VADE-MECUM Séjour académique Séjour «mixte»

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1 VADE-MECUM Séjour académique Séjour «mixte» Comment se donner toutes les chances de réussir son séjour d études à l'étranger Sciences Po Lyon Année universitaire 2015/16 1

2 En créant le service des Relations internationales il y a une vingtaine d années, l IEP de Lyon a souhaité répondre à la nécessité pour vous de compléter votre formation théorique par un séjour d'un semestre ou d un an à l'étranger. Ce séjour vous permettra non seulement de découvrir une autre manière d enseigner les sciences sociales, mais également de consolider votre maîtrise en profondeur d'une langue étrangère, élément indispensable à votre insertion sur le marché de l'emploi. Ce séjour à l'étranger vous donnera aussi l'occasion de participer à la vie et au fonctionnement d'un système universitaire, d'une communauté estudiantine et d'une société qui diffèrent de celles que vous avez connues jusqu'ici. Le service des Relations internationales et de la mobilité a pour rôle de vous aider dans vos choix, de suivre le bon déroulement de votre séjour et de veiller à ce qu'il vous soit le plus profitable. Il vous faut participer activement aux différentes opérations qui vont précéder et accompagner votre expérience à l'étranger dans le cadre des études intégrées. Vous devrez vous tenir informés en assistant impérativement aux réunions prévues à cet effet, en lisant attentivement les panneaux d'affichage, et en prenant connaissance de ce vade-mecum dans le détail. Vous y trouverez de nombreuses informations qui vous permettront de gagner du temps. Le choix du pays et de l'établissement où vous allez vous rendre ne peut s'improviser et doit s intégrer dans un projet professionnel et personnel cohérent. C est dans cet esprit, par exemple, que devra être préparé votre oral de sélection. Veillez ainsi à suivre les différents conseils énumérés dans ce livret et à lire les affichages au Service des Relations internationales et de la mobilité pour mener à bien votre projet. De son côté, le service vous aidera de son mieux à conduire votre projet à son terme afin que vous passiez un séjour inoubliable. Pour le service des Relations internationales et de la mobilité, Thierry FORTIN 2

3 Le service des Relations internationales et de la mobilité Directeur Thierry FORTIN Responsable administrative Walburga Puff Téléphone : + 33 (0) Fax : + 33 (0) walburga.puff@sciencespo-lyon.fr Mobilité académique Téléphone : Fax : Catherine Turban + 33 (0) (0) catherine.turban@sciencespo-lyon.fr Julie DJEBRANI + 33 (0) (0) julie.djebrani@sciencespo-lyon.fr Stages Responsable pédagogique Gestionnaire Téléphone : Fax : Marcello de Caro Marcello.decaro@sciencespo-lyon.fr Maria Chêne + 33 (0) (0) maria.chene@sciencespo-lyon.fr Responsables pédagogiques par aire culturelle Pays germanophones et Europe de l Est Italie, Grèce, Europe du Nord et Inde Royaume-Uni Espagne, Amérique latine (hispanophone) Etats-Unis, Canada, Australie, Afrique Chine, Taiwan Japon, Vietnam, Corée du Nord Monde arabe, Turquie Thomas Hippler Marcello de Caro Frédéric Herrmann Philippe Merlo Thierry Fortin Danielle TAN Béatrice Jaluzot Anna Roussillon 3

4 Partir un semestre ou un an à l étranger est une décision importante qui vous engage personnellement vis-à-vis de l IEP. Ainsi, nous vous rappelons qu il est impossible d'annuler le départ une fois le séjour organisé, sauf évidemment en raison de problèmes de santé dûment attestés. En cas d échec à la fin de votre 2 ème année, la place offerte à l étranger est perdue. Il faut donc réussir les examens de fin d année avant le départ. Préalablement au départ, il faudra rédiger un contrat pédagogique qui sera envoyé, en même temps que le dossier, à l université d accueil. Il est clair que le fait de déposer une candidature vaut engagement de votre part d effectuer le séjour : il n y aura pas de désistement ou de changement de dernière minute. Quelques conseils pour préparer votre candidature 1. Se documenter a) Auprès du service des Relations internationales, en respectant ses horaires d ouverture ; b) Auprès des responsables pédagogiques rattachés à l équipe des RI, en charge d une aire géographique particulière (voir liste page 3), soit en se rendant à leurs permanences, soit en prenant directement rendez-vous avec eux, par mél de préférence. (prénom.nom@sciencespo-lyon.fr) c) Sur le site internet de l IEP, vous trouverez la liste des universités étrangères partenaires. d) En plus des programmes de cours, nous vous indiquons qu'un guide «Blue-jeans», rédigé pour chaque destination par les étudiants précédemment partis, est disponible à la consultation sur place au Service des Relations Internationales de l IEP. Par ailleurs nous vous recommandons de vous rendre sur les sites internet des universités qui vous intéressent. Les informations qui s y trouvent sont en général plus à jour que la documentation imprimée (mais ATTENTION : les accords passés entre les établissements ne vous ouvrent pas toujours tous les cours dispensés). e) Vous devez constituer, pour votre dossier de candidature, une liste des cours qui vous intéresseraient particulièrement car nombre d'établissements, en particulier en Grande- Bretagne et aux États-Unis, demandent que vous vous inscriviez dans leurs cours avant votre départ, même si cette inscription n'a qu'une valeur indicative. Dans tous les cas de figure, vous pourrez modifier votre choix une fois sur place, notamment après en avoir discuté avec les professeurs qui vous reçoivent. En outre, il est important que vous puissiez étayer votre lettre de motivation par des références précises aux enseignements que vous souhaitez suivre. Cette liste de cours constituera votre contrat pédagogique. Après votre arrivée à destination, ce contrat devra être renvoyé pour approbation et signature au bureau des Relations internationales de l IEP et à votre responsable pédagogique. D autre part, le choix d'un établissement ne peut se faire uniquement sur des critères de qualité scientifique. Il faut aussi intégrer des éléments tels que l'environnement, le contexte économique, la situation géographique, la taille, etc. On peut, par exemple, préférer étudier dans une université moins prestigieuse mais offrant un suivi plus personnalisé des étudiants et une atmosphère plus chaleureuse. 2. Contacter les étudiants qui sont partis avant vous et qui peuvent fournir des renseignements pratiques que l'on ne trouve pas dans une documentation classique. Les adresses électroniques et les coordonnées des étudiants qui effectuent leur année à l étranger sont affichées sur le panneau à côté du Bureau des RI afin que vous puissiez entrer en contact avec eux. 3. Rencontrer vos homologues étrangers qui étudient à l'iep. C'est sans aucun doute la façon la plus 4

5 facile d'avoir des renseignements de première main sur un établissement étranger et sur les conditions de logement. L identité et les coordonnées de ces étudiants sont disponibles au Service des Relations internationales. Constitution du dossier de candidature Pour un séjour académique ou séjour mixte, la date limite de remise des dossiers de candidature pour est fixée au 25 novembre 2014 à 12h dernier délai. L IEP propose désormais un formulaire de candidature en ligne pour la mobilité en année 3 (académique et stage) que vous trouvez sous ce lien : ATTENTION : on ne peut remplir le dossier de candidature qu une seule fois! Merci de bien finaliser votre projet avant de faire la candidature en ligne. Après la validation des données, elles seront automatiquement envoyées vers notre base de données. Vous devrez alors imprimer le formulaire PDF qui vous sera proposé. Si vous ne disposez pas d'une imprimante lors de l'inscription par Internet, vous pourrez aussi sauvegarder ce fichier et l'imprimer plus tard. Vous devez faire parvenir le formulaire imprimé et signé au Service des Relations internationales et de la mobilité de l IEP avant le 25 novembre 2014 avec les documents suivants : a) Le procès-verbal de notes de 1 ère année (notes du concours d entrée et dernière année universitaire / classes préparatoires pour les entrées directes en 2 ème année) en deux exemplaires. b) Un curriculum vitae en français. c) Un curriculum vitae dans la langue du pays de votre université d accueil (pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l Italie). Pour toutes les autres destinations, il faut le rédiger en anglais. d) Une lettre de motivation en français destinée au Service des Relations internationales et de la mobilité qui présente votre projet de mobilité de 3 ème année. e) Une lettre de motivation pour l université d accueil de votre 1 er choix : elle s adresse à l université d accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d accueil (pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l Italie). Pour toutes les autres destinations, il faut la rédiger en anglais. f) Une lettre de motivation pour l université d accueil de votre 2 ème choix : elle s adresse à l université d accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d accueil (pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l Italie). Pour toutes les autres destinations, il faut la rédiger en anglais. g) Une lettre de motivation pour l université d accueil de votre 3 ème choix : elle s adresse à l université d accueil et doit être rédigée dans la langue du pays de votre université d accueil (pour les pays germanophones, anglophones, hispanophones et l Italie). Pour toutes les autres destinations, il faut la rédiger en anglais. h) Le «learning agreement» (à télécharger sur le site internet de l IEP) avec le choix des cours pour chaque université d accueil. i) Les résultats du TOEFL, si nécessaire (test obligatoire pour la plupart des universités anglophones, toutes les universités des Etats-Unis et l université d Amsterdam, aux Pays- Bas). Attention : pour l Australie et le Canada anglophone (Ottawa) le TOEFL IBT est obligatoire. 5

6 ATTENTION : Les étudiants qui choisissent un «séjour «mixte», c est-à-dire un séjour académique et un stage à l étranger, doivent impérativement effectuer le séjour académique au premier semestre. Il est rappelé que les séjours académiques d un semestre ne peuvent pas avoir lieu aux Etats-Unis, en Australie et dans la plupart des universités en Angleterre puisque nos partenaires n acceptent des étudiants qu à l année. Prière de se renseigner au bureau des Relations internationales pour le Canada. De même, pour les destinations arabophones, le séjour annuel est vivement recommandé par les responsables des organismes partenaires. Sélection Après l examen de leur dossier, les étudiants doivent passer un oral de sélection (normalement pendant la première quinzaine du mois de décembre 2014) destiné à vérifier leur connaissance et maîtrise de la langue qu'ils vont devoir utiliser à l'étranger ainsi que leurs motivations et leur projet professionnel. Au cours de cet entretien d'un quart d'heure environ, les candidats ont à s'expliquer clairement sur les raisons pour lesquelles ils choisissent tel ou tel établissement. Les étudiants sélectionnés dans le cadre de réseaux communs à Lyon 2 et l'iep (par exemple Oregon, Pennsylvanie, Virginie, Canada, Australie) sont soumis à une procédure particulière. Les étudiants obtiennent une note constituée de la moyenne de 3 notes : - la moyenne générale de 1 re année ou moyenne du concours d entrée pour les entrées directes en 2 ème année - la note de langue vivante (1 re année) du pays choisi ou, le cas échéant, de la note d anglais - la note de l oral de sélection. Cette moyenne permet un classement par mérite parfois nécessaire pour départager les candidats dans les destinations les plus demandées. Les résultats sont publiés normalement fin de décembre sur les panneaux d affichage du service Relations internationales et de la mobilité. Attention : ces résultats ne garantissent en aucun cas le départ pour la destination affichée en ce qui concerne les partenariats gérés par Lyon 2 et les destinations du réseau CREPUQ ou ORA (Québec). S il reste quelques candidats non retenus sur les destinations de leur choix, ils sont invités à reporter leur candidature sur les destinations qui restent libres. En ce qui concerne le Québec (et seulement pour les accords régis par le réseau CREPUQ), la sélection étant faite par les établissements canadiens eux-mêmes, les résultats peuvent parvenir très tardivement (fin juillet, parfois début août ). Les aides financières Différents types d aide à la mobilité sont envisageables : - La bourse Explora Sup accordée par la Région Rhône-Alpes : Cette aide, d un montant mensuel de 380 environ, n est pas assurée pour chaque année et le quota de bourses réservé pour l IEP peut être inférieur au nombre d étudiants candidats à la mobilité à l étranger. Il est donc impossible d envisager un séjour à l étranger en comptant systématiquement et uniquement sur cette aide de la Région. - La bourse européenne Erasmus + pour les étudiants effectuant leur séjour de mobilité dans un pays européen. Elle n est pas automatique. Le montant de cette bourse varie d une année sur l autre. 6

7 Attention : Les bourses (Erasmus +, Rhône-Alpes) ne parviennent aux étudiants qu'avec plusieurs mois de retard par rapport au déroulement de l'année universitaire. Il est donc nécessaire que les étudiants prévoient de disposer d'une certaine réserve financière pendant les trois premiers mois de leur séjour. Par ailleurs, il faut tenir compte du fait que certains pays sont plus coûteux que d'autres. On ne peut pas mettre sur le même plan l'aide qu'apportera une bourse à un étudiant qui séjourne en Égypte et à un autre qui séjourne aux Etats-Unis ou au Japon. Il est clair qu un séjour d études à l étranger se prépare une année à l avance et qu il importe que les étudiants candidats en assurent, pour l essentiel, le financement. Le logement à l étranger Aucun étudiant ne doit partir à l étranger sans s être occupé personnellement de son logement dans la ville où se situe l établissement d accueil. Certaines universités envoient immédiatement, dès réception du dossier de l étudiant sélectionné, un formulaire de demande de logement. Qu il soit envoyé directement à l étudiant ou au bureau des Relations internationales, qui le lui fera alors parvenir, ce formulaire doit être rempli sans délai et renvoyé immédiatement à l université concernée. Au cas où l étudiant français aurait quelque difficulté à décider quelle est la meilleure formule de logement ou la résidence étudiante la plus confortable, il peut et doit contacter un de ses camarades sur place ou même le bureau du logement de l université. Il est souvent possible de recueillir de précieux renseignements de cette façon. Pendant votre séjour à l étranger Tous les séjours offerts aux étudiants se déroulent sur une année universitaire complète, soit neuf mois de présence effective dans le pays étranger, ou sur un semestre complet dans le cadre d un séjour mixte. Il est recommandé d'arriver le plus tôt possible, de façon à s immerger rapidement dans une nouvelle culture et à régler tous les problèmes matériels avant le début des cours. Beaucoup d'établissements prévoient des semaines d'accueil, généralement placées juste avant le début des cours. Il n est pas possible de s en dispenser d'autant qu'elles incluent parfois des cours de mise à niveau linguistique qui peuvent se révéler très précieux. Durant votre séjour, vous devez respecter les points suivants : 1. Avoir un contact régulier avec votre responsable pédagogique. 2. Etablir avec lui un contrat pédagogique définitif. Dès que vous avez arrêté la liste définitive des cours que vous avez choisis pour le premier semestre ou l'année, vous devez envoyer à votre responsable et le Service des Relations Internationales le descriptif précis ainsi que le volume d'heures que chaque cours représente. Vous ne pourrez pas valider votre séjour à l'étranger si vous ne vous conformez pas aux exigences du contrat pédagogique. Vous êtes tenu de suivre un volume de 200 à 250 heures annuelles de cours minimum. Les accords européens dans le cadre du programme ERASMUS évaluent la charge annuelle de cours à un total de 60 crédits ECTS (30 pour un semestre). Les cours sont composés d un minimum de huit cours annuels ou de quatre cours semestriels hors ECTS. Les cours de langue ne peuvent pas faire partie 7

8 du contrat d études, sauf cas particuliers (Chine, Japon, monde arabe et autres situations particulières). Si votre contrat ne satisfait pas à ces exigences, votre responsable pédagogique doit être informé dès le début de l'année : certains ajustements seront recherchés, au cas par cas. 3. Les notes que vous recevez doivent nous parvenir, envoyées directement par l'établissement d'accueil. Pour certaines universités, il est parfois nécessaire que les étudiants s'assurent personnellement que l'envoi du procès-verbal de notes a effectivement eu lieu. Certains établissements, notamment britanniques, ne permettent pas aux étudiants de rapporter leurs copies d examen. Il est recommandé alors d essayer d en avoir une photocopie. Vos notes seront converties en fonction d'une grille d'équivalence et donneront lieu à une note globale qui validera ou non votre séjour. Différentes pièces seront jointes à ce relevé : travaux écrits corrigés (originaux ou copies), appréciation des cours, guide Blue-Jeans, etc. 4. A votre retour, vous devrez prendre rendez-vous avec votre responsable pédagogique pour vérifier que rien ne manque au dossier que vous aurez constitué tout au long de l'année et déposé au bureau des RI. C est ce dossier qui servira de base à la validation de votre séjour à l étranger. Ce rendez vous sera l occasion de faire un compte-rendu oral informel de votre expérience à l étranger. Nous vous souhaitons bon courage dans vos premières démarches et restons à votre disposition et à votre écoute. 8