PRÉAVIS N 68 AU CONSEIL COMMUNAL

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1 PRÉAVIS N 68 AU CONSEIL COMMUNAL Site Internet Demande de crédit de CHF 132'000 destiné à la refonte complète des sites Internet officiels de la Ville de Nyon et de Nyon Région Tourisme et à l'acquisition d'un nouveau système informatique de gestion de contenus web (CMS). Délégué municipal : M. le Vice-Président Claude Dupertuis Nyon, le 9 juin 2008

2 Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, 1. Introduction La Ville de Nyon s est lancée sur Internet en A cette époque, la Toile commençait tout juste à s ouvrir au grand public et toutes les communes suisses n entrevoyaient pas encore le potentiel de ce nouveau médium. De début 2005 à fin 2007, la Ville de Nyon a exploité nyon.ch en partenariat avec Nyon Région Tourisme et le Conseil régional du district de Nyon. Le site est devenu un portail régional et a étoffé son offre avec des contenus en anglais et en allemand. Fin 2007, nyon.ch a subi quelques modifications : rafraîchissement du design, création d une rubrique Sport, suppression des contenus Région Nyon suite à la décision du Conseil régional de créer un site propre, intégration d un outil statistique, notamment. Depuis début 2008, le site officiel de la Ville de Nyon et de Nyon Région Tourisme enregistre chaque mois près de utilisateurs uniques, visites et pages vues. Ses mises à jour sont quotidiennes. Aujourd hui, la Ville de Nyon et Nyon Région Tourisme entendent non seulement poursuivre leur collaboration sur le web, mais encore la renforcer en créant de concert deux sites fédérés et au moyen d un outil informatique commun. Cette solution permettra à la fois de donner une plus grande autonomie et une meilleure visibilité à chaque partenaire, tout en continuant à partager les contenus communs aux deux sites (agenda, culture, sports, loisirs, etc.) Le présent préavis a donc pour objet la demande d un crédit de CHF 132'000 destiné à financer la construction des deux nouveaux sites web fédérés et à acquérir un nouveau système informatique de gestion de contenus web (ou CMS 1 ). La participation prévue de Nyon Région Tourisme se monte à CHF 40' Description du projet Le projet nyon.ch est ci-après détaillé sous l angle de la Ville de Nyon. Nyon Région Tourisme poursuit, en parallèle, le processus d'acceptation du projet dans le cadre de ses propres instances de décision Pourquoi changer? Site "vitrine", nyon.ch appartient à la première génération de sites web (appelée Web 1.0) : il ne diffuse que de l information. Ses fonctionnalités limitées, sa structure compliquée, son manque d ergonomie et d interactivité, la présentation sans hiérarchisation de ses contenus et son inaccessibilité aux personnes handicapées et aux personnes âgées sont ses principales faiblesses. Avec l arrivée du Web (des nouveaux services en ligne qui favorisent l interaction entre utilisateurs), et les exigences toujours plus élevées des internautes, il est temps que la Ville de 1 CMS (Content Management System) : Logiciel permettant le traitement rédactionnel et administratif de sites web au moyen d un navigateur (Explorer, par exemple). 2 Web 2.0 : Transition importante qu effectue actuellement Internet. Le web 2.0 est un concept d'utilisation d'internet qui a pour but de valoriser l'utilisateur et ses relations avec les autres. Page 1

3 Nyon redéfinisse son offre Internet. Son site web doit devenir un véritable outil d information, de communication et de transaction (services en ligne) axé sur les besoins des utilisateurs. L'intégration des pages de Nyon Région Tourisme dans nyon.ch permet aujourd'hui un partage efficace des contenus communs entre la Ville et l'office du Tourisme. En revanche, elle ne laisse pas aux partenaires, et en particulier à Nyon Région Tourisme, une liberté suffisante pour s'adresser de manière spécifique et efficace aux différents publics cibles. La nécessaire évolution de nyon.ch passe non seulement par une refonte complète du site (structure, fonctionnalités, contenus, design), mais aussi par l acquisition d un nouveau système de gestion de contenus web (CMS) Objectifs de deux nouveaux sites fédérés Mené conjointement par la Ville de Nyon et Nyon Région Tourisme, le projet proposé doit permettre à chacun des partenaires de mettre en place, au moyen d un outil informatique commun, son propre site web avec sa propre page d accueil, sa propre adresse et ses propres services en ligne, tout en partageant une partie de ses contenus. Grâce à cette solution les deux partenaires peuvent : Gagner en visibilité; Communiquer plus efficacement; Proposer des contenus spécifiques à chaque groupe d utilisateurs, lesquels bénéficieront de la complémentarité des deux sites; Augmenter le trafic d utilisateurs et fidéliser ces derniers; Rationnaliser le travail de mise à jour et d enrichissement des contenus; Réduire les coûts de développement, d hébergement et de maintenance Un nouveau site pour qui? Le futur site de la Ville de Nyon s adresse : aux particuliers (enfants, adultes, seniors), aux entreprises, aux autorités (Conseil communal, Municipalité), aux sociétés et organisations locales, aux Nyonnais de l étranger, quels que soient leur équipement informatique et leurs connaissances d Internet Points forts du contenu de Le futur nyon.ch ne se contente pas de diffuser des informations relatives aux autorités, ainsi qu à tous les services et offices de l administration. Il en est le prolongement sur le web. En plus des services en ligne, il conseille, sensibilise, rappelle, aide à comprendre, oriente, rassemble. Informations / Actualité Le futur site couvre l actualité municipale dans sa grande diversité. Avec son nombre illimité de pages, nyon.ch offre des compléments d information, une base de données documentaire (avis, communiqués, préavis, rapports de commissions, motions, interpellations, postulats, etc.), des services pratiques détaillés et mis à jour en permanence Page 2

4 (pharmacies de garde, activités culturelles, sportives et de loisirs, perturbations de la circulation, activités pour les enfants, pour les seniors, météo locale, etc.). Le site nyon.ch représente également un moyen rapide et efficace pour alerter en cas d événements particuliers (intempéries, pics de pollution, pandémies, approvisionnement en cas de catastrophe, par exemple). Pour être informé des mises à jour du site en temps réel, les utilisateurs ont la possibilité de s abonner à des flux RSS 3, ainsi qu à des lettres d information. Ses utilisateurs bénéficient aussi de la complémentarité des contenus de Nyon Région Tourisme, accessibles depuis nyon.ch et réciproquement. Multimédias / Multi plate-forme Le futur site tient compte de la montée en puissance sur Internet de la vidéo, du son et des graphiques animés - des outils intéressants pour interpeller, expliquer, vulgariser. Autre évolution à ne pas négliger : Internet mobile accessible depuis de petits PC, des assistants personnels (comme par exemple le Blackberry) ou des téléphones portables. Le site est construit pour être consulté dans ce format également. Interactivité Cette notion essentielle (Internet est le seul médium vraiment interactif) permet aux utilisateurs d agir sur les contenus. Ils peuvent se déplacer virtuellement en ville, visiter les musées, les infrastructures sportives, les salles communales à louer ou encore se promener au bord du lac et dans les parcs. Ces contenus, les utilisateurs peuvent aussi les compléter (en annonçant une manifestation, par exemple). Ils peuvent donner leur avis, participer à des débats, poser des questions, demander des renseignements ou des conseils. Guichet virtuel Elément du site nécessitant des développements informatiques complexes, le guichet virtuel permet aux particuliers, aux sociétés locales et aux professionnels de réaliser au niveau communal toutes les démarches administratives en ligne 24h/24 et 7j/7 avec facilité, rapidité et sécurité (possibilité de se renseigner, de s inscrire, de remplir un formulaire prédéfini, de commander ou de télécharger un document officiel, de procéder à une réservation ou encore d effectuer un paiement). Le guichet virtuel oriente également les utilisateurs vers les démarches administratives à effectuer au niveau cantonal. Avantages du guichet virtuel pour les utilisateurs : Pas de déplacement, pas d attente au guichet, pas de contraintes horaires; Facilité et rapidité d accès aux informations et aux procédures; Communication aisée avec l administration et les autorités; Services et suivis personnalisés; Potentiel de réduction des coûts grâce à la rationalisation des procédures administratives. 3 Flux RSS (Really Simple Syndication ou Rich Site Summary) : Format de syndication de contenus qui permet à l internaute d être averti en temps réel des dernières mises à jour d un site sans qu il ait besoin de se rendre sur ce dernier (gain de temps). Page 3

5 Avantages du guichet virtuel pour la Ville de Nyon : Amélioration de l image extérieure: administration moderne, efficace, proche de ses administrés; Rationalisation/allègement du travail des employés communaux au profit d un travail de conseil et de support aux administrés; Potentiel de réduction des coûts grâce à la rationalisation des procédures administratives. La mise en place d un guichet virtuel avec processus intégrés (tel que décrit ci-dessus) est directement liée à l élaboration d une stratégie de cyberadministration qui doit amener conjointement tous les services de la Ville de Nyon à simplifier et à harmoniser les processus métiers tant sur le plan informatique que sur le plan organisationnel. Cette mise en place doit donc être échelonnée sur plusieurs années. Une première étape, objet de ce préavis, consiste à élargir et à améliorer l offre existante de formulaires en ligne téléchargeables (documents PDF à imprimer et à apporter au guichet ou à retourner à l administration par voie postale) sans viser à l intégration des processus. Sauf en ce qui concerne la réservation de salles communales et l achat de cartes de transport, deux processus qui seront prioritairement intégrés dès le lancement du nouveau site. Une seconde étape (horizon 2010) doit aboutir à des processus complètement intégrés et à l introduction de la signature électronique. Agenda / Calendrier des manifestations Complet, facile à utiliser, l agenda du futur nyon.ch est autant une base de données de référence présentant tous les événements de la vie culturelle, sociale, sportive, économique et politique de Nyon, qu un outil de planification à l usage de la Ville et de tout autre organisateur de manifestation. Cartographie Toutes les adresses et tous les points d intérêts (bâtiments communaux, services administratifs, installations sportives et de loisirs, musées, salles de spectacles, écoles, crèches et jardins d enfants, places de jeux, éco-points, etc.) mentionnés sur le site sont systématiquement localisés sur une carte. A cet effet, des synergies sont développées avec le Système d information du territoire de la Ville de Nyon (SITNyon) Description technique Outils informatiques Le nouveau site doit être construit et géré à partir d un CMS performant, facile d utilisation et évolutif permettant une gestion multisite, multimédia et multilingue. A terme, cet outil doit en outre rendre possible entre autres développements l intégration complète des services en ligne (guichet virtuel) dans les applications métiers de la Ville de Nyon, ainsi que l introduction de la signature électronique. Or, le CMS dont dispose actuellement la Ville de Nyon ne répond pas à ces critères. L acquisition d un nouvel outil informatique tel que décrit ci-dessus est par conséquent primordiale et conditionne l entier du projet nyon.ch. Page 4

6 Structure du site / Ergonomie Le futur nyon.ch applique les règles les plus actuelles en matière d ergonomie et dispose d un moteur de recherche interne performant. Sa structure est de type thématique. Elle oriente efficacement les différents groupes d utilisateurs et prend en compte leurs besoins spécifiques. Les contenus sont accessibles à tous les utilisateurs en un minimum de clics sans qu il leur soit nécessaire de connaître l organigramme de l administration. Référencement Le futur nyon.ch est optimisé pour le référencement naturel par les moteurs de recherche externes (Google, Yahoo, Altavista, etc.), afin de toujours figurer en tête de leurs pages de résultats. Pour s en assurer, des rapports de positionnement sont régulièrement effectués. Des fonctionnalités tels que les flux RSS et les blogs 4 référencement. participent aussi à l optimisation du Accessibilité Le futur nyon.ch applique les standards du web (normes W3C 5 ), ainsi que les normes de la fondation Accès pour tous, l'organisme indépendant reconnu par la Confédération qui est chargé d'évaluer et de certifier l'accessibilité des sites web aux personnes handicapées et aux personnes âgées. Les contenus du site doivent par exemple être lisibles par les logiciels d assistance utilisés par les non-voyants, un système de traduction des pages en langage parlé (vocalisation) doit être proposé, ainsi qu une fonctionnalité - utile aux malvoyants et aux personnes âgées - permettant l agrandissement des caractères Sécurité Le futur nyon.ch applique les normes ech 6 édictées par la Confédération en matière de sécurité de l'information dans la cyberadministration : Protection de la personnalité (protection des données) ; Protection de l information (confidentialité) ; Intégrité (exclusion de toute modification des données lors des transmissions) ; Authenticité (identification sûre du partenaire de la communication). Aucun compromis n est fait en matière de sécurité. Hébergement Le futur nyon.ch adopte une solution d hébergement externe de très haute qualité en termes de sécurité, d infrastructures et de connectivité. 4 Blog : Page web dont le contenu est renouvelé périodiquement. Chaque ajout au blog, appelé billet ou note, est généralement enrichi par des hyperliens et des éléments multimédias. Chaque lecteur peut y laisser ses propres commentaires. 5 W3C : Le World-Wide-Web-Consortium est l organisme de standardisation de toutes les techniques concernant le World-Wide-Web. Son principal objectif est la mise au point de normes et de protocoles ouverts et libres, dans un souci d'interopérabilité maximale. 6 ech : Organisation suisse de standardisation en matière de cyberadministration. Page 5

7 Conception graphique Dans un souci de cohérence, le design s apparente à celui de Nyon Région Tourisme, tout en se différenciant clairement de celui des autres communes. Avec la structure et la navigation, le design contribue à la bonne ergonomie du site Calendrier Un important travail de préparation et de conception a déjà été réalisé à l'interne en étroite collaboration avec les services communaux et Nyon Région Tourisme. Les travaux de réalisation débuteront dès la décision du Conseil communal et de Nyon Région Tourisme concernant l'octroi des crédits et devraient durer six mois. 3. Incidences financières CMS / Construction des sites / Création et intégration du guichet virtuel VDN et des prestations en ligne NRT CHF 88'300 Conception graphique CHF 9'700 Agenda, calendrier des manifestations CHF 3'700 Cartographie, géolocalisation CHF 3'400 Visites virtuelles / Diaporamas / Cartes postales virtuelles / Fonds d'écran / Webcams CHF 19'200 Gestion de projet CHF 7'400 Total TTC arrondi CHF 132'000 Participation de Nyon Région Tourisme CHF 40'000 Total à charge de Nyon CHF 92'000 Les coûts d'exploitation (optimisation du référencement, maintenance, support utilisateur, hébergement dédié) se montent à environ CHF 13'000 par année. Ce montant est pris en charge par le budget actuel. Comme pour les coûts d'investissement, un tiers des coûts d'exploitation est pris en charge par Nyon Région Tourisme. 4. Aspects du développement durable 4.1. Dimension économique La mise à disposition d'un CMS performant et facile d'usage pour les contributeurs réduit le temps consacré à la mise à jour et au développement des pages du site et rend ainsi sa gestion plus efficace. Par ailleurs, dans sa forme aboutie (processus complètement intégrés), le guichet virtuel présente un potentiel de réduction des coûts grâce à la rationalisation des procédures administratives. Page 6

8 A relever aussi que l'offre Internet de l administration prend une importance toujours plus grande pour les entreprises en particulier qui relèguent clairement le téléphone au second plan et gagnent un temps considérable en évitant des déplacements aux différents guichets. Sur le plan des contenus, la section thématique consacrée à l économie promeut la Ville de Nyon à très large échelle Dimension sociale En concevant un site accessible à tous, y compris aux personnes handicapées et aux personnes âgées, et en destinant ses contenus à tous les groupes de la population, la Ville de Nyon ne crée pas de fracture numérique ou générationnelle. Bien au contraire. Les rubriques interactives de nyon.ch permettent un rapprochement de la population avec l administration et les autorités de la Ville. Elles deviennent des lieux de discussions et de débats ouverts à tous. Par ailleurs, une section importante du site est consacrée aux sociétés locales de Nyon qui bénéficient d une large place pour présenter leurs activités, ainsi que d une plate-forme de recherche de bénévoles et d échange de matériel. Enfin, des sections thématiques telles que : Education / Formation, Santé, Social, Famille/ Vie privée ou encore Communautés / Intégration sont autant de traits d union avec la population suisse, mais aussi étrangère Dimension environnementale Le guichet virtuel réduit les déplacements et restreint le nombre de documents à produire. Tous les documents officiels étant consultables à l écran, le nombre d exemplaires à imprimer peut sensiblement être réduit. Les sections thématiques consacrées à l environnement, aux énergies et à la mobilité, par exemple, informent, sensibilisent et conseillent particuliers et professionnels sur ces sujets d actualité. 5. Conclusion Aujourd hui, il ne s agit plus de savoir si les nouvelles technologies ont - ou non - un impact sur l administration. Leurs avantages sont indéniables. Il s agit de réagir pour répondre rapidement et précisément aux attentes de la population et des entreprises nyonnaises. En préconisant la création d un véritable outil d information, de communication et de transaction (services en ligne) axé sur les besoins des utilisateurs, le projet de refonte du site redéfinit l offre Internet de la Ville de Nyon avec l ambition réaliste de favoriser, via le web, le développement d une administration de proximité, dynamique, moderne et efficace. En même temps, par ce projet, la Ville de Nyon poursuit et renforce une collaboration fructueuse et de longue date avec Nyon Région Tourisme, son partenaire privilégié pour la promotion de la ville et de la région. Page 7

9 Le Conseil communal de Nyon vu ouï attendu le préavis N 68 concernant la refonte complète des sites Internet officiels de la Ville de Nyon et de Nyon Région Tourisme et l'acquisition d'un nouveau système informatique de gestion de contenus web, le rapport de la commission chargée de l étude de cet objet, que ledit objet a été régulièrement porté à l ordre du jour, décide: d'octroyer à la Municipalité un crédit de 132'000 francs destiné à la refonte complète des sites Internet officiels de la Ville de Nyon et de Nyon Région Tourisme et à l'acquisition d'un nouveau système informatique de gestion de contenus web (CMS), dont à déduire la participation prévue de Nyon Région Tourisme de 40'000 francs. Cette dépense est amortissable en trois ans. Ainsi adopté par la Municipalité dans sa séance du 9 juin 2008 pour être soumis à l approbation du Conseil communal. AU NOM DE LA MUNICIPALITÉ Le Vice-Président : La Secrétaire : ls ls C. Dupertuis S. Huber Annexes Tableau financier Page 8