La démocratie sociale s exprime. Élections professionnelles 2011 dans la fonction publique hospitalière Enseignements méthodologiques

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1 Jean-Charles FAIVRE-PIERRET Directeur des ressources humaines et du projet social, Assistance publique-hôpitaux de Marseille (AP-HM) dans la fonction publique hospitalière Enseignements méthodologiques Plus de fonctionnaires hospitaliers ont été amenés à s exprimer lors des élections professionnelles du 20 octobre Ces élections, qui représentent un intense moment de vie démocratique dans les hôpitaux français, impliquent une forte mobilisation des directions. À l Assistance publique-hôpitaux de Marseille (AP-HM), 3 e établissement de santé de France par ses effectifs, la préparation des élections a commencé dès le mois d avril avec, d une part, le choix de confier à des prestataires externes la production des matériels de vote et la gestion des votes par correspondance et, d autre part, la volonté de garantir la sincérité par une formalisation très détaillée des procédures de vote. Retour sur expérience et enseignements. La démocratie sociale s exprime dans les établissements de santé par le vote des personnels pour élire leurs représentants dans les instances représentatives du personnel (IRP). Les élections professionnelles ont eu lieu le 20 octobre 2011, date commune avec la fonction publique d État. Ces élections ont concerné les comités techniques d établissement (CTE), les commissions administratives paritaires locales (CAPL) et départementales (CAPD). Un contexte nouveau Les accords «de Bercy», signés le 2juin 2008 par le ministre de la Fonction publique et six des huit organisations syndicales représentatives de la fonction publique, ainsi que la loi du 5juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social, ont modifié les règles d accès aux élections, en les rendant plus ouvertes. Les organisations syndicales légalement constituées depuis deux ans, et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines, ont pu déposer des listes. De même pour les organisations syndicales de fonctionnaires affiliées à une union de syndicats de fonctionnaires remplissant ces conditions. Les nouvelles dispositions législatives et réglementaires ont instauré un nouveau principe en vertu duquel les élections aux commissions administratives paritaires locales, départementales et comités techniques d établissement sont organisées en un seul tour, sans qu un taux de participation minimal ne soit nécessaire. Les organisations syndicales pouvaient, pour la première fois, déposer des candidatures communes (de liste ou de sigle), celles-ci devant alors indiquer précisément sur quelle base s effectue la répartition des suffrages obtenus à l issue du scrutin. Ce changement est d importance puisque, à compter de ces élections, la représentativité syndicale s apprécie sur la base des résultats au CTE. Donc, pour la répartition des sièges au Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière, les résultats des élections aux comités techniques d établissements ont dû être additionnés. Dernière évolution majeure pour l organisation du scrutin, en vertu du décret du 31 mars 2010, les élections aux commissions administratives paritaires départementales n ont plus été organisées par l agence régionale de santé 58 N Novembre - Décembre 2011

2 R e v u e h o s p i t a l i è r e d e F r a n c e (ARS anciennement ARH), comme en 2007, mais par l établissement public désigné par le directeur général de l ARS, dont le siège se situe dans le département. Pour les Bouches-du- Rhône, l Assistance publique-hôpitaux de Marseille (AP-HM) a été désignée. Une préparation très en amont Pour garantir la bonne tenue du scrutin mais aussi éviter des recours post-électoraux, la préparation des élections doit s établir dans un esprit de concertation. C est la raison pour laquelle la création d un comité de suivi est indispensable. Ce comité de suivi, dont l organisation échoit au directeur des ressources humaines, se réunit régulièrement. À l AP-HM, huit réunions ont eu lieu, la première s étant tenue dès le 6 avril Chaque organisation syndicale représentative a pu y participer, dans la limite de deux représentants par syndicat à chacune des réunions. Celles-ci ont fait l objet, à chaque fois, d un compte-rendu contradictoire, celui-ci se révélant fort utile pour la rédaction du protocole préélectoral. En effet, les réunions du comité de suivi permettent de répondre aux questions qui se posent inévitablement lors de l organisation d un tel scrutin. Le rôle du comité de suivi est, en effet, de mettre en évidence les difficultés particulières qui peuvent se présenter (dans tel établissement, pour ce qui relève des CAPD, par exemple) et de présenter des solutions acceptables par tous dans le strict respect de la réglementation. Ainsi les réponses à l incidence de la circulaire du 30 septembre 2010 relative au reclassement en catégorie A des personnels infirmiers et à la mise en œuvre du nouvel espace statutaire de catégorie B pour les personnels paramédicaux, ont pu être apportées lors de ces comités de suivi. Les agents concernés par le reclassement infirmier étant électeurs à la CAP dont ils relèvent (CAP n 5 pour les infirmiers, CAP n 2 pour les infirmiers en soins généraux et spécialisés) et au collège du CTE dont ils relèvent : collège B pour les infirmiers et collège A pour les infirmiers en soins généraux et spécialisés. De même, la question de l éligibilité a pu être traitée en amont (cf. tableau critères d éligibilité). Les problématiques matérielles ont pu être abordées très progressivement, par exemple pour l AP-HM la question des sites de votes, au nombre de six (quatre établissements de santé, les écoles et instituts, l administration et les services techniques). Autre exemple : pour faciliter le vote physique, le comité de suivi a demandé qu une note soit adressée aux directeurs des sites hospitaliers de l AP-HM et aux directeurs fonctionnels pour rappeler le caractère exceptionnel de la journée de vote du 20 octobre, et la nécessité que les plus grandes facilités soient accordées aux agents désirant voter. Si la mission du comité de suivi doit être distinguée du rôle officiel que tient le délégué de liste une fois les listes des candidats déposées, et de celui des assesseurs désignés pour le jour du scrutin par les syndicats ayant présenté des candidats, celui-ci a à traiter de leur situation. C est ainsi que le comité de suivi a demandé que les assesseurs bénéficient de dispenses de service pour le jour des élections et le lendemain. De même, il a été convenu que les suppléants soient libérés de leurs obligations professionnelles par attribution d une autorisation spéciale d absence, signée par le secrétaire général du syndicat auquel ils appartiennent. La gestion du vote par correspondance Le mode de scrutin pour les élections professionnelles s établit selon la règle de la proportionnelle, avec répartition des restes à la plus forte moyenne. Le vote, qui a lieu à un seul tour, doit se faire à bulletin secret, par listes entières et sans modification d aucune sorte, à risque de nullité. Le vote est réalisé soit sur place, soit par correspondance, aucun vote par procuration n étant admis. Pour garantir la bonne tenue du scrutin mais aussi éviter des recours post-électoraux, la préparation des élections doit s établir dans un esprit de concertation. La création d un comité de suivi est indispensable. >> Critères d éligibilité - Tableau 1 Critères Date d appréciation Par souci de garantir la sincérité du scrutin, l AP-HM a retenu l externalisation complète des envois de matériel de vote par correspondance au domicile des électeurs. Il est possible de tirer un bilan de ce choix d externaliser, cette opération de grande ampleur s étant traduite par un certain nombre de difficultés, mais aussi par des avantages (cf. tableaux représentant les différents stades des opérations préélectorales et électorales). CTE CAP (L ou D) Personnels inscrits sur liste électeurs du collège correspondant, en fonction depuis 3 mois dans l établissement, sauf : les CLD les sanctions du 3 e groupe incapacité électorale Titulaires inscrits sur la liste électeurs correspondant à cette commission, sauf : les CLD les sanctions du 3 e groupe incapacité électorale les détachés de moins de deux ans Au jour du dépôt de la candidature << dans la fonction publique hospitalière : enseignements méthodologiques Actualités Recherche clinique, innovation Financement Droit et jurisprudence Réflexions hospitalières Librairie Offres d emploi N Novembre - Décembre

3 >> Opérations préélectorales et électorales procédures - tableau 2 Procédure Point fort A améliorer Choix des prestataires Choix fin mai 2011 de l externalisation des envois du matériel électoral au domicile des électeurs (AP-HM + département) Ce choix nécessite de s inscrire dans le respect du code des marchés publics avec la procédure du marché à commandes Respect du code des marchés publics Respect des engagements passés avec les fournisseurs Impression des bulletins de vote et professions de foi Impression des bulletins de vote Garantir une frappe identique entre les organisations syndicales Grande réactivité Qualité de réalisation du prestataire Xerox et prestation soignée. Volonté de s intégrer au processus Participation des établissements du département (hors AP-HM) Coordination avec les établissements du département Réunion de coordination avec les DRH du département Établissement des fichiers d adresses des électeurs Donner une information claire mais succincte Apporter et commenter l information sur l organisation décidée Garantie d un bon traitement des envois Prestation éditique d envoi du matériel par correspondance Validation d un bon à tirer pour la préparation des envois par Docapost Validation préalable de la procédure d envoi Authentification du vote par une étiquette infalsifiable porteuse en filigrane du logo de l AP-HM Validation sur fichier PDF qui n était pas le véritable document imprimé Fiabiliser les éditions et tris de matériel selon les grades Engagement de Docapost en comité de suivi des élections 3 fournisseurs ont été retenus pour 3 marchés: impression (Xerox) éditique (Docapost) gestion des plis (la Poste) La coordination des 3 fournisseurs demande un investissement important du DRH, qui doit être anticipé Prévoir une équipe de 2 dactylographes chargés de cette production sur une semaine La première réunion d information aux établissements du département du choix de l externalisation a été trop tardive (30 juin): certains établissements avaient commencé à s organiser Très forte participation : près de 60 % Pour les établissements hors AP-HM, difficulté à produire le fichier au format demandé. Être plus rigoureux dans la préparation des fichiers d adresses Imposer au cahier des clauses techniques la production d un bon à tirer papier Organiser un «envoi test» sur un échantillon de 100 électeurs environ Prestation non exécutée par le prestataire, pour des raisons techniques: si l étiquette infalsifiable a été produite, le logo de l AP-HM n y figurait pas Mise en place d un sticker Pour authentification du vote Une plus grande taille d étiquette avait été demandée Affichage des adresses de destinataires Complétude des listes de candidatures adressées aux électeurs et des professions de foi Envoi de doubles bulletins ou professions de foi dans une même enveloppe Personnalisation des envois Lier l envoi du matériel électoral au grade et au statut de l agent Rétention, tri et livraison par la Poste aux sites de vote Livraison: entre 17h00 et 18h00 le 20 octobre Transport des plis en containers fermés. Tri par établissement Permettre la prise en compte de la dernière levée du courrier (16h00) Garantir la discrétion du transport Assurer la livraison au site de vote grâce à un code dédié Certaines lettres portaient des documents insérés tête-bêche (5 en retour sur plus de envois) et d autres ne comportaient pas de destinataires (7 en retour sur plus de envois) Quelques manques déclarés mais aucun électeur ne s est présenté au DRH pour compléter sa liste de candidats Quelques cas signalés au DRH (moins de 5) Livraison sur certains sites quelques minutes avant 18h00. Le plus gros site de l AP-HM (groupe hospitalier de La Timone) a dû ventiler avant 21h00 les 3000 lettres d identification des votes reçues sur les 3 sous-collèges qui avaient été constitués La livraison s est faite dans des casiers de distribution de courrier de la Poste Quelques erreurs de triage (moins d une douzaine) L analyse objective des incidents ou erreurs démontre que leur nombre global a été faible compte tenu du volume d électeurs concernés ( inscrits tous votes confondus). L incidence des erreurs étant quasi-inexistante, l expression des électeurs n est donc pas remise en cause. L externalisation des prestations liées au vote par correspondance sécurise le scrutin, renforce la confiance des organisations syndicales quant à la sincérité du scrutin et l impossibilité des fraudes (les enveloppes d identification du vote par correspondance doivent absolument être porteuses d une étiquette autocollante d identification garantissant leur caractère infalsifiable, ce qui était le cas à l AP-HM et, ce faisant, pour les Bouches-du-Rhône). Une telle prestation externalisée peut donc être recommandée aux établissements qui ne l auraient pas retenue, mais il est à noter qu il convient alors de s entourer des plus grandes garanties pour la bonne exécution de la part des prestataires choisis. La procédure de vote par correspondance continue par ailleurs de recevoir l adhésion des électeurs puisque, à l AP-HM, pour le CTE, 4 d entre eux sur 10 (41,02 %) ont utilisé le vote par correspondance pour exprimer leur choix. Il n est pas certain qu un autre procédé ou dispositif puisse atteindre ce même taux tout en garantissant la sécurité du scrutin. On retiendra a contrario que le vote électronique, retenu par le ministère de l Éducation nationale, s est traduit par un effondrement de la participation dans cette administration (38,3 % contre 48,6 % dans la fonction publique hospitalière, France entière). Le protocole d accord préélectoral Le protocole préélectoral doit être établi par l établissement organisateur des élections en concertation avec les organisations syndicales. Il prévoit les moyens mis à disposition par l administration pour l affichage, les professions de foi, la reprographie des documents électoraux, l organisation des 60 N Novembre - Décembre 2011

4 R e v u e h o s p i t a l i è r e d e F r a n c e sites de votes, la durée du scrutin (laquelle ne peut être inférieure à sept heures consécutives). Préparé à l occasion des réunions du comité de suivi, le protocole d accord préélectoral a pu être signé à l AP-HM par toutes les organisations syndicales représentatives, pour tous les scrutins concernés (CAPL, CAPD, CTE). Figurent dans le protocole les éléments suivants : la détermination du corps électoral après examen contradictoire des effectifs (des titulaires pour les CAP et de tous les personnels, contractuels inclus, pour le CTE) et le nombre de candidats à élire. Par exemple, pour l AP-HM 18 représentants au CTE, répartis en 5 titulaires pour la catégorie A, 5 titulaires pour la catégorie B et 8 titulaires pour la catégorie C ; les conditions de l affichage des listes d électeurs : dates d affichage et lieux d affichage ; la date de dépôt des listes des candidats et le format utilisé pour les listes, la mise en forme étant assurée par la direction des ressources humaines ; la mention des délégués de listes et de leurs suppléants ; la qualité d électeur : il a été convenu à l AP-HM, avec les organisations syndicales, que la liste d électeurs aux CAPL et la liste d électeurs au CTE soient toutes closes le 6 septembre Pour garantir la qualité d électeur au plus grand nombre, une dernière CAP s est réunie le >> Analyse de l incidence du vote par correspondance (AP-HM) - tableau 3 17 septembre 2011 pour procéder à la titularisation des agents dont le stage théorique avait été accompli à la date du 19 juillet Preuve du climat de confiance dans lequel les élections se sont tenues, toutes les organisations syndicales ont accepté que les agents qui avaient reçu un avis favorable à leur titularisation soient inscrits sur la liste des électeurs de la CAPL dans leur nouveau grade ; les conditions de la réalisation, du financement et de l expédition du matériel électoral ; la mise sous pli du matériel électoral, avec une date limite pour l envoi au domicile des électeurs fixée d un commun accord au 10 octobre 2011; les conditions de déroulement du scrutin, avec pour l AP-HM six sites de votes et, dans chacun, 9 bureaux de vote pour les CAPL, 9 bureaux de vote pour les CAPD et 3 bureaux de vote pour les CTE ; les horaires d ouverture des bureaux de vote: de 6 heures à 21 heures, sauf pour l administration et les services techniques (de 8 heures à 21 heures); les acteurs des bureaux de vote, chacun étant constitué d un président, de deux assesseurs, d une urne et de Nombre d inscrits Nombre de suffrages exprimés Ratio ,51 % deux registres d émargement des électeurs par urne. La présidence est assurée par le directeur de l établissement ou par ses représentants. Les assesseurs sont désignés par les organisations syndicales qui ont présenté des candidatures. Le nombre des assesseurs est fonction de la représentativité des organisations syndicales, et les suppléants des assesseurs appartiennent à la même organisation syndicale que les assesseurs qu ils suppléent ; le rôle du président et de ses deux assesseurs consiste à ouvrir le vote (à 6heures du matin) et le fermer (à Le protocole d accord préélectoral a pu être signé à l AP-HM par toutes les organisations syndicales représentatives, pour tous les scrutins concernés. Nombre de VPC Nombre de VPC écartés Nombre de VPC validés Nombre global de votes exprimés dont nombre de VPC validés Ratio VPC validés/exprimés ,03 % Nombre d inscrits dont nombre de VPC validés Ratio VPC validés/inscrits ,37 % 21 heures), à procéder à la prise en compte des votes par correspondance puis au décompte des votes de l urne. Ceux-ci signent le procès-verbal des opérations électorales, pour l ouverture des bureaux, leur fermeture, le dépouillement et la validation des décomptes de voix par liste ; la présence de scrutateurs a été admise, mais ceux-ci ne doivent en aucun cas interférer dans le bon déroulement du scrutin ; les conditions du dépouillement : la procédure de dépouillement des votes est entamée dès que le président a publiquement annoncé la clôture du scrutin. Ce sont les scrutateurs désignés par les électeurs présents dans les bureaux de vote qui procèdent au dépouillement, ces tâches pouvant être aussi assurées par les assesseurs et les délégués de liste ; les opérations de dépouillement doivent se dérouler dans un ordre précis (cf. tableau des opérations). La proclamation des résultats La journée du scrutin des élections professionnelles s est tenue sans tension particulière. Le taux de participation a << dans la fonction publique hospitalière : enseignements méthodologiques Actualités Recherche clinique, innovation Financement Droit et jurisprudence Réflexions hospitalières Librairie Offres d emploi N Novembre - Décembre

5 La rédaction très détaillée du protocole d accord préélectoral constitue l élément clé d un scrutin sans contestation. pourtant été élevé : votants pour inscrits, soit un taux de participation de 55,7 % (54,5 % de suffrages exprimés). Les résultats ont été proclamés le 21 octobre 2011, les procès-verbaux des résultats ayant été signés par toutes les organisations ayant participé au scrutin. Ce dernier point démontre l intérêt d un travail de préparation très en amont, de l application d un principe de transparence dans la conduite du projet d organisation du scrutin (les nombreuses réunions du comité de suivi en témoignent) et de l importance d accorder du temps à la rédaction du protocole d accord préélectoral. Ce dernier avait été signé par toutes les organisations participant aux élections, ce qui en soi constituait un bon indicateur dans la confiance que les partenaires sociaux témoignaient envers la direction des ressources humaines, quant à l impartialité des opérations électorales. Indiscutablement, la rédaction très détaillée du protocole d accord préélectoral constitue l élément clé d un scrutin sans contestation. En effet, à partir du moment où l ensemble des détails du vote sont consignés dans un document validé par tous, et devenu opposable en cas de contestation, l employeur prouve qu il entend contribuer à l expression démocratique de la désignation des représentants du personnel, et participer ainsi à la vitalité du dialogue social. Il n en demeure pas moins que le processus électoral implique une forte mobilisation de tous les acteurs, en particulier du directeur des ressources humaines et de ses principaux collaborateurs. >> Opérations de dépouillement - tableau 4 1 er temps Recensement et émargement des votes par correspondance 2 e temps Comptabilisation du nombre de votants à l aide des listes d émargement >> Résultats des votes tableau 5 Résultats à l AP-HM (6798 suffrages exprimés, soit un taux de participation réelle après décompte des bulletins blancs et nuls de 54,5%) FO 43,7 % CGT 30,3 % 3 e temps 4 e temps 5 e temps 6 e temps 7 e temps Ouverture des urnes et comptabilisation des enveloppes. Si leur nombre est inférieur aux émargements, il en est fait mention au procès-verbal À chaque table, l un des scrutateurs extrait le bulletin de l enveloppe et le passe déplié à un autre scrutateur. Celui-ci lit à haute voix le titre de la liste. Ce titre est inscrit, au moins par deux scrutateurs, sur une liste de pointage Une fois les opérations de lecture et de pointage effectuées, les scrutateurs remettent aux membres du bureau de vote les listes signées par eux en même temps que les bulletins nuls et ceux dont la validité est contestée Immédiatement après la fin du dépouillement et dans la salle de vote, le président du bureau de vote en présence des électeurs rédige le procès-verbal en double exemplaire en précisant sa nature. Il est signé par tous les membres du bureau. Les délégués de liste présents sont obligatoirement invités à contresigner ces deux exemplaires Une copie du procès-verbal est remise en séance à chacun des délégués de liste CFDT 10,8 % SUD 7,3 % CNI 6% SMPS 1,9 % Résultats pour toute la fonction publique hospitalière ( suffrages exprimés, soit un taux de participation réelle après décompte des bulletins blancs et nuls de 48,6%) CGT 33,5 % CFDT 24,5 % FO 22,7 % SUD 8,6 % UNSA 4,4 % CFTC 2,8 % CNI 0,6 % SMPS 0,4 % CFE-CGC 0,3 % 62 N Novembre - Décembre 2011