EXPOSÉ DE LA SITUATION L'Union des municipalités du Québec (UMQ) tiendra ses assises annuelles 2017 à Montréal les 4 et 5 mai prochain.

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1 :30:24 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Instance décisionnelle Projet Numéro : Date : Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge Conseil d'arrondissement sommaire décisionnel A3DA Février 2017 Date cible : 13 Mars 2017 Objet Participation de deux membres du conseil de l'arrondissement de Sainte-Foy - Sillery - Cap-Rouge aux assises annuelles 2017 de l'union des municipalités du Québec (UMQ) Code de classification EXPOSÉ DE LA SITUATION L'Union des municipalités du Québec (UMQ) tiendra ses assises annuelles 2017 à Montréal les 4 et 5 mai prochain. Dans le cadre de ces assises, les participants peuvent notamment assister à des ateliers politiques sur différents sujets reliés au domaine municipal. Monsieur le conseiller Paul Shoiry et madame la conseillère Anne Corriveau ont manifesté le désir de participer à ces assises. DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S) En 2016, trois membres du conseil d'arrondissement ont assisté aux assises annuelles de l'umq, qui se tenaient à Québec (résolution CA du 11 avril 2016). En 2015, deux membres du conseil d'arrondissement ont assisté aux assises annuelles de l'umq, qui se tenaient à Montréal (résolution CA du 9 mars 2015). En 2014, trois membres du conseil d'arrondissement ont assisté aux assises annuelles de l'umq, qui se tenaient à Gatineau (résolution CA du 14 avril 2014). ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES Il y a donc lieu d'autoriser la participation de monsieur le conseiller Paul Shoiry et de madame la conseillère Anne Corriveau aux assises annuelles 2017 de l'umq et de payer leurs frais d'inscription pour cette activité. Les autres frais encourus par ces membres du conseil pour leur participation aux assises, évalués à un maximum de $ chacun (incluant les taxes), seront remboursés sur présentation des pièces justificatives. RECOMMANDATION 1- D'autoriser la participation de monsieur le conseiller Paul Shoiry et de madame la conseillère Anne Corriveau aux assises annuelles 2017 de l'union des municipalités du Québec (UMQ), qui se tiendront à Montréal les 4 et 5 mai 2017; 2- De payer les frais d'inscription de 891,06 $ par participant (incluant les taxes), soit un montant total de 1 782,12 $; 3- De rembourser les frais encourus par monsieur le conseiller Paul Shoiry et par madame la conseillère Anne Corriveau pour leur participation à ces assises, sur présentation des pièces justificatives, et ce, pour un montant maximum de $ chacun (incluant les taxes). IMPACT(S) FINANCIER(S) Les fonds nécessaires seront puisés à l'activité (Conseil d'arrondissement - Congrès, colloques et frais de représentation) de la Direction de l'arrondissement, soit : 1 782,12 $ - Montant pour les inscriptions $ - Montant total maximum pour les autres dépenses, sur présentation des pièces justificatives ANNEXES Horaire officiel des assises (électronique) No demande d'achat GPD1101R Page : 1 de 2

2 :30:24 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Instance décisionnelle Projet Numéro : Date : Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge Conseil d'arrondissement sommaire décisionnel A3DA Février 2017 Date cible : 13 Mars 2017 Objet Participation de deux membres du conseil de l'arrondissement de Sainte-Foy - Sillery - Cap-Rouge aux assises annuelles 2017 de l'union des municipalités du Québec (UMQ) IMPACT(S) FINANCIER(S) Origine des fonds : Ville $ Provincial a Fédéral Autres ÉTAPES SUBSÉQUENTES ANNEXES Information concernant l'inscription aux assises (électronique) VALIDATION Intervenant(s) Françoise Boily Par Jean-Philippe Rondeau Responsable du dossier (requérant) Arrondissement de Sainte-Foy- Sillery-Cap-Rouge Intervention Signé le Favorable Pascal Landry Approbateur(s) - Service / Arrondissement Isabelle Dubois Cosignataire(s) Favorable Favorable Direction générale Résolution(s) CA Date: GPD1101R Page : 2 de 2

3 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 1 sur 6 Horaire officiel MERCREDI 3 MAI h à 19 h Accueil et ouverture de l inscription 18 h à 20 h 30 Rencontre des caucus d affinité Service d un buffet froid (cet événement a lieu à huis clos et est réservé exclusivement aux membres des caucus) Caucus des municipalités locales Caucus des municipalités de centralité Caucus des cités régionales Caucus des municipalités de la métropole JEUDI 4 MAI h à 17 h Accueil et inscription 8 h à 9 h 30 Cérémonie d ouverture officielle des assises Conférencier invité : M. Philippe Couillard, premier ministre du Québec (à confirmer) Remise du titre Membre honoraire Page : 1 de 6

4 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 2 sur 6 9 h 30 à 18 h Ouverture officielle et visite Salon Quartier municipal des affaires Visite du Pavillon de l innovation municipale québécoise 9 h 30 à 10 h 30 Pause-café Salon Quartier municipal des affaires En partenariat avec BFL Canada 9 h 30 à 10 h 30 Rencontre Caucus d affinité Caucus des grandes villes (Cette activité a lieu à huis clos et s adresse seulement aux membres du Caucus des grandes villes) 11 h à 12 h Cliniques de perfectionnement 12 h à 13 h 30 Déjeuner-conférence des délégués En partenariat avec Bell Canada Remise, Prix Francine-Ruest-Jutras/Femmes et gouvernance 13 h 30 Service café-dessert Salon Quartier municipal des affaires 13 h 30 à 15 h Commission des jeunes élus et élues Assemblée générale annuelle de la Commission des jeunes élus et élues Page : 2 de 6

5 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 3 sur 6 15 h à 16 h 30 Ateliers politiques En partenariat avec Hydro-Québec Bâtissons notre avenir! En route vers l égalité! Place à l actualité Principaux défis en gestion des ressources humaines : comment rétablir les ponts? 17 h 15 à 18 h Activité de bienvenue Site à déterminer VENDREDI 5 MAI h à 15 h Accueil et inscription 7 h 30 à 9 h 30 Forum 7 h 30 Petit-déjeuner 8 h Ouverture du Forum 9 h à 15 h Visite Salon Quartier municipal des affaires Visite du Pavillon de l innovation municipale québécoise Page : 3 de 6

6 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 4 sur 6 9 h 30 à 10 h Pause-café Salon Quartier municipal des affaires En partenariat avec BFL Canada 10 h à 11 h 30 Ateliers politiques En partenariat avec Hydro-Québec Construire la ville intelligente, améliorer le service au citoyen Médias sociaux : garder le contrôle, même quand on pense le perdre! Promouvoir les atouts de notre municipalité, une question de marketing! Services de sécurité incendie : les regroupements sont-ils inévitables? 11 h 30 à 13 h 30 Déjeuner-conférence des délégués Conférencier invité : M. Martin Coiteux, ministre des Affaires municipales et de l Occupation du territoire (à confirmer) Remise du prix Relève municipale de l année Fondation des centres jeunesse En partenariat avec Dufresne Hébert Comeau 13 h 30 à 14 h 30 Service café-dessert Salon Quartier municipal des affaires 14 h 30 à 16 h 30 Assemblée générale annuelle (à huis clos) Page : 4 de 6

7 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 5 sur 6 19 h 30 à 23 h Soirée gala du mérite Ovation municipale Hommage aux 20 ans Mérite Ovation municipale et remise de prix Spectacle Porte parole Anie Samson et Lionel Perez Membres du Comité exécutif - Montréal Pour plus d'information Johanne Lalonde Page : 5 de 6

8 Horaire officiel des assises Horaire officiel - Union des municipalités du Québec Page 6 sur 6 Conseillère aux assises et aux événements poste 223 Courriel Annie Bourassa Adjointe administrative aux assises et aux événements poste 284 Courriel Page : 6 de 6

9 Information concernant l'inscription aux assises Inscription - Union des municipalités du Québec Page 1 sur 5 Inscription INSCRIPTION DU DÉLÉGUÉ FRAIS D INSCRIPTION Le coût d inscription aux Assises 2017, plus les taxes applicables est de : Membre UMQ 775 $ Non membre $ Ce montant assure l accès à toutes les activités officielles inscrites au programme des Assises 2017 de l UMQ. INSCRIPTION DES JEUNES ÉLUS Les jeunes élus âgés de 35 ans et moins qui s inscrivent aux assises bénéficient d un tarif préférentiel de base de 245 $. Pour assister à la Soirée gala, il faut ajouter, à ce montant, un supplément de 70 $ (plus les taxes applicables). PROCÉDURES D INSCRIPTION DU DÉLÉGUÉ En 2017, le délégué est invité à procéder à son inscription aux assises via le service en ligne de l UMQ seulement. Cette procédure nous permet de gérer les inscriptions en nous préoccupant de notre environnement, réduisant ainsi notre consommation en papier. Vous contribuerez de cette manière à faire des Assises 2017 un événement propre et vert! Vous pouvez accéder au service en ligne en cliquant sur FORMULAIRE D INSCRIPTION (lien à venir). Le système d inscription en ligne vous permet de faire votre paiement par carte de crédit. Si vous devez effectuer votre paiement par chèque, veuillez nous le faire parvenir avant le 12 avril 2017 à l ordre de : Page : 1 de 5

10 Information concernant l'inscription aux assises Inscription - Union des municipalités du Québec Page 2 sur 5 L Union des municipalités du Québec Assises , rue Sherbrooke Ouest Bureau 680 Montréal (Québec) H3A 2M7 Votre inscription sera officielle à la réception de votre paiement seulement. PROCÉDURES D INSCRIPTION À LA SOIRÉE GALA 2017 Si vous désirez participer à cette soirée, vous devez sélectionner l option Soirée gala en cochant la case appropriée. L attribution des billets et des sièges sera effectuée par l UMQ, SEULEMENT, si votre inscription en ligne a été complétée. Si votre conjoint désire vous accompagner à cette soirée, assurez-vous qu il suive les étapes suivantes : 1. Avoir en main le code de participant du délégué qu il accompagne (ce code apparaît dans le courriel de confirmation d inscription du délégué); 2. Avoir rempli le formulaire d inscription en ligne du conjoint incluant le paiement; 3. Avoir reçu la confirmation de son inscription par courriel. Lorsque toutes les étapes sont remplies, il y aura, s il y a lieu, l attribution automatique d un billet officiel à cette Soirée gala. Ce faisant, un siège vous aura été officiellement assigné à cette soirée (les participants seront regroupés par municipalité, et à une même table). Veuillez prendre note que les assignations de siège seront effectuées le 12 avril de façon définitive. Pour les inscriptions après le 14 avril, les participants ne seront pas regroupés par municipalité. FRAIS DE RÉIMPRESSION Des frais de réimpression de 110 $ seront exigés pour toute cocarde perdue ou oubliée sur les lieux. POLITIQUE D ANNULATION Toute demande d annulation doit être adressée par écrit à l UMQ au plus tard le 12 avril Après cette date, aucun remboursement ne sera effectué. Toutefois, c est avec plaisir que nous substituerons, dans tous les cas, une personne de votre organisation qui nous sera préalablement désignée pour qu elle bénéficie de l inscription. CENTRALE D HÉBERGEMENT LOI SUR LE TRAITEMENT DES ÉLUS MUNICIPAUX Page : 2 de 5

11 Information concernant l'inscription aux assises Inscription - Union des municipalités du Québec Page 3 sur 5 Veuillez noter qu en vertu de la Loi sur le traitement des élus municipaux, pour qu une dépense soit remboursée par la municipalité, elle doit être effectuée pour le compte de cette dernière. Emploi-Québec reconnaît les Assises 2017 de l Union des municipalités du Québec comme étant un événement de formation, en vertu de la Loi sur la formation de la main-d oeuvre. Une partie des frais d inscription, ainsi que les salaires, frais de déplacement, d hébergement et de repas peuvent donc être déclarés comme dépenses de formation. Ces dépenses ne sont admissibles que pour les personnes à qui elles sont utiles dans le cadre de leurs activités professionnelles. Notez qu aucun numéro d accréditation n est requis. Il est important de rappeler que les dépenses (salaires, frais d inscription, de déplacement, d hébergement et de repas) ne peuvent être comptabilisées pour la durée des activités non admissibles, telles que les activités de nature informative (séance d ouverture, assemblée générale) ou sociale (cocktails, événements de clôture), puisqu il ne s agit pas d activités de formation. Pour des informations supplémentaires, n hésitez pas à communiquer avec nous en composant le ou visitez notre site Internet à l adresse INSCRIPTION DU CONJOINT FRAIS D INSCRIPTION Le coût d inscription aux Assises 2017, plus les taxes applicables, pour les conjoints est de : Conjoint d un membre UMQ : Activité du jeudi 4 mai à déterminer Soirée gala du vendredi 5 mai à 19 h 30 : 70 $ Conjoint d un non membre : Activité du jeudi 5 mai à déterminer Soirée gala du vendredi 5 mai à 19 h 30 : 175 $ PROCÉDURES D INSCRIPTION DU CONJOINT En 2017, le conjoint est invité à procéder à son inscription à la Soirée gala du mérite Ovation municipale via le service en ligne de l UMQ seulement. Vous pouvez accéder au service en ligne en cliquant sur FORMULAIRE D INSCRIPTION (lien à venir). Page : 3 de 5

12 Information concernant l'inscription aux assises Inscription - Union des municipalités du Québec Page 4 sur 5 Le conjoint doit s assurer de suivre les étapes suivantes : 1. Avoir en main le code de participant du délégué qu il accompagne (ce code apparaît dans le courriel de confirmation d inscription du délégué); 2. Avoir rempli le formulaire d inscription en ligne du conjoint incluant le paiement; 3. Avoir reçu la confirmation de son inscription par courriel. Lorsque toutes les étapes sont remplies, il y aura, s il y a lieu, l attribution automatique d un billet officiel à cette Soirée gala. Ce faisant, un siège sera officiellement assigné au conjoint. Le conjoint et le délégué seront regroupés par municipalité, et à une même table. Veuillez prendre note que les assignations de siège seront effectuées le 12 avril de façon définitive. Le système d inscription en ligne vous permet de faire votre paiement par carte de crédit. Si vous devez effectuer votre paiement par chèque, veuillez nous le faire parvenir avant le 12 avril 2017 à l ordre de: L Union des municipalités du Québec Assises , rue Sherbrooke Ouest Bureau 680 Montréal (Québec) H3A 2M7 Votre inscription sera officielle à la réception de votre paiement seulement. FRAIS DE RÉIMPRESSION Un billet perdu équivaut à une inscription non payée. Des frais équivalant au montant d inscription d un conjoint seront exigés en échange d un nouveau billet, s il y a lieu. POLITIQUE D ANNULATION Toute demande d annulation doit être adressée par écrit à l UMQ au plus tard le 12 avril Après cette date, aucun remboursement ne sera effectué. Inscrivez-vous Page : 4 de 5

13 Information concernant l'inscription aux assises Inscription - Union des municipalités du Québec Page 5 sur 5 Pour plus d'information Johanne Lalonde Conseillère aux assises et aux événements poste 223 Courriel Annie Bourassa Adjointe administrative aux assises et aux événements poste 284 Courriel Page : 5 de 5