Rapport sur l applicabilité des programmes de conformité et d éthique en matière de lutte anticorruption dans le secteur public

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1 Consultations publiques Commission d enquête sur l industrie de la construction 600, rue Fullum (sous-sol secteur 0570) Montréal (Québec) H2K 3L6 Montréal, le 10 juillet 2014 Rapport sur l applicabilité des programmes de conformité et d éthique en matière de lutte anticorruption dans le secteur public Mesdames, Messieurs, Les pratiques de corruption nuisent au secteur privé, tant aux petites qu aux grandes entreprises, à l échelle locale et mondiale. Cependant, la corruption représente également une menace sérieuse pour le secteur public, car elle mine la confiance du public en la primauté du droit et produit un effet disproportionné et néfaste sur l efficacité et l intégrité des décisions et des processus. Au cours des quelques dernières années, SNC-Lavalin a connu une grave crise en matière de conformité qui a terni sa réputation en plus d avoir reçu énormément d attention de ses parties prenantes et mené à diverses actions judiciaires. Nous avons dû en tirer de pénibles leçons et, en 2012, nous avons entamé notre parcours vers l excellence en matière d éthique et de conformité. Nous aimerions profiter de cette occasion pour faire part de nos expériences dans le cadre des consultations publiques tenues par la Commission d enquête. Ce rapport de haut niveau porte principalement sur les solutions possibles pour lutter contre la corruption dans les secteurs privé et public. Ni les entreprises ni les gouvernements ne peuvent lutter seuls contre la corruption. Les secteurs privé et public doivent y travailler ensemble. De plus en plus d entreprises comme la nôtre font preuve de leadership et de responsabilisation en mettant en œuvre au sein de leur organisation des programmes efficaces d éthique et de conformité en lien avec la lutte anticorruption. Toutefois, les entreprises risquent d être outrepassées par leurs concurrents qui n adoptent pas les mêmes normes de lutte anticorruption. Elles peuvent également recevoir des sollicitations frauduleuses et faire face à des

2 extorsions de la part du secteur public (du côté de la demande). Les petites et moyennes entreprises sont particulièrement exposées à de tels risques, mais c est également le cas des grandes entreprises œuvrant dans un milieu très concurrentiel à l échelle mondiale. L un des moyens de gérer ces risques est de prendre des «mesures collectives». Il s agit d un processus collaboratif et durable de coopération entre les parties prenantes. Ces initiatives peuvent émaner du secteur privé ou de partenariats public-privé; elles peuvent, par exemple, aborder des enjeux uniques de façon collective, en faisant la promotion de conditions équitables quant aux normes efficaces de lutte anticorruption dans le domaine des achats gouvernementaux. Avec le phénomène que la Commission d enquête doit examiner, nous recommandons que les entreprises du secteur public exigent que leurs entrepreneurs et leurs fournisseurs mettent en place des programmes efficaces et vérifiables d éthique et de conformité en matière de lutte anticorruption. Nous recommandons également que les organisations gouvernementales appliquent les mêmes normes et exigences à leurs propres activités. Bien que les normes de conformité en matière de lutte anticorruption soient tirées de diverses sources (lignes directrices fédérales des États-Unis, loi du Royaume-Uni sur la corruption, Manuel de déontologie et de conformité contre la corruption de l OCDE, lignes directrices sur la conformité et l intégrité de la Banque mondiale, Convention des Nations Unies contre la corruption, etc.), on remarque que ces normes et exigences convergent et sont facilement accessibles. Elles ne s appliquent pas uniquement à l approvisionnement (secteur privé), mais aussi à la demande dans la vaste majorité des cas (secteur public). Un programme de conformité efficace doit s harmoniser avec les activités précises d une entreprise et prendre en compte les risques connexes. Il doit constamment être amélioré et adapté aux changements potentiels. Sous réserve que les besoins et les enjeux en matière de conformité varient en fonction de chaque entreprise et qu il n existe aucune formule unique, nous avons déterminé les normes et exigences suivantes d un programme «efficace». Celles-ci ne s appliquent pas précisément au secteur privé, mais sont d une importance capitale pour toutes les entreprises, y compris celles du secteur public : Ton donné par la direction. Ultimement, chaque organisation doit viser le développement et le maintien durable d une culture d intégrité et de conformité que les plus hauts dirigeants doivent adopter, notamment les agents publics, et qui doit être mise en œuvre de façon efficace, puis communiquée clairement et sans ambigüité à tous les employés, et dont ont doit renforcer l importance.

3 Code de conduite dans les affaires et politiques et procédures en matière de conformité. Les codes de conduite efficaces sont clairs, concis et accessibles pour tous les employés, ainsi que les personnes qui agissent au nom de l organisation. Ils doivent être offerts dans la langue locale pour tous les secteurs de l organisation et les tierces parties. Ils doivent aussi être régulièrement passés en revue pour demeurer actuels. Quant à leur contenu, les codes de conduites doivent donner un aperçu des responsabilités en matière de conformité au sein de l organisation, détailler les contrôles internes adéquats, les pratiques d audit et les politiques de documentation, et présenter les mesures disciplinaires. En dernier lieu, les codes de conduite doivent encourager les employés, ainsi que les tiers, à signaler les problèmes d éthique et de conformité aux fonctions respectives d une organisation (p. ex. : superviseurs, représentants des ressources humaines ou responsables de la conformité). Surveillance, autonomie et ressources. Les organisations gouvernementales doivent affecter un ou plusieurs cadres supérieurs en particulier à la surveillance et à la mise en œuvre de leurs programmes de conformité. Ces personnes doivent posséder l autorité nécessaire au sein de l organisation, l autonomie adéquate provenant de la haute direction, ainsi que les ressources suffisantes pour assurer une mise en œuvre efficace. Évaluation des risques. Nous recommandons que les organisations mettent au point un programme complet de conformité axé sur les risques. En fait, pour effectuer une évaluation efficace des risques, une organisation doit concentrer son attention et ses ressources sur les risques qui posent le plus grand danger potentiel pour elle. Formation et conseils sur une base continuelle. Même les politiques écrites les plus claires et complètes sont inutiles si l organisation ne les communique pas efficacement au moment approprié à son personnel et aux parties prenantes concernées. Les organisations publiques doivent offrir une formation périodique à tous les employés concernés et envisager de le faire pour leurs sous-traitants et leurs fournisseurs. La formation doit être adaptée à chaque public. De plus, les organisations publiques doivent fournir, au besoin, une orientation et des conseils en matière de conformité sur une base continuelle. Élimination des obstacles. Pour établir la crédibilité de son programme de conformité, une organisation doit agir par rapport aux obstacles qui se présentent. Pour être efficace, un programme de conformité doit être exécuté et appliqué à tous les niveaux d une organisation publique. Celle-ci doit répondre au non-respect des exigences en matière de conformité à petite et à grande échelle. À grande échelle, chaque incident devrait pousser l organisation à réévaluer l efficacité de son programme de conformité. À petite échelle, l organisation doit prendre des mesures disciplinaires de façon rapide et cohérente contre les employés directement responsables d une conduite répréhensible.

4 Diligence raisonnable des tiers. L une des principales composantes d un programme de conformité efficace consiste en la mise en œuvre d une diligence raisonnable des tiers en fonction des risques, particulièrement en ce qui a trait aux sous-traitants et aux fournisseurs. Il devient de plus en plus important pour les organisations du secteur public d évaluer et de surveiller l efficacité et la maturité des normes d éthique et de conformité des tiers. L objectif de cette démarche se résume à deux aspects : dans un premier temps, les organisations gouvernementales doivent être conscientes des enjeux potentiels d intégrité associés à leurs sous-traitants et à leurs fournisseurs, et être en mesure d atténuer les risques respectifs. Dans un deuxième temps, en effectuant une diligence raisonnable appropriée et constante auprès des tiers, le secteur public établit ses normes d éthique et de conformité de façon efficace et visible, et devient ainsi un autre élément essentiel pour les entreprises du secteur privé qui cherchent à établir des conditions équitables sur le plan de l éthique et de la conformité. Signalement confidentiel et enquête interne. À l instar du secteur privé, le secteur public doit fournir à ses employés et à d autres personnes des moyens de signaler les mauvaises conduites ou les violations de ses politiques de manière confidentielle et sans crainte de représailles, comme des services d écoute téléphonique anonymes (lorsque permis selon la loi locale) ou d ombudsman. De plus, les organisations du secteur public doivent mettre en œuvre un processus efficace, fiable et financé adéquatement pour enquêter sur les violations alléguées et documenter la réponse de l organisation, y compris toute amélioration ou révision de ses contrôles internes ou de ses programmes de conformité. Amélioration continue. Les organisations du secteur public doivent régulièrement réviser et améliorer leurs programmes de conformité afin qu ils demeurent adaptés et efficaces, surtout en présence des éléments suivants : changements à leur mandat, maillons faibles dans la conformité révélés grâce à l expérience de l organisation et mesures coercitives contre les tiers. Les secteurs public et privé doivent envisager l établissement de processus conjoints pour renforcer et élaborer continuellement les pratiques exemplaires concernant les normes d éthique et de conformité (groupes de travail mixtes, examen par les pairs, etc.). Nous réitérons le fait que nous sommes heureux de pouvoir contribuer aux consultations publiques de la Commission d enquête et soulignons que nous sommes disponibles à votre convenance pour échanger encore davantage sur cette question cruciale.

5 Cordialement, David G. Wilkins Chef de la conformité Andreas Pohlmann Conseiller au chef de la conformité