Document de référence

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1 Document de référence Manuel du surveillant des épreuves du DELF Prim Bureau des diplômes Sèvres, janvier 2016 Version B 1

2 Sommaire 1 Avant la passation des épreuves L équipe de surveillance du DELF Prim Le rôle des surveillants Le nombre de surveillants Copyright et confidentialité du matériel DELF Prim Les salles de passation Ventilation, température et éclairage Disposition des tables Surface d écriture Horloge Bruits Matériel audio Signalétique, listes Le jour de la session du DELF Prim Juste avant la passation Accueil et vérification de l identité des candidats Placement et installation des candidats Le discours d accueil Début de l examen Pendant l examen Les consignes Le déroulement des épreuves Les retards Toilettes Changement de livret d examen Abandon ou fraude en cours de passation Fin de l examen Gestion des situations atypiques Candidats handicapés Handicap moteur rendant impossible l écriture manuelle Handicap visuel Handicap auditif Handicap moteur Constat de fraudes et de falsifications Situations imprévues nécessitant un arrêt momentané ou l annulation d une session Sortie momentanée d un candidat Annexes Copyright et utilisation abusive du matériel DELF Prim Feuille de report d anomalies Liste de contrôle

3 1 Avant la passation des épreuves 1.1 L équipe de surveillance du DELF Prim Le rôle des surveillants Le surveillant est une personne de confiance qui doit participer aux réunions d information organisées par le responsable du centre d examen. Il doit être capable de gérer l ensemble de la passation, dans ses moindres détails. L observation rigoureuse des conditions de passation du DELF Prim telles qu elles sont énoncées dans ce document, a pour objectif de garantir la fiabilité, la validité et l équité de l examen. Le rôle des surveillants est primordial dans la passation des épreuves du DELF Prim. Il est essentiel de rassurer et de mettre en confiance les candidats, peu habitués à la passation d examens. Le surveillant doit être une personne habituée au public d enfants débutants en français langue étrangère. Pour des raisons évidentes d objectivité et de fiabilité, les enseignants ne doivent pas surveiller leurs propres élèves. Pendant l examen, le surveillant ne peut avoir d autres occupations que la surveillance des candidats : les conversations privées, la lecture, la correction de copies ne sont pas autorisées. Il aura à sa disposition le document «Transcription des documents audio» pour suivre les enregistrements. Il peut également consulter un livret du candidat pour suivre le déroulement des épreuves Le nombre de surveillants Selon le nombre de candidats, le responsable de la passation peut constituer des équipes d assistants-surveillants. Ceux-ci suivent les instructions données par les surveillants mais ne prennent pas de décisions. L équipe de surveillants doit être constituée, de préférence, de personnes travaillant dans le centre d examen. Le nombre de surveillants par salle dépend du nombre de candidats et de la taille de la salle de passation : Nombre de candidats Nombre de surveillants 20 1 Plus de 20 2 Par tranche de 20 candidats 1 surveillant supplémentaire 3

4 1.1.3 Copyright et confidentialité du matériel DELF Prim Le responsable de la passation ainsi que les personnes désignées pour l organisation des épreuves s engagent à respecter les règles de confidentialité et d égalité de traitements entre les candidats à compter de la date d inscription des candidats. Le responsable de la passation qui, dans le cadre de cette prestation, a reçu communication, à titre confidentiel, de renseignements, documents ou objets quelconques, est tenu de maintenir confidentielle cette communication. Ces renseignements et documents ne peuvent être communiqués à d autres personnes que celles qui ont une responsabilité dans le cadre de l organisation des épreuves. Le responsable de la passation devra notamment assurer une confidentialité absolue du matériel d examen : livrets du candidat, livrets de l examinateur, CD documents audio et CD documents annexes. Le responsable du centre d'examen devra être présent physiquement dans le centre d'examen à chaque session. En cas d impossibilité, il devra nommer un référent et en informer le CIEP. L utilisation abusive ou la reproduction des livrets d examen, des CD documents audio ou des CD documents annexes entraînera des poursuites prévues par la Loi. (article L du Code de la propriété intellectuelle CPI du 1er juillet 1992). Le non-respect de cette clause est constitutif du délit de contrefaçon (article L CPI) et expose aux sanctions suivantes : Sanctions pénales : amende de 914,69 à ,88 et / ou emprisonnement de 3 mois à 2 ans. Sanctions civiles : dommages - intérêts en réparation du préjudice subi par le CIEP. Il est de la responsabilité du responsable du centre d examen de décider ou non de faire signer à tout ou partie des personnels qui seront en charge de la manipulation du matériel la feuille d information sur le copyright et l utilisation abusive du matériel. En tout état de cause, les surveillants des épreuves devront signer cette feuille. Feuille d information sur le copyright et l utilisation abusive du matériel fournie en annexe (Cf. Annexe 4.1). 1.2 Les salles de passation Le bon déroulement de la session dépend, dans une large mesure, de la qualité des salles de passation : taille, disposition, éclairage, ventilation, acoustique. Le surveillant devra veiller à ce que les conditions optimales de passation soient respectées. 4

5 1.2.1 Ventilation, température et éclairage Le surveillant doit s assurer que la salle est convenablement ventilée et à bonne température pour la passation d un examen. Il doit aussi veiller à ce que l éclairage soit de qualité pour permettre aux candidats de répondre sans problème Disposition des tables Afin d éviter au maximum les risques de fraude, les candidats doivent être placés en situation d examen, c est-à-dire dans l impossibilité d échanger des renseignements ou de regarder les réponses de leurs voisins. Les places qui leur seront attribuées doivent être espacées d 1,50 m minimum. Les candidats doivent tous être placés dans le même sens. Les tables rondes ou rectangulaires sont donc à proscrire Surface d écriture La largeur de la surface d écriture doit être au minimum de 30 x 40 cm (table ou tablette). Les tabourets ou les bancs sans espace d écriture ne sont pas autorisés Horloge La salle doit disposer, si possible, d une horloge. Le surveillant, a fortiori en cas d absence d horloge, inscrit au tableau, à intervalles réguliers, le temps qu il reste Bruits La salle doit être éloignée de tout lieu bruyant ou susceptible de l être. Le surveillant doit s informer de travaux éventuellement prévus à l extérieur ou dans le bâtiment Matériel audio Pour la passation des épreuves collectives, il est indispensable de disposer d un lecteur CD audio de haute-fidélité. La qualité sonore doit être excellente. Avant le début des épreuves, le surveillant doit régler le volume sonore du lecteur de CD Signalétique, listes Une fois les salles installées en condition d examen, le surveillant : vérifiera que la signalétique indiquant l emplacement des salles est claire ; affichera les listes d affectation sur la porte des salles. 5

6 2 Le jour de la session du DELF Prim 2.1 Juste avant la passation Juste avant la session, le surveillant apportera tout le matériel nécessaire à la passation dans la salle qui lui a été affectée : Matériel nécessaire à la passation 1 manuel du surveillant DELF Prim 1 CD audio 1 document «Transcription des documents audio» 1 feuille de report d anomalies les livrets du candidat (+ 1 livret supplémentaire) la liste des candidats ou la feuille d émargement Au préalable, le surveillant aura pris connaissance de la nature, de la durée et du déroulement des épreuves à surveiller. Le surveillant surveille les épreuves collectives du DELF Prim : - compréhension de l oral, - compréhension des écrits, - production écrite. 6

7 2.2 Accueil et vérification de l identité des candidats Il est important d accueillir avec bienveillance, gentillesse et amabilité les candidats. Le surveillant pourra rassurer et mettre en confiance les candidats du DELF Prim qui sont des enfants et qui ne sont pas habitués à la passation d examens. Tout doit être mis en œuvre pour qu ils se sentent à l aise. Le surveillant demandera aux candidats de déposer leurs affaires personnelles à l entrée de la salle. Il est indispensable que les téléphones portables, les lecteurs MP3, etc. soient tous éteints et que rien ne figure sur les bureaux (ni livre, ni dictionnaire ). Le surveillant devra tolérer le bruit pendant l installation mais ne tolérer aucun bruit dès le début de l épreuve. Le surveillant devra : vérifier l identité de chaque candidat et vérifier que son placement dans la salle d examen correspond bien à celui des listes d affectation qui seront affichées à l entrée du centre ainsi que sur chaque porte de salle ; noter sur la liste des candidats les éventuelles erreurs de saisie de nom, prénom, état civil, date de naissance, de façon à faire procéder à leur modification par le secrétariat chargé des inscriptions AVANT l envoi des attestations de réussite aux candidats et des résultats au CIEP ; vérifier que tous les candidats inscrits préalablement sont présents, et signaler clairement les absents ; rappeler qu un candidat non inscrit ne peut en aucun cas composer ; préciser les conditions générales de passation ; faire respecter les horaires de chaque épreuve ; refuser un candidat qui arrive en retard (est considéré comme étant en retard tout candidat arrivant après le début officiel de l épreuve) (2.6.3) ; vérifier que le candidat a correctement reporté ses nom et prénom dans le cadre prévu à cet effet en bas à droite de la page de couverture du livret du candidat ; connaître le comportement à avoir en cas de fraude ou d anomalie grave (2.6.6). 7

8 2.3 Placement et installation des candidats Le surveillant doit répondre de façon courte et concise aux questions des candidats avant la distribution des livrets. Ce moment d information ne doit pas durer plus de dix minutes. Le chef de centre doit veiller à ce que les surveillants connaissent le numéro de téléphone de la «personne ressource» disponible en cas de difficultés. 2.4 Le discours d accueil Lorsque tous les candidats sont installés à leur place, il est conseillé de les accueillir par quelques mots de bienvenue destinés à détendre l atmosphère et à donner les consignes de passation de l examen. Le surveillant doit être une personne habituée aux enfants grands débutants en français langue étrangère et son discours d accueil doit être simple et encourageant : «Bonjour, bienvenue. Je m appelle XXX. Je suis ici pour vous aider à passer votre examen DELF Prim. Je vais vous expliquer le déroulement de l examen. L examen va durer xxx (à adapter en fonction du niveau). Il est composé de trois parties : l épreuve de compréhension orale, qui durera xxx minutes, puis l épreuve de compréhension écrite qui durera xxx minutes et enfin l épreuve de production écrite qui durera xxx minutes. Certaines règles sont à respecter : - dès la distribution des livrets, le silence doit être absolu, toute communication entre candidats est interdite ; - rien ne doit figurer sur les tables : aucun livre, sac, trousse ou feuille ; - le livret doit être rempli au stylo ; il ne faut pas utiliser de crayon papier ; - si vous avez un téléphone, il faut l éteindre. Attention! Toute fraude ou tentative de fraude sera immédiatement sanctionnée. La personne responsable d une infraction encourt une interdiction de se présenter à l examen pendant cinq ans. Si vous avez une question ou si vous souhaitez sortir de la salle, vous levez la main et je viendrai vous voir. Lorsque je vous dirai de commencer, vous écrirez vos nom et prénom en bas à droite de la couverture du livret. Vous pouvez aussi reporter votre numéro candidat dans les cases. Avez-vous des questions? Je vais maintenant distribuer les livrets. Je vous demande le silence et vous souhaite bonne chance!» 2.5 Début de l examen Dès la fin du discours d accueil, la distribution des livrets candidat peut débuter. Aucun bruit ne sera alors toléré. L épreuve ne commencera que lorsque tous les candidats auront reçu leur livret. 8

9 Rien n'indique le début de l'épreuve sur le livret, aussi un signal doit être convenu pour en marquer le début. Le surveillant démarre la lecture du CD puis n intervient plus sur le lecteur CD pendant l épreuve de compréhension orale. 2.6 Pendant l examen Les consignes Avant de débuter les épreuves, il est vivement recommandé au surveillant d expliquer aux candidats la manière de répondre aux questions. Pour cela, il s inspirera des «Consignes pour faire les exercices» situées en première page du livret du candidat. Il s agit d expliquer les pictogrammes aux candidats. Pour les questions à choix multiples, si un candidat coche une case et veut finalement en choisir une autre, le surveillant explique au candidat qu il doit cocher et entourer son choix définitif. Le surveillant pourrait éventuellement donner ces explications en langue maternelle si le candidat ne la comprenait pas en français. Toutes les consignes sont à la fois enregistrées et écrites. La première épreuve est celle de compréhension de l oral. Pour cette épreuve, l enregistrement comprend toutes les consignes des exercices ainsi que les temps de pause entre les écoutes et entre les différents exercices. Le surveillant n intervient pas. Pour les épreuves de compréhension de l écrit et de production écrite, seules les consignes sont enregistrées sur le CD : il n y a plus les temps de pause. Le surveillant doit suivre attentivement la transcription pour appuyer sur le bouton «Pause» lorsque cela est nécessaire. Il accordera aux candidats le temps indiqué dans le document «Transcription des documents audio» pour chaque exercice Le déroulement des épreuves Les épreuves de compréhension de l oral, compréhension des écrits et production écrite se déroulent collectivement. Les candidats répondent directement sur leur livret, au stylo exclusivement. Ces épreuves sont enchaînées. 9

10 Les 3 parties de l examen sont identifiées par un pictogramme différent : - compréhension de l oral : - compréhension des écrits : - production écrite : Ces repères permettront au surveillant de vérifier que les candidats travaillent sur la bonne partie. Étant donné le jeune âge du public du DELF Prim, il peut être envisagé de laisser un temps de pause entre chaque partie pour que les enfants puissent se détendre. Les épreuves collectives commencent lorsque l écoute de l enregistrement audio débute Les retards Les candidats ne sont plus autorisés à entrer dans la salle à partir du moment où l enregistrement audio a été déclenché Toilettes Il est interdit de sortir de la salle pendant les épreuves collectives et particulièrement pendant l écoute des enregistrements. Si un candidat doit absolument aller aux toilettes, un surveillant doit l accompagner Changement de livret d examen Dans le cas où le candidat, pour une raison ou une autre, a besoin d un autre exemplaire de livret d examen, le lui donner et barrer d un trait l ancien livret. Le surveillant reportera le nom, le prénom et le code candidat sur le nouvel exemplaire et indiquera cette anomalie sur la Feuille de report d anomalies (Cf. annexe 4.2) en précisant le nom et le prénom du candidat. 10

11 2.6.6 Abandon ou fraude en cours de passation En cas d abandon en cours d examen : récupérer l ensemble du matériel du candidat, porter cette anomalie sur la Feuille de report d anomalies. En cas de fraude, le surveillant devra immédiatement alerter le responsable du centre d examen qui mettra en place la procédure définie par le CIEP (Cf. chapitre 3.2). 2.7 Fin de l examen À la fin de l examen, le surveillant annonce clairement et simplement que l examen est terminé. Il devra indiquer aux candidats de rester à leur place jusqu à ce que tous les livrets aient été ramassés. Exemple : «L examen est terminé. Restez à votre place. Je vais ramasser les livrets.» Le surveillant doit ramasser un par un les livrets d examen. Le candidat ne doit en aucun cas rester en possession d un livret d examen. Le surveillant devra compter les livrets puis vérifier que leur nombre correspond au nombre de candidats présents. Les candidats seront autorisés à se lever puis à sortir lorsque le surveillant sera certain que tous les livrets sont en sa possession. Le surveillant devra éventuellement indiquer sur la Feuille de report d anomalies les problèmes constatés et les signaler de façon lisible. Le surveillant devra récupérer le CD audio ainsi que l ensemble du matériel (livrets des candidats, livrets non utilisés, document «Transcription des documents audio», liste d émargement, et le cas échéant, le procès-verbal de session) et le rapporter au responsable du centre d examen. Le surveillant n est pas autorisé à conserver un exemplaire de sujet. 11

12 3 Gestion des situations atypiques 3.1 Candidats handicapés Si au moment de son inscription un candidat signale un handicap physique, moteur ou sensoriel, le centre d examen doit, en application des circulaires du ministère de l Éducation nationale (décret n du 21 décembre 2005), fournir à ce candidat l installation matérielle ou l assistance en personnel lui permettant de participer aux épreuves dans les meilleures conditions. Dans tous les cas, le handicap devra être constaté par un document officiel d une autorité médicale ou de tout organisme officiel accrédité localement. Il est impossible de fournir des directives répondant à toutes les situations. Face à un cas particulier non mentionné ci-dessous, le centre d examen prendra contact avec le service culturel (à l étranger) et éventuellement avec le CIEP afin de trouver la solution la plus adaptée. Dans les cas les plus fréquents, le CIEP propose les solutions suivantes : Handicap moteur rendant impossible l écriture manuelle Les candidats qui ne peuvent ni écrire à la main ni utiliser un clavier, pourront être assistés d une personne qui écrira sous leur dictée. Ils devront composer dans une salle à part, un candidat par salle Handicap visuel Pour les candidats mal voyants, le centre d examen prévoira des copies agrandies des épreuves (au format A3) et majorera le temps prévu d'un tiers. Les copies doivent être faites en couleurs Handicap auditif Les instructions données à voix haute par le surveillant seront données par écrit. Les candidats malentendants seront placés au plus près des enceintes. Ils passeront l épreuve dans une salle différente des autres candidats. Les questions posées lors de l entretien oral seront données par écrit. Le temps sera majoré d'un tiers Handicap moteur Prévoyez l accessibilité des locaux pour ces candidats (plan incliné et, dans la mesure du possible, toilettes aménagées à proximité de la salle de passation). 3.2 Constat de fraudes et de falsifications Les fraudes aux examens sont des délits de nature disciplinaire régis par l article du code de l éducation et par la loi du 23 décembre 1901 réprimant les fraudes dans les examens et concours publics. * En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude durant la préparation de l épreuve, le surveillant responsable de la salle prend toutes mesures pour faire cesser la fraude sans 12

13 interrompre la participation à l épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès-verbal contresigné par les autres surveillants éventuels et par le ou les auteurs de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l épreuve. L utilisation d un téléphone portable, d agenda électronique, de notes est interdite. * Sur la base du rapport du surveillant de salle, le chef de centre constitue un dossier de saisine qu il envoie au directeur du CIEP, accompagné de son avis sur la matérialité des faits constatés et l opportunité de poursuivre. C est au directeur du CIEP qu il appartient d engager ou non des poursuites devant la section disciplinaire compétente. * Le jury délibère sur les résultats du candidat suspecté de fraude mais aucun certificat de réussite ou relevé de notes ne peut lui être délivré avant le jugement de la section disciplinaire compétente. * Les sanctions encourues par les fraudeurs peuvent aller du simple avertissement à l interdiction de passation du DELF-DALF pendant 5 ans. 3.3 Situations imprévues nécessitant un arrêt momentané ou l annulation d une session Si une situation imprévue oblige à interrompre momentanément une session (malaise d un candidat, courte panne d électricité ), le responsable de centre réagira de façon pratique. Il notera l heure d interruption et celle de reprise et reportera bien sûr ce temps sur la durée générale de l épreuve. En cas de situation imprévue conduisant à l annulation ou au report pour cause de force majeure de la session, le responsable de centre devra, dans la mesure du possible, indiquer clairement aux candidats avant leur sortie, où, quand et comment ils pourront connaître la date et l heure de la prochaine session, voire les modalités de remboursement. Le responsable de centre avisera alors le CIEP. 3.4 Sortie momentanée d un candidat La sortie durant l épreuve est exceptionnelle. Le candidat devra être obligatoirement accompagné et le surveillant devra s assurer que le candidat n emporte ni livret d examen, ni livre, et qu il ne peut ni communiquer, ni consulter de document ayant trait à l épreuve. Tout manquement, toute absence indûment prolongée, sera immédiatement considérée comme une présomption de fraude et signalée comme telle. 13

14 4 Annexes 4.1 Copyright et utilisation abusive du matériel DELF Prim Copyright et utilisation abusive du matériel DELF Prim Veuillez lire attentivement ce document En signant ce document, vous vous engagez personnellement à ne pas diffuser ou copier le matériel du DELF Prim, qui est l unique propriété du Centre international d études pédagogiques (CIEP). Vous vous engagez également à restituer les CD audio, les CD documents annexes et les livrets non utilisés. Les livrets des candidats et des examinateurs, les CD documents audio et les CD documents annexes utilisés pour la passation du DELF Prim sont sous copyright et restent la propriété du Centre international d études pédagogiques CIEP. Les livrets doivent servir uniquement pour la / les sessions pour laquelle / lesquelles ils ont été commandés par le centre agréé et fournis par le CIEP. Après la session, les livrets non utilisés et les CD doivent être renvoyés au CIEP et ne doivent, en aucun cas, être utilisés à des fins pédagogiques. Toute reproduction ou utilisation non autorisée entraînera des poursuites. Toute reproduction intégrale ou partielle du matériel du DELF Prim (sujets d examen et CD audio) sans le consentement écrit du CIEP est illicite (article L du Code de la propriété intellectuelle CPI du 1 er juillet 1992). Le non-respect de cette clause est constitutif du délit de contrefaçon (article L du CPI) et expose à de lourdes sanctions : Sanctions pénales : amende de 914,69 à ,88 euros et/ou emprisonnement de 3 mois à 2 ans. Sanctions civiles : dommages intérêts en réparation du préjudice subi par le CIEP. NOM :.. Prénom : Fonction : Adresse personnelle ou professionnelle :... Fait le : à : Signature précédée de «Lu et approuvé» Centre international d études pédagogiques 1, avenue Léon Journault Sèvres cedex France 14

15 4.2 Feuille de report d anomalies Feuille de report d'anomalies Rappel : cette feuille est à donner au surveillant de chaque salle de passation, qu'il s'agisse des épreuves individuelles ou collectives. Nom du centre : Date de la session : Anomalie constatée Correction, Remarque 15

16 4.3 Liste de contrôle Pour vous assurer que vous n avez rien oublié de faire avant et après la passation. Centre de passation : Date de passation : Responsable du centre / Adjoint au responsable : Nombre de candidats : Lieu de passation : Capacité : Heure de la session : Nombre de surveillants : AVANT LA PASSATION INSTRUCTIONS SUIVIES OUI NON REMARQUES Réunion préparatoire du responsable de la passation et des surveillants Copyright signé Affichage des listes d affectation sur la porte de la salle Vérification de l état des salles de passation (éclairage, disposition des tables ) Vérification du bon fonctionnement du matériel audio Vérification du nombre de livrets candidats Vérification de l identité des candidats LA VEILLE DE LA PASSATION LE JOUR DE LA PASSATION Placement des candidats Discours d accueil APRÈS LA PASSATION INSTRUCTIONS SUIVIES OUI NON REMARQUES Vérification du nombre de livrets récupérés et son adéquation avec la liste d émargement Récupération du CD audio Récupération de la liste d émargement et de la feuille de report d anomalies 16

17 Centre international d études pédagogiques Département évaluation et certifications 1, avenue Léon-Journault Sèvres cedex - France Courriel : delfprim@ciep.fr Téléphone : 33 (0) Télécopie : 33 (0) CENTRE INTERNATIONAL Site D ÉTUDES Internet : PÉDAGOGIQUES 17