ARN Informatique Atelier Word débutants du 25 septembre 2014

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1 ARN Informatique Atelier Word débutants du 25 septembre 2014 Basé sur Word 2010 Mais aussi valable pour Word 2007 et 2013 Word 365 est un abonnement sur Internet

2 Buts de cet atelier Je ne vais pas vous apprendre la dactylographie! Le but est de les mettre en forme (formater) o C est-à-dire de les rendre plus agréables à lire, plus faciles à comprendre Il faut donc o Faire des paragraphes o Espacer o Éliminer les fautes d orthographe et de frappe (autant que possible) o Etc... Vous avez 3 documents modèles prêts, sur lesquels nous allons nous exercer

3 Avertissements Nous allons avancer tranquillement Arrêtez-moi si je vais trop vite ou si vous n arrivez pas à faire une opération Les menus sont ceux de Word Il y a des différences dans Word 2007 ou Certaines options ne sont pas disponibles dans Word 2003 Nous irons jusqu où nous pouvons sans stresser Il y a des pages de cette présentation qui sont pour mémoire, si vous répétez l opération plus tard. Je ne m y arrêterai pas longuement.

4 Ouvrez WORD Il affiche une page blanche Menu / Options / Enregistrement Choisissez l emplacement par défaut de vos fichiers document

5 Opérations sur fichiers Onglet Fichier (Dans WORD 2007 : La sphère) o Enregistrer (même nom) o Enregistrer sous (autre nom ou emplacement) o Ouvrir o Fermer o Récent (automatique si aucun fichier n est ouvert) o Nouveau o Imprimer o Enregistrer et envoyer

6 FERMEZ WORD, ROUVREZ WORD Ouvrez le fichier «Modèle lettre.docx» : Fichier Ouvrir Cliquer sur «Modèle lettre.doc»

7 Sélectionnez l objet de la commande! L ordinateur doit savoir sur quelle partie de texte vous voulez effectuer une opération. Sélectionnez le mot, l ensemble de mot, la ligne, le paragraphe ou l ensemble de pages sur lesquels vous voulez que la prochaine commande s applique Pour sélectionner un élément, on peut o Clic au début, garder le clic gauche enfoncé et déplacer le curseur o Clic au début, peser sur Majuscule, clic à la fin o Double clic sur un mot pour le sélectionner o Un triple clic dans un paragraphe le sélectionner o Amener le pointeur dans la marge gauche : flèche penchant à droite. Clic gauche. Éventuellement déplacement vers le bas en maintenant le clic o Tout, vraiment tout sélectionner : Ctrl/A

8 RÉGLAGES DE WORD Un certain nombre de décisions doivent être prises par l utilisateur Elles sont valables par défaut, mais on peut les modifier pour chaque document séparément On peut modifier ces valeurs par défaut

9 Marques de formatage Sous «Accueil», faites afficher les marques o Paragraphe o Retour à la ligne o Espace o Espace insécable o Tabulateur Ils ne sont pas imprimés On peut choisir de les afficher ou non : bouton

10 Correcteur orthographique Fichier / Options / Vérifications Réglages : Cocher les cases selon vos désirs

11 Options de correction automatique

12 Options de correction automatique

13 Langue de travail Fichier / Options / Langue o «Activé» fait référence au clavier o «Installé» fait référence au correcteur o La première langue est la langue par défaut o S il y a plusieurs langues, il trouvera la bonne dès la fin du 1er paragraphe

14 Langue de révision Définir la langue de vérification o Révision / Langue POUR LA PARTIE SÉLECTIONNÉE SEULEMENT!

15 Onglet «Mise en page», groupe «Mise en page» Concerne le document dans son entier o Pour voir ce qui se passe : Taille : Choisissez A5 Orientation : Choisissez Paysage Marges : choisissez Modéré Colonnes : Choisissez 2 o Annulez ces 4 opérations! Il est possible de définir des sections, avec chacune ses paramètres (une page paysage, une portrait, ou une à 2 colonnes, une à 1 colonne)

16 DOCUMENT «MODÈLE DE LETTRE» C est une demande (fictive) de remboursement des impôts Le texte a été entré «au kilomètre» : seul le texte est présent, sans aucun formatage Nous allons le mettre en page correctement

17 Onglet «Affichage» Pour travailler efficacement, il faut optimiser l affichage Dans le menu, cliquez «Affichage» et choisissez «Page» et «100%» (ou autre si vous préférez) Avec 100 %, la dimension à l écran est très proche de la réalité sur papier lors de l impression Affichez la règle : des cm bien réels!

18 Contrôle orthographique du document Selon les options : en continu Ou : lancer avec l icône ABC (ou avec F7) o N accepte que les mots contenus dans le dictionnaire à disposition! o En français, il y a un espace avant : ou! mais pas en anglais. D où de nombreuses confusions. Word l ajoute automatiquement sous forme d un espace insécable Souligné en rouge : le mot n existe pas dans son dictionnaire En français, on peut décider si on veut les accents sur les MAJUSCULES! Souligné en vert : faute de typographie ou d accord, double espace... Souligné en bleu : mot existant mais faux dans le contexte. Clic droit sur le mot pour avoir des propositions de correction

19 Si vous faites une erreur, annulez l opération! Dans la barre d accès rapide tout en haut, la première flèche bleue permet d annuler la dernière opération (ou Ctrl/Z) Annulez plusieurs opérations, dans l ordre inverse : clic sur le petit triangle noir à droite de la flèche Rétablir l opération annulée avec 2 e flèche bleue à droite

20 Onglet «Mise en page», groupe «Paragraphe» Concerne le paragraphe où se trouve le curseur o Attention : jusqu au prochain retour de ligne o Espacement «avant» : à utiliser souvent! Sélectionnez la première ligne de l adresse, mettez 12 points Pour «9999 Laville», «Concerne» et «Messieurs», mettez 36 points Sélectionner toute la suite sauf Annexes, mettez 6 points o Espacement «après» : à utiliser rarement. o Retrait à gauche : à utiliser Sélectionner les 3 lignes de l adresse et «9999 Laville», mettez 7 cm

21 Petit truc Si on veut un seul paragraphe mais insérer malgré tout des retours de ligne, presser Majuscule en même temps que Enter o Résultat o Word considère ceci comme un seul paragraphe

22 Ça a déjà meilleure allure, non? On continue Sélectionner le corps de texte de la lettre Ouvrez les détails du groupe paragraphe : flèche en bas à droite Dans le retrait de la 1e ligne, mettez 0.5 (cm)

23 Utilisation de la règle : marges Les marges POUR TOUT LE DOCUMENT s affichent dans la règle On peut les modifier en les déplaçant avec la souris (double flèche horizontale resp. verticale)!

24 Utilisation de la règle : retraits Les retraits POUR LA SÉLECTION s affichent dans la règle (triangles gris) On peut les modifier directement en les déplaçant avec la souris

25 Groupe «Police» : police de caractères Sélectionnez le paragraphe «Concerne» Soit du début à la fin Soit la flèche qui tue à gauche Soit trois clics rapides o Choisissez une police de caractères, puis sa dimension (en points) o Vous pouvez mettre Gras, Souligné Évitez Italique qui est peu lisible o Vous pouvez agrandir ou rapetisser la police avec les icônes correspondantes o Mise en couleur du texte avec l icône correspondante Nous en avons terminé avec ce document Supprimez l affichage des marques

26 DOCUMENT «MODÈLE LISTE DE MEMBRES» Ouvrez le document

27 Tabulateurs Pour aligner des textes ou chiffres en colonnes, on utilise les tabulateurs o Gauche Centré Droite Décimal o Ils sont en haut à gauche Cliquer dessus pour passer de l un à l autre o Cliquer dans la règle pour les placer Dans le texte, touche Tab o Code affiché :

28 Placer les tabulateurs Sur chaque ligne, entrez UN SEUL tabulateur après le nom, le prénom, le 1er chiffre, la rue et numéro, le No postal et la localité. N essayez pas de gérer ici!!! o Sélectionner toutes les adresses o Choisir le tabulateur gauche, le placer à 2 cm o Choisir le tabulateur décimal, le placer à 5.5 cm o Choisir le tabulateur gauche, le placer à 7.5 cm et 16 cm o Choisir le tabulateur droite, le placer à 15 et 22 cm Et le tableau est bien présenté... o Faites afficher les marques : espaces?? Essayez de déplacer un tabulateur. N oubliez pas de sélectionner TOUTES LES LIGNES.

29 Tabulateurs réglage manuel On peut aussi positionner les tabulateurs avec «Tabulation» dans le groupe «Paragraphe» de l onglet «Mise en page»

30 Tabulateurs quelques remarques Le tabulateur n est opérationnel que pour la zone sélectionnée On déplace un tabulateur dans la règle en cliquant dessus et déplaçant le pointeur avec le clic gauche enfoncé On supprime un tabulateur en cliquant dessus dans la règle et en tirant vers le bas avec le clic gauche enfoncé

31 Tableau Un tableau (avec des cellules) est plus performant que le tabulateur pour des situations plus complexes On peut créer un tableau de 3 manières o Avec «Insérer» «Tableau» et on dessine le nombre de lignes et colonnes o Sélectionner le texte, «Insérer», «Tableau» «Convertir le texte en tableau». Attention : avoir d abord mis des tabulateurs systématiques! o «Insérer» «Tableau» «Dessiner un tableau» Une fois le tableau sélectionné, il apparaît un onglet «Outils de tableau». On peut travailler les divers paramètres de mise en page du tableau

32 Cellules d un tableau Les cellules sont formatées automatiquement On peut décider des formatages On peut fusionner des cellules On peut couper une cellule en deux Etc...

33 DOCUMENT «MODÈLE PV»

34 Ouvrez le document «modèle PV» Sélectionner jusqu au point 1 (non compris) o Mise en page : espace avant 12 points Sélectionner la première ligne o Accueil : choisir le style Sélectionner la 4 e ligne (titre du document) o Accueil : sélectionner le style «Titre 2»

35 Liste numérotée ou liste à puces Sélectionner le point 1, 1 ère ligne o Choisir «liste numérotée» o Déplacer le taquet double à 1 cm o Régler «Espace avant» à 6 points, avec l icône Nous n allons pas faire ces opérations 10 fois! o Sélectionner cette ligne, cliquer l icône «pinceau», puis sélectionner la ligne 2 Le formatage a été reproduit o Ôter le No 2 o Si on clique 2 fois sur l icône, ou peut répliquer le formatage plusieurs fois.

36 Liste à numéros ou liste à puce Si on commence une ligne par un chiffre + point, Word ouvre automatiquement une liste numérotée Si on commence une ligne par un tiret + espace, Word ouvre automatiquement une liste à puces o Pour annuler, presser Ctrl/Z. Prochain numéro ou prochaine puce au prochain paragraphe (retour de ligne) Dans une liste à numéros ou à puces à plusieurs niveaux, Word utilise niveau suivant quand on commence une ligne avec Tab Deux retours de ligne : fin de l automatisme

37 Les Styles Un style est un ensemble de mise en forme Mise en forme «prête à l emploi» Pour modifier ultérieurement l apparence de ce titre, il suffit de changer le style du titre o Word met à jour toutes les instances du style dans le document : homogénéité garantie! Une hiérarchie des titres est définie o Elle est utilisée pour établir la table des matières Un choix de styles prédéfinis se trouve dans le ruban de l onglet accueil On peut définir ses propres styles

38 Définir notre style «Liste numérotée» Sélectionner la ligne du point 1 Ouvrir la liste des styles Choisir «Enregistrer la sélection...»

39 Appliquer notre style Sélectionner la 1 ère ligne du point 2 Cliquer sur l icône du style qui est apparue dans la liste Même chose pour le point 3 Même chose pour le sous-titre «Aquagym», puis tapez Tab Même chose pour le sous-titre «Jeux», puis taper Tab Même chose pour les sous-sous titres «Jass» et «Fléchettes», puis taper Tab 2 fois pour chacun Même chose pour le sous-titre «Voyage et excursions», puis taper Tab une fois

40 Suite... Même chose pour le point 4 Même chose pour le sous-titre «Site Internet» + Tab Même chose pour le sous-titre «Volontariat» + Tab Word tient à jour le numérotation : si j introduis un retour de ligne entre le 4 et «Rapport de la présidente», un point 4 vide apparaît et le rapport de la présidente prend le No 5 avec des sous-titre 5.1 et 5.2.

41 Modifier le style J aimerais un caractère plus gros, en gras et italique, avec une numérotation genre 1.a.i Sélectionner une ligne du style Liste Numérotée Modifier dimension des caractères, gras Modifier le genre de numérotation Clic droit sur le style o Et choisir «Mettre à jour...» Tout est adapté en fonction. Vérification et corrections parfois nécessaires

42 Rechercher un mot Groupe Modification / Rechercher o Ouverture d une fenêtre à gauche Nombre de correspondances Résultat : mot surligné en jaune

43 Remplacer un mot Vous voulez remplacer une abréviation par le texte en clair : ARN par Association de Retraités Nestlé «Suivant» cherche mais ne remplace pas «Remplacer» remplace le suivant seulement «Remplacer tout» est terriblement efficace... même là où on ne voulait pas! On peut annuler l opération avec Ctrl/Z

44 En-tête et pied de page Pour un long document, il est utile de mettre un pied de page avec les numéros de page automatiques Pour un document officiel, il faut aussi y mettre le nombre total de pages, la date, l émetteur,... Menu Insertion / Pied de page : choisir un modèle Double clic sur le pied de page, onglet «Création» Ajouter le numéro de page Pour ajouter un champ : QuickPart / Champ En-tête et pied de page cachés pour la première page.

45 ÉDITER UN DOCUMENT : MARQUES DE RÉVISION Pour mémoire!

46 Onglet révision Groupe Suivi Activer Suivi des modifications Toute addition, effacement, modification est noté Plusieurs intervenants peuvent faire des modifications On peut accepter ou refuser les modifications On peut faire afficher le document à l état initial, avec les modifications ou à l état final Si on ne veut pas enregistrer des modifications mineures, on désactive le Suivi. Mais elles ne seront pas réversibles après la sauvegarde.

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