EXPERIMENTATION D UNE MÉTHODE LEAN POUR L AMELIORATION DES PROCESSUS MÉTIERS

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1 EXPERIMENTATION D UNE MÉTHODE LEAN POUR L AMELIORATION DES PROCESSUS MÉTIERS Application à l amélioration de la prise en charge médicamenteuse dans un hôpital Niccolo Curatolo Mardi 26 décembre

2 Contraintes économiques Augmentation de la demande Exigences qualité et sécurité (arrêté 6 avril 2011) «Rechercher des gains de productivité sur la «supply chain» pour les réinvestir dans les activités à plus forte valeur ajoutée» «Déploiement des ressources logistiques vers la clinique» Démarche d Amélioration des Processus Métiers issues du génie industriel Le Lean 2

3 Le Lean : une Approche adaptée au milieu hospitalier? Largement répandue 29% 57% 4% 3

4 Le Lean : une Approche adaptée au milieu hospitalier? Largement répandue Nombreux résultats rapportés 4

5 Identification de la chaine de valeur Identification de la chaine de valeur Le Lean : une Approche adaptée au milieu hospitalier? Largement répandue Nombreux résultats rapportés Répondant aux caractéristiques du milieu hospitalier Organisation en silo (Ben Tovim, 2007) Existence d une double ligne hiérarchique (Ben Tovim, 2007) Culture «pompier» (Ben Tovim, 2007) Les gaspillages : problème récurent de l hôpital (Murphy,2003 ; Ghosh, 2008) LEAN Nombreuses catégories de clients (Radnor 2012, Kim 2006) Nombreux processus transversaux (Kim,2006 ; Jones, 2006) 5

6 Le Lean : une Approche adaptée au milieu hospitalier? Largement répandue Nombreux résultats rapportés Caractéristiques du milieu hospitalier Comment? Existe-t-il dans la littérature une méthode robuste Lean permettant l amélioration des processus métiers dans le milieu hospitalier? 6

7 Une revue systématique multidisciplinaire de la littérature articles théoriques 2 revues 110 cas d étude Existe-t-il dans la littérature une méthode Lean pour l amélioration des processus métiers dans le milieu hospitalier? 7

8 5 éléments caractéristiques d une méthode (Zellner 2011) Procédure Ordre d activités à réaliser Modèle d information Méthode Techniques/outils Manière de réaliser chaque activité Rôle Qui fait quoi au sein de chaque activité Livrables Ce qui est obtenu à partir de chaque activité 8

9 Une maturité méthodologique faible articles théoriques 2 revues 110 cas d étude > 1 élément caractéristique d une méthode 17 (12%) Analyse détaillée de la procédure 9

10 Activités caractéristiques de l APM Curatolo, 2014 Support Amélioration des processus métiers Opérationnelles Sélectionner Comprendre Mesurer Analyser Améliorer Déployer Superviser Accompagner le changement Sélectionner et former une équipe projet Impliquer les cadres dirigeants Comprendre l environnement 10

11 Une faible intégration des activités de support Nombre d articles citant chacune des 12 activités caractéristiques d une méthode d APM Nombre d activités caractéristiques de l APM citées par les 17 approches Lean structurées sélectionnées Aucun article n aborde les 11 activités caractéristiques de l APM Les activités de support sont rarement évoquées Proposer une méthode Lean robuste adaptée au milieu hospitalier 11

12 Triangulation et expérience terrain comme fondements de la méthode «Connaissance plus approfondie et différenciée d un phénomène en combinant différent points de vue.» (Begley, 1996) Revue de la littérature Etat des connaissances scientifiques Etude de cas Complexité du phénomène Entretiens semidirigés 7 Pharmaciens 1 IDE 1 médecin 3 cadres dirigeants Diversité des pratiques, des contextes et des interlocuteurs 12

13 Triangulation et expérience terrain comme Revue de la littérature fondements de la méthode «Connaissance plus approfondie et différenciée d un phénomène en combinant différent points de vue.» (Begley, 1996) Etude de cas Entretiens semidirigés 7 Pharmaciens 1 IDE 1 médecin 3 cadres dirigeants Données issues de la triangulation 13

14 Triangulation et expérience terrain comme fondements de la méthode Données issues de la triangulation Expérience du chercheur (2 projet d APM : CH Robert Ballanger, Barts NHS Trust) Méthode LEAN robuste adaptée au milieu hospitalier 14

15 Méthode EPEHo Equipe de Performance et d Excellence Hospitalière Approche collaborative et pluriprofessionelle Bottum up (personnel de terrain) Amélioration continue par petit pas Valeur ajoutée pour le patient et les clients internes Valeur ajoutée Non Valeur ajoutée 15

16 12:00: 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: 12:00: 1:00:0 2:00:0 3:00:0 4:00:0 5:00:0 6:00:0 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: Méthode EPEHo A Impliquer les Comprendre Organiser l équipe B C cadres dirigeants l environnement projet D Enseigner les principes de la méthode EPEHo Proposer des 1 Decrire 2 Mesurer 3 Analyser 4 5 Mettre en amélioration place Janvier - Fevrier 2014 E Accompagner le changement F Superviser et améliorer en continu 16

17 Techniques/outils et résultats Activités de la procédure Techniques / outils Expérience du chercheur Revue de la littérature Etude de cas Entretiens semidirigés Résultat Comprendre l'environnement Impliquer les cadres dirigeants Organiser le projet et l'équipe Comprendre le processus Voix du patient et des clients internes / Enquêtes Voix de l hôpital / Carte stratégique Réunion (face à face ou groupe) X x x X x x X x x Réunion X x Besoins des patients et des clients internes définis Vision et objectifs stratégiques définis. Projet Lean accepté Equipe pilote définie Sponsor choisi Equipe projet multidisciplinaire Calendrier, Gantt X x Jalons et dates butoirs A3 x x Projet Lean défini Gemba (observation directe) Cartographie de la chaine de valeur X X x x X X x x Cartographie du processus actuel Diagramme spaghetti X x x Diagramme spaghetti 17

18 Rôles Equipe pilote Leader Facilitateur Sponsor Equipe projet 18

19 Validation de la méthode PECM Médecine Aigue polyvalente Essais cliniques PUI 19

20 Méthode EPEHo A Impliquer les Comprendre Organiser l équipe B C D cadres dirigeants l environnement projet Enseigner les principes de la méthode EPEHo Equipe pilote Charte de fonctionnement Visibilité pour groupe projet Besoins clients internes Vision et objectifs stratégiques MAP Equipe projet 2 infirmières 2 AS 1 pharmacien 1 interne médecine 1 PH médecin 3 cadres (1 minimum) 2 préparateurs Améliorer la PECM en termes de qualité, sécurité et efficience 20

21 12:00: 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: 12:00: 1:00:0 2:00:0 3:00:0 4:00:0 5:00:0 6:00:0 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: Méthode EPEHo A Impliquer les Comprendre Organiser l équipe B C cadres dirigeants l environnement projet D Enseigner les principes de la méthode EPEHo Proposer des 1 Decrire 2 Mesurer 3 Analyser 4 5 Mettre en amélioration place Janvier - Fevrier

22 Prescription à l admission 22

23 Prescription à l admission Bilan Médicamenteux Optimisé (BMO) Patient + ordonnance/officine/mt / 1 MOIS 52 patients admis > 65 ans ou > 3 traitements 46% patient avec erreur médicamenteuse Absence d une source complète et fiable résumant le traitement habituel du patient avant l admission 23

24 Prescription à l admission BMO validé BMO aux urgences 1 MOIS 49 patients admis > 65 ans ou > 3 traitements 12% patient avec erreur médicamenteuse 24

25 Administration médicaments 25

26 Administration médicaments 10 tours infirmiers = 495 minutes = 84 patients Risque erreur Retranscription ++ 2,5 min /ordo 12 min /tour Bonnes pratiques d administration (2007) «il convient d enregistrer en temps réel toute administration de médicaments en utilisant le logiciel informatique» 26

27 12:00:00 AM 7:00:00 AM 8:00:00 AM 9:00:00 AM 10:00:00 AM 11:00:00 AM 12:00:00 PM 1:00:00 PM 2:00:00 PM 3:00:00 PM 4:00:00 PM 5:00:00 PM 6:00:00 PM 7:00:00 PM 8:00:00 PM 9:00:00 PM 10:00:00 PM 11:00:00 PM Analyser : Discordance horaire prescription / horaire tour infirmier Janvier - Fevrier

28 12:00:00 AM 6:00:00 AM 7:00:00 AM 8:00:00 AM 9:00:00 AM 10:00:00 AM 11:00:00 AM 12:00:00 PM 1:00:00 PM 2:00:00 PM 3:00:00 PM 4:00:00 PM 5:00:00 PM 6:00:00 PM 7:00:00 PM 8:00:00 PM 9:00:00 PM 10:00:00 PM 11:00:00 PM Analyser : Discordance horaire prescription / horaire tour infirmier Juin

29 Administration médicaments 10 tours infirmiers = 495 minutes = 84 patients (Support prescription papier) Risque erreur Retranscription ++ 2,5 min /ordo 12 min /tour Diminution risque erreur - 25 minutes par IDE par jour 29

30 Administration médicaments 10 tours infirmiers = 495 minutes = 84 patients 59 interruptions (1,2/10 minutes) 42 % médicaments Proportion de ligne de dépannages pour des produits en dotation (%) Avril Mai Juin

31 Réorganisation des dotations (médicaments) 31

32 32

33 Réorganisation des dotations (Solutés) 33

34 Diminution des ruptures de stock en dotation Proportion de ligne de Avant la mise en place du Après la mise en place plein vide Avril Mai Juin Juillet Aout Sept Oct dépannages pour des produits en dotation (%) Péremptions Commande bihebdomadaire des médicaments en dotation (2 IDE de nuit) , % des références avec au moins une péremption A vérifier (683 unités = 172 euros) minutes/commande minutes/commande 34

35 Suppression des bons d urgence Délivrance sur bon d urgence Delivrance sur ordonnance Bons illisibles Erreurs de retranscription Bons incomplets Mai Juin Juillet Aout Sept Oct 60% 80% 98% 94% 97% 99% 35

36 36

37 12:00:00 AM 7:00:00 AM 8:00:00 AM 9:00:00 AM 10:00:00 AM 11:00:00 AM 12:00:00 PM 1:00:00 PM 2:00:00 PM 3:00:00 PM 4:00:00 PM 5:00:00 PM 6:00:00 PM 7:00:00 PM 8:00:00 PM 9:00:00 PM 10:00:00 PM 11:00:00 PM Mesurer : Discordance horaire tour infirmier/dispensation Janvier - Fevrier h30 11h30 16h00 17h3017h00 7h30 37

38 12:00: 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: 12:00: 1:00:0 2:00:0 3:00:0 4:00:0 5:00:0 6:00:0 7:00:0 8:00:0 9:00:0 10:00: 11:00: Méthode EPEHo A Impliquer les Comprendre Organiser l équipe B C cadres dirigeants l environnement projet D Enseigner les principes de la méthode EPEHo Proposer des 1 Decrire 2 Mesurer 3 Analyser 4 5 Mettre en amélioration place Janvier - Fevrier 2014 E Accompagner le changement F Superviser et améliorer en continu 38

39 Accompagner le changement Réunions d information au sein des services (PUI et MAP) Communication continue Formation simulation Affichage de supports visuels 39

40 40

41 Superviser et améliorer en continu Définitions et suivis d indicateurs Audit 5S régulier en MAP Réunions mensuelles Nouveaux projets d améliorations 41

42 Bilan Diminution erreurs prescription à l admission Avant 46% des patients >65A ou > 2 ttt avec au moins 1 erreur Après 12% des patients > 65A ou > 2 ttt avec au moins 1 erreur Diminution risque d erreur administration Sécurisation délivrance de médicaments Diminution activité à non valeur ajoutée Circuit de retours nominatif 0-5 % support informatique 100% support informatique Délivrance sur bon Commande : 46 min/2ide/sem Administration: 25 min/ IDE/j Délivrance sur ordonnance Commande : 22 min/2ide/sem Administration: 0 min/ IDE/j 0 euros 4490 euros / 2 mois 42

43 Bilan 60 Impact global sur mes conditions de travail (45 répondants) Pas du tout satisfait Pas satisfait Satisfait Très satisfait Sans opinion 43

44 3. Vision globale 1. Vision fonctionnelle 2. Vision processus Direction des opérations 44

45 45

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