Guide pour utilisateurs de portable

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1 Guide pour utilisateurs de portable Version : 1.0 Date : 8 septembre 2008 Présenté à Par Usagers ayant un ordinateur portable STI Commission scolaire Beauce-Etchemin 11780, 10 e Avenue Saint-Georges (Québec), G5Y 6Z6 Téléphone : Télécopieur :

2 Table des matières Introduction 3 Le client Citrix 4 Démarrage du client Citrix 4 Synchronisation des documents 6 Utilisation du portable à des fins personnelles 7 Scénarios de démarrage 8 Scénario 1: Étapes de démarrage normales du portable lorsqu il est connecté au réseau de la CSBE 8 Scénario 2 : Étapes de démarrage du portable lorsqu il est connecté sur Internet sans être connecté au réseau de la CSBE 11 Scénario 3 : Étapes de démarrage du portable lorsqu il n a aucune connexion réseau 13 Concepts 15 Termes importants 15 La technologie Citrix (appelé à la CSBE «client léger») 16 Types de station de travail 17 Avantages de la nouvelle configuration des portables 19 Foire aux Questions (FAQ) 20 Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 2 de 21

3 Introduction Le présent document est une aide aux utilisateurs travaillant dans un environnement Citrix avec ordinateur portable. Il présentera des scénarios d utilisation fréquents (ex : ce qui se passe lorsque vous n êtes pas connecté au réseau, lorsque connecté, etc.). De plus, les nouvelles fonctionnalités introduites aux portables seront expliquées (Citrix, synchronisation, etc.). Enfin, une section de questions fréquentes (FAQ) est proposée à la fin du document. Un terme volontairement introduit pour raison de simplification est celui du «client léger». Normalement, nous ne pouvons pas dire qu un portable est sur «client léger» ou a été migré «client léger» mais plutôt qu il utilise l environnement Citrix. Un portable est ce qu on appelle un «client lourd». Un «client léger» est un minuscule ordinateur n ayant pas de disque dur ni de lecteur de CD-ROM, à ne pas confondre avec un «client lourd» (ex : portable). Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 3 de 21

4 Le client Citrix 1 La raison pour laquelle on peut dire que votre portable est migré «client léger» est due au simple fait que le client Citrix est installé sur votre portable, rien de plus. C est ce programme qui vous permet de démarrer des applications à partir des serveurs vous donnant l impression que ces programmes fonctionnent localement sur votre portable. Démarrage du client Citrix Le client Citrix est lancé automatiquement à l ouverture de la session Windows. (l icône avec une boule rouge à côté de l heure). Le client tente, lors de son démarrage, de se connecter aux serveurs Citrix pour connaître l ensemble des applications qui sont offertes à l utilisateur. Une fois la liste des applications déterminées, le client va configurer les icônes associés aux applications à leur endroit respectif (sur le bureau ou dans le «Menu Démarrer»). Lorsque le processus de validation est complété, le client arrête de clignoter et les applications sont prêtes à être utilisées. Il est important de laisser le processus de démarrage se compléter avant de tenter d ouvrir une application ou un document. 1 Le nom officiel du client Citrix est «Agent Program Neighborhood Citrix». Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 4 de 21

5 Authentification avec le client Citrix La seule configuration que vous pourriez être amenée à compléter (mais qui est normalement automatisée) est l entrée de votre nom d utilisateur et mot de passe pour être en mesure d utiliser les applications Citrix de la CSBE auxquelles vous avez accès. Le champ «Nom d utilisateur» doit contenir le nom d usager que vous employez pour ouvrir une session sur votre ordinateur. Même chose concernant le mot de passe. Vous devez inscrire «csbe» pour le domaine. Cochez la case «Enregistrer mot de passe» pour ne pas avoir à saisir vos informations d authentification à chaque ouverture de session. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 5 de 21

6 Synchronisation des documents Les utilisateurs de portable continuent comme auparavant à enregistrer leurs documents localement sur leur portable. La nouveauté est que les documents sont maintenant synchronisés sur un serveur de fichiers pour sécuriser les données advenant la perte ou le bris du portable mais surtout pour offrir une mobilité accrue. Lorsque des petites flèches bleues vont visibles sur les icônes, cela veut dire que ces données sont synchronisées. Au démarrage et à la fermeture de l ordinateur, vous aurez une fenêtre de synchronisation qui apparaîtra. Cliquez sur «Synchroniser» pour sauvegarder vos fichiers sur le serveur ou cliquez sur «Fermer» si vous n avez pas fait de modifications à vos documents depuis la dernière synchronisation. La synchronisation des fichiers ne pourra fonctionner que lorsque vous êtes connecté au réseau de la CSBE. Si cette fenêtre de synchronisation ne s offre pas à vous au démarrage et à la fin de la session, veuillez communiquer avec SOS Techno au 4911 pour que cela soit rectifié. Autrement vos données sont à risque. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 6 de 21

7 Utilisation du portable à des fins personnelles La politique RT-01 (article 6-2) permet une utilisation restreinte de votre portable à des fins personnelles. De façon à conserver vos fichiers personnels (mp3, vidéos, Word, etc.) tout en évitant d en conserver une ou plusieurs copies sur les serveurs de la CSBE, nous avons créé sur le bureau un dossier «Documents personnels» dans lequel nous vous demandons de sauvegarder tous vos dossiers personnels et de ne jamais mettre ceux-ci sur le bureau pour éviter qu ils soient synchronisés. Un avantage important pour vous de faire ceci est que le temps de synchronisation sera diminué car vos documents personnels ne feront pas partie des éléments synchronisés. Mise en garde : les fichiers contenus dans «Documents personnels» ne seront pas pris en «back-up» par les systèmes automatisés. Il vous revient conserver vousmême une copie de vos documents sur une clé USB ou un CD/DVD au besoin. Mise en garde : Lors d un bris ou d un changement d ordinateur, le personnel technique du STI ne tentera pas de récupérer ou de transférer ces dossiers personnels pour vous. Ceci demeurera votre responsabilité. Vous aurez donc maintenant sur votre bureau un dossier se nommant «Documents personnels» en plus de votre dossier habituel «Mes Documents». La différence entre ces deux dossiers est : «Mes Documents» est synchronisé sur les serveurs de la CSBE «Documents personnels» n est pas synchronisé. Ces données ne prennent pas d espace inutile sur les serveurs de la commission scolaire car elles ne sont pas synchronisées. L icône de synchronisation sur le dossier «Documents personnels» signifie que le raccourci est synchronisé mais les fichiers à l intérieur du dossier ne le sont pas. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 7 de 21

8 Scénarios de démarrage Scénario 1: Étapes de démarrage normales du portable lorsqu il est connecté au réseau de la CSBE Étapes Évènements Ctrl-Alt-Del pour entrer votre mot de passe : 1 Entrez votre nom d usager et mot de passe et cliquez «OK». Le domaine («Se connecter à») doit être «CSBE». 2 Assurez-vous que le «Verr Num» (Numlock) est activé si vous utilisez le pavé numérique pour les chiffres. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 8 de 21

9 3 Vous devez attendre que Windows ait terminé de charger le système avant de commencer à travailler. Si vous commenciez à travailler trop rapidement et fermiez des fenêtres (ex : fenêtre noire) du chargement système, le système pourrait geler et vous devriez redémarrer. Une fenêtre noire devient visible. Il ne faut pas la fermer au risque de déstabiliser l ordinateur. Elle disparaîtra toute seule. 4 Le chargement de l anti-virus se fait : 5 L icône qui indique que l anti-virus est en fonction se situe dans le bas, dans la zone de notification à côté de l horloge : Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 9 de 21

10 L écran ci-dessous apparaît vous demandant si vous désirez synchroniser (copier) à partir du serveur de la CSBE. 5 Ne sélectionnez ni désélectionnez des éléments au point 1. La sélection par défaut est la bonne. Si par mégarde vous auriez changé la sélection et ne vous rappelez plus quels éléments étaient sélectionnés à l origine, veuillez communiquer avec SOS Techno (4911) pour que l on vous aide à sélectionner les bons éléments de nouveau. Cliquez sur le bouton «Synchroniser» (2) si vous avez fait des changements à vos documents qui n ont pas encore été sauvegardés sur le serveur de fichiers. Si vous n avez pas fait de changements à vos documents depuis la dernière synchronisation, alors vous n avez qu à cliquer sur «Fermer» (3). Le client Citrix est lancé automatiquement à l ouverture de la session Windows. (l icône avec une boule rouge à côté de l heure). 6 Dès que la boule rouge ne clignote plus, vous êtes en mesure de démarrer des applications Citrix en cliquant sur la boule rouge. 7 Votre portable est maintenant prêt à être utilisé. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 10 de 21

11 Scénario 2 : Étapes de démarrage du portable lorsqu il est connecté sur Internet sans être connecté au réseau de la CSBE Voici les quelques-unes des différences d avec le scénario précédent (scénario 1) : Étapes Évènement Détectant une connexion réseau (Internet), le système vous offrira une fenêtre de synchronisation. Puisque vous n avez (avec ce scénario précis) qu une connexion à Internet et non une connexion au réseau de la CSBE, vous auriez une erreur de synchronisation si vous cliquiez sur «Synchroniser». Cliquez dans ce cas sur «Fermer» pour ne pas tenter une synchronisation (faites la même chose à la fermeture de session). 1 Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 11 de 21

12 Une erreur se produit concernant le client Citrix (Agent Program Neighboorhood Citrix). Détectant une connexion réseau (Internet), il va tenter de se connecter au serveur Citrix mais va échouer puisque le portable n est pas connecté sur le réseau de la CSBE en tant que tel : 2 C est une erreur «normale» puisque vous n êtes pas sur le réseau de la commission scolaire. Vous n avez qu à cliquer sur «OK». Vous verrez dans la barre de notification l icône du client Citrix (Agent Program Neighborhood Citrix) avec un X rouge : Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 12 de 21

13 Scénario 3 : Étapes de démarrage du portable lorsqu il n a aucune connexion réseau Ces quelques évènements qui peuvent se produire si vous n êtes ni connecté à Internet, ni connecté au réseau de la commission scolaire : Étapes Évènements Au démarrage, vous verrez une fenêtre indiquant que vos lecteurs réseau (dans poste de travail) ne sont pas disponibles : 1 Un autre message apparaîtra indiquant que la synchronisation ne peut se faire car le serveur de fichiers n est pas disponible : 2 L icône de «Agent Program Neighboorhood Citrix» est grisé, ce qui indique que les applications Citrix ne peuvent être démarrées : 3 Dans ce cas, «Agent Program Neighboorhood Citrix» est grisé car le serveur Citrix n est pas accessible. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 13 de 21

14 Enfin, une icône montrant 2 écrans d ordinateur avec un X rouge sera visible dans la zone de notification, ce qui indique que la connexion réseau est inactive : 4 Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 14 de 21

15 Concepts Termes importants Client Leger Un client léger est un ordinateur qui, dans une architecture client-serveur, n'a presque pas de logique d'application. Il dépend donc surtout du serveur central pour l exécution des applications. Client Lourd Ordinateur de table ou ordinateur portable qui permet autant l utilisation d applications installées localement que l utilisation d applications distantes (applications Citrix). Citrix Technologie permettant l installation d applications sur un serveur (qu on nomme serveur Citrix) et qui donne la possibilité aux clients légers et lourds d utiliser ces applications à distance. Serveurs Citrix Serveurs ayant des applications offertes aux clients légers et clients lourds (portable ou poste de table) à travers la technologie Citrix. Lorsqu un serveur tombe, un autre prend la relève. Application Citrix Une application qui a été installée sur un serveur à l aide de la technologie Citrix et qui peut être utilisée à distance par un client léger ou un client lourd (portable ou poste de table). Agent Citrix Program Neighborhood Appelé dans ce document «client Citrix», c est un programme permettant de démarrer les applications Citrix sur un client léger ou un client lourd. C est l équivalent Citrix du menu «Démarrer» de Windows. Programme visible dans la zone de notification dans Windows (en bas à droite à côté de l horloge). Serveur de fichiers Serveur entreposant les données des usagers (documents, images, etc.). Pour les utilisateurs de portable, le serveur de fichiers sert à faire une copie de sauvegarde (synchronisation) des documents locaux du portable. Le dossier Mes Documents et le contenu du bureau sont entreposés en backup sur un serveur de fichiers. Attention : les fichiers dans «Dossier personnels» ne sont pas sauvegardés sur le serveur de fichiers. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 15 de 21

16 La technologie Citrix (appelé à la CSBE «client léger») La technologie Citrix est basée sur le principe du télétravail. Le principe est simple, on installe les applications nécessaires à la CSBE sur un groupe de serveurs à l aide de CITRIX. On publie les applications aux usagers qui en ont besoin et à partir de là, on peut commencer utiliser les ordinateurs pour travailler avec les applications qui nous ont été attribuées. On parle alors d applications Citrix, c està-dire, d applications offertes à travers la technologie Citrix qui tournent non localement sur notre ordinateur mais à distance sur le serveur. Pour en savoir davantage, veuillez visiter le lien suivant : Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 16 de 21

17 Types de station de travail Il y a présentement 4 types de stations de travail à partir desquelles on peut utiliser la technologie Citrix à la CSBE : - Client Léger Wyse V90LE (avec Windows XPe) : Ce client léger est un ordinateur très petit avec 2 Gig de mémoire interne. Ce client léger prend peu d espace, peut rapidement être remplacé et ne contient pas de données usagers (ex : Mes Documents). Contient quelques applications locales très spécifiques mais il n est pas possible d installer de nouvelles applications. Permet la connexion de périphériques externes USB. Le bureau de travail est exécuté localement sur le client léger mais à peu près toutes les autres applications demandent d être exécutées sur des serveurs Citrix. Ce type de client léger est le plus répandu à la CSBE. - Client Léger Wyse S10 : Ce type de client léger est le plus simple. La différence majeure avec le Client Léger Wyse V90LE (avec Windows XPe) est que le bureau de travail Windows n est pas exécuté localement sur le poste de travail mais est celui retrouvé sur les serveurs Citrix. Rien n est exécuté localement, tout est exécuté sur les serveurs Citrix. Physiquement 2 fois moins volumineux que le modèle V90LE, il est surtout utilisé dans les bibliothèques de la CSBE. - Poste de table ou portable avec le client Citrix : Il est question d un ordinateur qui est en mesure d utiliser des applications Citrix comme le fait le Client Leger qui, de plus, contient des applications installées et exécutées localement (auparavant, nous n utilisions que des applications locales). Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 17 de 21

18 Les différences majeures entre les ordinateurs portables et les autres ordinateurs sont les suivantes : - La suite Office 2003 est installée localement sur le portable (Word, Excel, ). Par contre, il reste quand même possible d utiliser la version Citrix de la suite Office si nous le désirons. - Les données usager sont emmagasinées localement sur les postes de table et les portables. Elles sont également synchronisées (en copie de sauvegarde) avec les serveurs de fichiers lors de l ouverture de la session et lors de la fermeture de la session. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 18 de 21

19 Avantages de la nouvelle configuration des portables Fiabilité des données Vos documents dans Mes Documents et sur le Bureau sont pris en sauvegarde sur le serveur de fichier. (Par contre «Documents personnels» ne l est pas) Mobilité Vous pouvez maintenant vous connecter à n importe quel endroit, sur n importe quel poste et vous aurez la même configuration, les mêmes documents et les mêmes applications. Un transfert de portable à une autre personne se fait donc presque instantanément. «Installation» instantanée des applications aux usagers Lorsqu il vous manque une application déjà disponible sur un serveur citrix, nous pourrons vous la rendre disponible instantanément sans nous déplacer. Évidemment, sous réserve du nombre de licences acquises et disponibles. Facilité de gestion pour les techniciens Lorsqu une nouvelle version d Office (ou toute autre application) doit être offerte, nous n avons pas à l installer sur chacun des postes. Nous l installation tout simplement sur les serveurs Citrix et le tour est joué! Rapidité d intervention en cas de problème Quand une problématique se présente au niveau des applications Citrix, les techniciens centralisés sont en mesure de réagir rapidement en corrigeant le problème à distance, ce qui n est pas peu dire pour une commission scolaire comme la notre répartie sur un grand territoire. Économies substantielles sur l achat de licences Utilisation de licences concurrentes. Voici un exemple : Si 100 personnes doivent pouvoir utiliser un logiciel donné mais qu il n y a jamais plus de 30 personnes qui utilisent ce logiciel en même temps, alors nous n avons qu à acheter 30 licences au lieu de 100 licences. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 19 de 21

20 Foire aux Questions (FAQ) Pourquoi me demande-t-on maintenant deux fois mon mot de passe lorsque j ouvre mon ordinateur le matin? Le premier mot de passe demandé est celui de Windows. Il permet d ouvrir la session Windows et d avoir accès aux applications locales du portable. Le deuxième mot de passe (pareil à celui de Windows) est celui de Citrix. Il permet de donner accès aux applications Citrix. Pour éviter de toujours avoir à entrer le mot de passe Citrix à chaque ouverture de session Windows, vous n avez qu à cocher la case «Enregistrer mot de passe» (cela sans risque au niveau de la sécurité) Comment fait-on pour voir le menu des applications Citrix dont j ai accès? Faites un clique gauche de souris (si vous être droitier) sur le bouton rouge en bas à droite de votre écran. J ai besoin de l application [nom d une application] mais elle n est pas disponible dans le menu Citrix (boule rouge). Vous devez faire une demande pour qu on vous octroie les accès pour que l application Citrix que vous désirez apparaisse dans votre menu. Mon portable n est pas disponible et je dois travailler sur des documents. Que puisje faire? Vous n avez qu à vous authentifier sur un client léger ou tout autre portable de la CSBE. Vous aurez ainsi accès à votre dossier Mes Documents, à votre Bureau et à vos applications Citrix comme si vous étiez sur votre propre ordinateur portable (exception des applications installées localement sur votre portable). Pourquoi la synchronisation de mes documents est-elle si longue? Si c est la première fois que vos documents sont synchronisés, alors il faudra être patient et attendre. Copier une grande quantité ou de gros fichiers dans votre dossier Mes Documents ou votre bureau fera également augmenter le temps de synchronisation. Il est demandé d entreposer vos fichiers personnels volumineux (qui ne sont pas en lien avec votre travail) ailleurs que dans Mes Documents ou sur le Bureau pour ne pas que ceux-ci soient synchronisés sur le serveur évitant une surcharge du serveur et une longue synchronisation. Nous vous demandons d utiliser le dossier «Documents personnels» sur votre bureau à cet effet. Comment puis-je changer mon mot de passe? Utilisez le Centre d identité pour cela : 1. Allez sur le site de la commission scolaire : 2. Aller dans le menu «Section du personnel» 3. Cliquer sur «Centre d identité» en bas à gauche. 4. Suivez les instructions. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 20 de 21

21 Est-ce suffisant de rabattre l écran de mon portable quand j ai terminé ma journée ou dois-je l arrêter complètement en passant par le menu Démarrer? Si vous rabattez toujours l écran de votre portable sans jamais fermer votre session ou arrêter votre portable, alors vous ne serez jamais présenté avec l écran de synchronisation. S il arrivait un problème majeur à votre portable, alors vous perdriez tous vos documents non synchronisés. Il est donc recommandé de fermer votre session ou d arrêter votre portable chaque jour si possible. Une autre manière de synchroniser est la suivante : Faites un clic droit de la souris sur l icône d ordinateur en bas à droite de votre écran et cliquez sur synchroniser. Pourquoi dois-je faire «Ctrl-Alt-Supprime» (Ctrl-Alt-Del) avant de pouvoir m authentifier? Ceci est une mesure de sécurité qui empêche à un programme espion de voler votre mot de passe. Guide Citrix pour utilisateurs de portable Page 21 de 21

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