Comment importer un carnet d adresses?

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1 Comment importer un carnet d adresses? Cette procédure s applique pour les modèles : WorkCentre 7328/7335/7345 WorkCentre 7232/7242 Il se peut que les illustrations ou les thèmes utilisés dans ce document soient quelque peut différents de votre machine. 1. Carnet d Adresses Avant de commencer, il faut savoir que chaque machine Xerox possède sa propre structure de carnet d adresses. Afin de la connaître, nous devons «mapper» son carnet d adresse pour connaître sa structure. Tout d abord, la machine doit avoir au moins une adresse pour chaque type enregistré (courriel, serveur, fax, fax internet). Si vous ne possédez aucune adresse enregistrée sur la machine, voici comment procéder : a. Appuyez sur le bouton «état machine» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 1 sur 19

2 b. Sur l écran, appuyez sur l onglet «outils», puis, dans la partie fonctions, sélectionnez «Ajouter entrée carnet d adresses» c. Prenez un destinataire «non utilisé», puis appuyez sur le bouton «créer/supprimer» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 2 sur 19

3 2. Créez votre adresse. Sélectionnez les champs à compléter puis appuyez à chaque fois sur «modifier les paramètres» pour sélectionner les paramètres à entrer. Type d adresse : vous avez le choix entre courriel, serveur, fax (option), fax internet(option) Une fois les informations entrée, appuyez sur «enregistrer» Une fois ces paramètres faits, veuillez éteindre la machine et la rallumer. Veillez à ce que personne ne vienne toucher l écran de la machine durant la procédure qui suit pour éviter de faire des conflits. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 3 sur 19

4 2. Mappage du carnet d adresses Le mappage va nous permettre de connaître la structure du carnet d adresse de la machine. Voici la procédure à suivre : a. Ouvrer un navigateur web et taper l adresse IP de votre appareil Xerox. Cliquez ensuite sur l onglet «Propriétés» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 4 sur 19

5 b. Dans le menu à gauche, allez sous «Services», «Courriel», «Carnet d adresse». Cliquez sur le lien «Mapper un carnet d adresses existant» Si une fenêtre vous demande d entrer le nom d utilisateur et mot de passe administrateur, par défaut le nom d utilisateur est «11111» et le mot de passe «x-admin» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 5 sur 19

6 c. Cliquez sur le bouton «enregistrer». Sélectionnez l emplacement où vous voulez enregistrer le fichier.csv d. Une fois ceci fait, mettez la page internet de la machine en suspend dans la barre des tâches. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 6 sur 19

7 3. Modification du fichier CSV Les fichiers.csv sont de simples fichiers textes avec des valeurs séparées par des caractères définis (ex. : virgule, point-virgule, ) Les appareils Xerox sépares leurs valeurs par des virgules. Pour travailler avec un fichier csv de manière confortable, il faut l ouvrir avec un programmes tableur. Voici comment ouvrir le fichier avec Microsoft Excel : a. Commencez par ouvrir Excel Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 7 sur 19

8 b. Dans les menus, cliquez sur «Données» et demandez d importer un fichier. Version Excel 2007 Version Excel 2000/2003 Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 8 sur 19

9 c. Sélectionnez le fichier mappé que vous avez enregistrer, puis cliquez sur «importer» d. Vérifiez que le type de fichier soit en «délimité», puis cliquez sur «suivant» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 9 sur 19

10 e. Dans les séparateurs, cochez «Virgules», puis cliquez directement sur «terminer» f. Une fois que vous avez cliquez sur «Terminer», une petite fenêtre apparaît. Dites «OK» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 10 sur 19

11 g. Les données sont à présent visibles sur la feuilles Excel. Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de colonne. Certaines sont utilisées pour le mode courriel, serveur, fax et fax internet. Dans l exemple présenter, nous avons uniquement une adresse de type courriel. Le procédé est identique pour chaque type. h. Afin de facilité l affichage, vous pouvez masquer les colonnes qui ne contiennent pas d information. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 11 sur 19

12 i. Voilà, nous avons à présent les colonnes qui nous concernent uniquement pour le courriel. j. Pour rajouter de nouvelles données, insérer des nouvelles lignes. Dans la colonne MFDN, continuez la numérotation. Dans la colonne MFADDRT, répliquez votre type d entrée (dans l exemple, c est MAIL pour courriel). Entrez ensuite les informations. Si vous avez également des entrées fax, vous pouvez également les rajouter. Il faudra vérifié les colonnes concernées par le type fax. Il est important que la dernière ligne soit un * dans la colonne MFDN Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 12 sur 19

13 k. Une fois votre carnet d adresse compléter, enregistrer votre fichier avec un nom en fichier csv, puis dites «enregistrer» l. Deux fenêtres vont apparaître. Dites «Ok» pour la permière et «oui» pour la deuxième. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 13 sur 19

14 4. Convertir les ; par des, Comme précisez précédemment, les machines Xerox ne supporte que les fichiers.csv avec les valeurs séparées par des virgules. Malheureusement, Excel ne sait séparer les valeurs des fichiers.csv que par des points-virgules. Pour remédier à cette contrainte, voici la marche à suivre : a. Faites un clic-droit sur le fichiers.csv que vous avez enregistré depuis Excel, puis demandez d ouvrir avec Bloc-notes. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 14 sur 19

15 b. Allez dans le menu «Edition» puis cliquez sur «Remplacer» c. Dans rechercher, mettez «;», puis dans remplacer par, mettez «,» Cliquez ensuite sur «Remplacer tout» d. Enregistrez votre fichier. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 15 sur 19

16 e. Donnez lui un nouveau nom avec comme extension.csv Précisez dans les types de fichiers «tout les fichiers» puis dites «enregistrer» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 16 sur 19

17 5. Importer le nouveau fichier d adresses Il ne reste plus qu à importer le nouveau fichier dans l appareil Xerox. a. Ouvrez la page internet de la mise en suspend. Cliquez sur le bouton «Parcourir» Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 17 sur 19

18 b. Sélectionnez le fichier enregistrer depuis le bloc-notes, puis dites «ouvrir» c. Cliquez sur le bouton «Importer maintenant» d. Un message vous averti que la machine va se réinitialisé. Dites «OK». Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 18 sur 19

19 Une fois la machine réinitialisée, vous pouvez contrôler dans le carnet d adresse de la machine si vos nouvelles entrées sont bien inscrites. Support Axius Comment importer un carnet d adresses? Page 19 sur 19

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