Les outils numériques au service de l'innovation managériale

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1 Les outils numériques au service de l'innovation managériale Compte-rendu 1 de la conférence de Serge LEVINSHON (GDF SUEZ Énergie France) du 13 mars 2014 à Paris dans le cadre du Master 2 Communication des entreprises et médias sociaux. Pourquoi associons-nous innovations managériales et outils numériques? Chez GDF Suez, nous sommes encore dans un monde très hiérarchique, à communication descendante. Nous voulons donc passer à une communication plus transversale. I. Contexte du Programme Management CHP 2.0. Les facteurs d évolution externe : l essor du 2.0 Nous sommes dans un contexte de fort développement 2.0 à l externe et les pratiques collaboratives avec les clients se développent également : ils peuvent à présent proposer des idées. C est l essor des outils collaboratifs avec nos clients, c est une digitalisation de la relation avec le client grâce à des outils digitaux, des outils numériques. 1 Rédigé par Éloïse Cavalo, Aurélia Jourdi, Améry Lavaire, Madeline Octave et Blandine Rousselin, étudiantes du Master 2 Communication des entreprises et médias sociaux. Compte-rendu de la conférence du 13 mars

2 Les facteurs internes : Initialisation du 2.0 Il y a de nouvelles générations qui intègrent l entreprise et les jeunes ont une perception des relations de travail plus collaborative que la génération précédente. Les outils de management se développent donc plus rapidement, il y a une initialisation des pratiques collaboratives en interne. Contexte de la culture d entreprise : Il faut éviter la coexistence de 2 cultures divergentes au sein de CHP : Aligner en interne les pratiques collaboratives développées avec les clients en lien avec des outils interactifs. Démultiplier les démarches existantes et lancer de nouvelles initiatives pour généraliser la culture managériale 2.0. Il faut donc générer une culture 2.0 en interne : la culture CO «Concertation, Coopération, Collaboration, Co-construction». Et cela se traduit par des axes de progrès : Centrer sur l individu en faisant tout d abord progresser ses compétences, ses expertises : l évolutions d appui, Développer la collaboration et manager avec de l interactivité : l évolution au cœur des démarches, Développer le partage d informations grâce à des outils collaboratifs : l évolution des supports. II. Présentation d outils de collaboration CHP 1) Quelles sont les évolutions souhaitées du pilotage d activités? Le pilotage étant ce qui se rapporte à la conduite d activités ou la coordination de projets (exemple : réunion de pilotage qui réunissent les équipes de travail). Les ambitions managériales sont les suivantes : une meilleure participation des collaborateurs dans les réunions, une baisse du formalisme, un allégement du fonctionnement, pouvoir prendre des décisions immédiates, améliorer le traitement de projets complexes, développer le suivi global avoir une vision global du projet. L entreprise a donc développé le pilotage smart de projets et d activités grâce à l outil iobeya L objectif est de permettre un pilotage visuel et numérique pour tous les types d activités : suivi de projet, avancée d activité, coordination, éléments d information, Grâce à cet outil, l entreprise peut faire des plannings, faire un suivi des livrables, vérifier les actions au quotidien, diffuser des informations ou encore évaluer les indicateurs de performances. Par exemple, l outil permet de coordonner de façon attractive les différents collaborateurs du projet par le biais de post-it, de graphiques... Compte-rendu de la conférence du 13 mars

3 Bénéfices : Suivi global des activités : vision synthétique et panoramique. Identification instantanée des difficultés et solutions Animation du pilotage : réunion multi-sites, maîtrise du temps d échange, participation active Les réunions à distance nécessitent un outil de conférence audio. Il y a une dépersonnalisation des relations. Actuellement, 15 à 20 OBEYA (projets) sont en cours de création. Les Business Entities France/Belgique ont exprimés un intérêt pour cet outil pour les fonctions appui et support. 2) Quels sont les enjeux du partage de connaissance? Les enjeux sont multiples : co-construire des connaissances, produire et mettre en commun les savoirs, capitaliser les expertises, les bonnes pratiques, se professionnaliser, accéder aux informations. L entreprise a développé l utilisation de l outil SharePoint, une plateforme qui permet de faire de la gestion documentaire. L objectif est de gérer des documents en créant des bibliothèques, de faire des classifications thématiques, le tout ponctué d animation. Mais le but est également de travailler ensemble à la recherche et la publication. Bénéfices : Une meilleure circulation de l information grâce à une structuration des flux d information : temps réduit de recherche de données. La diffusion du savoir grâce à la préparation de décisions et d actions : qualité du travail. La plateforme de partage est un peu complexe d utilisation à cause d une ergonomie limitée. La plateforme est généralisée depuis 2012 à CHP. 3) Quelles sont donc les attentes liées aux échanges relationnels? Les attentes sont diverses : Permettre une meilleure identification des experts, Pouvoir discuter et débattre autour de problématiques, de pratiques, Se professionnaliser de manière transversale, Trouver de l information sur des sujets à enjeux. L entreprise a mis à disposition le réseau social d entreprise Join (Bluekiwi). Les objectifs sont d échanger de l information en créant des discussions, des dossiers ou des articles, et de permettre aux salariés de trouver les bons interlocuteurs pour partager leurs expériences et transmettre leurs expertises. Il s agit donc d un outil d échange entre collaborateurs. Compte-rendu de la conférence du 13 mars

4 Bénéfices : Le développement des compétences et l élévation du niveau d expertise. La création de solidarités collectives et l adhésion aux préoccupations collectives pour une meilleure motivation au travail. L animation de l outil car il est difficile de relier les thématiques d échanges aux préoccupations quotidiennes des personnes. L initiative locale a été généralisée par le Groupe. 4) Quels sont les impacts générés par le management des idées? Les impacts sont divers : le développement de la créativité, la stimulation de l intelligence collective, le renforcement de la culture du changement, l accélération des mutations. L entreprise a donc développé l outil de Idevalue, Mix ID. L objectif est d innover au niveau des pratiques, des processus et des démarches au sein de l entreprise et également de faire participer les collaborateurs grâce à l implication par le post d idées spontanées ou en réponse à un défi. Bénéfices : La création de valeurs venues des collaborateurs. Fédérer les équipes grâce à la valorisation du personnel et la création d un sentiment d appartenance. Le traitement des idées : les délais d évaluation des idées sont plutôt longs. Il y a plus de 100 idées postées par an. 5) La conduite du changement : Plusieurs outils permettent de conduire le changement en entreprise. Par exemple, l outil Citizen média permet de : Faire des présentations interactives en laissant les collaborateurs interagir, Co-construire des projets, Faire des formations aux nouvelles pratiques, Partager des connaissances. III. Zoom sur iobeya Le taux de satisfaction de l utilisation de cet outil par nos équipes est de 90 %. C est un outil très simple d utilisation. iobeya est un éditeur français. Dans ce portail, il y a un certains nombres de salles virtuelles qui sont listées (Gain de place par rapport à des panneaux physiques). Compte-rendu de la conférence du 13 mars

5 Tous les panneaux virtuels aident à mettre en place le programme qui est mis à jour toutes les semaines en équipe. L information est contenue dans des colonnes, des lignes, réalisées à partir de Powerpoint. Il n y a plus qu à intégrer le contenu PowerPoint sur le logiciel. Les éléments peuvent facilement bouger, comme des étiquettes. On peut également ajouter des post-its de couleur selon les thématiques souhaitées. L outil crayon permet d écrire directement sur le panneau. On peut également intégrer des graphiques au panneau. Le panneau d actions de suivi au quotidien est constitué essentiellement de post-it, soit d éléments stratégiques, soit d instance de décision. Une fois la tâche effectuée, on enlève le post it et on en ajoute de nouveaux selon les nouvelles activités. Le suivi de l expérimentation se fait grâce à des étiquettes qui mentionnent des étapes et des pastilles de couleurs virtuelles qui indiquent, selon la couleur, l avancement des étapes et des expérimentations. L onglet Manager Influent permet de donner de l autonomie aux conseillers. Les indicateurs indiquent le nombre de participants et le nombre de panneau. Ce chiffre est très apprécié du directeur général. Qu est-ce que ça rapporte? Pas forcément de l argent mais la collaboration a une valeur. Le temps de réunion est divisé par deux. Questions-réponses Comment mesurer l effort de collaboration? Par le taux de satisfaction. L accompagnement et le fonctionnement sont mesurés. Les rejets sont rarissimes. Ceux qui ne sont pas contents sont ceux qui perdent un peu de pouvoir, les gens qui ont moins de pouvoir dans les réunions. Cet outil permet augmente la transparence en matière de gestion. Peut-il y avoir des révisions ou des modifications à l insu des autres utilisateurs? Il y a des règles qui sont établies avant la réunion, on sait qui a supprimé des post-it, on a un traçage. Les conflits de ce genre sont exceptionnels. On donne des tendances au dg par rapport au nombre de salles construites et qui est intéressé par ça, beaucoup de gens transverses dans le groupe sont intéressés. Il y a une jauge : pour dire la température du pilotage, on peut la bouger. Outil simple à utiliser. Les gens sont habilités à accéder à une salle, on leur donne des droits de création d administration. Pour accompagner les équipes, il y a des ateliers : travail sur le contenu de l information, travail sur la construction des panneaux. Quand il y a un incident, l application se ferme mais les informations sont conservées. Compte-rendu de la conférence du 13 mars

6 Avez-vous pensez à l utiliser en dehors des réunions? Oui peut-être pour noter des idées, retenir des idées, animer des ateliers de créativité. Combien coûte l usage de l outil iobeya? Il est possible d installer le logiciel sur son propre serveur interne ou d utiliser un serveur externe. En externe, la licence s élève à euros par salle et par an (une salle peut être réutilisée à la fin d un projet). Il faut payer des droits supplémentaires pour avoir des extensions. Quelle a été la réaction des DSI en interne pour déployer ce logiciel? Les DSI sont intéressés mais ne sont pas mêlés à ça mais à un moment donné la question se posera. Compte-rendu de la conférence du 13 mars

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