEMENT DES POSTES VACANTS : BUREAU ET CONSEIL D'ADMINISTRATION 5.1. Bureau et Conseil d'administration Mme le Dr LEVEL poursuit les mandats du Dr DAVID, tous deux du Centre Hospitalier de Verdun, en tant que représentant médical des SSP de Lorraine au bureau et représentant médical des SSP de Meuse au Conseil d'administration. Sa candidature a été validée lors des instances du 26 juin Le départ de M. LURON, directeur du Centre Hospitalier de Remiremont, occasionne la vacance de deux postes de même nature : l'un au bureau, l'autre au Conseil d'administration en tant que représentant des directeurs des sites spécialisés. La candidature proposée par M. Benoît LECLERCQ, délégué régional de Lorraine de la Fédération Hospitalière de France, pour remplacer M. LURON ne peut être retenue. En effet, le règlement intérieur du bureau prévoit 12 membres dont 3 représentants administratifs des sites (2 SHS, 1 SSP). L'Hôpital Local de POMPEY étant membre associé, M. Renaudin, directeur, ne peut occuper ce poste. De nouvelles propositions sont attendues. Par ailleurs, une modification sera apportée au règlement intérieur du bureau autorisant Mme le Dr Isabelle KLEIN, chargée de la gestion du système d'information du réseau, à participer aux réunions des membres du bureau en tant qu'invité permanent Conseil d'administration La représentation médicale du SHS public de Metz-Thionville au 3 ème siège sera occupée prochainement. Une proposition de cooptation pour le remplacement de Mme VEYRIER, CH de Briey, représentant des pharmaciens des SSP sera faite en s'appuyant sur les déclarations des établissements relatives au suivi annuel déclaratif Le remplacement de Mme LOMBARD par Mlle DRUOST, toutes deux de la Polyclinique de Gentilly, au bureau d'oncolor, a été validé lors des instances du 26 juin SITUATION DU SITE SPINALIEN Suite à une réunion au Centre Hospitalier Jean Monnet avec les représentants de l'établissement, de l'arh et d'oncolor, et compte tenu des éléments nouveaux apportés au dossier, l'agence est favorable à un projet de reconstitution des cytostatiques au Centre Hospitalier d'epinal et accepte de lui octroyer 1,3 MF non reconductible d'aide à l'investissement. En ce qui concerne les effectifs, l'arh pourra s'engager au financement d'un praticien hospitalier à temps plein en pharmacie et d'un préparateur en pharmacie.

4 Page 4 Par contre, le Centre Hospitalier d'epinal devra faire preuve d'un effort de redéploiement en personnel, fixer une date d'engagement des travaux pour construction de l extension de la pharmacie et favoriser la complémentarité et le travail en commun avec la clinique SOGECLER d'epinal. En vue de ces éléments, il appartiendra alors à ONCOLOR de soumettre l'adhésion du SHS d Epinal au Directeur de l'arh. 7. CONFORMITE DES SITES Conformément à la décision de reconnaissance des membres du réseau ONCOLOR par l'arh, le suivi annuel déclaratif des sites (SHS et SSP) doit être publié fin Les établissements qui n'auraient pas encore transmis leur réponse à ONCOLOR sont invités à le faire très rapidement. L'Hôpital Sainte-Croix appartenant au SHS privé de Metz souhaite maintenir une activité de chimiothérapie. Cette orientation, différente des recommandations émises par la structure de coordination lors de la reconnaissance des sites, ne peut être envisagée que dans le respect du cahier des charges des unités de reconstitution. Les précisions demandées sur l'organisation et les projets de mise en conformité seront intégrées au bilan SITE INTERNET ONCOLOR L'état d'avancement du site Internet du réseau est satisfaisant et permet désormais de prévoir l'ouverture officielle du site. La partie privée du site sera accessible par tous les médecins des sites, médecins des membres associés au même titre que tous les médecins hospitaliers et libéraux, non membres, de la région Lorraine. Ces personnes seront informées personnellement par courrier de l'ouverture du site. 9. PROJET D'ENQUETE DES UNITES DE SOINS DE SUPPORT DES ETABLISSEMENTS ONCOLOR La démarche a pour objectifs de définir, d'une part, les soins de support dans les établissements participant au réseau (douleur, symptômes, soins palliatifs, psycho-oncologie, ) pour tenter d'obtenir des moyens et développer cette prise en charge. Cet état des lieux en Lorraine est, d'autre part, destiné à compléter le cahier des charges des sites en vue du prochain renouvellement d'agrément ONCOLOR par l'arh prévu en mai L'enqûete va se dérouler dans un premier temps au sein des quatre SHS (15 établissements). Elle se poursuivra ensuite au niveau des SSP (15) et des établissements membres associés reconnus par la structure de coordination ONCOLOR pour leur activité de soins de suite ou de réadaptation uniquement (16). Elle comporte cinq étapes : Mi-décembre 2001 : Réception du questionnaire dans les établissements Fin janvier 2002 (sous 5 semaines) : Retour du questionnaire au secrétariat ONCOLOR Avril / Mai 2002 (une journée à fixer) : Audit du SHS : Séance plénière Visite des locaux spécifiques Mai / Juin 2002 : Rapport des experts, synthèse du comité Octobre 2002 : Conclusion de l'enquête

5 Page 5 Concernant la première partie de l'enquête, chaque direction d'établissement des SHS recevra un questionnaire d'enquête qui se scinde en plusieurs parties :! structures pluridisciplinaires de prise en charge de la douleur chronique rebelle,! structures de psycho-oncologie,! structures de soins palliatifs - activité de soins palliatifs intégrés en court séjour ou SSR - équipes mobiles de soins palliatifs - unités de soins palliatifs! structures d'hospitalisation à domicile Guidés par un mode d'emploi, les établissements ne compléteront que les parties pour lesquelles ils sont concernés et indépendamment des autres établissements de son SHS. Le questionnaire sera retourné au secrétariat d'oncolor sous un délai de 5 semaines. D'un commun accord, les établissements d'un même SHS, fixeront, par l'intermédiaire de l'interlocuteur médical privilégié, une date d'audit unique pour leur site, a priori courant avril / mai La date devra être communiquée au secrétariat d'oncolor à réception des questionnaires et au plus tard pour fin janvier Organisation et déroulement des audits : Les groupes d'experts, membres ou non d'oncolor, réalisant les audits seront composés de :! Un membre du bureau ONCOLOR! Un oncologue radiothérapeute ou médical! Un médecin compétent dans le domaine de la douleur et/ou des soins palliatifs! Un médecin compétent dans le domaine de la psycho-oncologie! Un directeur des soins infirmiers ou un cadre infirmier en cancérologie des SHS! Un cadre infirmier dans le domaine des soins de support La répartition des groupes est faite en tenant compte de la spécialité et de l'origine privée ou publique de chacun. Les experts doivent éviter les liens professionnels avec le site visité. Ils recevront chacun une lettre explicative donnant les renseignements pratiques (modalités de rendez-vous, déroulement général de l'audit), le bilan de l'existant dans l'établissement, le questionnaire d'enquête complété par l'établissement et le modèle de rapport type. Lors de leur visite sur site, ces derniers, en accord avec la direction, rencontreront en séance plénière :! Le directeur d'établissement! Le président de CME! L'interlocuteur médical privilégié! Le directeur des soins infirmiers et en fonction des activités de l'établissement audité les responsables des domaines suivants :! Oncologie médicale, oncologie radiothérapique! Douleur! Psycho-oncologie! Soins palliatifs! Hospitalisation à domicile! Pharmacie D'autres personnes impliquées dans la ou les activités de soins de support de l'établissement seront susceptibles d'être rencontrées ou contactées par téléphone le jour de l'audit (nutrition, accompagnement social, ). Ces personnes en seront informées au préalable par l'interlocuteur médical privilégié.

6 Page 6 Certains points du questionnaire seront débattus lors de cette séance. Les auditeurs visiteront ensuite les locaux dédiés à ces activités. La durée de visite ne devra pas dépasser une journée. Chaque groupe d'experts devra désigner un rapporteur. Celui-ci sera responsable de l'envoi d'un rapport dans les 15 jours maximum au secrétariat d'oncolor. Le rapport établi selon un modèle type soulignera les points forts et les points faibles constatés au cours de l'enquête, inclura les commentaires et l'appréciation globale des experts. L'ensemble des questionnaires et rapports sera synthétisé par le comité de pilotage et soumis aux membres du bureau d'oncolor. Des questions complémentaires pourront être demandées si nécessaire. Les frais de déplacement des auditeurs seront pris en charge par ONCOLOR sur présentation des justificatifs. L'ensemble de ce projet d'enquête sera confronté aux travaux menés par M. le Dr PETITJEAN de la DRASS de Lorraine dans le cadre des dispositifs régionaux de prise en charge de la douleur et des soins palliatifs du Schéma régional d'organisation sanitaire. Une réunion est prévue le 17 octobre 2001, au Centre Alexis Vautrin. 10. COMITES DE CONCERTATION PLURIDISCIPLINAIRE DANS LES SHS Une lettre a été adressée le 03 août 2001 aux directions des établissements des SHS pour les informer de l'ouverture des CCP à l'ensemble des établissements du réseau à compter du 1 er septembre 2001 et de la participation d'oncolor aux frais de secrétariat de ces comités de concertation. Il est rappelé que cette aide, accordée pour 6 mois, est calculée sur la base du temps déclaré de concertation pluridisciplinaire dans chaque SHS. La somme est versée à réception de l'accord de principe sur l'opération et de la facture de l'établissement récepteur : SHS public de Nancy : CAV (facture reçue), CHU (facture en attente) ; SHS privé de Nancy : Polyclinique de Gentilly (facture en attente) ; SHS public de Metz-Thionville : CHR (facture en attente) ; SHS privé de Metz : Clinique Claude Bernard (facture reçue). La liste des comités est accessible sur la partie privée du site Internet d'oncolor, partie réservée aux médecins de la région Lorraine. Par ailleurs, dès que les comités seront fonctionnels, une première réunion à destination des secrétaires des CCP sera organisée avec la collaboration des interlocuteurs médicaux privilégiés des SHS pour les former, recenser leurs besoins et répondre à leurs questions. Il est important que les noms et coordonnées de ces secrétaires soient transmis rapidement au secrétariat d'oncolor. 11. FORMATION DES PHARMACIENS ET PREPARATEURS EN PHARMACIE Neuf candidats ont participé à la première session de la formation des pharmaciens du réseau les 11, 13 et 14 septembre 2001, au Centre Alexis Vautrin. Une évaluation pratique en isolateur ou en hotte aura lieu 15 jours plus tard sur une demi-journée. Parmi les points abordés concernant la prescription de la chimiothérapie, la responsabilité du médecin prescripteur à fournir les protocoles aux pharmaciens a suscité bien des réactions. La session de novembre 2001 réservée aux préparateurs en pharmacie est reportée en mars La seconde session à destination des pharmaciens aura lieu en septembre La formation a été jugée trop dense pour être dispensée en 3 jours. A l'avenir, elle se déroulera sur 5 jours séparés par un week-end.

7 Page 7 Par ailleurs, la convention de formation conclue entre l'établissement demandeur et ONCOLOR ne peut concerner que la ou les personnes qui y sont désignées pour la durée totale du stage. Ces deux critères sont indispensables pour valider le stage. Dans le cadre de son DEA à l'ensgsi terminé fin , M. Julien HUSSON a eu pour mission de formaliser les programmes et l'organisation de ces formations. Son travail a été remarquable. M. HUSSON pourra compter sur le soutien d'oncolor pour appuyer sa candidature à l IFROSS Université Lyon PHARMACIE : LOGICIEL "CHIMIO" Le site spécialisé de Mont-Saint-Martin a décidé d'acquérir le logiciel de prescription des chimiothérapies, ce qui porte à 8 le nombre de pharmacies équipées (CH de Sarreguemines, CH Hospitalor de Forbach et Saint-Avold, CHR de Metz-Thionville : Hôpitaux de Bon Secours et Bel Air, CHU de Nancy : Hôpitaux Brabois Adultes et Enfants). 13. QUESTIONS DIVERSES - Symphonie, association d'aide aux femmes concernées par un cancer féminin et à leurs familles a sollicité le réseau ONCOLOR pour sa représentation à leur conseil d'administration. Le bureau se prononce favorable à cette demande. - Des psychologues ont manifesté un vif intérêt pour participer à l'élaboration et la relecture des référentiels régionaux qui les concernent. La demande est prise en considération et les psychiatres impliqués dans ces travaux seront avisés personnellement. 14. PROCHAINE REUNION La prochaine réunion des membres du Bureau aura lieu au Centre Alexis Vautrin : Vendredi 26 octobre 2001, de 18 h à 20 h 30, salle 36 Professeur Pierre BEY Président du Conseil d administration

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