PROTOCOLE D URGENCE Pour les séjours de mobilité

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1 PROTOCOLE D URGENCE Pour les séjours de mobilité 2015

2 TABLE DES MATIERES 1. Préambule Définitions Objectifs du protocole d urgence Rôles et responsabilités des principaux intervenants Le Service de sécurité et de prévention Le Bureau international La Cellule de crise Le Centre d opérations stratégiques Appel d urgence pendant un séjour de mobilité Section Gestion des urgences de l Espace sécurité (ES) Protocole en cas d urgence potentielle ou imminente Protocole en cas d urgence mineure Protocole en cas d urgence majeure Protocole en cas d une situation de crise nationale dans un pays impliquant un ou plusieurs participants Protocole en cas de décès d un participant Protocole en cas d appel d urgence hâtif Rétroaction à la fin d une situation d urgence Annexe Aperçu de l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES) Annexe Liste des personnes-ressources du Bureau international pour les situations d urgence pendant les séjours de mobilité Annexe Bottin des ressources pour la gestion des urgences Annexe Modèle de courriel en cas d urgence... 25

3 1. Préambule L Université Laval est une université ouverte sur le monde, qui favorise les échanges, la coopération et la participation de ses membres aux enjeux mondiaux majeurs. L internationalisation de ses activités constitue une de ses priorités. Elle multiplie donc les possibilités d'études, de stages, de recherche, de développement de partenariats internationaux et de collaboration partout dans le monde. Réputée à l échelle canadienne au chapitre des ententes internationales, l Université Laval entretient des liens avec plus de 513 partenaires renommés dans 66 pays. Chaque année, le Bureau international (BI) appuie près de 900 étudiants dans la préparation et la réalisation de leur séjour de mobilité étudiante. En plus de faciliter les démarches administratives, d offrir un encadrement et des formations prédépart ainsi qu un soutien financier, le BI s assure que les étudiants partent dans un lieu qui ne présente pas de risque déraisonnable et il se soucie de leur sécurité tout au long de leur séjour de mobilité. Afin d accompagner les étudiants, le personnel et les professeurs de l Université Laval qui réalisent un séjour de mobilité, le Programme de soutien aux participants a été mis sur pied par le BI. Ce programme comprend différentes mesures pour favoriser la santé et la sécurité des participants et des outils, dont le principal est le qui permet aux différents intervenants de l Université Laval d intervenir rapidement et efficacement lorsqu une urgence impliquant un membre de la communauté universitaire en séjour de mobilité est signalée. La participation à ce programme est obligatoire pour tous les étudiants qui réalisent un séjour de mobilité financé par le BI et optionnelle pour tous les autres membres de la communauté universitaire. Les étudiants non financés, le personnel et les professeurs de l Université Laval qui souhaitent en bénéficier doivent en faire la demande avant leur départ auprès du BI. L Université Laval a à cœur la santé et la sécurité de tous les membres de la communauté universitaire, elle s engage donc à prévenir et à gérer les risques liés à l internationalisation de ses activités et de la formation. Bureau international Dernière mise à jour : juillet

4 2. Définitions Appel d urgence hâtif : Appel reçu de la part d un participant, d un membre de sa famille ou d un partenaire concernant une situation qui pourrait évoluer vers une situation d urgence. Cellule de crise (CC) : Regroupement de personnes issues de différents services de l Université Laval qui, sur recommandation du directeur du Bureau international, se réunissent afin d analyser une situation d urgence et de proposer une stratégie à adopter. La Cellule de crise est une composante de la Politique relative à la gestion des mesures d urgence de l Université Laval. Centre d opérations stratégiques (COS) : Regroupement de personnes qui ont comme mandat de coordonner les actions des différents intervenants lorsque la situation d urgence s aggrave ou risque de prendre de l ampleur. Comité de gestion des urgences du Bureau international (CGU) : Regroupement de personnes qui analysent et gèrent les situations d urgence quand elles se produisent. Lorsque l urgence ne peut plus être gérée par les services réguliers du Bureau international (BI), le directeur du BI informe le Coordonnateur des mesures d urgence de la situation. Comité des mesures d urgence institutionnel (CMUI) : Instance décisionnelle en matière de situation d urgence. Ce comité est une composante de la Politique relative à la gestion des mesures d urgence de l Université Laval. Consultant en santé internationale (CSI) : Consultant 1 en santé du Bureau international (BI) qui fait des recommandations au Comité de gestion des urgences du BI sur les actions à poser lorsque la santé d un participant est en jeu. Il intervient directement auprès de ces derniers pour faire de la sensibilisation sur la santé à l étranger ou pour favoriser le rétablissement de ceux qui éprouvent des problèmes de santé pendant leur séjour de mobilité étudiante. Coordonnateur des mesures d urgence : Coordonnateur du Comité des mesures d urgence institutionnel qui agit, entre autres, à titre de coordonnateur de la Cellule de crise et du Centre d opération stratégique. Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES) : Espace Web sécurisé dont la gestion est assurée par le Bureau international. Les sections Profil, Mes séjours de mobilité, Personnes à contacter en cas d urgence, Gestion des urgences et Dossier médical permettent d accéder rapidement aux renseignements personnels des membres de la communauté universitaire à l étranger et de consigner l information reçue lors d un suivi médical ou d une déclaration d urgence. Cet espace permet également de répertorier tous les participants qui se trouvent à l étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec, à un moment précis. Les étudiants financés par le BI pour leur séjour de mobilité sont obligatoirement inscrits dans ce registre (voir annexe 1). Formulaire de déclaration d urgence: Formulaire électronique se retrouvant dans la section Gestion des urgences du dossier des participants sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES). Complété par le Service de sécurité et de prévention (SSP) et les conseillers du Bureau international (BI), il consigne l information reçue lors d une déclaration d urgence et sert d outil de référence dans la gestion de l urgence. 1 Dans le présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. 4

5 Incident : Événement sans gravité. Liste des personnes-ressources du Bureau international en cas d urgence : Liste et coordonnées au travail et à la maison des personnes préalablement identifiées par le Bureau international comme personnes-ressources pour intervenir en cas d urgence impliquant un membre de la communauté universitaire en séjour de mobilité. Membre de la communauté universitaire (MCU) : Étudiant, membre du personnel ou professeur de l Université Laval. Partenaire : Personne ou organisme avec lequel l Université Laval entretient un rapport en lien avec un séjour de mobilité. Participant : Étudiant, employé ou professeur de l Université Laval qui réalise un séjour de mobilité dans le cadre de ses études, de ses recherches ou de son travail, financé ou non par le Bureau international (BI), ET qui participe au Programme de soutien aux participants du BI. Personne à contacter en cas d urgence : Personne identifiée par le participant comme étant la personne à contacter en cas d urgence le concernant. Programme de mobilité du Bureau international : Programme de mobilité structuré et géré par le Bureau international qui permet aux étudiants admissibles d obtenir une bourse et un soutien dans la préparation et la réalisation d un séjour de mobilité crédité dans le cadre de leurs études. Programme de soutien aux participants (PSP) : Programme qui comprend différentes composantes, dont le et l enregistrement dans le système de gestion des activités internationales MoveON sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite.. Ce dernier permet d outiller les participants, de leur offrir un soutien efficace en cas d urgence, de minimiser les risques d incident et de favoriser leur sécurité et leur santé. Séjour de mobilité : Période pendant laquelle un membre de la communauté universitaire réalise des activités à l étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec dans le cadre de ses études, de ses activités professionnelles ou de ses activités parascolaires. Cela inclut : La réalisation de cours, d un stage ou d une recherche; La participation à des missions, des congrès, des conférences ou des réunions; La participation à des événements ou des activités sportives reliés au Programme d excellence sportive de l Université Laval. Situation de crise nationale : Situation de crise dans un pays donné résultant d'un concours de circonstances critiques à caractère d'urgence et de nature temporaire (sinistres et catastrophes naturelles, crises politiques, état de guerre, état d urgence, attaques terroristes, etc.). Sûreté du Québec : Corps de police national qui agit sous l'autorité du ministre et a compétence pour prévenir et réprimer les infractions aux lois sur l'ensemble du territoire du Québec. Les services offerts aux citoyens incluent la coordination d opérations d urgence lors de situations de crises majeures, de catastrophes naturelles ou d accidents graves. Système de gestion des activités internationales MoveON (MoveON) : Base de données du Bureau international (BI) qui sert, entre autres, à l enregistrement de tous les séjours de mobilité des participants et qui permet, à des fins de sécurité, de répertorier tous les participants qui se trouvent à l étranger, dans 5

6 une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec, à un moment précis. Les étudiants financés par le BI pour leur séjour de mobilité sont obligatoirement inscrits dans ce registre. Urgence : Tout événement qui porte atteinte à un membre de la communauté universitaire et qui nécessite une intervention rapide, tel qu un problème de santé, une maladie ou une blessure grave, un événement traumatisant, un accident mortel, un décès subit, un suicide, une agression, un problème politique ou autre trouble civil et une catastrophe naturelle ou environnementale. Urgence mineure : Urgence qui peut être gérée par les services réguliers du Bureau international. Urgence majeure : Urgence qui nécessite une réponse immédiate et dont la gestion dépasse la capacité des services réguliers et nécessite l aide de ressources supplémentaires ou externes; ou demande beaucoup de coordination; ou met en jeu la réputation de l Université. Elle est gérée par la Cellule de crise ou le Centre d opérations stratégiques. Urgence potentielle ou imminente : Événement dont l évolution prévisible annonce une situation d urgence. 6

7 3. Objectifs du protocole d urgence Le s inscrit dans le Programme de soutien aux participants du Bureau international (BI). Ce programme a été développé dans le but d offrir un soutien et de favoriser la sécurité des membres de la communauté universitaire participant à un programme de mobilité du BI, en plus d offrir assistance à ceux qui se retrouveraient dans une situation d urgence pendant leur séjour de mobilité. Ce protocole permet de s assurer que les urgences sont traitées de manière efficace et dans le meilleur intérêt des membres de la communauté universitaire impliqués de près ou de loin dans une situation d urgence à l étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec. Les étudiants non financés par le BI et les membres du personnel et professeurs qui réalisent un séjour de mobilité peuvent, sur demande, participer au Programme de soutien aux participants et ainsi bénéficier des différents services offerts dans le cadre de ce programme. 4. Rôles et responsabilités des principaux intervenants 4.1 Le Service de sécurité et de prévention Le Service de sécurité et de prévention (SSP) est en première ligne pour recevoir les appels d urgence impliquant un membre de la communauté universitaire en séjour de mobilité, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Tous les appels reçus au SSP sont enregistrés et un formulaire de déclaration d événement est complété pour chaque appel des participants enregistrés sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite. Le SSP initie le dès qu il est informé d une urgence concernant un MCU inscrit auprès du Bureau international. 4.2 Le Bureau international Le Bureau international (BI) participe activement à la prévention et à la gestion des situations d urgence impliquant un ou des participants en séjour de mobilité. Il a la responsabilité de coordonner l information et de participer à la gestion des situations d urgence en collaboration avec la Cellule de crise (CC) ou le Centre d opération stratégique (COS). Il a mis sur pied le Programme de soutien aux participants qui permet d outiller les participants, de leur offrir un soutien efficace en cas d urgence, de minimiser les risques d incident et de favoriser leur sécurité et leur santé. Ce dernier comprend différentes composantes, dont le Protocole d urgence pour les séjours de mobilité. Le Comité de gestion des urgences (CGU) du BI est composé du directeur, des conseillers qui sont les plus directement concernés par l urgence selon le programme de mobilité et le pays et de toute autre personne jugée nécessaire. Le CGU doit : S assurer que tous les participants sont inscrits dans le système de gestion des activités internationales MoveON et/ou l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES); Consulter les sites Internet des principaux médias de communication et d Affaires mondiales Canada (AMC) pour assurer une veille des destinations où se trouvent les participants, afin de 7

8 repérer les situations politiques et climatiques problématiques de même que toute situation d urgence imminente ou potentielle; Mettre à jour annuellement ses listes de contacts dans MoveON (personnes-ressources à l Université Laval et pour les différents partenaires); S assurer que les étudiants financés par le BI soient inscrits au Programme de soutien aux participants et le rendre accessible, sur demande, à tout membre de la communauté universitaire qui réalise un séjour de mobilité; Informer les membres de la communauté universitaire des mesures d urgence pour les séjours de mobilité; Gérer les situations d urgence impliquant un participant. En cas d urgence mineure impliquant un participant, le BI a la responsabilité de coordonner l information et de gérer la situation d urgence. Lorsque l urgence est jugée majeure et que sa gestion dépasse la capacité des services réguliers et nécessite l aide de ressources supplémentaires, le directeur du BI informe le Coordonnateur du comité des mesures d urgence institutionnel de la situation afin qu une CC ou un COS soit mis sur pied. Lorsqu une situation d urgence majeure se produit, le CGU doit, en collaboration avec la CC ou le COS: Conseiller et soutenir la ou les personnes qui gèrent le plus directement la situation; S assurer que les membres de la communauté universitaire touchés par l urgence, ainsi que leur famille, ont accès à des services de soutien et de consultation; Recommander une position concernant les demandes des médias; Effectuer un suivi auprès de tous les membres de la communauté universitaire touchés par l urgence; Évaluer le processus de gestion de l urgence et produire un rapport. 4.3 La Cellule de crise La Cellule de crise (CC) se réunit dès que la gestion d une situation d urgence majeure impliquant un participant nécessite l implication de plusieurs services de l Université Laval. Les membres de la CC ont comme mandat d analyser la situation et ses effets internes et externes, de proposer une stratégie à adopter et, si nécessaire, de relayer la gestion de la situation d urgence au Centre d opérations stratégiques (COS) qui se chargera de la poursuite des interventions. Une fois la situation d urgence terminée, la CC participe également à l exercice de rétroaction qui est organisé et dépose un rapport de ses activités au CMUI. Lors d une urgence pendant un séjour de mobilité, la CC est composée des membres suivants : Le vice-recteur exécutif et au développement; Le coordonnateur du CMUI, qui agit à titre de coordonnateur de la CC; Le directeur du BI; Le directeur de la Direction des communications; Le secrétaire général; 8

9 Pour les urgences concernant un membre du personnel ou un professeur, le directeur santé et mieux-être au travail; Toute autre personne jugée nécessaire au travail de la CC et à la résolution de la situation d urgence tel qu un psychologue, un conseiller du BI, un responsable du volet international du programme d études concerné, le consultant en santé du BI, etc. 4.4 Le Centre d opérations stratégiques Le Centre d opérations stratégiques (COS) a comme mandat de coordonner les actions des différents intervenants lorsqu une situation d urgence le requiert. Le COS est responsable de l opérationnalisation des mesures prévues par la Politique relative à la gestion des mesures d urgence. Lorsque la situation déborde des paramètres déjà définis, le COS s en remet aux décisions du CMUI, dont il assure l application et la réalisation. Lors d une urgence pendant un séjour de mobilité, le COS est composé des membres suivants : le coordonnateur des mesures d urgence, qui agit à titre de coordonnateur du COS; le coordonnateur adjoint des mesures d urgence, qui agit à titre de coordonnateur adjoint du COS; le directeur du Bureau international; le responsable du Service de sécurité et de prévention; le directeur de la Direction des communications; le responsable de la Direction des services aux étudiants; Pour les urgences concernant un membre du personnel ou un professeur, le directeur santé et mieux-être au travail; Toute autre personne jugée nécessaire au travail du COS et à la résolution de la situation d urgence telle qu un psychologue, un conseiller du BI, un responsable du volet international du programme d études concerné, le consultant en santé du Bureau international, etc Appel d urgence pendant un séjour de mobilité Tout membre de la communauté universitaire qui réalise un séjour de mobilité à l étranger, dans une autre province canadienne ou dans le Grand-Nord du Québec peut, en tout temps, communiquer avec le Service de sécurité et de prévention (SSP) de l Université Laval, au , pour signaler une urgence. Le BI et le SSP interviennent en première ligne lors du signalement d une urgence impliquant un participant, c est-à-dire un étudiant qui réalise un séjour de mobilité financé par le BI ou tout autre membre de la communauté universitaire qui et enregistré sur l Espace sécurité du portail Contact cosmopolite et/ou qui participe au Programme de soutien aux participants, quelle que soit la nature de l urgence (un appel d urgence hâtif, un appel concernant une blessure, une maladie, un événement traumatisant, un décès, etc.). Lorsqu il reçoit un appel d urgence, le SSP ou le BI, selon le service qui reçoit l appel en premier, doit déclarer l urgence en complétant le formulaire de déclaration d urgence de la section confidentielle Gestion des urgences dans le dossier du ou des participant(s) concerné(s) sur l Espace sécurité du Portail Contact Cosmopolite (ES). Il informe également les personnes concernées afin que le protocole soit initié. Si un membre de la communauté universitaire reçoit un appel d un partenaire, d un participant ou d un membre de sa famille relativement à une urgence, il doit contacter le SSP afin que le protocole soit initié. 9

10 Lorsque le SSP reçoit un appel d un participant qui se trouve dans le Grand-Nord du Québec, il communique immédiatement avec l organisation qui gère les secours sur ce territoire pour s assurer qu ils sont informés de la situation et pour leur transmettre les informations nécessaires à la gestion de cette urgence. S il s agit d une disparition en forêt, c est la Sûreté du Québec qui est contactée au ou *4141 (cellulaire). 5.2 Section Gestion des urgences de l Espace sécurité (ES) La section confidentielle Gestion des urgences incluse dans le dossier des participants inscrits sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES) (voir annexe 1) est complétée par le Bureau international (BI) ou par le SSP pour toute urgence signalée impliquant un participant en séjour de mobilité. Ainsi, pour chacune des urgences déclarées par un participant, le formulaire de déclaration d urgence de cette section comprenant, entre autres, des informations sur le participant, le lieu, les personnes impliquées, les contacts sur le terrain et les circonstances de l urgence est complété. Cette section est donc utilisée pour valider et gérer l urgence ainsi que pour des fins de consultation ultérieure et de développement d outils de prévention des urgences. 5.3 Protocole en cas d urgence potentielle ou imminente Le Bureau international (BI) effectue quotidiennement une veille pour toutes les destinations où se trouvent des participants. Il consulte les sites Internet des principaux médias d Affaires mondiales Canada (AMC) pour être au fait de toute situation politique, climatique ou d urgence imminente ou potentielle qui pourrait perturber le bon déroulement du séjour de mobilité d un participant. Dans l éventualité où une situation d urgence est potentielle ou imminente et qu elle implique un participant, un conseiller du BI doit : Suivre la situation en consultant les sites Internet d Affaires mondiales Canada (AMC) et des principaux médias; Déterminer, à l'aide du système de gestion des activités internationales MoveON et de l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES), si des participants se trouvent dans la région ou le pays visé; Contacter le partenaire de l Université Laval hôte du participant à l étranger, s il y a lieu, pour avoir des informations complémentaires sur la situation; Envoyer un avis, par courriel, aux participants directement concernés par la situation : Le message doit comprendre les éléments suivants : une annonce publique ou un rapport du gouvernement du Canada qui a été émis relativement à un événement pouvant menacer ou avoir un impact sur la sécurité ou la vie des participants se trouvant dans la ville, la région ou le pays concerné et un rappel des contacts et mesures à suivre en cas d urgence (voir à l annexe 4, le modèle de courriel en cas d urgence); Si jugé nécessaire, le message doit demander aux participants concernés par l urgence potentielle ou imminente comment ils pourront être rejoints pour un appel de suivi, au besoin. Déclarer une urgence potentielle dans le dossier de chaque participant concerné sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES) : 10

11 Il doit être inscrit sur l ES dans le dossier de chaque participant concerné, section Gestion des urgences Historique des interventions, qu un avis par courriel a été envoyé et le courriel envoyé peut être joint au dossier de l étudiant; S il y a lieu, il doit être inscrit sur l ES dans le dossier de chaque participant concerné, section Gestion des urgences Coordonnées pour joindre le participant pendant la gestion de l'urgence, comment ils pourront être rejoints pour un appel de suivi, au besoin. 5.4 Protocole en cas d urgence mineure Les urgences mineures impliquant un participant sont gérées par le BI. Lorsque le SSP reçoit un appel pour une urgence mineure impliquant un participant, il complète le formulaire électronique de déclaration d urgence de la section confidentielle Gestion des urgences dans le dossier du ou des participant(s) concerné(s) sur l ES et communique immédiatement avec une personneressource du BI telle qu identifiée dans la liste des personnes-ressources du BI (annexe 2), pour l informer de la situation. Dès qu elle est informée d une urgence, la personne ressource du BI doit, entre autres : Prendre connaissance et valider le formulaire de déclaration d urgence sur l ES; Consulter sur l ES les informations disponibles dans le dossier du participant et les compléter au besoin : Le nom complet du participant; Le programme d études auquel le participant est inscrit; Le nom complet de l établissement d accueil; Le lieu de l événement; Le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sur le lieu de l urgence; Le nom de la personne à rejoindre en cas d urgence, tel qu identifié par le participant; Le nom de la compagnie d assurance. Contacter le participant ou une personne-ressource sur le lieu de l urgence afin de : Confirmer l identité du participant et les circonstances de l événement; Vérifier de quelle manière le participant perçoit la situation; Vérifier si d autres personnes sont impliquées, dans quelles conditions elles se trouvent et prendre en note les coordonnées pour les rejoindre, au besoin, sur les lieux de l événement (inscrire ces coordonnées dans le dossier du participant sur l ES, section Gestion des urgences Personnes-ressources sur les lieux). S assurer que le directeur du BI est informé de la situation et, si nécessaire, convoquer les membres du CGU du BI à une première réunion; Pour les urgences concernant un membre du personnel ou un professeur, s assurer que le directeur santé et mieux-être au travail est informé de la situation; S assurer, au besoin, que la personne-ressource désignée de l'établissement ou l organisme d'accueil est avisée; Communiquer, au besoin, avec la personne à contacter en cas d urgence, telle qu identifiée par le participant, pour l informer de la situation; S assurer que toutes les personnes à contacter en cas d urgence des autres participants du même projet sont mises au courant de la situation, si cela s avère approprié; Communiquer avec le consultant en santé internationale (CSI), si nécessaire; 11

12 Lorsqu il s agit d une urgence mineure qui prend de l ampleur et qui ne peut plus être gérée par les services réguliers du BI, communiquer avec le coordonnateur des mesures d urgence afin qu une cellule de crise ou un centre d opérations stratégiques soit mis sur pied. 5.5 Protocole en cas d urgence majeure Les urgences majeures impliquant un participant sont gérées par la cellule de crise (CC) ou le centre d opérations stratégiques (COS), en collaboration avec le Bureau international (BI) et des services de l Université jugés pertinents. Le rôle CGU du BI en cas d urgence majeure en est un de recommandation auprès de la CC ou du COS. Lorsque le SSP reçoit un appel pour une urgence majeure impliquant un participant, il complète le formulaire électronique de déclaration d urgence de la section confidentielle Gestion des urgences dans le dossier du ou des participant(s) concerné(s) sur l ES et communique immédiatement avec une personneressource du BI telle qu identifiée dans la liste des personnes-ressources du BI (annexe 2), pour l informer de la situation. La personne-ressource du BI doit, entre autres : S assurer que le directeur du BI est informé de la situation; Pour les urgences concernant un membre du personnel ou un professeur, s assurer que le directeur santé et mieux-être au travail est informé de la situation; Convoquer le CGU; Prendre connaissance et valider le formulaire de déclaration d urgence complété par le SSP ou par un membre du CGU du BI sur l ES; Consulter sur l ES les informations disponibles dans le dossier du participant et les compléter au besoin : le nom complet du participant; le programme d études auquel le participant est inscrit; le nom complet de l établissement d accueil; le lieu de l événement; le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sur le lieu de l urgence; le nom des personnes à rejoindre en cas d urgence, tel qu identifié par le participant; le nom de la compagnie d assurance. Contacter le participant ou la personne-ressource sur le lieu de l urgence afin de : confirmer l identité du participant et les circonstances de l événement; vérifier de quelle manière le participant perçoit la situation; vérifier si d autres personnes sont impliquées, dans quelles conditions elles se trouvent et prendre en note les coordonnées pour les rejoindre, au besoin, sur les lieux de l événement (inscrire ces coordonnées dans le dossier du participant sur l ES, section Gestion des urgences Personnes-ressources sur les lieux). S assurer que la personne-ressource désignée de l'établissement ou de l organisme d'accueil est avisée; S assurer, si nécessaire, que l'ambassade ou le consulat canadien du pays d accueil est avisé; Communiquer avec le consultant en santé internationale du BI (CSI), si nécessaire; 12

13 Vérifier quels sont les souhaits des autres participants touchés par cette urgence en ce qui a trait à leur rapatriement; Présenter l état de la situation aux membres de la CC ou du COS; Participer aux décisions prises par la CC ou par le COS. La CC ou le COS doit, entre autres : Déterminer si une évacuation d urgence est requise et si tel est le cas, entreprendre les démarches d évacuation nécessaires; Déterminer qui communiquera avec la personne contact et la soutiendra; Évaluer la possibilité, au besoin, de libérer des fonds de l Université pour faciliter un dénouement satisfaisant; Prendre toute décision relative à la réponse publique de l Université par rapport à cet événement; Si un participant souffre d une maladie ou d'un accident lié à un stage non rémunéré, s assurer que la Direction santé et mieux-être au travail de l Université est contacté pour donner suite à la couverture en matière d assurance ou au traitement des réclamations. 5.6 Protocole en cas d une situation de crise nationale dans un pays impliquant un ou plusieurs participants Dans le cas d une situation de crise nationale fortement succeptible d impliquer des membres de la communauté universitaire, les conseillers du Bureau international responsables de la veille des destinations appliquent les dispositifs suivants dès qu ils sont informés de la situation : S assurer que le directeur du BI soit informé de la situation et lui remettre une liste des noms et coordonnés des participants pouvant être touchés par la situation; Dans le cas d une urgence qui concernant un membre du personnel ou un professeur, s assurer que le directeur santé et mieux-être au travail est informé de la situation et lui remettre une liste des noms et coordonnées des professeurs et des membres du personnel touchés par la situation; Contacter par courriel tous les participants concernés afin de: les tenir informés de la situation; leur indiquer les premières recommandations et les procédures à suivre pour assurer leur sécurité; leur rappeller les numéros d urgence et les ressources disponibles; leur demander de se rapporter au Bureau international par une confirmation de lecture de courriel. Si disponibles sur l Espace sécurité, le Bureau international utilisera également dans ce cas les courriels personnels des participants. Convoquer le CGU qui présentera l état de la situation aux membres de la CC ou du COS; S assurer que les personne-ressources désignées des établissements ou des organismes d'accueil sont avisées et évaluer avec eux les dispositifs d aide qu ils peuvent offrir aux participants; 13

14 Contacter, si nécessaire, l'ambassade ou le consulat canadien du pays d accueil ou (tout autre ressource locale) pour définir l état de la situation et établir une collaboration; Vérifier quels sont les souhaits des participants touchés par cette urgence en ce qui a trait à leur rapatriement; Participer aux décisions prises par la CC ou par le COS. Si certains participants touchés ne répondent pas au courriel envoyé dans un délai de 24h à 48h selon la gravité de l urgence, ils seront contactés par téléphone et/ou SMS si leurs coordonnées téléphoniques sont disponibles sur l Espace sécurité. Si le Bureau international est toujours sans nouvelle des participants après un délais de 48h à 72h selon la gravité de l urgence, le Bureau international contactera l ambassade canadienne concernée pour une aide à la recherche du ou des partcipants concernés. Dans cette situation, le CC ou le COS doit, entre autres : Déterminer si une évacuation d urgence est requise et si tel est le cas, entreprendre les démarches d évacuation nécessaires; Déterminer qui communiquera avec les personnes contacts et les soutiendront; Évaluer la possibilité, au besoin, de libérer des fonds de l Université pour faciliter un dénouement satisfaisant; Prendre toute décision relative à la réponse publique de l Université par rapport à cet événement. Si un ou plusieurs participants sont directements touchés par la situation (blessure, détresse psychologique importante, etc.), le CGU doit pour chacun des participants touchés : Consulter sur l ES les informations disponibles dans le dossier du participant et les compléter au besoin : le nom complet du participant; le programme d études auquel le participant est inscrit; le nom complet de l établissement d accueil; le lieu de l événement; le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sur le lieu de l urgence; le nom des personnes à rejoindre en cas d urgence, tel qu identifié par le participant; le nom de la compagnie d assurance. Contacter le participant ou la personne-ressource sur le lieu de l urgence afin de : confirmer l identité du participant et les circonstances de l événement; vérifier de quelle manière le participant perçoit la situation; vérifier si d autres personnes sont impliquées, dans quelles conditions elles se trouvent et prendre en note les coordonnées pour les rejoindre, au besoin, sur les lieux de l événement (inscrire ces coordonnées dans le dossier du participant sur l ES, section Gestion des urgences Personnes-ressources sur les lieux). S assurer que la personne-ressource désignée de l'établissement ou de l organisme d'accueil est avisée de l état du participant; S assurer, si nécessaire, que l'ambassade ou le consulat canadien du pays d accueil est avisé de l état du participant; Communiquer avec le consultant en santé internationale du BI (CSI), si nécessaire; Présenter l état de la situation aux membres de la CC ou du COS. 14

15 5.7 Protocole en cas de décès d un participant Dans l éventualité du décès d un participant, le SSP ou le BI complète le formulaire de déclaration d urgence dans le dossier du participant sur l ES en s assurant de compléter la section En cas de décès qui comprend, entre autres, un espace pour indiquer le lieu où se trouve la dépouille du participant. Le CGU du BI doit, entre autres : S assurer que tous les renseignements sont exacts avant que la famille et la personne à contacter en cas d urgence ne soient informées de la situation; Déterminer les souhaits des autres participants touchés par cette tragédie en ce qui a trait à leur rapatriement; Déterminer les souhaits de la famille relativement au rapatriement de la dépouille du participant; S assurer, si nécessaire, que l'ambassade ou le consulat canadien du pays d accueil est avisé. La CC ou le COS doit, entre autres : Déterminer qui communiquera avec la famille et la personne contact en cas d urgence et les soutiendra; Évaluer la possibilité, au besoin, de libérer des fonds de l Université pour faciliter un dénouement satisfaisant; S assurer qu un communiqué est envoyé par la Direction des communications. 5.8 Protocole en cas d appel d urgence hâtif Si le SSP ou le BI reçoit un appel d un participant concernant une situation personnelle qu il considère être une urgence, mais qui nous apparaît en fait être un signe avant-coureur d une urgence qui pourrait éventuellement se produire, l appel pourrait être traité comme une urgence. Au préalable, la personne-ressource du BI communiquera avec le participant afin de déterminer : La perception du problème par le participant; Les mesures que le participant désire prendre afin de rétablir la situation; La volonté du participant d être dirigé vers un conseiller local pour obtenir de l aide; Le lieu où le participant peut être joint au cours des 24 prochaines heures pour un appel de suivi. Si, après avoir parlé avec le participant, la personne-ressource du BI détermine qu il s agit d une situation d urgence, le protocole approprié sera amorcé. Dans tous les autres cas, le CGU du BI déclarera une urgence dans le dossier du participant concerné sur l ES et déterminera qui sera en charge de faire un suivi auprès de l étudiant concerné. Si le participant a accepté d être dirigé vers un conseiller local, la personne nommée responsable d effectuer l appel de suivi cherchera également un conseiller auprès de l établissement local ou d accueil. Toutes les traces des suivis effectués par la personne en charge seront enregistrées dans le dossier du participant sur l ES. 15

16 6. Rétroaction à la fin d une situation d urgence En période de rétablissement, le BI tient une réunion avec les membres du CGU et avec les principaux intervenants en vue de faire une rétroaction sur l événement et, s il y a lieu, d améliorer le protocole. Il rédige un rapport faisant état de la situation et formule des recommandations. Ce rapport est enregistré dans le dossier du ou des participant(s) concerné(s) sur l ES. S il s agit des suites d une situation d urgence majeure, ce rapport est soumis au coordonnateur des mesures d urgence. 16

17 Annexe 1 Aperçu de l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite (ES) 1- Profil étudiant 17

18 2- Profil employé ou professeur 18

19 3- Mes séjours de mobilité 19

20 4- Personnes à contacter en cas d urgence 20

21 5- Gestion des urgences Formulaire de déclration d urgence 21

22 6- Dossier médical 22

23 Annexe 2 Liste des personnes-ressources du Bureau international pour les situations d urgence pendant les séjours de mobilité Veuillez respecter l ordre d appel ci-dessous : 1 Mylène Grondin, conseillère en mobilité (stage) Courriel : mylene.grondin@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : , poste Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : 2 - Marie-Claude Tremblay, conseillère en mobilité (cours) Courriel : marie-claude.tremblay@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : , poste Téléphone cellulaire : 3 - Amélie Périn, conseillère en mobilité (stage) Courriel : amelie.perin@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : , poste Téléphone à la maison : 4 - Brigitte Martin, conseillère en mobilité (cours et stage) Courriel : brigitte.martin@bi.ulaval.ca Téléphone au bureau : , poste 4710 Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : 5 - Richard Poulin, directeur Courriel : Richard.Poulin@bi.ulaval.ca Tél. : (418) (bureau) Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire : Dre Isabelle Chotard, consultante en santé internationale Téléphone à la maison : Téléphone cellulaire: Hôpital/Clinique : Sera confirmé avant chaque séjour dans le Grand Nord Courriel : consultantsante@bi.ulaval.ca OU consultantesante@bi.ulaval.ca Autre courriel : 23

24 Annexe 3 Bottin des ressources pour la gestion des urgences Centre d aide aux étudiants Pavillon Maurice-Pollack 2305, rue de l'université, local 2121 Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Tél. : (418) Télécopieur: (418) Courriel:accueil@cea.ulaval.ca Louise Careau, directrice Courriel : louise.careau@aide.ulaval.ca Tél. : (418) (bureau) Direction des Communications Pavillon Maurice-Pollack 2305, rue de l'université, local 3108 Québec (Québec) G1V 0A6 Tél. : (418) (bureau) Télécopieur : (418) Courriel : dap@dap.ulaval.ca Jacques Villemure, directeur Courriel : Jacques.Villemure@dc.ulaval.ca Tél. : (418) poste 7504 (bureau) Service de Sécurité et prévention Pavillon Ernest-Lemieux 2325, rue de la Vie-Étudiante, local 1533 Université Laval Québec (Québec) G1V 0B1 Téléphones : Sécurité: (418) Télécopieur: (418) Courriel : ssp@ssp.ulaval.ca Serge Demers, directeur Courriel : serge.demers@ssp.ulaval.ca Tél. : (418) poste 3158 (bureau) Direction santé et mieux-être au travail Pavillon Alphonse-Marie-Parent 2255, rue de l'université, local 1661 Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Téléphone: Courriel: dsmet@vrrh.ulaval.ca Télécopieur: Sylvain Allaire, directeur Vice-rectorat aux ressources humaines Tél. : , poste 2259 (bureau) Cellulaire : Courriel : Sylvain.Allaire@vrrh.ulaval.ca 24

25 Annexe 4 Modèle de courriel en cas d urgence Objet : IMPORTANT L Université Laval a à cœur votre santé et votre sécurité Bonjour, Vous effectuez actuellement un séjour de mobilité en lien avec l Université Laval. Je communique avec vous pour vous informer qu il y a présentement un avis [SPECIFIER LA SOURCE DE L AVIS OU DE L INFORMATION] pour [SPÉCIFIER LE PAYS ET LA RÉGION] et pour savoir si vous êtes touché par cette situation. Je souhaite vous rappeler qu en cas d urgence, vous pouvez communiquer avec le Service de sécurité et de prévention de l Université Laval et ce 24 h/24, 7 jrs/7, à frais virés au numéro suivant : Si ce n est pas déjà fait, je vous demande de vous enregistrer auprès du gouvernement du Canada et d enregistrer vos coordonnées personnelles et numéros de téléphone où nous pouvons vous rejoindre à l étranger dans la section Mes séjours de mobilité - Coordonnées à l'étranger de votre dossier sur l Espace sécurité du portail Contact Cosmopolite. Les coordonnées des ambassades des consulats dans le monde sont disponibles sur le site Internet d Affaires mondiales Canada (AMC) : Je vous rappelle également de vérifier régulièrement les Conseils aux voyageurs et Avertissements, pour votre pays d accueil, disponible sur le lien suivant : Enfin, je vous suggère de communiquer avec votre famille et vos amis pour leur dire que vous êtes en sécurité si tel est le cas. Si un membre du personnel de l Université Laval ou moi-même pouvons vous porter assistance, n hésitez surtout pas à communiquer avec nous. Dans l attente d une réponse de votre part, je vous prie d accepter mes sincères salutations. Prénom, Nom Conseiller en mobilité Bureau international Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Canada Tél. : (418) bi@bi.ulaval.ca 25

26 Préparation : Vice-rectorat aux études et aux activités internationales (Bureau international) Révision : Vice-rectorat exécutif et au développement (Service de sécurité et de prévention) Entrée en vigueur : 01 septembre