Mode opératoire Créer et gérer les contrats

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1 Descriptif Page 1 Ce document décrit le mode opératoire permettant de créer et gérer un code contrat dans SAGA Sommaire 1. Codifier le contrat Cas général : d un contrat dans SAGA L onglet Contrat L onglet Projets L onglet Lignes Financières Saisie manuelle des lignes financières Importer un Budget Excel Le plan de raccordement Gestion des contrats modifier un contrat Créer un avenant Créer l avenant dans les exercices budgétaires Importer le budget de l avenant dans les contrats de financement Imprimer un contrat Désactiver un contrat Supprimer un contrat Clôture provisoire d un contrat Condition Caractéristiques La démarche dans SAGA Réaliser une clôture provisoire Annuler une clôture provisoire La clôture définitive d un contrat Condition Caractéristique La démarche dans SAGA Créer un contrat pour les bases Cas particulier budget Paris = BS (ex BPA) Un contrat de financement est un budget alloué par un bailleur de fonds à la mission 1. Codifier le contrat Pour la codification des codes contrats, vous référer à 712_M12 Codifier les codes contrats.

2 Direction Page 2 2. Cas général : d un contrat dans SAGA Pour paramétrer un contrat bailleur, vous devrez d abord activer ce bailleur ensuite cliquez sur Paramètres=> Missions => Financements => Contrat de Financement Vous pouvez aussi passer par le logo du paramétrage des contrats de financement La fenêtre suivante apparaît afin de créer le contrat. Cliquez sur «Nouveau». Le paramétrage se fait en trois étapes. La première définit les caractéristiques générales du contrat, la deuxième sélectionne les projets financés par ce contrat et la troisième étape est l encodage du budget du contrat L onglet Contrat FINANCEUR : Choisir le code-bailleur parmi la liste des financeurs. La codification du contrat dépend du code-bailleur. Si le nom de l organisme signataire du contrat n apparaît pas dans la liste, vous devez l activer dans les paramètres généraux. Vous y accèderez directement en passant par l icône verte à côté du champ. CODE : Chaque contrat de financement fait l objet d un code contrat composé de 3 ou 4 caractères. INTITULE : Il figure sur la proposition ou le contrat signé. REFERENCE : Elle est indiquée sur la proposition ou le contrat signé.

3 Direction DATE : Il faut inscrire les dates du début et de fin du contrat indiquées sur le contrat. La case «Accepté» est cochée lorsque le contrat est signé par le financeur. Page 3 MONTANT : Ne pas compléter ce champ, le total y apparaîtra automatiquement lorsque le budget du contrat sera encodé. DEVISE : Celle figurant sur le contrat. COUTS ADMINISTRATIFS : Ils correspondent au pourcentage du montant total à ne pas justifier dans le rapport financier. Ces coûts administratifs sont précisés sur le contrat. PLAN FINANCEUR DE REFERENCE : Ce champ est facultatif. Sélectionnez le plan du bailleur de ce contrat s il existe, en cliquant sur l icône à la droite du champ L onglet Projets Cliquez sur le ou les projets, précédemment paramétrés, financés par le contrat. La liste de tous les projets existants et actifs est visible dans la fenêtre de gauche. Cliquez sur >: les noms des projets sélectionnés se déplacent vers la fenêtre de droite «projets du contrat». Le sigle < permet de faire passer les projets de la fenêtre de droite dans celle de gauche, ce qui signifie que ces projets ne sont pas financés par le contrat en cours de paramétrage. Passez à l onglet suivant.

4 Page L onglet Lignes Financières La codification des lignes financières peut être faite soit en saisissant manuellement la codification des lignes de manière incrémentielle, soit en important un fichier Excel contenant les informations de codification. Pour chaque ligne financière on attribue des codes comptables : c est le plan de raccordement Saisie manuelle des lignes financières Pour créer des lignes financières dans SAGA, cliquez sur Modif. Ligne fin. puis Créer. Renseignez le code bailleur. Il détermine la hiérarchisation des lignes de financement à l écran. Il s agit du code ligne ACF qui définit la ligne dans la liste proposée lors du choix de la ligne de financement au sein d une écriture comptable. Saisissez le montant, tel qu il apparaît dans le contrat de financement, alloué à une ligne. Ces informations sont indispensables pour la génération des suivis budgétaires et rapports financiers intermédiaire ou final. Cliquez sur Valider et passez à la saisie suivante. Exemple : Créer un chapitre : cliquez sur «Modif. Ligne fin.» puis «Créer». Vous renseignez uniquement les champs : Code Financeur, libellé, cochez la case compte titre et validez. Vous ne saisissez pas le montant, il sera calculé automatiquement. Le libellé tel que dans le contrat signé avec le bailleur de fonds. Sélectionnez les comptes du plan comptable que vous désirez associer à la ligne courante en cliquant sur le carré se trouvant à gauche du compte à activer. Cliquez sur : ACTIVE : doit toujours être cochée COMPTE TITRE : uniquement s il s agit d un chapitre, et ne remplissez alors que les champs «Code financeur» et «Libellé». COUT ADMINISTRATIF : ne concerne que la ligne de pourcentage du coût administratif défini dans l onglet «Contrat». FORFAIT : uniquement si la ligne est «forfaitaire» : coût moyen expatrié, dépréciation véhicules et équipements, forfaits d audit OFDA. COUT DIRECT : pour les lignes de financement.

5 Direction Pour saisir le code ligne : cliquez sur la ligne ensuite cliquez sur «Modifier», saisissez le code ligne et «Valider». Page 5 Créer un sous chapitre : cliquez sur «Modif. Ligne fin.» puis «Créer». Le code financeur d un sous chapitre est composé de 2 parties : la première étant le code du chapitre auquel appartient le sous-chapitre, et la seconde le code du sous-chapitre dans l ordre croissant de son apparition. Vous renseignez uniquement les champs : Code Financeur, libellé, cochez la case compte titre et validez. Vous ne saisissez pas le montant, il sera calculé automatiquement. Créer une ligne financière : cliquez sur «Modif. Ligne fin».puis «Créer». Les codes financeur et ligne doivent être incrémentés en rapport avec leur sous chapitre. C est ici seulement que vous saisissez le compte raccordé et le montant. Ne cochez pas la case Compte titre.

6 Page 6 Vous saisissez ainsi chaque ligne du budget. Après la saisie de toutes les lignes, cliquez sur Fermer et l onglet Contrat réapparaît avec le montant total des montants introduits par ligne de financement. Ce total doit impérativement être identique à celui du contrat ; si ce n est pas le cas, vérifiez chacune des lignes saisies. Lorsque tout est correct, cliquez sur Valider pour clore le paramétrage du contrat de financement.

7 Page Importer un Budget Excel Pour importer un budget, faites un clic droit dans l onglet Lignes Financières et cliquez sur «Importer un budget Excel». La fenêtre suivante apparaît, remplissez les champs : Champs à remplir en fonction des données de la feuille Excel.

8 Cliquez sur «avancés» Puis renseignez les champs et cliquez sur «importer». Page 8 Exemple de Template de budget : Vérifiez que dans le fichier EXCEL à importer (le budget) cout admin cout direct forfait compte titre ligne active les cellules ci-dessus sont renseignées par «vrai» ou «faux» comme suit Vous pouvez directement faire apparaître les numéros de colonne dans Excel en allant dans Fichier => Options=> Formules. Et cocher «Style de référence L1C1»

9 Après avoir rempli tous les champs, cliquez sur «Importer». Page 9 Ensuite sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur «Oui» lorsque la fenêtre suivante apparaît : Lorsque l importation est terminée, cliquez sur «OK». Les lignes financières sont à présent importées. Alors tous les montants des comptes titres, couts directs et couts admin seront calculés automatiquement. Pour le constater, vous devez d abord Valider et Fermer afin que SAGA puisse faire les calculs.

10 Le plan de raccordement Page 10 Définition : Le plan de raccordement est un document qui, pour un budget-bailleur donné, permet de raccorder chaque ligne financière à un ou plusieurs codes comptables. Il n y a pas de format standard pour le tableau de raccordement. Vous trouverez un exemple de plan de raccordement dans : 734_T30 Plan de raccordement (exemple) En.xls Pour chaque budget-bailleur, le plan de raccordement doit être établi par le RDD FINANCE Sur ce document doivent figurer les informations suivantes : - toutes les lignes financières du budget-bailleur - le code de chaque ligne financière - les codes comptables rattachés à chaque ligne financière Ce document doit être établi au plus tard juste après la signature du contrat par le bailleur. Si le contrat risque de ne pas être signé par le bailleur à la date de début du contrat, une demande de Z2 peut être formulée par la mission ; dans ce cas, le plan de raccordement doit être établi par le RDD FINANCE puis validé par le CONTROLEUR FINANCIER OPERATIONNEL au moment où la demande de Z2 est faite. Dans le cas de cofinancement, il est important de valider le plan de cofinancement avant le plan de raccordement Gestion des contrats modifier un contrat Il est toujours possible, a posteriori, de modifier le paramétrage d un contrat de financement, à l exception de son code. Selectionnez le contrat, cliquez sur «Modifier», saisissez les infomations à modifier et validez la modification. Pour modifier des éléments du 3ème onglet Lignes Fin., vous devez ensuite cliquez sur «Modif. Ligne Fin.» et «Modifier».

11 Page 11 Après une modification, en particulier des raccordements entre lignes de financement et codes comptables, il est recommandé de procéder à l indexation des fichiers. Allez dans le menu Fichier => Contrôler/ Indexer les fichiers Créer un avenant Créer l avenant dans les exercices budgétaires Allez dans Paramètres => Missions => Exercices budgétaires / Avenants Créez un nouveau Budget bailleur initial ou avenant

12 Type d exercice : Selectionnez EXC Type de budget : Selectionnez A (pour le premier avenant) Code : Suivez l explication Cliquez sur Valider Page 12 Ecrivez les dates du contrat initial Vous vérez l avenant créé dans les exercices budgétaires Importer le budget de l avenant dans les contrats de financement Allez dans l onglet «Contrats de financement», sélectionnez le contrat pour lequel vous voulez réaliser un avenant, cliquez sur «Modifier»

13 Dans l onglet contrat, vous avez à présent le choix entre le budget initial et l avenant. Sélectionnez l avenant. Page 13 Dans l onglet Lignes financières, sélectionnez l avenant et importez le budget avec la procédure habituelle Imprimer un contrat Dans l onglet des contrats de financement : En cliquant sur «Imprimer», vous avez la possibilité d imprimer la liste des contrats, le détail d un contrat (codes, libellés et comptes raccordés par ligne), ou encore le suivi d un contrat. L impression du Détail de ce contrat est particulièrement utile pour disposer de la liste des raccordements entre lignes et comptes. Il est également possible, via l écran d impression, d enregistrer l édition au format EXCEL ou PDF Pour cela, cochez Détail de ce contrat Puis Imprimer

14 Quand le détail du contrat apparait, en haut, à gauche sélectionnez le type d»impression» : Page Désactiver un contrat Si un contrat n est plus utilisé, vous avez la possibilité de le désactiver, afin de ne plus le voir apparaître dans la liste de vos paramètres. Toutefois, il doit être préalablement définitivement clôturé. Selectionnez le contrat et double cliquez La fenêtre suivante apparaît, décochez la case «Actif» Supprimer un contrat puis cliquez sur «valider» Vous ne pouvez supprimer un contrat que s il n a jamais été utilisé. Pour cela, cliquez sur le contrat Cliquez sur «Supprimer» Cliquer sur Oui

15 3. Clôture provisoire d un contrat Page 15 La clôture provisoire d un contrat fige provisoirement les champs «lignes de financement» et «contrat» de toutes les écritures enregistrées et ayant une date antérieure à la date de clôture provisoire. Ce processus protège l imputation des écritures de tout changement, notamment lorsqu un rapport final est en cours de validation avant envoi au bailleur de fonds Condition Tous les mois comprenant des écritures relatives aux contrats à clôturer provisoirement doivent être clôturés définitivement Caractéristiques Sont concernées les écritures comprises dans tous les journaux à l exception de celles des journaux de simulation. Il est toujours possible d imputer des dépenses sur un contrat clôturé provisoirement. La clôture provisoire se fait individuellement pour chaque contrat. La clôture provisoire est réversible La démarche dans SAGA La clôture provisoire dans SAGA se fait en passant par le menu : Paramètre=> Missions=>Financements=>Contrat de financement Réaliser une clôture provisoire Sélectionnez le contrat à clôturer provisoirement dans la liste et cliquez sur «Modifier» 1

16 Direction Page 16 Cliquez sur «Clôture Prov.» et saisissez la date de clôture provisoire, dans la partie droite de la fenêtre puis validez Annuler une clôture provisoire Vous pouvez annuler la clôture provisoire en choisissant «Annuler Clôture Prov.». Les lignes de financement des contrats clôturés provisoirement apparaissent en rouge dans le menu déroulant des codes lignes dans l écran de saisie des écritures. 4. La clôture définitive d un contrat La clôture définitive d un contrat fige définitivement les champs «lignes de financement» et «contrat» de toutes les écritures enregistrées et ayant une date antérieure à la date de clôture définitive. Ce processus verrouille l imputation des écritures, notamment lorsqu un rapport final a été envoyé au bailleur de fonds. Le contrat doit avoir été clôturé provisoirement Condition 4.2. Caractéristique Sont concernées les écritures comprises dans tous les journaux à l exception de celles des journaux de simulation. La clôture définitive se fait individuellement pour chaque contrat. La clôture définitive est irréversible.

17 4.3. La démarche dans SAGA Page 17 Pour clôturer définitivement un contrat de financement dans SAGA, allez dans le menu Paramètres=>Missions=>Financements=>Contrat de financement : Sélectionnez le contrat à clôturer définitivement dans la partie gauche de la fenêtre Cliquez sur «Modifier» Cliquez sur «Clôture Def.» et saisissez la date de clôture définitive, dans la partie droite de la fenêtre. La date de clôture définitive doit être égale ou postérieure à la date de clôture provisoire. 1 Validez la clôture 2 Si une écriture, portant une date antérieure à la date de clôture provisoire, a été imputée sur un contrat après la date de clôture provisoire, il faut re-clôturer provisoirement pour avoir accès à la commande de clôture définitive du contrat. 5. Créer un contrat pour les bases La BASE ne peut pas créer de nouveaux contrats dans SAGA : La BASE demande à La CAPITALE de créé le nouveau contrat de financement dans SAGA-capitale. La CAPITALE crée le code contrat selon la procédure précédente. La CAPITALE envoie les paramètres missions à la BASE : Dans SAGA allez dans Fichier =>Envoyer des fichiers => Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions - Sélectionnez «Paramètres missions» et «sélection des paramètres» - Sélectionnez uniquement le contrat de financement/l avenant créé précédemment - Ne cochez pas l inclusion des taux de change ni des subdivisions monnaies. Cliquez sur «Envoi» Cette opération va créer un fichier du type «PARAMSPALL1 JJMMAA.zip»

18 6. Cas particulier budget Paris = BS (ex BPA) Page 18 Il peut arriver que certaines dépenses de budgets gérés à Paris soient décaissées par les missions et imputées sur ces budgets. Dans ce cas, le RDD FINANCE doit demander le code projet et le code contrat au CONTRÔLEUR FINANCIER OPERATIONNEL. La codification des dépenses dans SAGA doit se faire de la manière suivante : Code comptable : toujours Code contrat (Utiliser le code bailleur budget siège de SAGA Paramètres missions => Contrats de financement) : BPA + 2 chiffres (exemple : BPA01) Code projet : X caractères (chiffres et/ou lettres) Documents associés 734 P03 Le paramétrage dans SAGA 712_M12 Codifier les codes contrat