ELO Business Logic Provider

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1 ELO Business Logic Provider La gestion documentaire et d'information facilitée Disposer d'une gestion documentaire et d'information globale, et simple d'utilisation relève à la fois de la véritable aubaine et du challenge informatique pour les entreprises. Le module ELO Business Logic Provider (BLP) permet d'intégrer différentes applications métier de manière transparente dans un processus applicable à l'échelle de l'entreprise. ELO BLP se présente comme une plate-forme d'approche globale pour l'orchestration, l'automatisation et l'intégration d'informations via des processus côté client et côté serveur, et sur la base d'une logique commerciale modélisable sur mesure. L'intégration des applications tierces utilisées dans l'entreprise aux suites ELO ECM ELOprofessional et ELOenterprise s'effectue de façon individuelle. Les concepts d'interfaces rigides sont désormais relégués au passé. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I

2 ELO Business Logic Provider Mode de fonctionnement Gestion documentaire avec configuration centralisée ELO BLP offre aux utilisateurs une suite de solutions unique pour l'intégration d'applications tierces au système ECM d'elo et à ses grandes lignes de produits ELOprofessional et ELOenterprise. Une logique commerciale configurable de manière centralisée pilote le traitement des justificatifs et des rapports des s, documents MS Office et numérisés, ainsi que des fichiers particuliers. Enterprise-Content-Management

3 ELO BLP s intègre en toute transparence aux applications principales comme les systèmes ERP, CRM ou métier. L utilisateur tire profit d un haut degré d automatisation ainsi que d informations à l utilisation simplifiée dans son environnement habituel et se voit ainsi épaulé de manière optimale dans ses processus métier. Ce faisant, ELO BLP assure la continuité du système qui intègre tous les aspects de création, traitement, stockage et pilotage des processus touchant aux documents et fichiers. Gestion de l information au-delà du domaine de l entreprise Les informations ne sont plus seulement stockées au sein de l entreprise, et ce depuis longtemps. Les données et documents peuvent être produits au dehors, sont mémorisés dans des devis externes ou doivent être mis à disposition de manière ciblée à travers les services de cloud, afin de permettre une utilisation à l échelle de toute l entreprise. ELO BLP dispose de connecteurs pour intégrer les différentes sources de données de l entreprise tels que Microsoft Office 365, Microsoft Sharepoint, Google Drive et Dropbox. Interface graphique de configuration ELO BLP : l'outil de conception permet (entre autres) de personnaliser la logique commerciale de manière individuelle en vue de l'utilisation par l'ecm. 3

4 ELO Business Logic Provider Solutions par secteur d'activité ELO BLP permet de modéliser la logique d'intégration et de traitement dans un module centralisé de conception à l'interface graphique particulièrement intuitive. Dans le même temps, l'outil de conception est également utilisé à des fins d'administration et de création de rapports. Ces options de configuration modulables et très efficaces, associées à la possibilité d'utiliser des standards packagés dans le logiciel (les «modèles»), permettent d'accélérer la réalisation des projets. Le tout sans programmation, mais en mettant en avant une configuration transparente de bout en bout axée autour de la possibilité de mise à jour. Modèles applicatifs : connexion ERP packagée Une logique commerciale préconfigurée est mise à disposition pour une grande variété de systèmes ERP et d'applications métier sous la forme d'un «modèle applicatif». Modèles commerciaux : solutions et bonnes pratiques Grâce à ELO BLP, les clients bénéficient d'un savoir-faire de longue date dans le domaine de l'organisation de contenu pour divers secteurs d'activité et domaines spéciaux. Cette réserve de connaissances est fournie au travers de modèles logiciels packagée sous la forme de modèles sectoriels, p. ex. pour le commerce de gros technique, les entreprises de production, etc. Modèles de procédé : processus techniques packagée et réexploitables Certains systèmes peuvent exiger des approches technologiques spéciales pour présenter les données et documents sous une forme particulière. Il n'est pas nécessaire de générer de nouveau et difficilement ces procédés techniques exigeants sur le plan de l'intégration car il est possible de les mémoriser dans des modèles dédiés. Enterprise-Content-Management

5 Traitement ECM avec ELO BLP : une équipe qui gagne La manipulation intuitive d'elo BLP permet le traitement entièrement automatique des données et des documents en tâche de fond ou en dialogue avec l'utilisateur : traitement de justificatifs et rapports générés reconnaissance de code-barres sur des documents numérisés dépôt et pilotage des processus touchant aux documents numérisés depuis la boîte de réception stockage de documents provenant de Microsoft Word et Excel traitement des s par opération dépôt de fichiers directement à partir du système de fichiers, par dropzone sur le bureau utilisateur ou directement intégré dans un système ERP traitement de fichiers sur la base de répertoires surveillés saisie de données encadrée par des règles dans des formulaires modulables transfert de données extraites dans les systèmes principaux échange de documents et de données entre les systèmes locaux et/ou les systèmes de stockage en ligne (sur le cloud) Traitement des justificatifs imprimés Les modules ELO BLP -Output Manager et ELO BLP - processeur PDF compris dans la livraison assurent le traitement des justificatifs générés en propre depuis les systèmes ERP et les applications métier. Le gestionnaire de sortie «Output Manager» assure la mise à disposition automatisée de versions imprimées depuis les applications commerciales. Le transfert se fait par le biais d'une ou de plusieurs imprimantes virtuelles, qui créent des fichiers TIFF ou PDF et qui sont en mesure de mettre à disposition des formulaires d'arrière-plan. Le processeur PDF sait traiter les fichiers PDF directement depuis le système de fichiers et offre en outre des options complètes de reconnaissance et extraction de données directement à partir des documents PDF. Le traitement des versions imprimées est entièrement automatisé. Il est également possible de choisir de détailler les versions du document d'origine si les documents sont archivés à plusieurs reprises. Ceci permet de mémoriser l'historique complet des modifications et des versions d'un justificatif dans ELO. 5

6 ELO Business Logic Provider Documents numérisés : justificatifs internes et externes Les bons de livraison signés, les certificats de contrôles visés ou les preuves de performance constituent des justificatifs qui doivent être conservés. La reconnaissance de code-barres d'elo BLP permet de traiter automatiquement les justificatifs après leur numérisation et de les allouer à des opérations dans les systèmes ERP. Traitement des factures fournisseurs : la perfection à tous les niveaux Le traitement automatisé des factures entrantes constitue un gisement de rationalisation considérable. Le degré d'automatisation souhaité peut être augmenté dans toute la chaîne de processus suivant le volume de documents et la taille de l'entreprise. À cet effet, ELO propose le module performant ELO DocXtractor au-delà d'elo BLP, qui offre un traitement optimal des factures entrantes grâce à l'extraction intelligente de données dans les documents ou aux options modulables de vérification de facture entrante par position qui s'étendent à la validation de données. Ceci permet de réduire les délais de traitement au minimum et d'éviter la saisie de données redondantes. Enterprise-Content-Management

7 Optimiser la gestion des s Le stockage et le traitement du courrier électronique occupent un rôle majeur quand il s'agit d'offrir un flux continu d'information. Pour préserver la force probante des s, également en matière de législation fiscale, ceux-ci sont en général soumis à une obligation de conservation dans leur format d'origine. Avec ELO BLP, les s ne sont pas seulement classés suivant des aspects techniques, mais peuvent aussi être attribués à des opérations ou partenaires commerciaux dans le système. Seule l'attribution à des données structurées garantit l'utilisation simple et sécurisée des connaissances ainsi véhiculées. Ces possibilités d'organisation globale des contenus sont offertes directement dans Microsoft Outlook ou du côté serveur avec le module ELO XC. En plus des solutions dédiées à Microsoft Outlook, d'autres modules client et serveur pour Lotus Notes et Tobit sont également disponibles. Classer des documents Microsoft Office en un clic ELO BLP s'intègre également en toute transparence dans Microsoft Word, Excel et Outlook, et assure le classement de documents sur la base de règles et la liaison avec les opérations commerciales dans le système. Le traitement est rapide et confortable. Lors du classement d'un document, des informations peuvent être recherchées sur le système ou dans d'autres sources, voire validées directement depuis la boîte de dialogue. Un mode de travail intuitif et convivial est la clé d'une conformité utilisateur maximale, base indispen-sable à une gestion documentaire globale et une transparence optimale des transactions. 7

8 ELO Business Logic Provider Pertinence du classement automatique par glisser-déposer Les «dropzones» (ou zones actives de classement rapide) permettent de traiter simplement les fichiers provenant des sources les plus diverses par glisser-déposer. Le classement peut être réalisé ici suivant des aspects purement techniques ou relatifs au contenu (opérations ou objets commerciaux par exemple). Dans le cas du classement relatif au contenu, la dropzone peut aussi offrir des options de classement adaptées au contexte de la tâche actuelle comme du système ERP, à savoir au client, à la commande ou au projet par exemple. Il est possible de définir la destination du classement des activités personnelles principales comme les projets ou clients actuels dans des favoris. La dropzone peut être directement présentée sur le bureau de l'utilisateur ou intégrée au système. Commande : Client : société xy Projet : 2317 Documents DropZones Enterprise-Content-Management

9 Actions de chargement entièrement automatiques Même sans interagir avec l'utilisateur, ELO BLP assure un classement sûr et valide dans l'environnement utilisateur ou du côté serveur. Les répertoires peuvent faire l'objet d'une surveillance et être soumis à un traitement automatisé piloté par la logique commerciale. Les fichiers et documents sont transférés aux services centraux pour le traitement et le dépôt. De l'erp et du CRM à MS SharePoint et aux applications Web L'assistance contextuelle de l'utilisateur est proposée directement dans Microsoft SharePoint à travers les clients Web et pour de nombreux autres systèmes et applications Web. À titre d'exemple, l'utilisateur peut classifier facilement des documents par glisser-déposer depuis son bureau local sur une page dédiée à l'équipe à des fins de gestion de projet. Ce faisant, le chargement sur le serveur et le traitement complet sont réalisés dans le respect des directives imposées par l'organisation. ELO BLP pour MS SharePoint : organisation de documents et de données (classer, indexer, structurer, attribuer des droits, démarrer un flux de travail), comprenant des fonctions SharePoint spéciales comme la génération de pages Web, listes et bibliothèques. 9

10 ELO Business Connect Fonction avancée Une action adaptée au contexte Les processus techniques et logiques permettant le traitement des données et des documents sont élargis à une gestion complète des opérations et des informations au travers du module ELO Business Connect (BC). ELO BC établit une liaison entre les applications commerciales, les stockages de documents, les bases de données et les autres sources d'information, Microsoft Office, les applications tierces et Web dans un contexte global. L'utilisateur est au cœur de l'action. Il dispose des options et des sources d'information pertinentes dans le contexte de la tâche en cours et de son rôle pour déclencher des actions à travers des groupes de fonctions permettant de rechercher, informer, créer, appeler, ignorer ou déposer les documents. La logique commerciale d'elo BLP et d'elo BC est configurée comme un seul outil de conception centralisé. Cette possibilité de configuration commune permet de réaliser des économies en termes de réglage et de fonctionnement du système. Ceci permet de mettre à disposition des modèles de traitement des documents, des données et des actions de façon continue à l'échelle de toute l'entreprise. Information Agir ERP ECM BI Données Documents Analyses Social Savoir-faire SharePoint Services Web Blogs & Wikis Office Déposer Basculer dans Créer Rechercher Informer Dossier client Processus ERP Dépôt des s Enterprise-Content-Management

11 Une valeur ajoutée automatisée, basée sur les rôles, pour chaque tâche ELO BC s'intègre au système principal et au bureau local, et offre à l'utilisateur un accès aussi simple que pratique aux informations et fonctions utiles à sa tâche. Une action globale et des informations homogènes dans tous les environnements graphiques ouvrent la voie à une communication d'entreprise réussie. Connect Démarrer I Mes actions I Recherche Client Données d objet Cliquez ici pour sélectionner un autre objet w ELO Business Connect : intègre aisément et de manière ciblée les collaborateurs dans les processus commerciaux offre un accès simple aux informations et fonctions dans un environnement graphique familier permet une interaction efficace des personnes, informations et applications fournit les données et informations pertinentes concernant la tâche de manière automatisée une action et des informations cohérentes, tant sur le Web que dans les applications métier, avec une intégration totale sur le bureau en local créer un emplacement client dans Google Maps connexion SharePoint recherche dans ELO (Enterprise Search) créer un document Word (sélection de modèle) ouvrir dans NAV afficher info...ouvrir le centre de projet recherche dans ELO (ELO WinClient) recherche dans ELO (ELO JavaClient) créer un document Word créer un codebarres client ) activer/ désactiver DropZone L'illustration montre : Barre latérale de ELO Business Connect avec affichage d'informations et d'actions concernant un objet commercial concret. > > Historique Mes objets 11

12 ELO Business Logic Provider ELO est disponible auprès de : ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart, ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, Réf. ABLP-ALLGE-FR ELO Digital Office, le logo ELO, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise sont des marques de ELO Digital Office GmbH en Allemagne et dans d'autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et d'autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d'autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de conseil individualisé. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits ELO et les conditions du contrat ainsi qu'une liste de prix auprès des sociétés ELO, auprès des partenaires Business ELO et/ou auprès des partenaires Channel ELO. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L'objet et l'étendue des prestations sont définis exclusivement conformément aux contrats correspondants. ELO ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de directives légales spécifiques en vigueur. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d'erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I

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