uide du parfait xposant

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1 PARIS HEALTHCARE WEEK uide du parfait xposant Les essentiels à connaître et à appliquer pour préparer et optimiser sa participation? BONNES QUESTIONS À (SE) POSER LE PLANNING DES ACTIONS BONS PLANS À CONNAÎTRE UNE ORGANISATION

2 OUS PARTICIPEZ À UN SALON? 2 questions principales à vous poser! 1 QUELS SONT OBJECTIFS RECHERCHÉS? 1 Prospection Identifier et rencontrer des prospects ou nouveaux clients. 2 Relation commerciale Entretenir et renforcer la relation avec ses clients. 3 Vente Enregistrer des commandes. 4 Marketing Présenter un nouveau produit, s introduire sur un marché, faire une étude de marché en «live» La participation à une manifestation peut répondre à plusieurs objectifs. Vous devez définir clairement ces objectifs et les quantifier afin de pouvoir analyser les résultats. 5 Partenariat Animer ses partenariats fournisseurs, réseau de vente, distributeurs 6 Image Augmenter sa notoriété, renforcer son positionnement par rapport à la concurrence. 7 Information Mieux connaître le marché, anticiper les évolutions, assurer une veille concurrentielle. 8 Management Manager et mobiliser une équipe. 2 QUEL PLAN D ACTION? Pour chaque objectif poursuivi et quantifié, définissez un plan d action comprenant Les actions pouvant être menées AVANT, PENDANT et APRÈS la manifestation. Les indicateurs d évaluation correspondant à ces actions. 2

3 Avant le salon LA Plan d actions ROSPECTION Définir et quantifier vos cibles prioritaires. Envoyer un mailing d information, des cartes d invitations, des e-invitations, etc. Annoncer votre présence dans un maximum de supports (votre site internet, sites partenaires, annonces presse, réseaux sociaux, etc.). Mettre éventuellement en place une campagne de phoning ciblée, pour prise de rendez-vous. Préparer les fiches argumentaires. Sélectionner et former votre équipe (fonctionnement du stand, fiche contacts, objectifs nombre de contacts, nombre de contrats, etc.). Envoyer des newsletters à vos cibles les invitant à prendre RDV avec vous sur le stand. Déposer vos communiqués de presse sur notre site internet à l attention des médias. S inscrire au service des Rendez-vous d Affaires () pour rencontrer de nouveaux prospects. Comment mesurer l efficacité % D OUVERTURE de vos newsletters. TAUX de transformation de vos e-invitations. EXEMPLE de plan d actions pour un objectif fréquent LA PROSPECTION Déclinez-le ensuite sur vos autres objectifs! NOMBRE de visiteurs sur les pages spécifiques à la manifestation de votre site web. NOMBRE de visiteurs ayant utilisé les différents liens / bannières mis en place. ACTIVITÉ de vos réseaux sociaux liés à la manifestation. APRÈS LE SALON, N OUBLIEZ PAS DE Pendant le salon Plan d actions Animer votre stand (jeu concours, cocktail, ateliers, etc.). Capturer et qualifier les données des visiteurs sur votre stand grâce aux lecteurs de badges. Participer aux Rendez-Vous d Affaires. Diffuser une invitation pour une opération spéciale après la manifestation (journée portes ouvertes, visite de site, etc.). Communiquer sur les réseaux sociaux et rejoindre notre communauté (#PHW18). Comment mesurer l efficacité NOMBRE de rendez-vous sur stand. NOMBRE de rendez-vous d affaires. NOMBRE de contacts (prospects, clients). NOMBRE de leads et rendez-vous post-salon. NOMBRE d inscrits aux journées portes ouvertes. INDICATEUR de conversion (%) de visiteurs potentiellement acheteur dans l année suivante. PROFIL de vos contacts (fonction, géographique ). Suivre les contacts rencontrés (transfert des fichiers contacts aux personnes concernées dans l entreprise ; relances, remerciements, requalifications des fiches contacts «au calme», contrôle du suivi ). Mutualiser les informations récoltées sur la manifestation (réunion bilan avec tous les services impliqués). Comptabiliser les résultats obtenus selon vos divers objectifs initiaux. Refaire un point 3 à 4 mois après la manifestation. 3

4 ONDAMENTAUX 1 DÉFINISSEZ vos priorités Parlez-en à votre contact chez l organisateur, de nombreuses solutions peuvent vous être apportées pour optimiser votre participation. 2 CONCEVEZ votre stand Votre stand est la vitrine de votre société sur le salon, ne négligez pas cette étape, sans pour autant tomber dans les excès. Pensez à nos formules packagées, elles simplifieront votre préparation! 3 PENSEZ aux détails opérationnels Transport, hébergement, planification des emplois du temps de l équipe Autant de détails à planifier au plus tôt pour bénéficier de meilleurs tarifs. 4 ÉTABLISSEZ votre plan stratégique Préparez vos équipes commerciales, communication et marketing Et pensez à animer votre stand en fonction de vos objectifs! 5 DÉFINISSEZ votre plan de communication a) Identifiez vos cibles de prospects b) Envoyez des e-invitations c) Optimisez votre visibilité en commandant des outils de communication adaptés 6 PRÉPAREZ toutes les questions potentielles des visiteurs a) Les tendances du secteur b) Les nouveaux produits ou services c) Les dernières techniques 7 VALORISEZ vos points forts 8 GARDEZ le contact! Reprenez rapidement contact avec vos clients ou prospects après le salon Et pensez également à relancer les personnes que vous n avez pas eu l occasion de rencontrer! d) Insérez la bannière de l événement sur votre site internet e) Préparez un dossier de presse / communiqué de presse Assurez-vous que votre équipe sur le stand puisse répondre à un maximum de questions de la part des visiteurs, et préparez les réponses. d) La législation en vigueur e) Des exemples et retours d expériences a) Mise en avant de nouveau produit ou service b) Accueil et convivialité c) Animation du stand STAND Pack inscription Budget express Stand (angle, surface, formule d exposition) Déclaration de vos partenaires Sponsoring / outils de communication FRAIS ANNEXES Décoration de stand (standiste, enseigne, plantes, élingues, etc.) Audiovisuel, électricité, wifi Mobilier Assurances complémentaires éventuelles Voyage, hôtel, restauration Personnel (hôtesse, manutentionnaire, intervenants, etc.) Communication (documentation, dossier de presse, goodies, kakemonos, etc.) 4

5 BASIQUES ONNES PRATIQUES DÉMARQUEZ-VOUS! En organisant un atelier ou une agora Contactez votre contact commercial Dès votre inscription et jusqu à fin Décembre au plus tard En commandant des outils de communication Demandez le guide des outils de communication à votre contact commercial COMMUNIQUEZ SUR VOTRE PRÉSENCE SUR LE SALON Sur les réseaux sociaux Auprès de la presse grâce à vos communiqués de presse ACCÉDEZ À L ESPACE EXPOSANT POUR Vous inscrire au catalogue officiel Consulter le guide technique et remplir les différents bons de commande Concevoir votre stand S inscrire aux Rendez-Vous d Affaires #PHW18 Suivez-nous Personnaliser et envoyer des e-invitations Télécharger le kit communication du salon Louer vos lecteurs de badges Déposer vos communiqués de presse Inscrire vos badges exposants etc Dès votre inscription et le plus rapidement possible car les offres sont limitées! Dès votre inscription, puis le plus régulièrement possible et de façon plus soutenue en avril et mai OUVERTURE DE L ESPACE EXPOSANT Début décembre Envoi des codes d accès et accès à tous les modules ONS PLANS Des Rendez-Vous d Affaires pour rencontrer en face à face des porteurs de projets. Un module d envoi d e-invitation personnalisable. Téléchargez le kit communication du salon (bannières, logos, signatures de mail) pour annoncer votre présence sur le salon. Initier une mise en relation de votre service presse ou communication avec notre agence de RP. Des lecteurs de badges et des applis pour scanner, qualifier et exploiter les données visiteurs. 5

6 ERNIÈRE LIGNE DROITE J-7 semaines VÉRIFIEZ VOTRE COMMUNICATION ; cartes d invitation, e-invitations, infos presse, opérations spéciales, etc. J-6 semaines FIXEZ DES OBJECTIFS GLOBAUX ET INDIVIDUELS ; budget à ne pas dépasser, nombre de leads à récolter, nombre de contrats signés dans les 6 mois suivants le salon, revenu total généré dans les 6 mois suivants le salon. J-5 semaines PRÉPAREZ VOS DOCUMENTS ; brochures, dépliants, catalogues, appli, pdf, etc. J-4 semaines ÉLABOREZ UNE LISTE DE MODÈLE D S TYPE POUR VOS VISITEURS ; prospects, nouveaux clients, clients habituels, etc. ON SALON J-3 semaines DÉFINISSEZ VOTRE STRATÉGIE CONTACTS. Tous les visiteurs n ont pas la même importance et impact. Il est capital de rapidement identifier les prospects chauds en les catégorisant. Votre suivi post-salon n en sera que plus facile et rapide. J-2 semaines PLANIFIEZ VOS RENDEZ- VOUS. Rappelez à vos clients de venir vous voir sur votre stand et vérifiez votre planning de rendez-vous d affaires! J-1 semaine TOUT A DÉJÀ DÛ ÊTRE PRÉPARÉ ET ORGANISÉ. C est le moment idéal pour vérifier que tout est prêt ; stand, documents de voyages, connexion wifi, documents marketing, suivi expéditions, contact main-d œuvre et personnel, calendrier des réunions, budget, plan de suivi post-salon, dernier brief de motivation de vos équipes. 6

7 NE ÉQUIPE À VOTRE ÉCOUTE pour répondre à vos questions STÉPHANE PIC-PÂRIS Directeur Général AUBE JEANBART Directrice des salons PHILIPPINE MAYER Tél +33 (0) Mob +33 (0) ROMAIN SEMPTEY Directeur Commercial Tél +33 (0) Mob +33 (0) JEAN-BAPTISTE BAUSCH Responsable Commercial CORENTIN VIEUX Responsable Technique Mob +33 (0) FLORE MERCIER Responsable Technique Mob +33 (0) Tél +33 (0) Mob +33 (0) Tél +33 (0) Mob (0)6 MARC LACOUQUE Responsable Commercial PLATEFORME EXPOSANTS / SERVICE TECHNIQUE MORGANE SALZEDO PARIS HEALTHCARE WEEK morgane.salzedo@pgpromotion.fr Tél +33 (0) PETRA BOYDRON-KÖNIGS Développement International petra@boydron.net SOPHIE PEREZ Tél +33 (0) marc.lacouque@pgpromotion.fr Mob +33 (0) sophie.perez@pgpromotion.fr Tél +33 (0) Mob +33 (0) SANDRINE MONEGER Assistante Service Clients sandrine.moneger@pgpromotion.fr Tél +33 (0) DES DES ÉVÉNEMENTS ÉVÉNEMENTS N N d activité d'activité UNE ORGANISATION UNE ORGANISATION 7