Chapitre 8 : Frais de voyage, frais de réception et de représentation et autres frais particuliers

Transcription

1 Chapitre 8 : Frais de voyage, frais de réception et de représentation et autres frais particuliers 1 Objet Le présent chapitre a pour objet d établir les règles et les procédures administratives en matière de gestion des voyages, de frais de réception et de représentation et de certains autres frais particuliers. Il vise également à préciser le partage des responsabilités des divers intervenants dans le processus d approbation des dépenses. 2 Champ d application À moins qu il ne soit stipulé autrement par un bailleur de fonds, les présentes règles s appliquent à toutes les dépenses traitées dans le présent chapitre qui sont imputables au budget de fonctionnement de l Université ou à un budget dont la gestion est confiée à l Université. 3 Principes généraux 3.1 Reconnaissance L Université reconnaît que les membres de son personnel, les étudiants, les membres externes du Conseil d administration ou les invités qui sont tenus de se déplacer dans l exercice de leurs fonctions ou aux fins de l Université ont droit au remboursement des frais de transport, de séjour et, le cas échéant, d inscription aux activités pour lesquelles ils effectuent ce déplacement. 3.2 Utilisation rationnelle des fonds publics Étant donné que la majorité des dépenses en matière de frais de voyage, de frais de réception et frais de représentation sont imputables à des fonds publics, le demandeur doit se soucier de faire une utilisation rationnelle et justifiable de ces fonds. 3.3 Accompagnateurs à titre personnel L Université n assume aucune dépense additionnelle découlant de la présence de personnes accompagnant les voyageurs à titre personnel. 3.4 Prolongement d un séjour à titre personnel Si un séjour est prolongé à des fins personnelles et qu'il y a des frais additionnels, le voyageur doit assumer ces frais et n a droit à aucun remboursement pour ces derniers. 3.5 Autorisation Il est de la responsabilité du personnel voyageur d informer les autorités hiérarchiques de son unité administrative de son intention d effectuer un déplacement à titre d employé de l Université. 3.6 Organisation de voyage L organisation d un voyage est sous la responsabilité de l intéressé et elle doit se faire en conformité aux règles financières et aux procédures administratives contenues dans le présent chapitre. Le mode d'acquisition privilégié à l'université Laval pour l'achat de billets d'avion est celui de l'achat en ligne. Tout le personnel est convié à procéder directement sur Internet. Dans le cas où les services d'une agence de voyages seraient nécessaires, il est toutefois possible de les requérir auprès de l'agence de votre choix. 3.7 Paiement et remboursement À moins qu il y ait une entente spécifique avec un fournisseur et l Université Laval, toute personne autorisée à se prévaloir des dispositions du présent chapitre doit acquitter elle-même les frais à payer et réclamer ces frais par la suite en faisant parvenir au Service des finances un rapport de dépenses de voyage et de réception accompagné des pièces justificatives originales (factures et preuves de paiement). 67

2 4. Frais de voyage Aux fins des frais de voyage, la région métropolitaine de Québec est définie comme un cercle d un rayon de vingt kilomètres ayant pour centre le campus de l Université Laval. 4.1 Transport Tout déplacement doit être effectué de la manière la plus économique compte tenu des exigences de la mission, de l emploi du temps du voyageur, et ce, sans égard à des considérations personnelles qui peuvent être offertes au voyageur (points bonis, adhésion à des programmes pour grand voyageur, etc.) Transport aérien L'Université s'attend à ce que le personnel voyageur réserve une place d'avion au tarif logique le plus avantageux défini par le conseiller en voyages en fonction de l'itinéraire suggéré. Ainsi, la durée du séjour, les moments du départ et du retour pourront être différents de la requête initiale. Le personnel appelé à voyager peut conserver les avantages de son programme pour grands voyageurs. Toutefois, ces programmes ne doivent pas influencer le choix d'un transporteur ou de l itinéraire recommandé de façon à ce que le tarif payé par l'université soit supérieur au tarif aérien le plus avantageux tel que défini précédemment. Un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni avec le rapport de dépenses de voyage (facture, billet électronique, carte d embarquement, etc.) Le billet original et la facture sont obligatoires. Dans le cas de billet électronique, une copie de celui-ci ainsi que la facture originale de l agence ou de la compagnie aérienne sont requises. Les cartes d embarquement ne sont pas obligatoires dans le cas où une autre preuve de déplacement, dans la ville où a lieu le séjour, est fournie (facture d hôtel, reçu de taxi, facture de restaurant, etc.) Modalité particulière Pour tout voyage à Montréal, le transport par avion est interdit Transport en commun Le coût réel en classe économique est remboursé pour l autobus, le train, le taxi et pour toutes formes de transport en commun. Les reçus sont obligatoires, sauf pour le transport en commun municipal : métro, autobus, tramway. L utilisation du train en classe affaires n est pas autorisée Location de véhicule L'Université défraie le coût de location d une voiture pour les déplacements de courtes durées. Avec l utilisation des transports en commun, cette façon de faire représente souvent la façon la plus économique de se déplacer. La location de véhicule doit se faire avec les assurances, le locataire peut acquitter directement le paiement de la location avec une carte de crédit et demander par la suite un remboursement de ces frais à même son rapport de dépenses de voyage. Le voyageur doit cependant s'assurer de se procurer une copie de la facture acquittée pour joindre à sa demande de remboursement. Le contrat de location n'est pas une facture. L'utilisation de bon de commande pour louer un véhicule demeure toujours une option valide. La demande d'achat doit comprendre l'information suivante : le numéro et la date de la réservation la durée de la location la succursale de la prise de possession le nom du conducteur 68

3 4.1.4 Automobile personnelle L'Université Laval reconnaît qu'aucun membre du personnel n'est obligé d'utiliser son automobile aux fins de son travail à l'université. Elle s'engage toutefois à payer une partie des dépenses directes et indirectes lorsque son utilisation est plus appropriée que celle des transports publics ou la location de véhicule. Toute allocation pour usage d un véhicule personnel doit être calculée en fonction des kilomètres réels parcourus. Pour les 20 premiers kilomètres, l allocation consentie est de 0,51 $ le kilomètre. Pour les kilomètres supplémentaires, l allocation consentie est de 0,42 $ le kilomètre. Pour un voyage de plus de 1500 km, l allocation consentie est de 0,42 $ le kilomètre jusqu à concurrence du coût du billet d avion en classe économique (réservation 14 jours à l avance). Pour tous les remboursements d allocation au kilométrage incluant les courts déplacements fréquents dans la région de Québec, les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses de voyage et de réception : Lieu habituel de travail de l employé; Date du déplacement Raison du déplacement Lieu (adresse) et heure de départ Lieu (adresse) et heure d arrivée Nombre de kilomètres réels parcourus Modalités particulières Une facture d essence est requise si le voyage excède 600 kilomètres. Le remboursement du kilométrage pour tout voyage à Montréal et à Longueuil est limité à 126 $, sauf si la personne est accompagnée d un ou de plusieurs membres du personnel voyageant dans le cadre de leur fonction. Lorsque l utilisation du véhicule est requise pour des déplacements dans la région métropolitaine, les frais remboursables sont de 126 $ plus les frais d allocation de 0,42 $ le kilomètre pour les déplacements additionnels. Le stationnement est remboursé au coût réel. Un reçu est obligatoire. Le remboursement à un employé de l Université des frais de stationnement à son lieu principal de travail est une dépense non admissible et constitue un avantage imposable. Dans certaines circonstances, un employé de l Université peut être considéré comme ayant plus d un lieu principal de travail, mais la dépense demeure non admissible. Par contre, un employé de l Université dont le lieu principal de travail pour l Université est hors campus peut être remboursé pour ses frais de stationnement quotidien ou horaire lorsqu il se déplace occasionnellement sur le campus aux fins du travail Véhicule corporatif L utilisation des véhicules appartenant à l institution ou prêtés (commandites) doit être documentée et supportée par des registres détaillés. Le Service des immeubles offre le service d entretien pour les véhicules UL. Chaque unité est responsable de voir à l entretien normal du véhicule acquis par les budgets administrés à l Université. L unité peut s adresser au Service des immeubles pour cet entretien, voir le lien ci-joint : Aucun remboursement de facture d entretien ou de réparation directement à un individu ne sera autorisé, sauf en cas d urgence lors d un déplacement. Pour l utilisation de chacun des véhicules UL, l unité administrative qui détient le véhicule, doit s assurer que des registres détaillés (carnets de bord) faisant état de tous les déplacements dudit véhicule soient complétés par les utilisateurs. Le gestionnaire responsable de l unité doit s assurer que le kilométrage total parcouru selon le carnet de bord correspond à la lecture de l odomètre du 69

4 véhicule. Ce registre des déplacements doit être approuvé par le gestionnaire responsable de l unité. Une copie du registre doit être transmise au Service des finances une fois par année avant le 15 janvier couvrant l année civile du 1er janvier au 31 décembre. Des outils sont présentés aux Annexes 1 et 2 permettant de compiler les informations sur les déplacements sur des bases mensuelles ainsi qu annuelles. Les informations à préciser sont le nom de l utilisateur du véhicule UL, la date, le point de départ et la destination, la raison du déplacement, les kilomètres de départ et d arrivée, la distance parcourue, l achat d essence et tous les autres frais. Le véhicule UL doit être stationné sur les lieux de travail, sauf si un usage prévu pour affaires le lendemain le justifie ou de circonstances exceptionnelles. En règle générale, aucune utilisation personnelle n est autorisée pour le véhicule UL. Le déplacement entre la résidence et le lieu de travail est considéré comme une utilisation du véhicule à des fins personnelles et n est pas permis à moins de situation exceptionnelle Réservoirs d essence UL Les stations d essence de l Université sont situées au Service des immeubles, à la Forêt Montmorency et à la Ferme St-Augustin. Ces stations d essence sont destinées principalement aux véhicules UL. 4.2 Hébergement Pour assurer un suivi sur les réservoirs d essence et des utilisateurs, un registre doit être complété et remis au gestionnaire responsable de l unité pour vérification et approbation. Un outil permettant le suivi des réservoirs d essence est présenté à l Annexe 3. Une copie du registre doit être transmise au Service des finances une fois par année soit au 30 avril. Le choix du mode d hébergement doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit correspondre à la manière la plus économique possible de se loger, et se limiter à la location d une chambre de type standard. 4.3 Repas Hôtellerie Un établissement suggéré par l Université sera choisi de préférence à tout autre, sauf si un tel établissement n existe pas là où se rend l intéressé ou si le logement est prévu dans l établissement où se déroule l activité justifiant le voyage. La dépense admissible est la dépense réelle d une chambre de type standard selon la disponibilité et les circonstances du moment. La facture est obligatoire. Modalité particulière Tous les repas inclus dans une formule d hébergement doivent être déduits des per diem lors de la production du rapport de dépenses de voyage Résidence privée Le séjour en résidence privée est autorisé et sujet à un remboursement de 25 $ canadien par nuit. Aucun reçu n est exigé. Lors d un déplacement autorisé à l extérieur de la région métropolitaine de Québec, le personnel voyageur peut réclamer un per diem. Il s agit d un maximum alloué pour une personne par jour et aucun reçu n est exigé. Les montants de per diem incluent les taxes et les pourboires. Les boissons alcoolisées sont des dépenses non admissibles. 70

5 Au Canada Tableau des montants alloués par personne et par jour Québec : Territoire du 49e et le 50e parallèle. (Note 1) Québec : Territoire au nord du 50e parallèle Canada : Yukon et les Territoires du Nord-Ouest Nunavut À l étranger (répartition du per diem) (Note 2) Déjeuner 8,00 $ 10,40 $ 12,00 $ 11,70 $ 15,10 $ 20 % Dîner 14,00 $ 16,80 $ 18,00 $ 12,15 $ 20,10 $ 35 % Souper 23,00 $ 32,50 $ 37,50 $ 34,40 $ 43,40 $ 45 % Total 45,00 $ 59,70 $ 67,50 $ 58,25 $ 78,60 $ 100 % Note 1 : Note 2 : Sauf s'il s'agit des villes de Baie-Comeau, Port-Cartier, Sept-Îles et toutes les villes et municipalités de la péninsule de la Gaspésie pour lesquelles les montants alloués sont ceux au Canada. À l étranger Les montants alloués varient selon le lieu du déplacement. L Université accorde le plus élevé des montants consentis par le gouvernement du Canada ou le gouvernement du Québec. Un tableau des remboursements consentis pour les principales destinations est disponible sur le site web du Service des finances à la section frais de voyage, section «Allocation de repas». Le Service des finances est responsable de mettre à jour régulièrement ce tableau. Les réclamations partielles doivent tenir compte des pourcentages indiqués au tableau. Modalité particulière Il appartient au personnel voyageur de déduire de ses réclamations les repas offerts, les repas inclus dans le prix de la chambre d'hôtel, les repas inclus dans les coûts d'inscription d un congrès, d un colloque ou de toute autre activité. À cet effet, le personnel voyageur devra joindre à son rapport de dépenses de voyage une copie du détail des frais d'inscription au congrès. 4.4 Inscription à un colloque, congrès ou séminaire L'Université remboursera les frais d'inscription à des colloques. Ceux-ci ne peuvent être acquittés directement par une demande de paiement ou par un bon de commande. Ils sont remboursés sur présentation de la facture lors de la production du rapport de dépenses de voyage. 4.5 Autres frais de voyage Admissibles Frais de guichet automatique Lors de déplacement à l étranger, l Université rembourse les frais raisonnables de guichets automatiques pour obtenir de l argent liquide. Aucun reçu n est requis. Frais de nettoyage Les frais raisonnables de nettoyage pour les vêtements lorsque le déplacement dépasse une semaine (7 jours civils) sont remboursés. Le reçu est obligatoire. Frais de visa Lorsqu un visa est requis pour un pays où l on doit exercer des activités pour le compte de l Université. Le reçu est obligatoire. Frais de vaccin Lorsqu un vaccin est requis pour un pays où l on doit exercer des activités pour le compte de l Université et que celui-ci n est pas couvert par les assurances maladies publiques ou privées. Le reçu est obligatoire. Assurances Les assurances associées à une location de véhicule à l extérieur du Canada et des États-Unis; 71

6 L assurance voyage couvrant les frais médicaux ainsi que l assurance annulation de voyage à condition que ces dernières ne soient pas incluses dans les prévoyances collectives du voyageur. Frais de cellulaire Pour les membres du personnel qui utilisent un téléphone cellulaire appartenant à l Université lors de déplacements à l extérieur du pays, veuillez consulter «Trucs et astuces afin de réduire les frais de données» sur le site internet du Service des finances à la section «Approvisionnements» Non admissibles Permis de conduire international Frais de délivrance des passeports Frais de films et de mini-bar dans les chambres d hôtel Frais de déplacement et de repas pour les conjoints Location de vêtements Cadeaux sauf cadeaux protocolaires qui sont admissibles pourvu qu ils soient des objets de promotion UL Assurances supplémentaires non identifiées spécifiquement dans le présent chapitre que choisit de contracter le voyageur. 5. Frais de réception et de représentation La présente règle s applique à tous les membres de la communauté universitaire pour toutes les dépenses en frais de représentation, de réception, de repas et d accueil d invités ou d employés qui sont compatibles avec sa mission. Plusieurs dépenses admissibles de la présente règle sont assujetties à certaines limites. Les détails sont présentés à l Annexe 4. Les repas d affaires avec des invités externes sont admissibles lorsque les fonctions de la personne qui offre le repas l exigent ou que des circonstances particulières le justifient. En général, les repas au restaurant entre employés de l Université ne sont pas des dépenses admissibles même si on y discute des affaires de l Université. Ce type de repas constitue d ailleurs, dans la plupart des cas, un avantage imposable. Sous certaines conditions, le coût des boîtes à lunch prises lors de rencontres occasionnelles de travail durant l heure de repas est une dépense admissible. L ordre du jour, s il y a lieu, doit être conservé afin d être présenté sur demande. Le but de la réunion et les sujets principaux doivent être indiqués sur le rapport de dépense de voyage et de réception ou la demande de paiement. Pour tous les repas d affaires et les repas de travail, aucune boisson alcoolisée n est admissible. Les boissons alcoolisées peuvent être admissibles à un coût raisonnable pour les frais d accueil des invités externes seulement et pour des circonstances spéciales telles que la collation des grades, une soutenance de thèse, la réception soulignant le départ d un employé, pour des réalisations particulières et exceptionnelles et les activités de philanthropie. Sauf pour souligner le départ à la retraite, le changement d unité ou le départ d un membre du personnel en poste depuis au moins trois ans, aucune dépense relative à un événement à caractère personnel n est admissible (anniversaire de naissance, maladie, etc.). Les frais de réception à caractère social et de reconnaissance générale d une unité administrative (faculté, service ou unité de recherche) doivent se limiter à un montant de 35 $ par employé par année. Les contributions des employés sont admises pour défrayer en partie les coûts des réceptions à caractère social. Par contre, les commanditaires externes sont interdits. 72

7 L Université n autorise pas la tenue de réceptions à ses frais au domicile personnel. Les frais de réception et de repas pris avec des invités peuvent être approuvés par les directeurs exécutifs ou responsables administratifs jusqu à concurrence de 35 $ par personne. Au-delà, les dépenses doivent être approuvées par les doyens, doyennes, directeurs et directrices des services. La facture originale détaillée doit être jointe au rapport de dépenses. Les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses : 6. Autres frais particuliers - Date; - But de la rencontre; - Nom des personnes présentes, employé de l Université ou non; - Nom de l unité ou de l entreprise de l invité Utilisation occasionnelle du téléphone cellulaire personnel pour le travail lors d un déplacement Les frais supplémentaires engagés pour le travail seront remboursés sur présentation de la facture originale (interurbains et temps d antenne) et approbation par le supérieur immédiat. Les appels d affaires imputés au compte de téléphone cellulaire personnel d un employé seront présentés au supérieur pour approbation. Le remboursement s effectuera à l aide d une demande de paiement en précisant les raisons qui justifient le remboursement et à laquelle sera jointe la facture originale Frais de branchement internet et frais internet mensuels à domicile Budget de fonctionnement Dans des cas exceptionnels, toute dérogation doit être soumise au supérieur immédiat. Une justification écrite indiquant les raisons pour lesquelles ce service est requis à domicile ainsi que la fréquence d utilisation doit être fournie et conservée. Si la dépense est autorisée, le remboursement est le coût direct en excédant du forfait de base dû à l utilisation aux fins d affaires. Fonds avec restriction Dans des cas exceptionnels, le coût direct des frais internet à domicile peut être admissible si la dérogation est acceptée par l organisme subventionnaire aux conditions prévues par l organisme sinon le remboursement est le coût direct en excédant du forfait de base dû à l utilisation aux fins d affaires Cadeaux, offrandes de fleurs et dons au décès Ces dépenses sont admissibles au budget de fonctionnement dans certaines circonstances seulement, voir détails à l Annexe Cadeau Un cadeau pour un employé est une dépense admissible dans le cas d un départ à la retraite, d un anniversaire de service aux cinq ans ou comme marque de reconnaissance (par exemple : plaque souvenir, etc.). Les frais admissibles sont un montant maximum de 50 $. Un certificat-cadeau est une dépense non admissible. Un cadeau pour un conférencier bénévole est une dépense admissible. Sa valeur non monétaire doit être symbolique sans relation avec la valeur de la prestation obtenue. Cette dépense est admissible au budget de l activité concernée. Un certificat-cadeau est une dépense non admissible. 73

8 6.3.2 Dons ou fleurs au décès Lors du décès d un membre de la communauté universitaire ou de certains partenaires de l Université3, la Direction des communications fait parvenir un don à l organisme de charité si précisé dans l avis de décès. Les dons ou offrandes de fleurs offerts au moment du décès d un employé ou d un membre de sa famille immédiate sont des dépenses admissibles, détails à l Annexe Paiement des dépenses À moins qu il y ait une entente spécifique avec un fournisseur et l Université Laval, toute personne autorisée à se prévaloir des dispositions du présent chapitre doit acquitter elle-même les frais à payer et réclamer ces frais par la suite en faisant parvenir au Service des finances un rapport de dépenses de voyage accompagné des pièces justificatives originales. Pour les frais de repas reliés à des réunions sur les lieux de travail, l ordre du jour ainsi que toutes autres informations pertinentes doivent être conservés afin d être présentés sur demande. Informations à fournir sur les rapports de dépenses de voyage et de réception Toutes les informations permettant d évaluer l admissibilité, le caractère essentiel et la pertinence de la dépense en lien avec la mission de l Université ou du projet de recherche doivent être indiquées en termes précis sur le rapport de dépense de voyage et de réception. La section «rapport de mission» du formulaire de dépenses de voyage et de réception doit être utilisée pour fournir ces informations : o Objectif du voyage (en lien avec la recherche ou la mission UL) o Reçus originaux et factures détaillées tels que factures d hôtel, contrats de location de véhicules o Les bordereaux de cartes de crédit ou de débit ne sont pas des pièces justificatives valides. Informations supplémentaires à fournir pour les projets de recherche : o Si le demandeur n est pas le titulaire du projet, préciser l appartenance au groupe de recherche du titulaire o Dates et destinations (personnes ou lieux visités) o Documentation d appui officielle (prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers) o Détails des dépenses quotidiennes liées aux visites o Précisions sur tout véhicule utilisé o Reçus originaux des billets d avion et les cartes d embarquement ou toute autre pièce justificative attestant les frais de déplacement Un rapport distinct par voyage ou par activité En principe, les personnes produisant un rapport de dépenses de voyage et de réception pour des frais de déplacement doivent remplir un rapport distinct pour chaque voyage. Cependant, il est possible de cumuler plusieurs petits déplacements sur un même rapport de dépenses de voyage et de réception (allocation km, per diem, stationnement, taxi, restaurant). 7.1 Carte d entreprise L Université offre gratuitement aux voyageurs fréquents la possibilité d utiliser une carte d entreprise. L Université en détermine les règles d utilisation en conformité avec celles du fournisseur de cartes. Pour tous les membres permanents du personnel appelés à réclamer des frais de voyage ou de réception (plus de trois fois par année) dans l'exercice de leurs fonctions, l'université offre gratuitement à chacun la possibilité d'utiliser une carte d'entreprise pour le paiement de la plupart des frais de voyage et de représentation imputables à l'université. 3 Catégories de donateurs à la Fondation de l Université Laval : Ami de l Université Laval, récipiendaire d un doctorat honorifique, gouverneur de la Fondation, partenaire pour la Campagne. 74

9 Ainsi, le personnel voyageur peut utiliser, chaque fois que cela est possible, la carte de crédit d'entreprise pour régler les dépenses suivantes : hébergement; location de voiture; billet d'avion, de train ou d'autobus; frais de repas. Les dépenses engagées par l'utilisation de la carte d'entreprise sont sous la responsabilité du détenteur de la carte et elles sont remboursables en totalité à l'émetteur de la carte par le détenteur de la carte. Veuillez consulter la section Frais de voyage portant sur les «ententes spéciales» du site web du Service des finances pour obtenir de plus amples informations sur les règles d utilisation de la carte entreprise et pour accéder au formulaire de demande. 7.2 Carte de crédit corporative par une compagnie pétrolière Toute émission d une carte de crédit au nom de l Université Laval par une compagnie pétrolière doit faire l objet d une autorisation par le Service des finances. Sous la supervision du gestionnaire responsable de l unité, un suivi doit être instauré pour l utilisation de la carte de crédit pour l essence. Un outil permettant le suivi de ces dépenses est présenté à l Annexe 6. Une copie du registre doit être transmise au Service des finances une fois par année soit au 30 avril. 7.3 Avance de voyage L Université consent des avances de fonds couvrant les frais réels de voyage comprenant les frais d inscription à l activité justifiant le voyage ainsi que les frais de déplacement. Une avance pour les frais de séjour (hébergement et repas) peut être accordée au montant de 100 $ CAD par jour pour les déplacements au Canada et de 150 $ CAD par jour pour les déplacements à l extérieur du Canada. La demande doit être faite maximum 3 semaines avant le départ. Le montant de l avance doit être au minimum de 200 $ et ne pourra excéder $. Seules les dépenses admissibles en vertu de ce chapitre peuvent justifier une avance de voyage. L'Université encourage toutefois son personnel à ne recourir à ces avances que si elles sont nécessaires compte tenu de l'ampleur des dépenses anticipées. Il est interdit à quiconque d'autoriser une avance de fonds non reliée à un déplacement planifié. Dans le cas où une avance n est pas utilisée pour une raison ou une autre, elle doit être remboursée à l Université dans les plus brefs délais. Dans tous les cas où une avance est émise, le rapport de voyage devra être transmis au Service des finances au plus tard 30 jours civils après la date de retour. 7.4 Paiement de services directement à un fournisseur En matière de frais de réception ou de dépenses de voyage, le paiement de biens ou de services directement à un fournisseur par facturation n est pas permis à l Université Laval à moins qu une des situations suivantes se présente : d avoir obtenu préalablement du Service des finances une autorisation de procéder de cette manière; de recourir à une entente avec un fournisseur dûment autorisé par le Service des finances et que le paiement de factures directement à un fournisseur soit reconnu comme procédure administrative dans cette entente. Réclamation de dépenses pour une tierce personne À moins de circonstances exceptionnelles, le remboursement des dépenses (km et per diem) doit être versé à la personne qui a assumé cette dépense. Un employé doit éviter de verser des sommes à une tierce personne (employé, invité, étudiant) pour ensuite les réclamer pour lui-même. 75

10 8. Vérification et approbation Toute dépense ou tout achat doit être autorisé de manière formelle et tangible par la personne qui a l autorité, directe ou déléguée, pour le faire. La politique actuelle de vérification et d approbation des rapports de dépenses de voyage et de frais de réception s applique à toutes les dépenses peu importe la source de fonds, le processus d achat et le mode de remboursement. 8.1 Vérification Toute dépense faite en vertu du présent chapitre doit être vérifiée par la direction de la faculté ou de l unité administrative à laquelle appartient le requérant. Le rôle du vérificateur est de s assurer : - de l admissibilité 4 et la conformité 5 des dépenses selon les règles de l Université et de l organisme subventionnaire, s il y a lieu; - de la disponibilité des fonds. 8.2 Approbation Un approbateur est un gestionnaire ou un responsable dûment mandaté, pour le budget ou un projet au fonds de fonctionnement, et devrait être le supérieur hiérarchique du requérant de la dépense. Dans le cas d un projet de recherche du fonds avec restrictions, c est le titulaire du projet ou son délégué. Le rôle de l approbateur est : - de s assurer de la pertinence et du caractère essentiel de toute dépense en lien avec les activités professionnelles universitaires du demandeur et des fonds utilisés; - d indiquer de façon tangible son autorisation des dépenses au budget ou au projet (signature, courriel ou approbation électronique). L approbateur et le vérificateur peuvent être la même personne dans une unité si cette dernière détient les deux statuts. Par contre, le bénéficiaire ne peut être l approbateur. Le signataire de l approbation peut remplacer sa signature par un courriel, initié précédemment par le requérant, mentionnant son autorisation de la dépense. Ce courriel doit être joint à la réquisition pour son traitement par le Service des finances. Les personnes autorisées à approuver une dépense sont : Le chercheur principal pour ses employés lorsqu il est bénéficiaire d une subvention; Le directeur d un département pour les employés de ce département; Le doyen ou une personne désignée à cette fin (vice-doyen ou directeur exécutif) pour les directeurs de département; Le doyen pour le ou les vice-doyens et le directeur exécutif de la faculté; Le doyen ou par délégation le directeur exécutif pour le personnel administratif des directions des facultés. Le directeur, le directeur adjoint ou le chef de division de l unité administrative pour les employés d un service; Le recteur ou un vice-recteur désigné à cette fin pour les doyens et vice-recteurs; 4 Admissibilité : Dépenses directement liées à la mission de l Université et au projet ou contrat de recherche et admissibles en vertu des règles applicables au budget ou au projet (vérificateur dans l unité et titulaire du projet). 5 Conformité : Respect des règles de l Université et de l organisme subventionnaire telles que pièces justificatives, informations et autorisations à fournir pour justifier la dépense (vérificateur dans l unité et titulaire du projet). 76

11 Le secrétaire général ou le vice-recteur concerné, selon le cas, pour les directeurs de service; Le président du Conseil d administration pour le recteur et les membres externes du Conseil d administration; Le président du Comité d audit ou à défaut, deux membres externes du Comité d audit pour le président du Conseil d administration. Pour référence, veuillez consulter la politique complète de vérification et d approbation des dépenses ainsi que le tableau synthèse des approbations de documents sur le site web du Service des finances : 9. Remboursement L Université rembourse au requérant, sur présentation de pièces justificatives originales, les frais assumés conformément au présent chapitre ou aux normes en vigueur des bailleurs de fonds, dans les trente jours suivants la réception au Service des finances, d un rapport de dépenses de voyage et de réception conformément complété eu égard aux exigences de ce chapitre et dûment approuvé par l autorité compétente. Les factures et reçus originaux détaillés sont exigés notamment pour les factures de restaurant. Les bordereaux de carte de crédit et le relevé carte de crédit ne sont pas des reçus valides. S ils sont présentés, ils doivent être accompagnés de la facture originale détaillée. Le Service des finances effectue un contrôle pour s assurer du respect de ces règles et des normes applicables. L autorisation finale de paiement relève de la compétence du directeur du Service des finances ou de son représentant. Tous les frais supplémentaires engagés par le personnel qui sont non conformes aux normes et règles de l Université doivent être défrayés par ce dernier et sont non remboursables, à moins d une autorisation préalable du Service des finances. Le directeur du Service des finances ou son représentant a toute autorité pour suspendre le paiement d une dépense non conforme aux règles, aux normes ou aux procédures en vigueur. Il en discute d abord avec le responsable de l approbation de la demande et en réfère, au besoin, à la vice-rectrice à l administration et aux finances. 10. Révision des règles Outre les responsabilités précisées ci-dessus, il appartient au Service des finances d établir et de réviser les règles financières et les procédures administratives nécessaires à l application du présent chapitre. La vice-rectrice à l administration et aux finances doit approuver toute modification de ces règles financières et procédures administratives, dans le meilleur intérêt de l Université. 77