DU DEVIS A LA FACTURE : MENTIONS OBLIGATOIRES ET BONNES PRATIQUES

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4 DU DEVIS A LA FACTURE : MENTIONS OBLIGATOIRES ET BONNES PRATIQUES NB : Cette synthèse est une évocation rapide générale et non exhaustive de la thématique. Il s agit d une sensibilisation sur les risques encourus et une opportunité d être averti en amont, pour permettre ensuite à chacun d adapter ses documents commerciaux. Rappel sur l engagement contractuel : C est le consentement réciproque entre acheteur et vendeur C est le fait générateur de droits et obligations pour le vendeur comme pour l acheteur Il intervient dès qu il y a accord sur la CHOSE et le PRIX Il est donc essentiel de bien l encadrer depuis le devis jusqu à la facture. DEVIS CONSENTEMENT EXECUTION FACTURATION SAV Devis et Factures sont 2 documents commerciaux qui encadrent l acte d engagement contractuel. Ils doivent être parfaitement conformes entre eux et doivent également répondre à des obligations légales (MENTIONS OBLIGATOIRES notamment). Ils sont sujets à sanctions en cas de non-respect des obligations portées au Code du Commerce et au Code Général des Impôts. LE DEVIS : Descriptif des travaux à exécuter par un professionnel ou Descriptif de la marchandise Estimation du prix définitif (Prix déterminé ou déterminable) Exposé des conditions de vente (CGV) et de collaboration Pas d obligation légale systématique et générale de délivrance avant l acte d achat Cependant, pour la protection du consommateur, la délivrance est obligatoire notamment pour : Travaux de dépannage > 150 Prestations de santé en dépassement > 70 Déménagement Les mentions obligatoires : Date du devis Nom et adresse du Vendeur ou Prestataire + Activité + RCS Nom du client Lieu de la prestation ou de l exécution de l opération Date de la prestation Décompte détaillé de la prestation ou des produits (Qté & PU) Prix de la main d œuvre, le cas échéant Frais de déplacement, le cas échéant Conditions de SAV ou garantie Somme globale à payer (HT & TTC) Durée de validité de l offre Caractère gratuit ou payant du devis Pour entreprises avec RCP obligatoire : - Identité Assureur + Adresse - Zone de couverture LE DEVIS ENGAGE LE VENDEUR/PRESTATAIRE A COMPTER DE SON EMISSION LE DEVIS ENGAGE LE CLIENT A COMPTER DE L ACCEPTATION SANS RESERVE LE DEVIS ACCEPTE est la matérialisation du CONSENTEMENT Importance des CGV!

5 LA FACTURE : La facture retrace l exécution de l opération commerciale et doit répondre à des critères stricts définis par la loi. Des sanctions sont prévues en cas de non-respect des mentions obligatoires. (Art. L441-3 Code de Commerce & Art du CGI) La facture a des enjeux à la fois économiques, comptables, fiscaux et juridiques (en cas de litige). Obligations : Rédaction en langue française pour la France Emission en 2 exemplaires (papier ou numérique) : Original Client 2 ème exemplaire Vendeur ou Prestataire Montant de la TVA en Euros quelle que soit la devise de facturation. Mentions obligatoires : Numéro de Facture : UNIQUE et basé sur une SEQUENCE CHRONOLOGIQUE CONTINUE, sans rupture. Datation : Date d émission de la facture + (si différente), date de la vente ou de la prestation de service Facturation d une Prestation dès exécution - Facturation d un Bien dès la vente Tolérance : 15 ème jour du mois suivant le mois de la vente ou de la prestation et la fin du mois pour les factures récapitulatives si elles sont justifiées par la fréquence des livraisons et acceptées par le client. Identité de l Acheteur : Nom ou raison sociale Adresse N identifiant TVA * (si UE), Sauf factures < 150 HT ou statut Auto-entrepreneur Adresse de Livraison / lieu Prestation Identité du Vendeur : Nom & Prénom (si Auto Entrepreneur) ou Raison Sociale Forme juridique & capital Adresse siège social N identifiant TVA intracommunautaire Autres données du Vendeur obligatoires : N RCS + greffe d immatriculation (pour Artisan n répertoire métiers) N SIREN ou n SIRET + Code NAF/APE Références RCP (si obligation pro) Produit / Service : Désignation précise (nature, marque, référence ) si prestation, Nb heures, ventilation matériaux/mo Quantités (unité, poids, volume, taux horaire) Prix Unitaire HT (avant RRR) & Total HT par ligne Devise de facturation et paiement

6 Majorations de prix (transport, emballage...) Réductions de prix (Rabais, Remises, Ristournes, hors escompte, acquises à la date de la vente ou de la prestation) Taux de TVA & Montant TVA en ou «exonération TVA - art 262 ter, I CGI» Montant TTC à payer DATE de Paiement (comptant ou à échéance) : JJ/MM/AAAA Depuis 2009 : <45 jours fin de mois ou 60 jours date de Facture Modalités d Escompte pour paiement anticipé : Taux ou mention de l absence d escompte Retards de Paiement : Taux de Pénalités Indemnité forfaitaire de recouvrement d un montant de 40 HT depuis le 1 er janvier 2013, en application de la transposition de la Directive Européenne 2011/7 de février 2011 Frais complémentaires sur justificatifs Mentions recommandées : Incoterm & Mode de livraison Extraits des CGV relatifs aux étapes post-facturation Coordonnées : Téléphone Web Sanctions : Sanctions Pénales : Amende < ( si récidive) Amende < si personne morale Sanctions fiscales : (pas récupération TVA) Pas de récupération de TVA Amende de 15 par facture et par inexactitude ou erreur constatée (plafond ¼ du montant) 50% du montant de la facture pour grave infraction (ramené à 5% si régularisation sous 30 jours) Sanctions civiles : Annulation de la vente en cas de mentions de nature à tromper le consommateur Autres : Exclusion des marchés publics pendant 5 ans Affichage ou diffusion de la décision judiciaire Contrôle fiscal Contrôle DIRECTE (Direction Régionale des entreprises de la Consommation, du travail et de l Emploi) se tient à votre disposition pour toute information complémentaire.

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