ACADEMIE DE RENNES Fiche Convocations centrale 2

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1 Connexion et identification à l application DT-Ulysse : Vos identifiants vous permettent d accéder à l application 1. Le Principe : 1.1 L ordre de mission (OM) doit être créé avant le départ et validé par un «valideur hiérarchique» puis par «le service gestionnaire» et ce grâce à la convocation. L OM autorise le déplacement. Concernant les convocations à l initiative de l administration centrale, le Service Académique de Frais de Déplacement (SAFD) est «valideur hiérarchique» et «service gestionnaire.» Les convocations doivent impérativement être transmise au SAFD à l adresse dédiée: billets.safd@ac-rennes.fr, ou par fax : L Etat de Frais (EF) doit être créé au retour de la mission, permettant ainsi la saisie des frais annexes (tickets de transports en commun, par exemple.) 1.3 Les originaux des pièces justificatives liées au déplacement doivent être envoyés au SAFD (adresse cidessous.) Sans quoi, l état de frais ne pourra être mis en paiement. 2. La navigation dans l application : ACCUEIL Retour au menu général de l application, à tout moment ENREGISTRER Enregistrement des données du document actif RETOUR à la page précédente RECHERCHER Fenêtre de recherche d une donnée (ou «pop-up») : accès à la liste des valeurs possibles. DETAIL Accès à un écran de détail CALENDRIER Permet d accéder au calendrier pour sélectionner une date. CREER Ajout d une ligne dans un document (ex. : ajout d une prestation dans un OM) AVANCER Envoi du document dans le circuit de validation : passage au statut suivant (validation par ex.) REVENIR Retour du document dans le circuit de validation : retour au statut précédent (refus de validation par ex.) Un astérisque à côté du libellé d un champ indique que la saisie de ce champ est obligatoire 3. Création d un ordre de mission Au niveau du Menu général : Bloc «Ordre de mission en cours de traitement», «Créer» Page 1 sur 5

2 Toujours choisir ce type de document pour un ordre de mission sur convocation La sélection de «Création Classique d un Ordre de Mission» fait apparaître le bloc inférieur «Création d un nouvel ordre de mission» 3.1 Onglet GENERAL L enveloppe budgétaire des convocations à l initiative de l administration centrale est : 0214RECT-CONVOCSCENTRALE Certaines informations apparaissent sur votre convocation. Elle doit impérativement être transmise au SAFD Pensez à enregistrer régulièrement votre saisie Dans la case commentaire, précisez : - votre date de naissance (indispensable pour la commande.) - votre numéro de carte si vous possédez un abonnement. - vos préférences (fenêtre, couloir, sens de la marche.) 3.2 Onglet PRESTATIONS : Cet Onglet est exclusivement réservé aux frais pris en charge directement par l administration. Vous y saisirez vos horaires de train pour une commande de billets (minimum 48h à l avance.) Cliquer sur l onglet «Prestations» puis, sur l icône «Train» puis, sélectionner «Train (T.)» Page 2 sur 5

3 Saisir les horaires Aller puis, Retour. Les horaires de train doivent correspondre aux horaires réels afin que le SAFD puisse réserver exactement le trajet souhaité. Vous avez la possibilité de préciser le numéro du train. Trajet Aller Cliquer sur le lien «créer le trajet retour» Trajet Retour 3.3 Onglet ETAPES : Frais de repas et Hôtel Dans l onglet «Etapes», cliquer sur le lien «Générer les étapes» puis, sur «Oui.» L application propose alors le nombre de repas et de «nuitées» correspondants aux dates et horaires saisis dans l onglet «Général.» Page 3 sur 5

4 3.4 Transfert de l ordre de mission en validation hiérarchique au SAFD Cliquer sur le bouton vert en bas à droite de votre ordre de mission : Cliquer sur la loupe puis, choisir dans la liste le nom du destinataire : NEVRAUMONT Nathalie Puis, «Confirmer le changement de statut» ATTENTION! Envoyer simultanément la convocation (indispensable pour la validation) par mail à l adresse billets.safd@ac-rennes.fr ou par fax au Au retour de la mission : Transformer l ordre de mission en état de frais 4.1 Création d un Etat de Frais Menu Général, bloc «Etat de Frais en cours de traitement», «Créer» (comme pour l OM.) Cocher «Initialisation à partir d un Ordre de Mission», puis cliquer sur la mission à transformer en état de frais L état de frais est alors au Statut «1 Création / Modification de l EF» et reprend toutes les informations saisies dans l ordre de mission. Si vous n avez rien à ajouter aux différents frais ou aux trajets, passer directement à l étape 4.3 Transfert de l état de frais en «validation hiérarchique» au SAFD Page 4 sur 5

5 4.2 Onglet FRAIS : Ajout des frais annexes De la même manière que pour l ordre de mission, les frais supplémentaires sont à saisir dans l onglet «Frais.» Vous pouvez notamment, saisir le montant de vos tickets de transports : Vous avez également la possibilité de soustraire certains frais, comme par exemple, les repas lorsqu ils ont été pris en charge par l administration : 4.3 Transfert de l état de frais en «validation hiérarchique» Effectuer la même opération que pour l ordre de mission Les pièces justificatives indispensables à la mise en paiement de l état de frais sont à envoyées au SAFD : (Originaux des billets de train, tickets de transport, factures d hôtel, etc ) NB : Seules les pièces attestant d un paiement sont recevables. Page 5 sur 5